1、1公文處理基礎知識2014年9月2精簡公文改造我們的學習、反對黨八股 3誰來落實 你開會我開會大家都開會 你發文我發文大家都發文 4o 一、公文的特點和作用o 二、公文種類o 三、公文形式及適用o 四、公文格式o 五、行文規則o 六、公文擬制o 七、幾種常用公文的寫作方法目 錄5第一部分 公文特點和作用 公文是是指黨和國家機關關實施領導、履行職能、處理公文的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。 公文的質量，直接反映機關的思想深度、政策水平和對社情民意、重大問題分析掌控能力，直接關系黨

2、的意志和方針政策的傳達貫徹成效，直接體現機關干部的能力素質和工作水準。6一是權威性和政策性。二是針對性和指導性。三是規范性和約束性。四是程序性和嚴密性。五是對應性和定向性。一、公文的特點7 指導工作，傳達意圖 （通知） 聯系工作，交流情況 （函） 請示工作，答復問題 （請示、批復） 總結工作，推廣經驗 （報告、決定、通報） 記載工作，積累史料 （各文種） 二、公文的作用8 實事求是，擬文要樸實，發文要務實，辦文要切實。 準確規范，把好公文質量關、程序關、出入關。 精簡高效，堅持少而精、快而好。 安全保密，確保使用和傳遞安全，確保保管安全，確保銷毀安全。 三、公文工作基本原則9第二部分 公文種類

3、 2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的黨政機關公文處理工作條例規定：公文種類主要有15種。 我局公文種類主要有10種 ： 決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。10 決定：（下行文）適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。 通告： （下行文）適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知事項。 意見：（是下行文,也可以是上行文,還可以是平行文 ）適用于對重要問題提出見解和處理辦法。一、公文種類11 通知：（主要用作下行文）適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項，批轉、轉發公文。 通報：（下行文

4、）適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。一、公文種類12 報告：（上行文）適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。o 報告種類多種多樣，大致可分為工作報告，情況報告種類多種多樣，大致可分為工作報告，情況報告，答復報告，報送文件的報告等。報告，答復報告，報送文件的報告等。 o “報告報告”屬于閱件屬于閱件, ,因此不要在報告中提意見和建因此不要在報告中提意見和建議議, ,更不能在報告中夾帶請示事項。如需向上級機更不能在報告中夾帶請示事項。如需向上級機關提出意見和建議關提出意見和建議, ,可使用可使用“意見意見”文種。向上級文種。向上級機關請求指示、批準，應使用機關

5、請求指示、批準，應使用“請示請示”。一、公文種類13請示：（上行文）適用于向上級機關請求指示、批準。“請示請示”的使用，應注意以下四點：的使用，應注意以下四點：o 第一，要控制使用，當用才用。只有在自己職權范圍內不第一，要控制使用，當用才用。只有在自己職權范圍內不能解決，確實需要請示上級的，才可行文請示。決不要動能解決，確實需要請示上級的，才可行文請示。決不要動輒請示，把矛盾上交。輒請示，把矛盾上交。o 第二，要一文一事，原則上只主送一個上級機關。切忌把第二，要一文一事，原則上只主送一個上級機關。切忌把不相關聯的問題放在一個請示里，使上級無法批復。不相關聯的問題放在一個請示里，使上級無法批復。

6、o 第三，下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機第三，下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。機關。 o 第四，除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者第四，除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。個人，也不要同時抄送同級和下級機關。一、公文種類14 批復：（下行文）適用于答復下級機關請示事項。 函：（平行文）適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。 一、公文種類

7、15 （一）文種錯用、混用。（一）文種錯用、混用。“報告報告”和和“請示請示”、“報告報告”和和“函函”、“請示請示”和和“函函”、“通知通知”和和“函函”錯用、混用。錯用、混用。如：如：關于請省領導出席關于請省領導出席XXXXXXXX活動的報告活動的報告、關于申請辦理隱私護照的請示關于申請辦理隱私護照的請示二、文種選用常見問題16（二）生造文種。（二）生造文種。“回復回復”、“總結總結”、“方案方案”、“補充說明補充說明”、 “解釋解釋”、“匯報材料匯報材料” 、“辦法辦法”、“細則細則” “規定規定”、“要點要點”等直接使用。等直接使用。 應用應用“報告報告”或或“通知通知”來轉換。來轉換

8、。如如檢驗檢疫局檢驗檢疫局20132013年工作總結年工作總結、關于燃煤關于燃煤供應問題的補充說明供應問題的補充說明、關于我中心實行全員關于我中心實行全員聘任制的有關問題的解釋聘任制的有關問題的解釋、關于進一步加強關于進一步加強安全生產工作的匯報材料安全生產工作的匯報材料二、文種選用常見問題17（三）文種重疊。（三）文種重疊。常見常見“請示報告請示報告”、“請示函請示函”、“批復函批復函”等。等。比如比如局關于加強基建工作的請示報告局關于加強基建工作的請示報告、省省廳關于擬錄用廳關于擬錄用20102010應屆大學畢業生的應屆大學畢業生的請示函請示函、省人事廳關于批準錄用省人事廳關于批準錄用等等

9、名同志為國家公務員的批復函名同志為國家公務員的批復函二、文種選用常見問題18黑龍江局發文形式分為以下幾種：o 中共黑龍江出入境檢驗檢疫局中共黑龍江出入境檢驗檢疫局黨組文件黨組文件o 黑龍江出入境檢驗檢疫黑龍江出入境檢驗檢疫局文件局文件o 黑龍江出入境檢驗檢疫黑龍江出入境檢驗檢疫局發函局發函o 黑龍江出入境檢驗檢疫局黑龍江出入境檢驗檢疫局辦公室文件辦公室文件o 黑龍江出入境檢驗檢疫局黑龍江出入境檢驗檢疫局處（室）發函處（室）發函o 紀要紀要第三部分 公文形式及適用19黨組文件：o 1.向省委、國家質檢總局黨組的請示、報告；向省委、國家質檢總局黨組的請示、報告；o 2.向省委組織部、省紀委、省直機

10、關工委、國家質檢總局黨組等向省委組織部、省紀委、省直機關工委、國家質檢總局黨組等黨的機關和工作機構報送黑龍江局黨組工作情況以及學習貫徹中黨的機關和工作機構報送黑龍江局黨組工作情況以及學習貫徹中共中央、省委、國家質檢總局黨組有關決定、部署等情況；共中央、省委、國家質檢總局黨組有關決定、部署等情況；o 3.以黨組名義向省委有關機關、工作機構行文或聯合行文；以黨組名義向省委有關機關、工作機構行文或聯合行文；o 4.傳達黨組決定的重大事項，或其他需要貫徹執行的重要工作安傳達黨組決定的重大事項，或其他需要貫徹執行的重要工作安排；排；o 5.轉發或批轉黨的機關、工作機構公文，黨的組織干部任免等；轉發或批轉

11、黨的機關、工作機構公文，黨的組織干部任免等；o 6.其他需要以黨組文件形式行文的事項。其他需要以黨組文件形式行文的事項。第三部分 公文形式及適用20局文件：o1.向省委、省政府、國家質檢總局報送請示、報告；向省委、省政府、國家質檢總局報送請示、報告；o2.向省政府報送提請審議的行政法規草案；向省政府報送提請審議的行政法規草案；o3.向省政府、國家質檢總局報送與外國（或地區）質檢機構簽訂有關向省政府、國家質檢總局報送與外國（或地區）質檢機構簽訂有關協議、合作備忘錄及其他需報請備案的事項；協議、合作備忘錄及其他需報請備案的事項；o4.發布有關檢驗檢疫工作方針、政策以及重要的行政管理辦法和規范發布有

12、關檢驗檢疫工作方針、政策以及重要的行政管理辦法和規范性文件；性文件；o5.印發全局性工作計劃、方案、決定，制發有關政策性措施或涉及其印發全局性工作計劃、方案、決定，制發有關政策性措施或涉及其他重要工作安排的公文；他重要工作安排的公文；o6.黑龍江局管理的干部任免和涉及機構、編制變更調整等重要事項；黑龍江局管理的干部任免和涉及機構、編制變更調整等重要事項；o7.對有關單位、個人重要的獎、懲決定；對有關單位、個人重要的獎、懲決定；o8.轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的重要公文；轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的重要公文；o9.與有關機關聯合行文；與有關機關聯合行文；o10.撤銷各分支機構

13、的不適當決定；撤銷各分支機構的不適當決定；o11.其他需要以黑龍江局的名義行文的重要事項。其他需要以黑龍江局的名義行文的重要事項。第三部分 公文形式及適用已作廢21局發函：o 1.向省政府有關部門、國家質檢總局有關司（局）匯報有關工向省政府有關部門、國家質檢總局有關司（局）匯報有關工作，請求批準有關事項，或商洽工作、答復詢問；作，請求批準有關事項，或商洽工作、答復詢問；o 2.答復省人大代表建議、省政協委員提案；答復省人大代表建議、省政協委員提案；o 3.有關出入境檢驗檢疫工作方針、政策及規章制度的解釋和答有關出入境檢驗檢疫工作方針、政策及規章制度的解釋和答復；復；o 4.對涉及面較小的有關檢

14、驗檢疫工作方針、政策的請示事項的對涉及面較小的有關檢驗檢疫工作方針、政策的請示事項的批復；批復；o 5.向所屬檢驗檢疫機構布置專業性、執行性的業務工作或其他向所屬檢驗檢疫機構布置專業性、執行性的業務工作或其他涉及面較小的工作等；涉及面較小的工作等；o 6.其他需要以局函形式行文的一般行政事項。其他需要以局函形式行文的一般行政事項。第三部分 公文形式及適用22辦公室文件：o 1轉發其他行政機關的公文，或向有關機關辦公室正轉發其他行政機關的公文，或向有關機關辦公室正式行文；式行文；o 2經黑龍江局授權，傳達需要各分支機構辦理、遵守經黑龍江局授權，傳達需要各分支機構辦理、遵守或周知的一般行政業務管理

15、要求或業務管理事項；或周知的一般行政業務管理要求或業務管理事項；o 3通知黑龍江局有關重要會議活動安排；通知黑龍江局有關重要會議活動安排；o 4其他需要使用辦公室文件形式行文的事項。其他需要使用辦公室文件形式行文的事項。第三部分 公文形式及適用23處（室）函：o 1各處（室）在職責范圍內與國家質檢總局司（局）內設機構各處（室）在職責范圍內與國家質檢總局司（局）內設機構聯系、商洽工作和答復意見；聯系、商洽工作和答復意見；o 2各處（室）在職責范圍內與各分支機構、在哈直屬單位、派各處（室）在職責范圍內與各分支機構、在哈直屬單位、派出機構就具體業務問題進行商洽、征詢或答復意見，要求上報情出機構就具體

16、業務問題進行商洽、征詢或答復意見，要求上報情況、材料、數據以及辦理一般性事項等。涉及具體行政管理措施況、材料、數據以及辦理一般性事項等。涉及具體行政管理措施或規范行政相對人權利義務等事項，不得以處（室）發函形式行或規范行政相對人權利義務等事項，不得以處（室）發函形式行文。文。o 3. 轉發國家質檢總局各司局發函、國家質檢總局警示通報；轉發國家質檢總局各司局發函、國家質檢總局警示通報；o 4其他需要以處（室）發函形式制發非正式行文的事項；其他需要以處（室）發函形式制發非正式行文的事項；o 5處（室）函不得對外使用。處（室）函不得對外使用。第三部分 公文形式及適用首頁無頁碼24 依據： 中華人民共

17、和國國家標準黨政機關公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日發布，2012年7月1日實施。第四部分 公文格式25公文格式新國標，主題詞兒不再標，公文格式新國標，主題詞兒不再標，公文用紙型，涉密公文標份號，公文用紙型，涉密公文標份號，密級緊急左上角，加急特急馬上辦，密級緊急左上角，加急特急馬上辦，上行公文不留空，印章署名要齊全，上行公文不留空，印章署名要齊全，成文日期用數字，公文頁碼不可少，成文日期用數字，公文頁碼不可少，版記號仿宋體，信函格式應簡化。版記號仿宋體，信函格式應簡化。公文格式變化口訣：公文格式變化口訣： 26 1.用紙: 采用60g/80g/膠版紙或復印紙，紙

18、張白度在80-90%。 2.開本 國際標準A4型，成品尺寸為297mm210mm，允許誤差為2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據實際需要確定。 3.版心 版心尺寸為225mm156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值29.7磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數可視情增加或減少1至2行。增減行數時適當調整行間距，保持版心高度不變。 一、公文版面及裝訂要求27A4型公文用紙頁邊及版心尺寸 28 二、公文格式要素劃分公文格式的公文格式的18個要素個要素（個別非必要）：（個別非必要）：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關份號、密級和保密期限、緊急程度、發

19、文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。發日期、頁碼。取消了主題詞取消了主題詞29 一、公文格式要素劃分公文版心內各要素劃分為公文版心內各要素劃分為版頭、主體、版記版頭、主體、版記三三部分。頁碼位于版心外。部分。頁碼位于版心外。 版頭版頭 由由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人發文字號、簽發人等要素組成。

20、等要素組成。主體主體 由由公文標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關公文標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文時間、印章、附注、附件署名、成文時間、印章、附注、附件等要素組成。等要素組成。版記版記 由由抄送機關、印發機關、印發日期抄送機關、印發機關、印發日期等要素組成。等要素組成。 30份號：頂格標注在版心左上角第一行。密級：用3號方正黑體簡體字，頂格標注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。絕密絕密30年，機年，機密密 20年，秘密年，秘密 10年，秘年，秘 密密緊急程度：用3號方正黑簡體字，標注于公文首頁左上角，密級下方。發文字號：用3號方方正仿宋簡體字 。 簽發

21、人：只有上行文才需注明簽發人，“簽發人”用3號方正仿宋簡體字 。發文字號居左空一字。簽發人姓名使用3號方正楷體簡體字 。（一）版頭部分發文機關標志31發文機關標志 由發文機關全稱或者規范化簡稱加由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件文件”二字組成，也可二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。 發文機關標志居中排布，發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為上邊緣至版心上邊緣為35mm35mm，推薦，推薦使用使用方正小標宋簡體字方正小標宋簡體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。則。 聯合行文時，如需同時標注聯署發文

22、機關名稱，一般應當將聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前主辦機關名稱排列在前；如有；如有“文件文件”二字，應當置于發文機關二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。 （一）版頭部分32 份號 涉密公文標注份號，一般用涉密公文標注份號，一般用6 6位位3 3號阿拉伯數字。如號阿拉伯數字。如“000015000015” 。 密級和保密期限 如需標注密級和保密期限，一般用如需標注密級和保密期限，一般用3 3號方正黑體簡體字，頂格號方正黑體簡體字，頂格編排在版心編排在版心左上角左上角第二行。第二

23、行。 絕密絕密3030年，機密年，機密 2020年，秘密年，秘密 1010年，秘年，秘 密密 （一）版頭部分33 4.簽發人 上報公文應在發文字號右側標注簽發人（居右空一字編排），“簽發人”三字用3號方正仿宋簡體字，簽發人后面標注姓名，文字采用3號方正楷體簡體字。聯合上報的公文，應同時標注各聯署機關的簽發人。（一）版頭部分34 緊急程度 一般用3號方正黑簡體字，頂格編排在版心左上角，密級和保密期限下方。緊急公文標注特急、加急；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。 發文字號 如：中辦發中辦發201214號號 由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成。標注于版頭下方居中或左下方（上行文時居左空

24、一字編排）。文字采用3號方正仿宋體簡體字，發文年度、發文順序號用阿拉伯數字書寫排印，發文年度用中文六角括號“”括起。 標發文序號時要注意不要標虛號，如：黑檢辦黑檢辦2013012號號（一）版頭部分35單位名稱單位名稱規范簡稱規范簡稱局發文代字局發文代字局發函代字局發函代字辦公室文代字辦公室文代字處（室）函代字處（室）函代字辦公室辦公室辦公室辦公室黑檢辦黑檢辦黑檢辦函黑檢辦函檢辦檢辦檢辦函檢辦函法制處法制處法制處法制處黑檢法黑檢法黑檢法函黑檢法函檢辦法檢辦法檢法函檢法函通關業務處通關業務處通關處通關處黑檢通黑檢通黑檢通函黑檢通函檢辦通檢辦通檢通函檢通函衛生檢疫監管處衛生檢疫監管處衛檢處衛檢處黑檢

25、衛黑檢衛黑檢衛函黑檢衛函檢辦衛檢辦衛檢衛函檢衛函動植物檢疫監管處動植物檢疫監管處動植處動植處黑檢管黑檢管黑檢管函黑檢管函檢辦管檢辦管檢管函檢管函食品安全監管處食品安全監管處食品處食品處黑檢食黑檢食黑檢食函黑檢食函檢辦食檢辦食檢食函檢食函檢驗監管處檢驗監管處檢驗處檢驗處黑檢檢黑檢檢黑檢檢函黑檢檢函檢辦檢檢辦檢檢檢函檢檢函認證監管處認證監管處認證處認證處黑檢認黑檢認黑檢認函黑檢認函檢辦認檢辦認檢認函檢認函風險管理處風險管理處風險處風險處黑檢風黑檢風黑檢風函黑檢風函檢辦風檢辦風檢風函檢風函科技處科技處科技處科技處黑檢科黑檢科黑檢科函黑檢科函檢辦科檢辦科檢科函檢科函信息化管理處信息化管理處信息化處信息

26、化處黑檢信黑檢信黑檢信函黑檢信函檢辦信檢辦信檢信函檢信函人事處人事處人事處人事處黑檢人黑檢人黑檢人函黑檢人函檢辦人檢辦人檢人函檢人函計劃財務處計劃財務處計財處計財處黑檢財黑檢財黑檢財函黑檢財函檢辦財檢辦財檢財函檢財函離退休干部處離退休干部處離退休處離退休處黑檢退黑檢退黑檢退函黑檢退函檢辦退檢辦退檢退函檢退函機關黨委辦公室機關黨委辦公室（政工處）（政工處）政工處政工處黑檢政黑檢政黑檢政函黑檢政函檢辦政檢辦政檢政函檢政函監察審計室監察審計室監察室監察室黑檢監黑檢監黑檢監函黑檢監函檢辦監檢辦監檢監函檢監函36 一、公文格式要素劃分 主體：公文的主體，是公文最主要的部分。首頁紅色分隔線（不含）以下、公

27、文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。標題主送機關正文發文機關署名成文日期附注印章37 附件說明 附件說明分別與正文和發文機關署名之間空一行，字體字號用3號方正仿宋簡體字。 “附件：”前空2個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數字，每行位置對齊，如“附件：1.”。 有兩個以上附件時，應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。（二）主體部分3839 標題 一般由”發文機關名稱+公文主題+文種” 組成，位于紅色分隔線下空二行位置。 標題字體為2號方正小標宋簡體字，排列分行合理、美觀、醒目。 多行標題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。回行時，要

28、做到詞意完整。 多個發文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。（二）主體部分40（空二行）（空二行）（空一行）（空一行）（空二行）（空二行）41公文標題常見錯誤o （1）用發文字號代替文件名稱。如關于XX2011第X號文的批復o （2）文字累贅。如市衛生局關于轉發省衛生廳關于轉發衛生部關于工作的通知的通知的通知的通知o （3）詞義重復。如關于請求解決的請示o （4）不合語法。如XX市政府關于開展增產節約的通知o （5）濫用標點符號。如關于學習貫徹“某會議”精神的通知o （6）長的標題排布不合理，回行時詞意不完整。42梯形標題中共中共市委市委市人民政府市人民政府關于進一步整治和改善經濟關

29、于進一步整治和改善經濟發展環境的實施意見發展環境的實施意見中共中共市委市委市人民政府市人民政府關于進一步整治和改善經濟發展環境的實施意見關于進一步整治和改善經濟發展環境的實施意見回行后詞意不完整回行后詞意不完整43機密1年特急0000001 局文件2013015號錯誤：1.份號、密級、緊急程度標示不規范2.發文字號編虛位3.上行文沒人簽發人4.標題沙漏型5.標題與紅色找色反線距離太近6.正文主送機關與標題距離太近 局關于 開展服務發展 爭當先鋒活動的報告 市人民政府： 根據44 8.主送機關 主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規范化簡稱或同類型機關統稱；向下普發的公文主送機關名稱應規范

30、、穩定。 主送機關名稱位于正文左上方，與正文標題空一行，頂格排印，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號，用3號方正仿宋簡體字。 （二）主體部分45 8.主送機關 多個主送機關，一般按照重要程度排列，也可按承辦該公文的責任大小或時間前后順序排列，或按有關規定順序排列。一般按照黨、政、軍、群的順序，先國內后國外，先局外后局內進行排列。各有關單位之間用頓號或逗號分清層次，同類型機關內同級機關之間用頓號分隔，不同類型機關之間使用逗號分隔。 如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。 （二）主體部分46主送機關常見錯誤o （1 1）主送機關不規范。如）主送機關不規范

31、。如“省政府省政府”、“總局總局司司”。o （2 2）主送機關排序混亂或籠統不清。辦文時未能）主送機關排序混亂或籠統不清。辦文時未能規范地按照主送機關的順序排列，有時把主送機關規范地按照主送機關的順序排列，有時把主送機關籠統寫成籠統寫成“有關單位有關單位”。o （3 3）分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號。）分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號。o （4 4）排格不正確。多行排列時在單位名稱處頓開）排格不正確。多行排列時在單位名稱處頓開，而不是書寫至行末才回行；回行不頂格。，而不是書寫至行末才回行；回行不頂格。47黑龍江局對常用的公文發送范圍作以下界定：o 1. .“局機關各處室局機關各處室

32、”：指辦公室、法制處、通關業務處、衛生檢疫監管處、動植物檢疫監管處、食品安全監管處、檢驗監管處、認證監管處、風險管理處、科技處、信息化管理處、人事處、計劃財務處、離退休干部處、機關黨委辦公室（政工處）、監察審計室共16個部門。o 2. .“派出機構派出機構”：指哈爾濱機場辦事處1個單位。o 3. .“在哈直屬單位在哈直屬單位”：指機關服務中心、檢驗檢疫技術中心、國際旅行衛生保健中心、協會秘書處，共4個單位。o 4. .“各分支機構各分支機構”：指17個分支局，漠河辦事處、嘉蔭辦事處、伊春辦事處參照分支機局管理，共20個單位。o 5.若發文對象特指分支機構中的某個或某幾個局，可直接寫“檢驗檢疫局

33、”；若發文對象為局機關某個或某幾個處室可直接寫處室的全稱或規范化簡稱，但前面必須加“本局”字樣。 48 9.正文 公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送機關下方。正文一般用3號方正仿宋簡體字。 文中結構層次序數一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯數字“1”、阿拉伯數字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。（二）主體部分49正文中的層次序數第一層第一層 “一、一、” （方正黑體簡體字）（作為小標題時句尾無標點）；（方正黑體簡體字）（作為小標題時句尾無標點）；第二層第二層 “（一）（一）”（方正楷體簡體字加粗）（作為小標題時句尾標（方正楷體簡體字加粗）（作為小標題時句尾標點可有

34、可無）；點可有可無）；第三層第三層 “ 1.1.” （方正仿宋簡體字加粗）（無論是否作為小標題，要（方正仿宋簡體字加粗）（無論是否作為小標題，要有標點）；有標點）；第四層第四層 “（1 1）” （方正仿宋簡體字）（必須有標點）。（方正仿宋簡體字）（必須有標點）。（二）主體部分50正文常見錯誤o （一）錯別字。如： （1）因粗心大意， 將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出” ； （2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職” 錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”； （3）拼音輸入法，“認真”打成“認證” 、“公共管理學院”錯成“公公管理學院”。 5152正文常見錯誤

35、o （二）標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。 o （三）數字使用不規范。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十八大”錯成“黨的18大”。 正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。53o （四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司” 簡稱為“高速公司”。o （五）引文標注錯誤。未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你單位2

36、006號文件（關于的請示）收悉。”應為如“你單位關于的請示（2006號文件）收悉 。”54 發文機關署名 應用全稱或規范化簡稱，字體字號用3號方正仿宋簡體字，位于正文的右下方（與正文或附件說明空三行），單一機關行文時，一般在成文日期之上，以成文日期為準居中編排。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置。發文機關名稱上下并排，等距撐開，長度相同。（二）主體部分55 成文日期 一般署會議通過日期或領導同志簽發日期。兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發日期；聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。 成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱。字

37、體字號用3號方正仿宋簡體字。 不能把2005年寫“05年”（二）主體部分56 印章 除會議紀要和印有版頭的向下普發的公文外，公文應加蓋發文機關印章。 用印頁（發文機關署名頁）至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。（二）主體部分57 加蓋印章的公文： 成文日期一般右空四字編排。 單一機關行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名。 發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。（二）主體部分58 加蓋印章的公文： 聯合行文時，將發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，印章下壓發文機關署名。 最后一個印章下壓發

38、文機關署名和成文日期。 印章之間排列整齊，互不相交或相切。 首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。（二）主體部分59 附注 一般用于向下普發的公文，對印發、傳達范圍作說明，加圓括號標注于成文日期下一行 。 “請示”應當在附注處標注聯系人的姓名和聯系電話。 字體字號用3號方正仿宋簡體字，上空1行，居左排，前空2個字，用小括號括起。（二）主體部分60 包括版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等內容。 （三）版記部分抄送機關印發機關印發日期頁碼61 抄送機關 指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和無隸屬關系的機關。 抄送機關名稱標注于印制版記上方，字體字號用4號

39、方正仿宋簡體字。（三）版記部分62抄送機關標識中的常見錯誤o （1）已廢除“抄報”或“報”、“送”、“發”等；o （2）抄送個人。公文不能抄送個人o （3）標識不規范。抄送機關未分類或標點符號使用不當。63 印發機關和印發日期 由公文印發機關名稱、印發日期組成。 一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發機關居左排，前空一字，印發日期居右排，后空一字，字體字號用4號方正仿宋簡體字。 翻印的文件，在印發機關和印發日期下標注翻印機關和翻印日期，格式相同。（三）版記部分64 頁碼 一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。 單頁碼居右空一字，

40、雙頁碼居左空一字。 公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（三）版記部分65大家來找茬66 第五部分 行文規則 行文關系是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。 一般可分為相互隸屬關系，平行關系， 不相隸屬關系。 o上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。o下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如通告、通知、通報等。o平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。 67 一、行文總規則 （一）行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。 （二）行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文

41、的，應當同時抄送被超過的機關。68 二、向上級機關行文的規則o （一）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關o （二）下級機關的請示事項，如需以黑龍江局名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。69 二、向上級機關行文的規則o （三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。o （四）除上級機關領導直接交辦事項外，不得以黑龍江局名義向上級機關領導報送公文，不得以本級機關負責人名義向上級機關報送公文。70 三、向下級機關行文的規則o （一）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的上級機關。

42、o （二）黑龍江局辦公室根據黑龍江局授權，可以向黑龍江檢驗檢疫系統各單位正式行文，其他處（室）不得向系統各單位發布指令性公文或在公文中對系統各單位提出指令性要求。o （三）涉及局內其他處（室）職權范圍內的事務，公文主辦處（室）未與其他處（室）協商一致的，不得向下行文；擅自行文并經查實的，應予糾正或撤銷。71 四、向不相隸屬的機關行文o （一）黑龍江局可以向省委、省政府、國家質檢總局及其相關部門，以及其他相關部門、組織、機構等行文。o （二）除以函的形式商洽工作，詢問和答復問題、審批事項等外，黑龍江局不得向各市、縣（市、區）黨委、人民政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。

43、o （三）黑龍江局各處（室）在職責范圍內，就商洽、辦理一般性事項或就具體問題征求意見，在黑龍江檢驗檢疫系統內可以使用處（室）函的形式。 72 五、其他行文的規則o 黑龍江局可以與同級黨政機關或其他同級機關聯合行文。屬于黑龍江局職責范圍內的工作，不應聯合行文。o 黑龍江局所屬事業單位在職責范圍內，可向本部門所屬事業單位發文，由發文單位自行編號，加蓋發文機關公章。如需向全系統或相關單位、部門發文，應根據文件內容及各部門職責分工，由對口處（室）代為起草。o 黑龍江局各處（室）除辦公室外不得對外正式行文。73 第六部分 公文擬制 公文擬制包括公文起草、核稿、會簽、審核、簽發等程序。 74起草處（室）起

44、草起草處（室）起草起草處（室）負責人起草處（室）負責人核稿及簽名核稿及簽名辦公室秘書科初審核辦公室秘書科初審核辦公室主任審核辦公室主任審核提出轉呈意見及簽名提出轉呈意見及簽名辦公室秘書科轉呈辦公室秘書科轉呈局領導審核、簽發局領導審核、簽發內容涉及到多部門內容涉及到多部門提交相關部門會簽提交相關部門會簽不符合規定要求不符合規定要求退擬稿部門修改或重擬退擬稿部門修改或重擬公文擬制流程圖75 1.內容要求 符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。 一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。 文種正確，格式規范；根據實際需要合理確定密級

45、、緊急程度和份數。 一、公文起草76 2.文風要求： 內容簡潔 主題突出 觀點鮮明 結構嚴謹 表述準確 文字精煉 報送上級機關的文件，請示一般不超過1500字，報告一般不超過3000字，如超過需寫出摘要。 一、公文起草77o 工作人員失誤，把“據知情群眾提供線索”漏掉了 工作人員失誤，把工作人員失誤，把“據知情群眾提供據知情群眾提供線索線索”漏掉了漏掉了 78 3.方法要求 深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。 公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。 機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。 一、公文起草794.注意事項： 國名、

46、人名、地名、品名、數字、引文、標點符號準確規范。引用公文應先引標題，后引發文字號。引用外文應當標明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。應當使用國家法定計量單位。使用非規范化簡稱，應當先用全稱，并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在首次出現時注明準確的中文譯名。公文中的數字，除部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。FBI美國聯邦調查局CDC疾病預防控制中心，連續減震控制系統CCTV中國中央電視臺，閉路電視 一、公文起草80 1.核稿人員：起草處（室）負責人 2.核稿重點： o （1）文稿內容是否符合國家法律、法

47、規和黨的路線方針政策，是否完整準確體現黑龍江局工作部署要求，是否同現行有關規章、規定和公文相銜接。o （2）發文是否確有必要，是否符合精簡文件要求，文中提出的措施和要求是否符合實際、切實可行。二、公文核稿81 2.核稿重點： o （3）發文是否涉及其他機關或其他處（室）職責范圍；涉及其他機關或其他處（室）職責范圍的，是否經過會簽協商達成一致；不能達成一致的，是否列明各方理據、提出意見。o （4）文種選用是否正確，格式是否規范。o （5）主送、抄送機關是否準確。o （6）國名、人名、地名、品名、數字、引文、標點符號是否準確規范，段落層次是否正確，邏輯是否清楚，所附背景性材料是否齊全。o （7）文

48、字表達是否簡練通順，語氣是否得體，是否符合公文寫作要求。二、公文核稿82 黑龍江局各部門起草的公文如涉及黑龍江局其他部門職責的，應在送辦公室審核前會簽有關部門，與會簽部門盡可能取得一致意見。三、公文會簽83 審核重點： 1.把好發文關：必要性：理由充分；依據準確。 精簡性：可發可不發則不發，重復的不發， 可發處室函的不發局文。2.把好政治關：方針政策路線；發文意圖。3.把好政策關：是否切實可行；是否銜接。4.把好法律關：行政審批事項須先會簽法制處做合法性審核。5.把好內容關：結構合理、材料準確、觀點鮮明、判斷正確。6.把好體式關：文種、格式、密級及緊急程度、主抄送范圍。7.把好文字關：語言凝練

49、，人名、地名、時間、數字、引文， 標點符號，計量單位是否準確。四、公文審核8485 公文簽發的基本要求 1.依權限簽發。 2.負責任簽發。 3.按程序簽發。 4. 按規范格式簽發。五、公文簽發86 第七部分 常用公文寫作方法 公文正文的寫作要求主要有兩條：第一、通過敘述、說理表明目的。第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。87 第七部分 常用公文寫作方法 第一、通過敘述、說理表明目的。公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的（或結論）三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述

50、，說理表明目的。具體來說：1、向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請上級機關審批。2、寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最后請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。88 第七部分 常用公文寫作方法3、向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什么事情，再根據什么規定，最后請示協助解決所要解決的問題。4、向下級機關發布指示性的公文，通常是先寫根據什么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級貫徹執行。5、寫復文（對下級請示的公文的批復），一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最后要求下級按批復執行。通過敘事、說理來表明目的，就是要

51、深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。89 第七部分 常用公文寫作方法第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的是一文一事制。寫作時，應反復地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。 90 第七部分

52、 常用公文寫作方法確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。91 第七部分 常用公文寫作方法條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論（新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個總概念，不得不繼續看下去。然后，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時

53、，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。92 第七部分 常用公文寫作方法在日常工作中，我們經常接觸到的公文有以下幾種：通知、公函、報告、請示等。93 根據功用，通知可分為發文通知、知照通知、事項通知等類別1.發文通知 批轉性通知對下級機關來文，如呈轉性報告、意見等，上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例：中化股份公司批轉中化六公司十一五發展戰略規劃的通知。轉發性通知對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關于在接待中不擺煙酒等問題的通知。發布性通知發布本機關制定的各類規章及

54、其它材料，使之產生直接的行政效力。例：國務院辦公廳關于發布國家行政機關公文處理辦法的通知。一、通知的寫作94 2.知照通知用于向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用干部、設立或調整機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：關于等四同志職務任免的通知，公司關于變更作息時間的通知。一、通知的寫作95 3.事項通知布置性通知就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、布置工作、提出要求。例：國務院關于在全國范圍內開展清理三角債工作的通知。規定性通知上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例：關于下發中國化學工程第六建設公司吊車租賃使用管理辦法的的通知。會

55、議通知告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼有告知和布置作用。例：關于舉辦公司二級單位團組織負責人培訓班的通知。一、通知的寫作96 一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然后寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做到條理清晰，一目了然。通知正文的寫法97 公函基本上可分為以下三種類別： 1.聯系函、2.告知函、 3.請批函1.聯系函商洽性函用于單位、機關之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項。例：化六建公司關于商洽同志調動工作事宜的函；化六建公司紀委關于涉嫌受賄案委托

56、調查的函。詢答性函用于單位、機關之間互相詢問或答復問題。例：化六建公司紀委關于詢問開展懲防體系建設工作情況的函；公司經理辦公室關于印鑒使用等問題給*分公司辦公室的復函。二、函的寫作98 2.告知函主動將有關信息（如問題、意見、情況）告知對方。例中化六建技術部關于技術進步成果總結的函。 3.請批函向有關主管部門請求批準事項時用請批函。這里的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關系的業務主管單位，而請求批準的只限業務事項。例：中化六建報關于申請出版許可證的函。二、函的寫作99 開頭發函的開頭應簡述發函的緣由或目的；復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。主體發函要寫清商洽、詢問、告知、請

57、準的主要事項；復函則要針對來函內容，作出具體的、明確的答復。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。尾語發函一般用“專此函告”，“敬請函復”等作結；復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。函的正文寫法100 報告一般可分為：呈報報告、呈轉報告、回復報告等幾類。1.呈報報告是直接向上級機關匯報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分綜合報告與專題報告兩種。綜合報告是向上級匯報本單位本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況，往往有一文數事的特點。例： 局關于2013年工作情況的報告專題報告是向上級匯報某項工作、某個問題或某一方面情況

58、的報告，往往有一事一報、迅速及時的特點例： 局關于春節期間口岸安全工作情況的報告。三、報告的寫作101 2.呈轉報告 是向上級機關匯報工作情況、提出意見、建議并請求將該報告批轉有關部門或地區執行的報告。例：林業部關于加強野生動物保護管理工作的報告。3.回復報告是用于答復上級的詢問或匯報所交辦事情辦理結果的報告。答復報告往往是對一些重大事項的答復，對一般性事項用函作答即可。例： 局關于落實安全措施情況的報告是項目部開展專項活動的回復性報告。三、報告的寫作102 1.標題：報告標題通常由發文單位、事由和文種組成。2.主送機關：報告主送機關應是發文機關的直屬上級機關。3.正文：正文由報告緣由、報告事

59、項、報告尾語三部分組成。 報告緣由主要交待報告的起因、理由或注明目的、意義等是正文的開頭； 報告事項即正文的主體內容，如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經驗與教訓、意見與建議、打算與設想等； 報告尾語根據類別而定，呈報性報告往往以“特此報告”或“以上報告如有不妥，請指正”等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥，請批轉各地各部門執行”的要求。報告的寫法103 請示適用于向上級請求指示、批準。 一般分為：請求指示、請求審批等類別。1.請求指示如對有關方針、政策、法規、指示等不甚理解；對工作中發生的重大問題或一些新情況新問題依據原先規定難以處理；平行機關間對某一工作發生意見分歧無法統一，需要向同一上級機關請示作出裁決等等，這些都屬于請求上級指示的政策性請示。例： 關于確定與施工隊任務劃分的請示。四、請示的寫作104 2.請求審批對涉及經濟、編制、物資、人事等下級機關在職權范圍內不能決定或解決的；對本單位因特殊原因不能按統一規定執行需變通處理的，這些都屬于請求上級審批的工作性請示。例： 關于在建項目需用資金的請示。四、請示的寫作105 1.標題 請示標題通常由事由和文種兩部分組成。2.主送機關應是發文機關的直屬上級機關，且只能主送一個上級機關，不得多頭請示。如