1、湖北湖北*集團公司培訓課程集團公司培訓課程商商 務務 公公 文文 寫寫 作作 初初 步步提要提要v 前 言：為什么要學習商務公文v 第一篇：商務公文概述v 第二篇：公文格式v 第三篇：商務公文寫作方法v 第四篇：商務公文的規范化前言：為什么要學習商務公文前言：為什么要學習商務公文 v商務公文是實施企業管理最重要的手段商務公文是實施企業管理最重要的手段v商務公文是企業形象展示的重要窗口商務公文是企業形象展示的重要窗口v商務公文是鍛煉和展示個人能力的重要途徑商務公文是鍛煉和展示個人能力的重要途徑第一篇 商務公文概述一、什么是公文 公文的概念公文的概念 狹義的公文狹義的公文 廣義的公文廣義的公文第一

2、篇 商務公文概述二、法定公文種類 黨群機關14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要 行政機關13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要第一篇 商務公文概述三、公文分類 按作用分：按作用分： 指揮性：如命令、指示、決定、批復。 規范性：如章程、條例、規定、辦法、細則。 報請性：如請示、報告。 通知性：如公告、通知、函。 記錄性：如會議記錄、大事記。 報導性：如廣告、新聞稿、宣傳稿。 按行文關系分：按行文關系分： 上行文：如請示、報告。（不得隨意越級） 平行文：如公函、通知。（協商解決問題） 下行

3、文：如命令、指示、批復。（通常逐級下文）第一篇 商務公文概述四、商務公文的分類 按形式來劃分：按形式來劃分： 固定格式的商務公文 非固定格式的商務公文 按內容用途來劃分：按內容用途來劃分： 通用的商務公文 禮儀性的商務公文第一篇 商務公文概述五、常用公文 （一）決定決定：對重要事項或者重大行動做出安排的決定事項。 （二）請示請示：向上級機關或有關主管部門請求指示、批準。 （三）報告報告：向上級機關或主管部門匯報工作，反映情況，答復上級機關或主管部門的詢問。 （四）通知通知：批轉下級部門的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章制度；傳達要求下屬部門辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；

4、任免和聘用人員。 （五）通報通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （六）批復批復：答復下級部門的請示事項。 （七）意見意見：對重要問題提出見解和處理辦法。 （八）函函：不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問答復問題，請示批準答復審批事項。 （九）會議紀要會議紀要：記載和傳達會議情況和議定事項。 企業常用公文除以上有九種外，還有下列介于應用與公文之間的文種：工作總結、調查調研報告、海報、建議書、述職報告、致詞、禮函、標工作總結、調查調研報告、海報、建議書、述職報告、致詞、禮函、標書、啟事、合同書、啟事、合同等等。第二篇 公文格式一、公文格式概念一、公文格式概念 公文的書面格式表現形式。v

5、公文格式是人們在正式的書面交流中逐漸形成的，由專門機關在這些約定俗成的基礎上進行規范形成的標準化系統。第二篇 公文格式二、文頭部分二、文頭部分v 份數和序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人（6項）第二篇 公文格式三、主體部分三、主體部分 v 標題、主送機關、正文、附件、落款和 發文時間、生效標識（6項） 公文標題：轉發類通知、用好“關于” 正文導語：依據式、目的式、原因式 發文時間：依據和格式 生效標識：“此頁無正文”第二篇 公文格式四、版記部分四、版記部分v 主題詞、抄送抄報、印發機關和印發說明（3項）第三篇 商務公文寫作方法一、商務公文寫作四要素 主旨：主旨：

6、正確，務實，集中，鮮明 材料：材料：多掌握，嚴選擇，巧使用 結構：結構：篇段合一式、分層表達式、分條列項式 語言：語言：風格平直樸實莊重，表達規范準確簡練第三篇 商務公文寫作方法二、商務公文寫作六步驟 步驟一：制定正確的行文目的制定正確的行文目的 步驟二：決定公文的正式程度決定公文的正式程度 步驟三：設定公文的總體風格設定公文的總體風格 步驟四：選擇公文的層次結構選擇公文的層次結構 步驟五：列出公文大綱列出公文大綱 步驟六：撰寫公文初稿撰寫公文初稿第三篇 商務公文寫作方法v商務公文寫作六步驟之一一 制定正確的行文目的（確定主題）制定正確的行文目的（確定主題） 被動目標：領導交辦的任務 主動目標

7、：公文對象的實際行動 正確的行文目的：將被動目標轉化為主動目標第三篇 商務公文寫作方法v商務公文寫作六步驟之二 決定公文的正式程度（確定文種）決定公文的正式程度（確定文種） 正式程度的判斷依據：正式程度的判斷依據：“正式指數正式指數” 1、撰寫者本身是否很了解目標讀者？ （了解10分不了解1分） 2、目標讀者的地位比撰寫者低嗎？ （低10分高1分） 3、商務公文的內容是好消息嗎？ （好10分壞1分） 正式程度表現：公文形式、稱謂、語氣正式程度表現：公文形式、稱謂、語氣第三篇 商務公文寫作方法v 商務公文寫作六步驟之三 設定文章的總體風格（確定重點）設定文章的總體風格（確定重點） 把握總體風格的依據：把握總體風格的依據：“游說矩陣游說矩陣”簡單型：有實現條件，而且想法一致說服型：有實現條件，但想法還未統一解決問題型：想法一致，但實現有困難艱難型：既無實現條件，想法也不一致第三篇 商務公文寫作方法v 商務公文寫作六步驟之四選擇文章的層次結構（確定結構）篇段合一式篇段合一式三段式三段式分部式分部式貫通式貫通式條款（項）式條款（項）式第三篇 商務公文寫作方法v商務公文寫作六步驟之五 列出公文的提綱 提綱法：按邏輯順序羅列提綱法：按邏輯順序羅列 輻射法：輻射法：“頭腦風暴頭腦風暴”第三篇 商務公文寫作方法v商務公文寫作六步驟之六 撰寫初稿 注意事項：注意事