1、計算機信息管理論文計算機信息管理系統論文：建立計算機信息網絡系統提高檔案管理效率21世紀是飛速發展的網絡信息時代，各行各業的信息化工作正在迅速展開。檔案管理現代化作為信息化工作的一個重要組成部分，越來越引起社會的關注和重視。科學、有序、高效的檔案管理模式要求改變傳統的檔案管理模式，要求結合電子檔案的全新管理理念，利用信息技術構建新型的檔案管理信息系統，全面實現檔案管理的信息化。一、建立檔案信息網絡系統的必要性第一，是實現國家信息化和新時期檔案管理工作的需要。當今社會已步入了信息時代，信息技術的發展突飛猛進，知識經濟已成為新世紀的主導產業。伴隨計算機的深入推廣和使用，計算機已經成為科研、教學、生

2、產、生活、服務等許多方面提高效率的主要途徑，用現代化、科學化的手段做好新時期的檔案管理工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期檔案工作的需要，也是國家信息化工作的必然要求。第二，是檔案管理信息規范化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的個人信息，比如：工作業績考核、人員工資計算、人事數據統計、人事檔案填寫，保管貯存等等，這些工作繁瑣、耗時費力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，檔案工作信息滯后，檔案管理數據加工不及時，沿用手工操作已不適應新形勢的發展要求，難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的

3、需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理個人信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。第三，是合理使用提高現代化辦公設備效率的需要。目前許多單位都購置了計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，管理軟件應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。第四，檔案信息化是檔案利用工作發展的必然趨勢。社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔

4、案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程大部分在計算機和網絡中進行，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有文檔損失的擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示出獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術

5、成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。二、檔案管理信息網絡系統的作用1.為領導和相關部門提供全方位的人員信息。人員信息數據庫及檔案信息網絡系統建立以后，我們可以快速準確地獲取人員的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息。還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和相關部門提供全方位的人員信息。2.使信息充分得到共享，提高工作效率。檔案管理信息網絡系統提供了人員管理過程中所需要的全方位的個人信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復工作。而且在人員管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信

6、息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個人，在信息共享的基礎上提高對該人員認識的深度和廣度。并可以實現部門之間文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率。三、建立和使用檔案管理信息網絡系統應注意的幾個問題1.要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于

7、庫房的管理；用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備計算機，提高計算機的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用，加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統。2.應該有計劃、分步驟、分階段建設計算機網絡信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、網絡系統的建立維護等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，檔案信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成檔案日常管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一

8、步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足檔案工作的全面需要。3.要全員參與，以檔案實際應用為主線，提高檔案整體使用水平。檔案信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到檔案管理的多個部門。檔案信息系統提供準確、完整、規范的信息資源是整個系統的生命，在系統的建設和應用過程當中，要重視信息資源的采集、開發與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略檔案信息資源及系統的應用。要以檔案實際應用為主線，開發選用一些實用的應用程序，充分利用現有檔案信息資源。拓寬檔案應用范圍，提供更深層次的信息服務，使檔案信息系統真正成為檔案工作中必不可少的重要組成部分。4.進一步加強檔案信息化人才的培養。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員應用