1、電力建設工程檔案管理探析    摘要工程是百年大計工程，工程檔案是工程今后使用階段和再建設階段維修、管理的重要依據。如何采取有效措施，保證工程檔案歸檔完整、準確、系統是值得關注的問題。筆者在根據實際工程經驗、經過調查研究結合工程技術檔案歸檔工作的現狀，對工程技術檔案歸檔中的存在通病，提出了搞好工程檔案歸檔的對策，以完善工程技術檔案管理，從而促進了企業的發展。 關鍵詞建設工程歸檔工作管理對策 中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號： 隨著國家經濟建設規模的不斷增長，電網建設的步伐也逐步加快。近幾年，電網建設工程項目多、投資大、標準高，電力工程檔案在

2、規范化管理方面也進行了積極探索和研究。同時系統內開展的創優質工程活動，對作為各項工程管理基礎的檔案管理也提出了新要求，如何適應新形勢、新任務，創造性的開展工作，不斷提高建設工程的檔案管理水平，如何滿足優質工程的要求，如何保證項目檔案的齊全完整和項目準確性是現階段我們應該思考和認識的重要課題。 電力建設工程檔案的特點和作用 電網建設工程檔案是指電網建設工程項目在立項、審批、招投標、勘測、設計、施工、調試、竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的全部文件原始材料。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，在電力企業中，電力工程檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程，電力系統的

3、特性決定了其檔案內容大多是高技術密集型的；而其電力工程檔案涉及單位部門又多，特別是系統外單位產生的工程檔案，種類多、數量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復雜。同時一個完整的工程項目建設通常周期長，從工程立項、可行性研究、圖紙設計、施工等等，到最后竣工驗收投運，一般要跨越一兩年甚至更長時間。這給檔案資料收集整理帶來很大不便，極易造成資料散失。因此電力建設工程檔案具有專業性強、面廣量大、時間跨度大等特點。 但是一份齊全的工程檔案在建設工程中也發揮很大作用： （一）工程檔案是電力工程建設和管理工作的重要依據。對于各項電力工程的維護、改擴建、管理，主要靠的是工程檔案的儲存。只有以原始的檔案記錄為依據，

4、才能順利進行科學的規劃、建設管理，避免不必要的浪費和損失。對于電力企業來說，如果它擁有數量較多、質量較高的工程檔案資料，也就在一定程度上擁有比較雄厚的技術基礎，就會避免盲目性投資，減少經濟損失，提高企業效益。 （二）工程檔案是電力工程建設規劃工作的基礎。沒有工程檔案，工程建設就會盲目性，變電所的線路的維修、改擴建就難以進行，造成一片混亂。如果能合理、充分利用工程檔案，調閱工程檔案做參考，就可以合理開發、合理設計、合理施工，充分發揮投資效益。 二、目前施工方檔案管理中常見的質量通病及原因分析 目前的工程檔案管理實行了“誰牽頭誰負責”的項目負責制，變建設單位一家抓檔案，為建設、設計、施工、調試、監

5、理多家抓檔案，雖然各施工單位的都盡可能規范化的按照歸檔要求進行組卷歸檔。但仍暴露出很多問題： （一）工程文件材料的形成質量不符合規范要求。在工程建設的過程中，相當一部分文件材料的制作不規范，主要表現為:用紙的不規范，文件的制作未嚴格使用A4紙張；用筆的不規范，有的項目出現鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水等不合格的書寫材料制作文件；簽字不規范，有代簽、漏簽、打印和印章代替簽名的現象；記錄表式不符合規范要求，有的表式為復印件。 （二）部分工程的檔案管理未與工程建設同步。相當多的項目在實施過程中，檔案管理明顯滯后于項目建設的進程：如沒有在項目開工之初，即將檔案工作的有關要求納入項目建設的合同之中，對工

6、程檔案實行合同化管理；在對項目實施全過程的控制管理的同時，沒有將工程檔案工作的有關要求列入有關的控制管理內容。 （三）部分工程項目文件收集不齊全。一些項目在文件材料的收集上存在問題，歸檔資料不完整，相互支撐性文件不全，閉環管理不到位。比較突出的，一是對前期文件收集不完整、不系統，特別是變電站設備的招投標文件收集起來很困難；二是未重視對聲像及電子文件的收集。 （四）對工程檔案重視程度不夠。電力建設工程是臨時組成的施工單位，具有很強的階段性、流動性。個別領導并沒有真正把工程檔案工作擺在應有的位置，只注重施工進度、工藝質量，而忽視檔案管理工作，存在著對檔案工作說起來重要，干起來次要的現象，等到工程竣

7、工驗收時，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊加工，致使工程竣工檔案質量較差，影響到日后的提供利用。 （五）工程竣工圖的編制質量不高。按照國家的有關規定，建設項目的竣工圖應準確、清楚，修改到位，能真實反映項目竣工時的實際情況。但有的建設項目竣工圖不僅收集不齊全，還存在相當多的問題，如有的項目，工程施工過程中的更改內容未在相關圖紙和相關部位上修改到位并注明修改的依據；有的竣工圖甚至未在必填項目上填寫相關內容。 (六)檔案人員配備不能適應工作的需要。檔案工作人員的業務素質較低，部分建設、施工單位的檔案管理人員都是兼職，事務多、頭緒雜，加之更換比較頻繁，對檔案業務知識的系統學習、掌握不夠。 根據

8、以往的工程經驗，發生如此多問題的主要原因是檔案管理制度不齊全，檔案管理人員在檔案整理過程中無章可循，檔案管理程序混亂；同時因為項目檔案形成單位眾多，關系繁雜，沒有統一的協調管理部門，檔案收集、整理就會受到諸多因素限制；而且項目部的檔案管理經常是兼職檔案管理人員，業務水平不足，責任心不強，在檔案管過程中心有余而力不足，無法勝任檔案管理工作，而且檔案管理職責分工不合理，這也給以后的工程檔案資料的收集留下隱患。 三、做好電力建設工程檔案工作的對策措施 （一）健全檔案制度，檔案工作做到有章可循 電力建設項目檔案面廣量大，要使建設項目檔案工作有計劃、有步驟、高標準、全方位地有序進行，必須從建設項目開始，

9、就建立科學、合理、適用和可操作性強，力度大的一整套建設項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、各方職責、獎勵處罰等方面作出明確的規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等重要問題，提出具體要求，使其有章可循，標準一致，職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。 （二）強化過程控制，推進與工程項目的對接。 工程項目是工程檔案工作服務的主體，也是工程檔案資料的主要來源，要切實做好檔案收集與項目建設的對接工作，保證工程檔案管理工作的正常開展。電力工程建設時間跨度大，在檔案的收集、整理、保管各環節要按照統一的程序

10、和科學的方法進行，做到檔案工程和工程建設同步進行。 （三）加強法規宣傳與專業培訓，重視工程檔案管理 首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，對數字化檔案館的使用進行系統培訓，讓兼職檔案員及時了解組卷要求和工程動態。將建設工程檔案管理納入工程建設環節。同時要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，盡早介入工程建設活動。要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業員工檔案意識，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網絡體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。 （四）規范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性 在歸檔的同時，也需電子文檔同時歸檔，這樣有利于項目管理理念的更新，是解決項目管理問題的重要途徑。通過無紙化辦公，通過密碼轉換簽章技術，實現工程文件的收集、整理、審核及歸檔一體化。提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現了企業各部門之間實現資源共享，對檔案編研工作也起到整合作用。同時也推動企業信息化建設的前進。 總之，有效地的措施是保證做好工程檔案工作的前提，作為檔案專職部門，應加大對