1、第四章會計核算軟件的操作要求 本章題型：主要考核（單選、多選、判斷、操作）1第一部分 系統初始化 一、系統管理（一）功能系統管理的主要功能是對軟件的各個子系統進行統一的管理和數據維護。1.賬套管理賬套指的是一組相互關聯的數據。系統最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。2.年度賬管理每個賬套中可以存放不同年度的會計數據。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數據等。3.操作員及其權限管理設置操作員操作員權限分配2（二）兩種身份 注冊系統管理的兩種身份：系統管理員（Admin）和賬套主管。系統管理員（Admin）和賬套主管的區別：系統管理員負責整個系統

2、的總體控制和維護工作，可以管理該系統中所有的賬套。以系統管理員身份注冊進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理（包括創建、清空、引入、輸出以及各子系統的年末結轉、所選賬套的數據備份），以及該賬套操作員權限的設置等。3二、建立賬套（一）賬套建立的過程建立賬套只能由系統管理員身份進行。1.設置賬套信息：*賬套號：賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。賬套名稱：必須輸入。賬套路徑：系統有默認路徑，也可以修改。啟用會計期：啟用會計期應在第一次初始設置時確定，一般情況下，軟

3、件默認為計算機系統的時間，請注意調整正確，設定后將不能更改。會計期間：默認為日歷時間。有些單位可以根據單位實際情況自行設定, 例如某單位在每月25日結賬，26日到月底發生的經濟業務作為下月的業務記入下月的賬簿中。 42.設置單位信息3.確定核算類型本位幣代碼：“人民幣”的代碼為RMB。本位幣名稱：用戶必須輸入。賬套主管：用戶必須選擇輸入。企業類型：用戶必須選擇輸入。系統提供了工業、商業兩種類型。行業性質：用戶必須選擇輸入，系統按照所選擇的行業性質預置科目。是否按行業預置科目：如果用戶希望預置所屬行業的標準一級科目，則選中該項。54.確定分類信息如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可不對它們進

4、行分類核算。如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，通常對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統時再進行設置。若選擇各項分類核算，則必須先設置各項分類方案，然后才能設置相應的基礎檔案。65.確定編碼方案 為了便于對經濟業務數據進行分級核算、統計和管理，軟件將對會計科目、企業內的部門等進行編碼。編碼方案由級次和級長兩部分構成。科目編碼方案 4-2-2-2-2級次（幾級）：5級級長（每級位數）： 1級：4位（財政部規定）25級：2位（企業自定）76.設置數據精度數據精度指定義數據的小數位數。如果在總賬系統中需要進行數量核算，可以根據對數量、單價等核算精度的不同要求，定義數量核算的

5、數量小數位數和單價小數位數。7.系統啟用在建立賬套時，可選擇啟用的子系統。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統管理，再根據需要啟用相應的子系統。 8三、設置操作員及權限 （一）基本內容設置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。操作員權限設置功能是對已設置的操作員進行賦權。只有系統管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。系統管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權限設置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權限指定。操作員權限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權限。9（二）注意事項： 1.操作員編號必須唯一2.操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除

6、。3.一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權限 10四、設置基礎檔案（一）設置部門檔案在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。（二）設置職員檔案職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。（三）設置客戶檔案如果企業需要進行往來賬管理，必須將企業中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數據的統計、匯總和查詢

7、等分類處理。在銷售管理等業務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調整。客戶檔案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯系方式及信用等級等其他信息。提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。11四、設置基礎檔案（四）設置供應商檔案企業如果需要進行往來賬管理，必須將企業中供應商的詳細資料錄入供應商檔案。建立供應商檔案直接關系到對供應商數據的統計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調整。（五）設置外幣及匯率匯率管理是專為外幣核算服務的。企業如有外幣業務，應進行外幣及匯

8、率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設置決定的。（六）設置結算方式為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立在經營活動中所涉及到的結算方式。12五、設置會計科目 （一）會計科目編碼：1.以文字形式表示的會計科目較長，必然在存儲的時候浪費計算機的內存。2.對計算機處理來說文字型的科目具有二義性，文字中多一個或少一個空格計算機就認為是兩個不同的科目，因此文字型的科目不便于計算機的分類處理。3.在大量的憑證處理中會計科目需要人工輸入，文字型的科目不便于提高

9、輸入速度，輸入較慢。4.使文字型的科目不便于計算機進行數據的匯總。 13（二）設置會計科目編碼的一般原則1.首先應結合使用本單位特點和管理需要對會計科目進行整理，使之形成系統性和層次性較強的會計體系。2.會計科目的的設置應符合現行會計制度的規定，遵照財政部規定來設置一級編碼，明細科目編碼是由企業自定的。3.會計科目的編碼應具有一定的規律性。4.會計科目代碼的擴展性和義務性相結合14（三）會計科目設置的內容1.會計科目編碼科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關系；便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數據處理的關鍵字，便于檢索、分類及匯總

10、等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進會計核算的規范化和標準化。設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。一級科目編碼按財政部的統一編碼方案編制；明細科目編碼按照參數設置中對科目編碼級次和級長的規定進行設置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼由此可見, 每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關系。15（三）會計科目設置的內容2.會計科目名稱會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱。科目編碼是計算機使用的科目代碼，而科目漢

11、字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業與外部交流信息所使用的標志。因此在定義科目名稱時，必須嚴格按照會計制度規定的科目名稱輸入，做到規范化和標準化。輸入科目名稱時應盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。3.科目類型即按會計科目性質對會計科目進行劃分。按照會計制度規定, 科目類型分為六大類,即資產、負債、共同類、所有者權益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據。新的會計準則中，財政部規定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產”，“2=負債”， “3=共同類”“4=所有者權益”，“5=成本”，“6=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與

12、編碼的第一位保持一致。4.助記碼5.賬頁格式即根據會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數量金額式、數量外幣式等種類。166.輔助賬核算輔助賬是指科目的輔助核算內容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算。 輔助核算的具體應用個人往來：其他應收款客戶往來：應收賬款供應商往來：應付賬款部門核算：管理費用項目核算：生產成本 在建工程等（7）科目性質即科目的余額方向。一級科目必須錄入。17（8）外幣核算對進行外幣核算的科目選擇外幣名稱。可以按外幣種類進行分類和匯總（9）數量核算對進行數量核算的單位設置數量單位。可以按指定的計量單位進行分類和匯總；（

13、10）日記賬、銀行賬設置銀行賬和日記賬可以實現出納管理。18（四）注意事項：1.增加的會計科目編碼長度及每段位數要符合編碼規則。2.科目一經使用，就不能再增設下級科目。只能增加同級科目。3.由于建立會計科目的內容較多，很多輔助核算內容對后面憑證輸入操作產生影響，因此在建立會計科目時，要小心并反復檢查。19（五）修改和刪除會計科目如果需要對原有會計科目的某些項目進行修改，譬如賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標識等，可以通過“修改”功能來完成。如果需要刪除原有會計科目，可通過“刪除”功能完成。要修改和刪除某會計科目，應先選中該會計科目。修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則, 即先刪除或修改

14、下一級科目,然后再刪除或修改本級科目。修改或刪除會計科目已經輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下級科目的期初余額（改為0）, 才能修改或刪除該科目。科目一經使用, 即已經輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時，只能增加同級科目，而不能在該科目增設下級科目。20（六）指定會計科目指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執行出納簽字，從而實現現金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現金或銀行存款日記賬。在指定“現金科目”、“銀行科目”之前，應在建立“現金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復選框。21六、設置憑證類別（一）類型系統提供五種常用分類方式供用戶選擇：1

15、.記賬憑證；2.收款憑證、付款憑證、轉賬憑證；3.現金憑證、銀行憑證、轉賬憑證；4.現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證；5.自定義憑證類別。憑證分類不影響記賬的結果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。業務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。 22（二）限制科目的應用某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統提供五種限制類型：1.借方必有。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發生額。2.貸方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一個發生額。3.憑證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發生額。4.憑證必無。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發生額。5.無限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。 23七、輸入期初余額（一）內容1.總賬期初余額錄入對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。2.輔助科目期初余額錄入在錄入期