1、目錄目錄 (1論文提綱 (3內容摘要 (5關鍵字 (5內容摘要英文 (6關鍵字英文 (6一、檔案信息化建設的意義 (7(一對管理人員的意義 (7(二對于職能部門的意義 (8(三對公司的意義 (10二、檔案信息化建設中存在突出問題 (11(一領導重視不夠,檔案信息化意識不強 (11(二沒有統一信息化管理平臺和管理標準 (11(三綜合素質強的檔案人才缺乏 (11(四檔案信息化存在不容忽視的安全問題 (12三、加強檔案信息化建設的對策和建議 (13(一、領導重視群眾參與是檔案室信息化建設的根本保證 (13(二統一檔案管理平臺和標準是檔案管理信息化的必要條件 (13(三高素質的檔案工作者是檔案室信息化

2、的基礎 (14(四積極充分運用現有信息化資源是手段 (15(五加強檔案信息化的安全管理 (17參考文獻 (17論文提綱一、檔案信息化建設的意義(一對管理人員的意義(二對于職能部門的意義(三對公司的意義二、檔案信息化建設中存在突出問題(一領導重視不夠,檔案信息化意識不強(二沒有統一信息化管理平臺和管理標準(三綜合素質強的檔案人才缺乏(三檔案信息化存在不容忽視的安全問題三、加強檔案信息化建設的對策和建議(一、領導重視群眾參與是檔案室信息化建設的根本保證(二統一檔案管理平臺和標準是檔案管理信息化的必要條件(三高素質的檔案工作者是檔案室信息化的基礎(四積極充分運用現有信息化資源是手段(五檔案信息化不容

3、忽視安全性問題【內容摘要】:檔案是人類活動的真實記錄,是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案,我們能夠較好地了解過去,把握現在,預見未來;借助檔案,促進各項工作順利開展。檔案工作的發展歷史表明,檔案工作因社會需要而產生,并隨社會的發展而深化的。檔案管理也是企業基礎管理的重要組成部分,如今社會已進入了信息時代,隨著社會需要的日益深化和復雜化,實現檔案管理信息化是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。實現檔案管理信息化,一要領導重視、群眾參與;二要建立統一的檔案管理平臺和制度;三要配備綜合素質高的檔案管理人才;四要加快開發和利用現有信息化資源;五要加強檔案信息化的安全管理。【關鍵詞】:信息化

4、技術檔案管理【Summary】: File is a true record of human activity, is that people understand and grasp the important basis for objective laws. With the file, we can better understand the past, grasp the present, foresee the future; with files, and make all works smoothly. History has shown that the developme

5、nt of archives, archives of work produced by social needs, and with the deepening development of the society. Enterprise-based management of file management is also an important part, and now society has entered the information age, with the needs of society are deepening and complex to achieve reco

6、rds management information is the archives of work to adapt to the inevitable development of social information requirements. Achieve the file management information, one to lead the attention to the people involved; two files to create a unified platform and database development; third, with a high

7、 overall quality of the file management personnel; Fourth, we must accelerate the development and use of existing information technology resources; 5 to archives of information technology to enhance security management.【Keywords】: Information technology File Management論檔案管理信息化建設檔案管理工作對各項工作的開展具有十分重要的

8、作用,特別是現代企業檔案是“記述和反映一個單位的基本建設、生產技術和自然科學研究等活動,具有保存價值,并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保存起來的技術文件材料(包括圖紙、照片、報表、文字材料等,它不僅在生產、建設和科學研究工作中具有參考使用的價值,而且具有積累經驗、保存歷史面貌和參考憑證等作用”,是工礦企業生產、基建、科研活動的真實的歷史記錄,是企業擴建和改造的重要的依據,現代社會已進入信息的高速公路時代,電腦、多媒體逐漸走進各行各業,成為各項工作中不可缺少的好助手,檔案工作的信息化管理已是必然趨勢。一、檔案管理信息化建設的意義檔案工作是一項管理性工作,基本內容包括檔案收集、整理、鑒

9、定、保管、統計、銷毀、提供利用,每一個環節都需要檔案人員精心、繁雜、辛苦地工作、隨著企業發展壯大和建企時間增長,許多單位檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、檔案人員工作量大,針對這些問題檔案管理的信息化、網絡化可以給檔案管理、管理人員、職能部門及公司帶來顯而易現的效果和收益。(一對于管理人員的意義1、檔案管理科學、方便、快捷檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用,工作量大,效率很低,費時費力。檔案信息化管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用:數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入,只需錄入一次,即可在檔案管理內部進行數據共享,提高了工作效率。同時

10、,各種報表還可以自動打印。2、檢索查詢更為方便傳統的檢索方式為:檔案管理人員從一本一本的目錄中,找出所需的檔案來,然后根據上面的記錄到庫房中查找,費時、費力。檔案管理實現信息化后,檔案的檢索與查詢可以通過網絡實現即時查詢,無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。由于網絡查詢可提供多種手段,管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。同時,公司內部的工作人員可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息,極大地減輕了工作人員的負擔。3、檔案的查借閱工作更加可控傳統的檔案查借閱多以手工為主,費時費力且容易出錯。檔案管理實現信息化后,檔案的查借閱采用計

11、算機管理,操作方便,同時可以自動產生催還記錄,對過期不按時歸還的借閱者進行有效的催還。(二對于職能部門的意義1、提高整個部門的工作效率實施檔案管理信息化,部門管理員工便可從繁重的手工勞動中解脫出來,不再是目錄的打字員和檔案的保管員,可以更好地從事檔案的收集工作和檔案的編研工作,極大提高職能部門的工作效率。2、提高整個部門的技術水平企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向,每個部門都在這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化,才能和公司的長遠發展相協調,適應不斷變化的外部環境。3、有效進行檔案的收集工作檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動,檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動,如果沒有

12、一個好的管理平臺(管理工具,檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。4、有效地為科研服務檔案管理信息化,將使檔案能在網絡上共享,專業技術人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料,提高了工作效率。同時,檔案資料的電子化更便于技術人員的二次利用和開發,提高了企業整體研究工作的效率和競爭力。5、有效地為決策服務科技檔案是企業最寶貴的無形資產,是企業投入大量資金、經過技術人員辛勤勞動,由檔案管理人員分類、編目,最終成為企業的核心競爭力,是領導決策的依據。而文書檔案通常是由領導親自起草,親自下發的,是領導決策的具體體現。所以檔案的信息化可以更好地對檔案進行利用,為決策提供依據。6、部門職能變保管為服務檔案管

13、理信息化以后,公司的無形資產(企業檔案,包括文書檔案、科技檔案等可以在網絡上方便瀏覽(有相關的權限控制,為公司領導和各部門提供優質服務,這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門,而是公司內部信息的信息中心。(三對于企業的意義1、更好地收集和管理檔案檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。大型企、事業單位每年都要產生很多檔案資料,內容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息,這些信息忠實記錄了立檔單位的發展歷史,并對立檔單位的發展提供有利的借鑒。實現檔案的信息化管理后,必將能夠更好地收集和管理這種信息資源。2、方便二次利用、提高利

14、用率一般單位形成檔案總是要隔一年才整理完畢,但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的,這在一定程度上影響了檔案的利用效率;同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩,首先要登記,然后要在浩如煙海的檔案紙堆中查找,這個過程中不可避免的要造成損壞,而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱,別人只能在他借閱完畢后才能再續借。而檔案的信息化建設成功之后,檔案信息可以在內部網上共享,有控制地進行利用。3、可以解決檔案損壞、丟失的問題完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。計算機的管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。4、形成完整的檔案信息網絡紙質的實體不

15、能形成信息網絡,對于檔案管理、統計、對外交流會產生很大的不便,大大降低了工作效率。檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網絡。5、提高員工的工作效率檔案管理實現信息化后,檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內部網絡上完成,減少不必要的事務工作,提高員工的工作效率。二、檔案管理信息化建設中存在的突出問題(一領導重視不夠,檔案信息化意識不強長期以來,人們對檔案的認識處于可有可無,對檔案產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳,檔案信息化就更受不到人們的重視。很多企業沒有把它作為一項重要的工作來抓,重“藏”輕“用”,人們對檔案利用產生的效益缺乏經驗和意識,利用的也只有一些專業技術人員,他們也只

16、是在查閱一些圖紙,而大多數職工對檔案資料利用效益知之甚少,更談不上檔案管理信息化建設。由于重視程度不夠,檔案的基礎設施的硬件配備不到位,信息化基礎檔案的保護和信息資源開發不足,檔案利用率不高,因此檔案也就發揮不出它應用的效能。(二沒有統一信息化管理平臺和管理標準隨著企業檔案數量逐年的增加,庫房負荷日益加重、檔案人員工作量不斷加大、檔案自然老化和人為損害已經成為檔案部門面臨著種種難題,沒有建立統一的檔案管理標準和信息化管理平臺就不能更好地解決這些難題。(三綜合素質強的檔案人才缺乏再高的技術設備和軟件也得由人來管理和操作,大部分檔案員只能做一些文件歸檔等基礎性工作。隨著檔案信息事業的快速發展,檔案

17、工作由過去的以管為主正向著管用并舉和信息開發為主的方向發展,其形式和內容都發生了巨大的變化。過去那種“一套卡,一本帳”的粗放的工作方式已無法適應當前工作的要求,僅靠一點粗淺的檔案管理知識也無法勝任現代的檔案信息工作。在業務素質方面,檔案管理信息化要求檔案人員應掌握檔案和信息專業知識,熟練地運用外語,具備計算機基本知識和操作技能、網絡技術知識和上網操作技能以及必要的科技專業知識,并應具有科學合理的群體素質結構。然而,目前企業的檔案專業人員隊伍專業素質比較貧乏,理論水平、文化程度等方面參差不齊,與時代發展的要求懸殊較大,能進行檔案信息深層次研究和開發的人才更是匱缺,表現為檔案專業出身的人員較少,知

18、識結構不合理,有專業技術的檔案專業人才更少,且具有較高信息化多媒體應用技術人員則少則又少,這樣就很大程度上遏制了檔案信息化的應用和發展。(四檔案信息化存在不容忽視的安全問題一方面,在檔案管理信息化過程中,往往重視信息化中檔案信息的流轉和溝通,只留心檔案信息對工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用憑證作用。檔案實體是檔案發揮憑證作用的基礎。這種情況下,檔案實體就會被忽視,其安全性就不能保證。另一方面,在檔案信息化中,管理者往往只重視檔案信息的使用,而忽視了檔案信息在使用過程中存在著安全問題。企業檔案信息化過程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲實體的安全和檔案信息流轉中的安全,這要求管理者重視檔案

19、管理系統和設備的穩定性和安全性,確保萬無一失。電子檔案對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性決定了電子檔案長期保存的困難。在整理和開發利用中的嚴重不安全性必須要求采取切實有效的措施來保證其安全。三、加強檔案管理信息建設的對策建議(一領導重視群眾參與是檔案管理信息化建設的根本保證要讓領導充分認識檔案信息化的重要性,認識到檔案信息化對企業各項事業創新與發展的重要性,切實把檔案信息化提高到企業發展與改革的高度來對待,把檔案工作落實到實處,著力做到“三納入”、“四保證”。“三納入”即把檔案工作納入主要領導的議事日程,納入部門的考核,納入檔案人員的職責范圍。“四保證”即

20、領導保證、人員保證、時間保證、經費保證。這是加快企業檔案信息化的關鍵,也是檔案事業生存與發展的根本保證,通過各種形式廣泛宣傳,強化人們檔案的信息意識和信息觀念,變靜態檔案信息為動態信息,才能搞好檔案信息資源的開發和利用,促進檔案信息化建設。(二統一的檔案管理平臺和標準是檔案管理信息化的必要條件1、統一的檔案管理平臺。針對企業檔案數量的增加,檔案部門面臨著沉重的庫房壓力,檔案人員工作量加大以及檔案自然老化和人為損害的難題,這就需要使用大容量的檔案存儲載體和依靠網絡共享檔案資源。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統,特別是光盤存儲系統,可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕

21、管理人員的工作量,而且能提高檔案工作效率。利用計算機檔案管理系統還可實現:檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引,以及文檔一體化管理等,大大減輕了工作量,提高了工作效率。因此,只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋,采用高容量的存儲載體才能為檔案管理實現信息化提供硬件保障。2、統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理部門切合實際,在本行業標準基礎上制定出檔案管理標準化包括:檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等,它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準,檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果各單位

22、檔案部門不按統一的標準去做,各搞一套,自成體系,那么企業檔案信息網絡就無法暢通,資源共享也就難以實現。(三高素質的檔案工作者是檔案室信息化的基礎要加強電子檔案管理,人才建設是不可或缺的一條。檔案管理信息化對檔案管理人員來說是一個全新的領域,需要學習計算機技術、通信技術、網絡技術等現代信息技術,需要學習檔案管理信息化規章制度和標準,需要和計算機系統管理人員溝通,并參與到管理系統的開發應用中去。只有業務素質高的檔案管理隊伍才能保證企業檔案管理信息化的順利推進。根據檔案管理信息化進程的需要,要通過培養人才、引進一些素質高、熱愛檔案事業、專業技術知識和實踐經驗豐富的人才來從事檔案事業,做好收集和分析檔

23、案利用效果的信息工作,為了解社會和生產部門對檔案的需求的走向,分析掌握檔案利用動態,不斷改進和加強自身工作奠定基礎,同時也是提高服務質量的一條重要途徑。當然提高檔案人員的素質要通過堅持與懈,與時俱進的培訓使檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用,不斷提高他們的工作技能。(四積極充分利用好現有信息化資源是重要的過渡要利用現有信息化資源,克服“等”的思想。不能因為檔案管理高科技的信息化設備不到位便將現在的所有檔案材料藏于“死庫”,利用現有計算機設備已可以把現有的檔案資料從“零”開始,把檔案資源逐步推廣信息化,如通過普通的OFFICE軟件也可以實現按類儲存、實現方便的查詢、提高

24、案卷的質量、建立檔案目錄數據文件管理等工作。1、借助現有計算機,可以提高案卷的質量檔案的質量至關重要。檔案要體現出它最大價值,發揮出它最大的、所擁有的作用,質量是關鍵。利用office軟件功能就可實現對檔案進行收集、修飾、整理以此提高檔案的質量。手寫體文件內容的字體、筆的色跡不統一;格式也會有差別,而且當手寫錯誤時,就會重新再謄寫一遍,在手寫完文件后還要手工編寫頁碼,工作非常繁瑣,紙張雖能保證統一,但不能保證所有字體、色跡統一、規整。利用多媒體技術可實現歸檔資料格式統一、紙張統一、字體統一;而且統一打印的檔案資料字跡清晰、規整,便于借閱,給人有賞心悅目之感,而且還可做到電腦備份,以免丟失或破壞

25、后無法復原等功效。根據卷皮題目內容、起止年月、保管期限、件數、頁數及案卷號等所在卷皮的位置,進行細致的調整,使打印的內容正好是所在卷皮的位置,這樣卷皮上沒有手寫字,為整個案卷又增添了色彩,當然把制作好的卷皮保存到電腦文件夾內,為今后的工作打下了基礎,減輕了手寫的重復勞動,實現一格多用,只要把內容更改可以了,這樣保證了所有卷皮的格式統一。2、利用專業軟件功能,實現技術檔案無紙化三維圖變得非常的容易。而且更重要的是，當修改零件設計時,借助 三維軟件技術，二維工程圖會自動更新；做到了優化設計、可行性設 計、標準化技術，實現創新設計。避免人工的制圖的繁瑣、不精確、 不易修改、不易保存等缺陷，再借助網絡的功能就可實現技術資料的 共享、傳輸，使一圖多用，實現技術無紙化網上辦公。 3、利用計算機檢索的功能使提供利用更加高效快捷 檔案人員只需把收集整理好的歸檔檔案和資料進行分類， 如文書 檔案、科技檔案、會計檔案，通過繪制表格把檔案號、年度、內容、 保管期限、備考等信息輸入到 E