1、試論檔案管理現代化若干問題的思考           摘 要：檔案管理現代化是歷史發展的必然。本文主要說明了檔案管理現代化是先進的科學手段和科學管理方法的有機結合。我們要運用現代化技術手段，運用現代科學管理方法，提高檔案管理效率和質量，提高檔案管理現代化水平。   關鍵詞：檔案管理  現代化  發展管理  對策     一、檔案管理現代化是歷史發展的必然要求 

2、0; 管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。著重用現代科學技術理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規律性問題，使管理工作更趨于完善。 當今時代，計算機技術發展日新月異，對傳統檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術、大容量信息存儲技術和網絡技術的迅速發展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網絡技術結合，實現檔案管理現代化。   （一）檔案管理現代化是解決檔案工作發展中突出問題的必然出路   目前，在檔案工作發展過程中，面臨著許多實際問題，其中突出的有：檔案數量劇增；新型

3、信息介質和記錄方式的出現；如何有效保護檔案，以及如何適應利用檔案的社會需求發生的變化。這些問題強烈地沖擊著傳統的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已適應不了檔案數量劇增和利用檔案數量范圍的迅猛擴大的需求。二是它囿于管理傳統的紙質檔案的范圍，而對新型檔案，顯得無計可施，更加適應不了需要。在這種情況下，檔案管理現代化便自然提到日程上來，成為解決檔案工作發展中突出問題的必然出路。   （二）檔案管理現代化是我國現代化建設的必然要求   首先，它承擔收藏和保護我國歷史上各個時期形成的檔案的任務，這是負責管理國家寶貴歷史文化財富的重任，是造福于子

4、孫后代的長遠大計。其次它擔負提供檔案，直接為現代化建設服務的任務。檔案是開展各項工作的依據和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經濟效益和社會效益。特別是實施鄧小平同志提出的“科學技術是第一生產力”的科學論斷，開發利用好作為科技儲備形式的科技檔案，對于建設有中國特色的社會主義事業具有重要的戰略意義。   （三）檔案管理現代化是檔案工作發展的必然趨勢   在過去的三十年中，現代管理技術和現代科學取得了驚人的發展。一方面，隨著現代科學、生產和社會管理活動的發展，檔案數量劇增。另一方面，隨著現代科學技術的發展，現代信息處理技術也日臻完善和成熟，可以引進

5、和消化運用于檔案管理之中。   在現代技術的應用中，首先當屬電子計算機，它已成為檔案館興衰成敗的關鍵。應用現代科學技術成果，改善檔案保管條件，研究和發展檔案保護技術，也已成為檔案部門的共識和一致行動。檔案部門采用計算機技術進行檔案信息處理，建立和維護檔案信息數據庫等，有效地推進了檔案管理自動化的發展。   （四）檔案管理現代化將會提高檔案工作的整體水平，推進全面建設   1.提高貯存、收藏能力。縮微技術、光盤技術等行動技術的采用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲和管理提出有效的解決途徑，進而增強了檔案部門

6、的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯回溯性信息的基地。   2.提高信息處理能力。檔案管理現代化的核心和主要內容是電子計算機的應用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統計分析等。在這些業務中代替某些人操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和服務水平。   3.提高檔案信息資源開發利用能力。應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統或專題利用的需要。實現多次重復利用，聯網檢索，為檔

7、案資源共享的實現創造了條件。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息資源，極大地提高了開發能力和效率，進而提高檔案信息的利用率。             二、檔案現代化管理中存在的問題及對策   （一）貫徹實用原則問題   實用，就是從本企業、本單位的實際需要出發，選擇那些應用計算機后確實能夠獲得比手工勞動優越實效的項目。離開實用原則，就會使計算機的應用變為一種裝飾門面的累贅。有些企業檔案管理部門為迎接檔案管理升級的考核，草率地建立了計算機檢索科技檔案目錄系

8、統。升級之后計算機便被閑置起來，造成極大的浪費。要從實際需要出發，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦應用系統研制成功，就要及時投入使用，不應閑置。   （二）軟件開發應用問題   目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術經驗。應當注重借鑒國外的先進經驗，重視通用軟件開發應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各企業相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優化通用的各類應用軟件。  

9、0;（三）計算機應用兩種知識的結合問題   在應用計算機的開發試驗中，曾出現兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業技術人員去研制，因為他們對檔案管理業務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業務有著深刻的了解，對改進檔案業務有著科學的創想，才能搞好計算機檔案管理系統的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業務知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，更需要兩種知識的結合，更需要檔案業務人員的主動進取精神。   （四）檔案管理現代化對檔案工作人員的要求 

10、0; 1增強現代化意識。增強現代化意識，就是在實現檔案管理現代化、發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。   2調整知識結構，掌握多種技能。實現檔案管理現代化，要求工作人員相應的調整自身的知識結構，形成一支有較高的知識化和專業化水平的隊伍。建造多元化知識結構，全面系統地掌握檔案專業知識，學習和掌握現代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養出復合型專業人才，有效的提高檔案工作人員的素質，適用現代化的需要。   3開展計算機普及教育。鑒于信息時代檔案管理與計算機應用的不可分割的關系，檔案部門內部工作人員都會與計算機發生不同程度的聯系，因此在檔案工作人員中普及計算機知識顯得尤為重要。通過有針對性和實用性的計算機知