1、年輕的廣告策劃人，這些AE的日常基本動 作，你做到了嗎？AE的日常基本動作最近一直在收拾整理過去的資料文件，無意中翻到了 2012 年離開奧 美時的箱子，里頭有一份奧美AE 的日常基本動作。看著這一條條 守則，回首當(dāng)年做 In tern，做 AE 時的日子，感覺一切都還歷歷在目。其實(shí)做一名合格的 AE 是有很大學(xué)問的。AE 在廣告公司中的角色雖 然處于最底部，但其作用不可小覷。我做 AE 時，我們的 BD （事業(yè)總 監(jiān)）總跟我說，不是他給我安排工作，而是我給他安排工作。一名合格的AE 不僅要對外應(yīng)付得了客戶和第三方 vendor ，還需要對內(nèi)溝通各種流程問題，從創(chuàng)意部到財務(wù)部到行政部，每一個部

2、門幾乎都需要打交道。這份AE 的日常基本動作對我個人的成長非常有幫助，建議每一個新入行的年輕廣告人， 甚至是每一個加入職場的新人， 都應(yīng)該好好 收藏，并仔細(xì)研讀。一、與客戶開會約會，并發(fā)會議通知，同時確認(rèn)所有與會人員都收到會議通知無誤。召集開會人員出門或至?xí)h室， 確認(rèn)所有與會人員都準(zhǔn)時到達(dá)并知 道會議內(nèi)容（如：討論之議題及當(dāng)天會議流程等） 。如有 3rd party 與會，必須在出發(fā)前確認(rèn)對方行程無誤。準(zhǔn)備會議中會用到或可能會用到之材料、 資料 （前次會議 contact report/ 前次提案稿件 / estimate / working schedule） 并確認(rèn)會議 室的設(shè)備符合會議

3、要求（如在客戶端開會也應(yīng)先行電話確認(rèn)） 。客戶抵達(dá)前準(zhǔn)備會議室、agenda （器材小 check、紙筆準(zhǔn)備），并在 門口等候客戶，在開會前 10 分鐘若客戶尚未抵達(dá)，先行以電話確認(rèn) 客戶的狀態(tài)掌握客戶的行蹤， 并同時再度提醒與會所有人員會議即將 開始或被delay 的確切時間。客戶抵達(dá)后招呼茶水，如果會議時間安排在用餐時，應(yīng)一并考慮是 否準(zhǔn)備點(diǎn)餐以利會議進(jìn)行。會議進(jìn)行中做會議記錄。會議進(jìn)行中應(yīng)付會場之不時之需，如：開關(guān)燈、加茶水電腦或會議中盡量不要接手機(jī)，要用電話討論請至?xí)h室外講。會議后兩天之內(nèi)經(jīng)老板確認(rèn)之后發(fā)出會議記錄（ contact report ）。二、工作聽取客戶之 briefi

4、ng ，并確認(rèn)工作的緊急程度。消化訊息并與客戶澄清任何不明訊息，之后針對客戶需求及內(nèi)部流 程提出該項(xiàng)工作可行的 working schedule 。收集所有必要訊息資料，撰寫工作卡/ creative brief（ 由 AM 及業(yè) 務(wù)主管和策略共同 approve ）工作卡由 AM 及業(yè)務(wù)主管過目 approve。 Brief 相關(guān)部門人員及主管，并請發(fā)工作卡 creative brief ，決 定 internal review 及件日期（約客戶之寬容時間要考慮進(jìn)去） 。工作到期日前數(shù)日起主動關(guān)心工作進(jìn)度，并給予必要支援。工作完成日取件，并與工作單 check 是否符合 brief 。 工作

5、給業(yè)務(wù)主管過目，以決定是否需要修改， ： 工作若無問題則約時間提給客戶（英文作業(yè)客戶一中文文案需翻譯 成英文，并先給英文老師過目） 。三、檔案管理 完整保留所有作業(yè)相關(guān)書面檔案，并標(biāo)明文件相關(guān)訊息（時間/project name.）并循已建立之檔案系統(tǒng)歸檔。盡可能于電子檔外另行保留一份 hard copy 。 以明確的檔案 folder 名稱進(jìn)行電子檔存檔。放映機(jī)位置的調(diào)整甚至冷暖氣的溫度控制etc.檔案名及路徑標(biāo)明于文件頁首以便其余同仁能迅速地在公檔找到該 份文件。若同一個客戶有數(shù)個 AE 請先對檔案管理達(dá)成共識(例如：歸檔順 序、檔名等等需統(tǒng)一) 。四、文件書信撰寫務(wù)必每天細(xì)讀所有相關(guān) e

6、mail 并做適當(dāng)回復(fù)。除非獲得直屬主管指示，所有文件書信完成后均應(yīng)由主管確認(rèn)以 確保作業(yè)品質(zhì)。善用 spelling check 等工具。使用 email 交寄檔案前務(wù)必養(yǎng)成確認(rèn)檔案正確與否再寄出的習(xí)慣。撰寫 email 時需使用適當(dāng)?shù)男偶?biāo)題，以及 copy 主管，team members與客戶端的團(tuán)隊(duì)，讓雙方作業(yè) team 溝通管道沒有斷層。請注意收件人順序及需 CC 的人，若不確定請與主管確認(rèn)。發(fā)送 email 時可設(shè)定回函( receipt )功能以便掌握訊息是否被閱讀。書寫商務(wù)信件時，請力求遣詞用字正式與得體。重要信件必須留備份一一無從判斷時請?jiān)儐栔鞴堋mail 、轉(zhuǎn)真、快遞等寄

7、出后，必須主動以電話確認(rèn)對方已收到。請隨時 check email ，并避免因沒填 tmesheet 而 email 被鎖住，請勿讓自己成為 team 中最后知道工作訊息的人。五、時間管理會議之前務(wù)必預(yù)留足夠時間準(zhǔn)備， 包含路程時間的計算 / 并提醒相關(guān) 人員準(zhǔn)時參加。正式上班時間為 9:00 ，除非前一天加班，與主管討論后可彈性修正上班時間每一個工作時程的時間點(diǎn)需要確實(shí)掌握，并需先與各相關(guān)單位同事 確認(rèn)此時間設(shè)定的可行性。務(wù)必確實(shí)控制 in ter nal review的時間點(diǎn)一一以提案三天前 re vi ew為最理想方式。建議用 things to do 管理當(dāng)天工作。六、 財務(wù)管理 控制工作成本，任何外發(fā)工作事先取得客戶同意估價 任何工作在成本發(fā)生前即應(yīng)先提出估價單讓客戶先行確認(rèn)，不得拖延到工作已進(jìn)行或結(jié)束。 客戶如有延遲簽回的情形， 應(yīng)立即向上級反 應(yīng)要求協(xié)助解決。工作完成后結(jié)卡、結(jié)帳、出發(fā)票。任何估價單及賬單送交客戶前需影印留底，客戶簽回后再丟棄，若 客一周內(nèi)未簽回，請予追蹤。七、 電話手機(jī)請隨身攜帶。打