1、會議組織與服務第四章 常見會議的組織與服務第一節 內部小型會議第二節 新聞發布會第三節 商務談判會議第四節 視頻會議本章學習目標掌握內部小型會議的組織與服務要點了解新聞媒體的類型，掌握新聞發布會的組織原則與方法掌握商務談判會議的組織與服務要點掌握視頻會議的組織與服務要點第一節內部小型會議案例導入某社區物業管理中心召開了一次業主座談會，邀請了20多位業務代表參加，到會的還有物業中心各部門的負責人，主持人是物業管理中心的主任。座談會的主題是請業主代表對物業服務提出意見或建議。會議剛剛開始，氣氛比較融洽。但是隨著意見越提越多，會議室的空氣逐漸緊張起來。許多業主代表將意見集中到了保安服務這方面。有業主

2、代表說自己家的自行車被盜了，有的說電動車的蓄電池被盜了，有的說私家車不知道被什么人給劃傷了，還有的說小區里經常有一些推銷人員進來挨家挨戶去敲門，嚴重干擾了大家的生活。案例導入保安部門負責人聽到這么多的意見都是針對他的，臉色越來越難看，終于忍耐不住了，發起火來，爭辯說：“反復提醒你們把自己家的車鎖好，可你們就是不聽，丟了活該！你們有小轎車的人，總是亂停亂放，擋住別人的路，人家可不就給你把車漆劃傷”作為主持人，物業中心主任也贊同保安隊長的話，確實有業主自身的原因。他就沒有制止保安隊長的話，讓他繼續說下去。業主代表們也不甘示弱，于是大家的嗓門越來越高，仿佛在吵架一般。想一想1.在這個案例中，座談會主

3、持人和保安隊長對待意見的心態有什么問題？2.座談會進行期間，如果出現了針鋒相對的爭執，主持人應如何處理？內部小型會議辦公會議及其特點辦公會議組織工作要點座談會及其特點座談會組織工作要點一、辦公會議及其特點辦公會議是一個單位或部門的有關負責人舉行會議討論并處理事務的工作方式。辦公會議往往是一種小型會議，參加人員多位單位或部門的負責人。辦公會議一般定期召開。辦公會議的參加人員數量比較少，一般在10人左右，而且人員固定，不能隨意更換參加者。辦公會議的內容主要是討論研究日常工作中的管理事務。二、辦公會議組織工作要點1.明確召集人2.明確開會時間3.建立議事規則4.辦公會議內容5.嚴格保密三、座談會及其

4、特點座談會是為了了解情況、溝通信息、征求意見、增進感情而召開的一種小型的非正式的會議。座談會上，所有的參加人都有發言機會，發言一般比較自然。主持人應訓練有素，能夠調動所有參加人的積極性，使大家暢所欲言。座談會除了要為參加者提供飲水服務外，往往還提供水果、糕點等食品，參加人可以邊吃邊談，氣氛和諧融洽。四、座談會組織工作要點1.主題明確2.選擇適當的主持人3.會后進行梳理與歸納實訓練習一、請搜集相關資料，具體說明在一所學校中，校長辦公會議都需要研究哪些事務？二、請根據本節“案例導入”提供的背景信息，模擬組織一場座談會，分角色扮演業務代表和物業工作人員，演練整個座談會的過程。第二節新聞發布會案例導入

5、2011年，某高端家具品牌造假被媒體曝光。該企業負責人就這一事件召開了新聞發布會。發布會進行過程中，一名自稱消費者的男子的高喊，“我是消費者，花了1000多萬元在你們這兒買家具，都是假的、假的。”現場出現混亂，企業負責人情緒激動，邊說邊落淚，大談其艱辛的創業史、擔負的企業社會責任等。對于核心的產地問題、產品質量問題，則始終避而不談，最后因情緒過度激動，倉促離場。發布會不設媒體提問環節。在發布會現場，媒體記者收到一份該企業所代理品牌原產地的資料，但并未針對媒體報道做任何針對性說明。想一想1.在這個案例中，企業負責人應對消費者質疑的方式有哪些不妥之處？2.企業負責人作為主要發言人，在現場哭泣會對企

6、業形象造成什么影響？3.新聞發布會如果不設置提問環節，對發布會的實際效果會有怎樣的影響？4.企業在新聞發布會上散發的文件資料是否得當？為什么？新聞發布會組織新聞發布會注意事項新聞發布會概述新聞發布會籌備新聞發布會召開一、新聞發布會概述1.新聞發布會的概念新聞發布會，也稱記者招待會、媒體見面會，是主辦方為了擴大社會知名度、澄清問題、表明態度、傳播信息而專門面向各類媒體組織召開的一種特殊類型的會議，參會者主要是新聞記者以及媒體行業人員。2.新聞發布會的類型定期舉辦的例行新聞發布會、臨時性新聞發布會。3.新聞發布會的作用新聞發布會是一種極具影響力的公共關系活動，也是召開方對社會公眾進行信息發布的一種

7、極為高效的方式。新聞發布會提供的信息具有權威性，雙向溝通非常活躍，信息傳播面廣泛，能夠在較短時間內獲得比較高的關注度，對于樹立良好的公關形象具有重要意義。二、新聞發布會的籌備1.確定主題與名稱2.確定適當的選擇時機3.邀請適當的媒體4.準備會議材料5.選擇合適的發言人6.布置會場三、新聞發布會的召開1.媒體人員登記2.安排拍照3.新聞發布4.回答提問5.結束環節四、組織新聞發布會的注意事項1.發布的信息必須符合客觀實際2.發布的信息應經過必要的審查3.對待到場媒體人員應一視同仁4.做好應對負面報道的預案5.及時將媒體報道情況反饋給領導實訓練習一、某汽車品牌準備推出一款都市SUV車型。請搜集相關

8、資料，撰寫一份新聞發布會策劃書。二、根據上一題中撰寫的新聞發布會策劃書，組織全班同學進行模擬演練，并進行評議總結。第三節商務談判會議案例導入甲公司是一家剛成立不久的機電設備銷售企業，由于資金實力不夠雄厚，租用的辦公室面積比較狹小，僅有的兩個封閉單間分別作為經理辦公室和財務室，其他員工則在敞開式大廳中辦公。甲公司計劃成為某水泵制造廠的地區獨家代理商，經過幾次聯系，水泵制造廠準備派人到甲公司進行實地考察，并進一步商談合作事宜。公司經理將談判準備工作交給了秘書小劉。小劉深知公司正處于起步階段，辦公經費比較緊張，所以他設想當水泵廠一行3人來到公司后，就在經理室進行談判。案例導入當他把這個想法告訴經理后

9、，經理顯得有些猶豫：“這樣不太好吧？”小劉說：“應該沒有什么大問題，廠方的那幾個人已經聯系過多次了，我和他們都比較熟悉，他們不會挑理的。再說，他們只有3個人來，我們去租用一間會議室確實也沒有必要。”經理聽了他的解釋，也沒再說什么。到了談判那天，三位客人坐在經理室的沙發上，對面是公司經理，他坐在辦公桌后面，公司的其他人沿著墻坐了一排。由于沙發比較低，所以三位客人在說話的時候總要努力抬起頭來才能和大家進行交流。而公司經理坐在辦公椅上，雙肘撐在桌面上，不得不俯下身子和客人交談。小劉雖然熱情地招呼客人喝茶、抽煙，但是他還是明顯地感覺到了他們的不快。想一想1.這個案例中，商務談判組織工作存在的主要問題是

10、什么？2.秘書小劉沒有為談判安排專用的會議室，他所提出的理由是否成立？為什么？3.可以設想一下，這次談判的結果將是怎樣的？商務談判會議商務談判會議準備工作商務談判期間組織工作談判結束后整理工作一、商務談判會議的準備工作1.收集信息及分析雙方資料包括對方企業的背景資料以及談判團隊人員資料，己方與對方以往同類談判資料，對方的談判目標（尤其是最低目標），談判時限，對方可能提出的問題等，把這些形成文字資料，呈送給上級以及其他參與談判人員。2.約定根據禮儀規范，雙方談判之前應做事先約定。賓主雙方都有權提出談判要求。雙方約定談判事宜，可以采用電話、信件、傳真等方式。為了表示誠意和莊重，可以采用商務信函這一

11、文體，將商約的內容以書面形式進行溝通。一、商務談判會議的準備工作3.撰寫談判方案（1）標題。由事由和文種組成。（2）正文。1）前言。2）談判主旨。3）談判目標。4）談判程序。5）談判組織。6）談判焦點、難點。7）其他事宜。與談判有關的其他事情，如經費預算、食宿安排、贈送禮物等。一、商務談判會議的準備工作4.確定談判地點及布置談判室在會議室談判的座位規則是，以面對入口的里側為尊，因此需要將客方安排為面對正門，主方背對正門。主談人居各自一方的中間，除主賓、主人居中對面而坐外，雙方的其他人員依其身份的高低，按照先右后左、自高而低的順序分別安排就座在各自上級一方。記錄員在主談人后面就座。在每個人的位置

12、上放置座位卡和姓名卡。桌子上放一些紙、筆、水杯和礦泉水。布置談判室的工作要求與工作內容項目具體要求工作內容會客室的環境環境整潔、安靜清潔地面、沙發、座椅、窗戶、窗簾、茶杯、煙灰缸使其整潔。通過配備隔音設施和消噪設施保持會客室安靜會客室的光線光線適宜陽光太刺眼時應用窗簾遮擋，光線太暗淡時應打開照明燈會客室的色彩色彩應柔和、溫馨會客室整體色調可以通過墻體涂料、窗簾色彩和布置花卉來實現會客室的溫度、濕度溫度、濕度適宜通過冷暖空調和取暖設備調節溫度，在談判前應檢查空調運轉是否正常。通過空氣加濕器調節濕度。一般保持溫度在18-21，空氣相對濕度保持在40%-60%。會客室設備設備正常空調、加濕器、擴音器

13、、消噪設施、電源正常工作高檔會客室特殊要求高檔的會客室應鋪上地毯，是大理石地面的會客室應打上石蠟以免滑倒談判座位圖二、商務談判期間的組織工作1.迎接客人2.談判期間的服務工作3.完成談判記錄4.安排簽約三、談判結束后的整理工作1.安排合影如需合影，主方應事先選好背景，安排好合影圖，人數較多時應分排，準備好合影架。合影圖一般由主人居中，遵循“以右為上”的原則，按禮賓次序，主客雙方逐個排列，在每排的兩端均應安排主方人員。2.送別客人3.整理文件并歸檔談判結束后一般要形成一個談判紀要，作為備忘錄，并由雙方談判代表簽名蓋章。所有文件整理完畢后，應將其立卷并辦理歸檔手續。合影位置示意圖454454545

14、4453125454 1主人 2主賓 3第二主賓 4主方陪同 5客方陪同 6攝影師實訓練習一、根據本節“案例導入”中提供的信息，假如你是秘書小劉，應該如何安排談判專用的會議室？二、A公司是一家日化品銷售公司為進一批新品需要和B公司進行談判，李玉是A公司的辦公室秘書，負責組織和安排此次談判。兩家公司分別派出了3名談判人員。請根據該介紹完成以下各題：1.分角色扮演兩公司參加談判的代表，演練整個談判的安排過程，要求設計必要的臺詞和動作；2.擬定談判方案；3.模擬談判合影；4.分組評議演練中存在的不足并提出改進方法。第四節視頻會議案例導入某物業公司所管理的幾個小區距離比較遠，為了提高辦公效率，公司投資

15、架設了一套辦公自動化綜合系統，將視頻會議功能也整合到了其中。系統投入使用后，各部門和各小區物業管理中心負責人無需再到公司集中召開會議了，只要在本部門利用電腦就可以開會了，為工作提供了極大的便利。可是，某社區的視頻會議系統經常出現故障，主要表現是：視頻圖像不流暢，經常出現“卡死”的現象，聲音斷斷續續，其他參會人員演示文檔的時候聲音和畫面不同步。經過電話了解，其他社區的視頻會議系統沒有這些現象，使用都比較正常。案例導入后來經過技術人員的檢查，找到了故障的原因。原來，該小區物業管理中心的另一個房間里經常有人下載電影，占用了比較多的網絡帶寬資源，使得視頻會議系統不能順暢地和服務器進行聯通，這才導致了上

16、述種種故障。找到原因后，領導專門規定，在工作時間禁止上網下載電影，禁止觀看在線視頻播放，這樣為視頻會議的順利召開留出了充足的帶寬。想一想1.通過這個案例可以說明，網絡視頻會議系統容易受到哪些因素的干擾？2.如果要網絡視頻會議系統的正常使用的話，應注意哪些方面？ 視頻會議視頻會議與視頻會議系統網絡視頻會議系統構成視頻會議場所的布置網絡視頻會議系統的安裝網絡視頻會議系統的使用一、視頻會議與視頻會議系統視頻會議是利用多媒體設備和信息通信網絡來完成會議目的的新型會議形式，兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過傳輸線路及多媒體采集播放設備，將聲音、影像及文件資料互傳，實現即時且互動的溝通。能夠實現視頻

17、會議的成套硬件和軟件體系稱為視頻會議系統，網絡視頻會議系統基于網絡即時通訊技術，能夠支持多人視頻會議、視頻通訊、多人語音、屏幕共享、動態PPT演講、文字交流、短信留言、電子白板、多人桌面共享、文件傳輸等功能。二、網絡視頻會議系統構成1.基礎構成及拓撲結構網絡視頻會議系統主要由音響、計算機、音頻輸入設備、會議大屏幕顯示設備、網絡攝像終端、平臺軟件及中心視頻會議管理系統等構成。2.終端構成（1）會議室終端（2）個人桌面終端（3）移動終端三、視頻會議場所的布置1.會場布置攝像背景要簡潔，可在室內擺放花卉盆景等物品有助于突出視頻會議和諧融洽的氛圍。2.光照布置視頻會議場所應盡量采用人工光源，光照應均勻，可以為燈光安裝漫射透鏡，使光照充分漫射。3.設備布置在視頻會議室中，會議桌布置采用排式較好。監視器放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約1米左右，人與監視器的距離大約為46倍屏幕高度。攝像機放置的最佳位置應與監視器的位置基本相同。四、網絡視頻會議系統的安裝1.安裝調試個人桌面終端多媒體設備（1）安裝調試耳機、麥克風。（2）安裝調試攝像頭。2.安裝視頻會議系統客戶端五、網絡視頻會議系統的使用1.發起會議2.參加會議3.視頻會議界面的基本構成4.使