1、高級秘書考試復習資料 第一章 商務溝通1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統禮節。；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節2.錄像中可能出現用餐禮儀：注意3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。 （2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮圣誕節期間當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P3304.商務交往中，日本人不太尊重女性。5.談話禮儀中，（1）避談政治、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格

2、。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P3358.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P3359.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食 P33610.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：.

3、不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業的大小，都應該以禮相待，互相尊重。依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上12.會談時就某些實質性的問題進行交流

4、。（選擇）P340中13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P34216.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或

5、者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中18.網絡溝通的主體有：管理者的角色轉換、員工知識擁有者、網絡溝通的環境P34419.網絡溝通的環境有三個網：企業內部的Intranet、企業的供應商間的Extranet、企業外部的Internet P344下20.基于Internet的網絡技術的公司內部網，不僅提高了企業信息服務的自動化程度，而且降低了企業管理費用。 P34521.Intranet模式以瀏覽器/Web服務器和數據庫服務器為核心。 P34522.Intranet的應用有兩種形式：發布內部文件、內部通信 P345中23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關企業和主要客戶。 E

6、xtranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務信息 P345下24.選擇題：Extranet的作用是：三點 （書上第346上）25.多選題：網絡溝通的主要形式：四個 書上第346頁26.網絡溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內與圈外。 P34727.網絡溝通存在的問題：常考第一和三點：溝通信息呈超負荷態；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。 P348和P34928.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行第二章 辦公環境的管理1.辦公布局：開放式辦公室的優點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響

7、他人 ；封閉式辦公室的優點：易于保證工作的機密性 （把書第353頁上表格看一下）2.封閉式辦公室又稱為傳統辦公室、網格式辦公室。P3523.預防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現4.發生事故時，秘書要填寫事故情況記錄表；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張工傷情況報告表，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫生。5.第二題：改進日常辦公事務工作流程的方案。答：改進日常辦公事務工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書

8、上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應由職權明確的專人來負責（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應認真校對。（3）章監管員用印前，對文件內容、文件格式、簽發手續再次認真核對一遍。 P358上7.選擇題：文稿審核的內涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序審核P3588.選擇辦公設備和易耗品供應商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節日削價或將其指定惟一的辦公用品供貨

9、商，但注意一定不要處理的產品（2）質量和交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性要仔細比較供應商的報價單、訂貨單、交貨單和發票是否一致P3599.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監督？答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）第二：加強對辦公設備和耗材的庫存管理和監督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領用單，記錄發放物品的數量；庫存卡是每一次計算物品的庫存

10、余額，該余額代表庫存物品的實際數量。（P260）第三：最后（書上第360頁下）檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。10.小題：租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的. P36111.辦公用品的采購，由購買貨物的人填寫購買申請表，經部門領導批準后交給采購人員。并復制一份給會計部門。采購人員要根據收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫會計部門收到發票后，對照交貨單、入庫單和訂購單

11、，要做到三單一致，經財務主管簽字，支付款額或支票。 P36212.做時間表應按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記出任務完成時間的前后順序。(P363中)并指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人13.行動計劃的內容：書上第364頁第一、二、三、四點14.現代企業管理要求工作的時效性。制定承辦周期的內容和期限要考慮：（1）時間期限（2）確定多長的時間期限做標準適宜，包括能體現組織的形象。 P365中15.承辦周期是企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定。 P365下第三章 常用事務文書的擬寫1. 選擇題：市場調查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。 P367中

12、2. 市場調查報告有情況調查報告、事件調查報告、經驗調查報告和問題調查報告。 P3673. 市場調查報告的主體由三部分：書上第368頁下4. 市場調查報告最重要的是實事求是。 P369中5. 計劃的概念。是實現目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書 p3696. 計劃的特點：其一是針對性；其二是預見性。 P3697. 從書上第371頁下計劃的結構與寫法開始看到第372頁的注意事項。看后，第四題題目就是根據背景寫一篇計劃書。北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析28

13、. 總結的類型;按內容分，由學習總結、工作總結等；按性質和作用分，由綜合性總結、專題性總結等。（選擇題）P3729. 總結的結構中主體包括的內容：成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等10. 選擇題：主體由過程式、經驗式等多種形式。P37411. 在總結中的注意事項：第一、二、三、四點 P37412. 述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。 P37513. 重點：招標書。招標書由多種類型：企業經營者招標書、企業承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書。 P376下14. 第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結構和寫法 看一下第377頁的招

14、標書例文15. 第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法16. 投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378關于投標書的結構和寫法同學看一下即可。第四章 會議與商務活動1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P3822.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P3823.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。 P382下4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用

15、，電話和電視費用5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C.馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P3858.第七題：秘書如何做好會議協調？答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領

16、導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。典禮的程序包括：17點（書上第394頁）

17、，其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立以上用自己的語言組織一下。即為答案12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P39513.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上17. 信息發布會的主持人大都由主辦單位

18、的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。 P39618. 選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。 P396中19. 信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397第五章 信息與檔案多為選擇題，這部分也可能出現大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發的主要形式：P401下2.剪報的優點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。 P402中4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘 P4025.多選題：信

19、息編寫的類型：5點 書上第403頁下面6.信息開發的方法：主要注意第三點（縱深發）和第四點（連橫法） P404中7.仔細看書上第405頁信息開發的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？8.信息開發技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中10.信息咨詢服務的表現形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、

20、統計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408了解前反饋的定義：在信息發出之前，向信息發出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等后反饋的定義：信息在發出后，信息接受者對信息做出的反應 P40812.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續性 P409中13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發檔案復制本 （4）出具檔案證明 P41114.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P41115.檔案外

21、借的制度：（1）辦審批手續（2）外借期限不易過長（3）數量要有所限制（4）保證按期歸還 P41116.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P41117.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。 P412中18.印發目錄包括內部印發（向內部各機構和下屬單位印發）和外部交流兩種 P41220. “提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下21. 檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中22. 把書上第4

22、13頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下他的考題類型可能是根據一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業，其依據不同。23. 大事記的概念 P413中秘書編寫的大事記主要是持續反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統條理，簡明扼要 P413大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。23.組織機構沿革和企業年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統記錄一個單位或專業系統的體制、組織機構和人員編

23、制變革的情況的一種文字材料是（） 選擇：組織機構沿革同時，企業年鑒也是如此的考法 P41424.統計數字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種 P414中25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題關于錄像答題技巧：一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：電話要在鈴響三聲內接電話要用禮貌用語，如您好等？上班時間不得占用電話聊天（4）保密：不能對好朋友泄密不能為了炫耀，泄密不能因為老板吵你，賭氣泄密（一） 關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導

24、在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。（二） 宴請注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話

25、保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉(三)有關商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領導一起出行，可能還有其他人員）注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。（四） 有關溝通：可能員工家屬來鬧事注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。關于錄像答題技巧： 一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：電話要在鈴響三聲內接電話要用禮貌用語，如您好等？