1、管理系學生會資料管理制度為了加強管理系學生會工作檔案的系統性和科學性，使學生會的工作形成形成一定的歷史資料，給今后的學生會工作提供依據、經驗和教訓，同時為妥善保管管理系學生會各種資料檔案，保障工作的持續有效開展，特制定本制度。一、總則資料分為電子資料和紙質資料。電子資料交予秘書處統一保管于網盤內，紙質資料統一保存在管理系團總支學生會辦公室檔案柜中。資料庫的主要內容包括各級文件類、學生會花名冊、團學會全體聯系方式、人事檔案、學生會學期計劃與總結、各次活動記錄（策劃、照片、總結、活動詳細記錄）、其他學生團體優秀活動記錄、獎狀模板等二、活動資料上交規定1、在舉辦活動之前，活動主辦部門需做一份詳細的活

2、動策劃（人員、財力、物力分配、評分細則）和籌備情況表，并將該表與策劃在活動正式前一周發至秘書處。2、在每次活動之后，活動主辦部門需要在活動結束一周內收齊該活動的所有資料包括，活動策劃、物品使用情況、人員分工情況、活動新聞稿、照片及影音資料等項目，其中活動策劃、新聞稿、照片及影音資料、活動總結五項是每次活動必須上交的基本資料。三、計劃總結上交規定1、每學期開學兩周之內各部門提交本學期工作計劃2、每學期總結大會前一周之內各部們提交本學期工作總結四、各部內部資料管理規定1、辦公室（1）大課間例會：管理系點到表（紙質版）（2）團學會大會：干部簽到表、干事簽到表（左中右）、管理系活動缺勤表 （紙質版）（

3、3）值班：值班注意事項 、管理系值班表 值班考勤表 （紙質版）（4）申請教室：河北金融學院借用教室申請表、管理系申請教室記錄表 （紙質版）（5）聯系方式：12-15級各班班委聯系方式、團學會全體聯系方式（excel ）（6）獎狀：獎狀模板 （紙質版）2、監察部（1）微電影大賽：各屆微電影大賽策劃 (Word各屆微電影大賽視頻 (MP4、WMV微電影評分細則 （Word工作人員分工情況 (Word（2）明日之星：視頻及伴奏（MP3 MP4 WMV）活動照片 （Jpg ）活動總結 （Word ）（3）日常工作：管理系各班人名單 (Excel考勤原始數據(Excel考勤照片 (Jpg 考勤匯總 (W

4、ord例會記錄 (Word（4）例會教學材料：PPT 教程 (MP4PPT 模版大全 (Zip3、就業部（1）各年就業庫（網盤）（2）各種登記表格（紙質版加網盤）（3）就業白皮書及其相關內容（網盤）（4）各年招聘會留存資料（紙質版加網盤）（5）就業部參與的活動記錄（網盤）（6）就業部組織的活動記錄（網盤）（7 畢業生就業相關內容（紙質版加網盤）（8）管理系合格評估文件（紙質版加網盤）(9就業指導相關內容（網盤）（10 各年部門工作計劃及總結（網盤）4、生活部（1）生活部檢查衛生表 （紙質版）（2）生活部查寢表 （紙質版）（3）生活部查寢和檢查衛生結果表 （紙質版）（4）管理系全體宿舍同學詳細名

5、單 （紙質版）5、實踐部（1）寒暑假實踐匯總表 （excel ）（2）暑期社會實踐團隊校級重點團隊信息匯總表、報告、實踐基地信息等 （excel 、word ）（3）個人及校級重點團隊寒假社會實踐報告及實踐信息匯總表（excel 、word ）（4）學生參加各類學科競賽獲獎情況統計表（excel ）（5 挑戰杯獲獎情況統計表電子版及獲獎證書復印件（紙質版）（6）創青春初賽、復賽匯總表及申報書 （excel 、word ）、 校級重點團隊申報書、計劃書、匯總表（excel 、word ）（7）學生創新創業獲獎情況統計表 （excel ）（8）調研河北管理系上交作品及最終立項結果 （word ）（

6、9）各類學科競賽下發的比賽通知文件（word ）（10）大學生科學研究項目申報書及匯總表 （excel 、word ）6、秘書處（1）各年征文活動作品 （word ）（2）部門例會記錄7、文藝部例會記錄8、校友部（1）校友資料（職業、照片、通訊方式）（2）收集的問卷（紙質版）（3）優秀畢業生信息 （excel ）（4）各屆畢業生信息 （excel ）9、宣傳部（1）黑板報制作流程、微信推送流程、宣傳板制作流程、管理系展板內容記錄、新媒體成員個人考核檔案、宣傳部會議記錄、宣傳部活動申請表、宣傳部制度、宣傳部主持例會順序表 （word ）（2）展板電子小樣 （Jpg ）10、外聯部例會記錄11、學

7、習部（1）日常工作1）成績核查：成績核查表2）不及格成績篩選：不及格成績單、少數民族名單3）掛科原因統計：掛科原因表4）管理系成績匯總：各班成績單（2）獎學金培訓：獎學金培訓單（3）日常活動：1）學風建設主題班會：活動策劃、照片、活動總結2）朝陽早讀：活動策劃、照片、活動總結3）期中自主學習檢測：活動策劃、期中檢測試卷、期中檢測答案、期中檢測成績單、照片、活動總結4）手機休息室：活動策劃、照片、活動總結 5）誠信應考主題班會：活動策劃、照片、活動總結 6）期末復習一幫一：活動策劃、小組名單、照片、活動總結 7）學委座談會：活動策劃、班級分析表、照片、活動總結 8）信息員反饋：信息員反饋表 9）

8、每月簡報：每月活動總結 （4）學風建設 1）學風建設評估體系：學風建設評估完整體系材料 2）學風建設實施：學風建設實施方案 3）學風競賽表彰暨學風建設總結大會：活動策劃、活動流程、 活動安排表、主持稿、演講詞、大會PPT、照片、活動總結 12、組織部 （1）會議記錄 電子版 紙質版 （2）主題團課評分表 （3）團課新聞稿、PPT、照片 電子版 （4）五四評優審批表 電子版、紙質版 （5）五四評優校級、系級獎狀紙質版（復印件） （6）十八屆五中全會宣講材料電子版 （7）十八屆五中全會宣講獎狀紙質版（復印件） （8）積極分子選票 紙質版 （9）積極分子評選會議記錄 紙質版 （10）二級黨校結業考試證書 紙質版（復印件） （11）團校培訓結業證書 紙質版（復印件） 電子版 （12）第二課堂各班學分認定表 13、體育部 （1）運動會：男女項目報名表，照片，運動會量化單，活動總 結，個人與團體項目成績，預算單。 （2）系籃球賽：活動照片，計分表，報名表，活動總結，成績， 策劃書。 （3）新生杯乒乓球賽：活動照片，報名表，活動總結，成績。 （4）校足球賽：活動照片，報名表，活動總結，成績。 （5）校籃球賽：活動照片，報名表，活動總結，成績。 （6）校排球賽：活動照片，報名表，活動總結，成績。 （7）校羽毛球賽：活動照片，報名表，活動總結，成績。