1、淺談新時期我國城建檔案的管理    摘要：本文從城建檔案管理的概念出發，總體概括了現階段我國城建檔案管理的現狀。接著又分析了當前我國城建檔案管理工作的種種問題，并提出了筆者觀點性了理論性的對策和建議。最后，在科技發展日新月異的今天，筆者提出了關于我國城建檔案管理信息化的觀點性建議。 關鍵詞：新時期、城建檔案管理、信息化建設 中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 城建檔案管理綜述 在城市規劃、城市建設與管理活動的過程中所形成的文件材料叫做城市建設檔案，這些檔案包括圖紙、文字、聲像與圖表等各種載體，并且對社會與國家都有保存的價值。從城市建設開

2、始就有了城市建設檔案，此檔案科技含量很高，并且與生產力、社會效益及經濟效益有直接的聯系，城建檔案不管是從收集到保管，還是利用都有行政職能，受到法律的保護與約束，而在實際的過程中依然有很多的因素在制約，對城建檔案事業的發展帶來很大的影響。 城建檔案對于城市的持續發展意義深遠，是非常寶貴的資源，也真實記錄了城市的發展，從一九八零年全國科技檔案工作會議以后，城市社會生活中的各個領域都滲透了城建檔案的管理，完善了每一個環節，從收集到整理，從保管到編研，從利用到執法， 然而，隨著城建事業的飛速發展，有很多新的難題與挑戰也擺在城建檔案管理的面前。 二、現階段我國城建檔案管理所面臨的種種問題 首先，不規范的

3、檔案資源收集與處理。具體內容包括：不均衡的檔案收集來源，太過單一的檔案收集方式，對檔案資源不規范的處理，其次，檔案信息化建設力度不夠，現實需要不能得到滿足。具體內容包括： 在信息化建設中，硬件的投入不先進，不及時，城建檔案信息化對資源共享和快速流轉都有一定的要求，但是，目前的硬件配置及網絡組建還很落后，僅僅靠人力實施檔案資源的收集、整理與保管是不能滿足信息化發展的要求的，在信息化的建設中，系統開發或是軟件開發的速度不夠快，無論是軟件開發還是系統開發對傳統的檔案管理手段的提升，需要分步實施，就是縱向與橫向，這需要從整個系統或地區統籌安排，但是，目前的軟件開發工系統開發都不健全。現有的管理理念需要

4、轉變，信息化檔案不同與傳統的檔案管理，若只靠原來的理念轉變，根本不能滿足城市建設的快速發展，而且也不符合科學發展觀的基本要求，這就要求檔案管理人員在視野上要拓寬，不斷的更新管理知識與手段，目前，這個環節正是城建檔案管理薄弱的方面。最后，城建檔案行政執行沒有深入的落實下去，城建檔案執法細則需要完善，法律法規文件是城建檔案事業發展需要的有力保障，二零零八的一月一日，頒布并實施了城鄉規劃法，從法律條款上對城建工作給了更進一步的支持，同時，對城建的服務地域也進行了拓展，把城市與農村都歸入城建檔案的業務范圍，但是，實施細則并沒有更深的完善。城建檔案的行政執法太慢，目前，城建檔案的行政執法多數還停留在行政

5、檢查階段，行政處罰剛走出第一步，經常發生不移交檔案或是檔案散失等狀況。 三、加強城建檔案管理工作隊伍建設，不斷完善我國的城建檔案管理 城建檔案管理隊伍的建設與工程檔案質量之間存在著密不可分的關系，兩者是相輔相成的關系，工程檔案質量要得到保證，必須把城建檔案管理的隊伍建設起來，關于加強城建檔案管理隊伍建設的具體措施如下：首先，加強對城建檔案管理員的思想教育工作，管理部門對管理人員不但要宣講工程檔案的目的及作用，還要對其進行社會責任、政治理念及公共道德進行宣講，對管理人員的思想素質及行為意識進行有效的教育并深化，使他們對自身的義務和責任有初步意識，從思想上意識到做好檔案管理工作的責任感，把建檔歸檔

6、的意識提高，從觀念上使工程檔案的質量得到保障，也能使他們發揮出自己的宣傳作用，在日常的工作中，要提高工程建設領域對于城建檔案的重視度。其次，在城建檔案管理人員關于崗位培訓上加強提高，管理部門、行業學會與社會其他相關組織應該充分發揮其作用，不但要抓好持證上崗，還要把工作人員的崗前培訓與再教育加強，使他們能真正地適就工程建設的不斷發展，不斷的充實他們的新知識、新觀念，這樣才能命名他們在工程檔案管理工作中不斷創新，使工程檔案的質量得到不斷的提高。再者，對城建檔案管理工作責任制進行強化，城建工程質量要實施五方的責任主體制度，這是城建檔案工作的責任，最后，開展城建檔案執法檢查并且切實可行，依法治檔的具體

7、表現就是執行檢查，這是一種行政監督行為，在保證城建工程檔案的質量中采用強制性的手段，在實際工作中，一是教育與執法結合在一起，樹立正面與反面的典型，通過對優秀的城建檔案管理人中的表場與宣傳，使其他工作人員的檔案管理工作得到鼓勵與帶動，提高工作的積極性，而要依法嚴懲那些工作不負責的管理人員，二是把投訴與檢查結合在一起，建立健全互動的機制，對工程檔案管理工作要進行定期或不定期的檢查，同時，還要對管理者、建設者及市民業主進行鼓勵，讓他們參與監督，并且設立舉報投訴制度，法制單位根據舉報的信息，對事實核定后，對于沒有按照規定建立項目檔案的工作人員以及負責人進行嚴格的追究，情節嚴重者要依法請相關部門立案，用

8、強制性的手法保證工程檔案的質量水平。 四、新時期應當加強我國城建檔案管理的信息化建設 在城建檔案管理活動中檔案信息化要全面應用現代信息技術，對檔案信息不但要采集，還要管理并提供利用服務，可以理解為檔案信息實現三化，一是將檔案信息數字化，二是將檔案信息的接收、傳遞與存儲一體化、最后是檔案信息網絡化，檔案信息化建設有非常重要的意義，并且有很大的現實意義，首先，使檔案管理工作得到改善，只要使城建檔案信息化得以實現，才能把檔案利用的每一種局限沖破，使檔案信息資源的配置及管理得到實現，為社會提供優質高效的服務，檔案信息化可以一次投入，多次產出，既能遠程服務，又能資源共享，使檔案信息利用的時效性得到很大的

9、提高，計算機網絡技術在迅速發展，并且普及到各行各業，電子商務、電子政務也得到普及，提前介入電子文件與管理工作是檔案人員管理好檔案的前提，電子文件用管理檔案的形式，使信息發揮最大的效益。檔案信息化建設的現實意義具體如下：信息化、網絡化的檔案管理給管理人員及職能部門帶來的效果與收益是顯而易見的。第一點就是對于檔案的管理不再那么費時間費力氣，檔案管理人員手工收集整編，不但工作量很大，而且工作的效率也不高，費時間也費力氣，而實行信息化以后，檔案管理達到自動化、網絡化與實時化，只需要錄入一次數據就可以利用很多次，并且可以在檔案管理內部進行數據共享，使工作效率得到很大的提高，錄入數據后，可以打印相關的匯總

10、表、收發文單據以及檔案的封面、文件目錄、案卷目錄等，檔案中的信息需要統計，形成報表，都由計算機進行處理，使管理人員的效率得到很大的提高。第二點就是更便于檢索查詢，傳統的檢索方式，檔案管理人員要找到所需的檔案，要一本一本的翻查目錄，再根據記錄到庫房中查找，不但費時而且費力，檔案管理信息化之后，可以即時查詢，管理人員通過各種查詢方式，選擇一種最好的查詢方式，減輕了工作人員的負擔，第三點就是使整個部門的工作效率得到提高，施檔案管理的信息化之后，部門管理員工不再從事繁重的手工勞動，從中徹底的解脫了出來，這使整個部門的工作效率都得到了很大的提高。第四點就是提供有效的服務，檔案管理的信息化，使得科技人員能

11、夠在自己的計算機上即時的查閱各類的檔案資料，從而使工作效率得到很大的提高。 五、結束語 總之，伴隨著城市建設的不斷發展，建設進程的持續加快，城建工程檔案的數量也處于迅速增漲的狀態，在城建檔案中，城建工程檔案是其中非常重要的一個組成部分，不管是對城市規劃建設，還是對城市應急管理，工程建設的創新都有非常重要的參考價值，所以，在質量水平上一定要確保，而工程檔案質量的一個最基本的條件就是城建檔案管理隊伍的建設，也是工程檔案質量的首要條件，城建檔案管理隊伍也是對檔案的質量水平造成一定影響的重要因素。所以，我們針對工程檔案質量與城建檔案管理隊伍兩者存在的關系，以及如何保證工程檔案的質量水平展開討論，并且進行了闡述。 參考文獻： 1 吳德,劉萍.城建檔案管理隊伍建設與建設工程檔案質量的關系j.城建檔案,2011,(6):26-29. 2 徐悅紅.談工程檔案質量的控制j.管理觀察,2011,(32):141-142. 3 方愛榮.工程檔案質量的要求和監控j.魅力中國,2010,(17):116-117. 4 張曼琴.城建竣工工程檔案逾期不交的問題與對策j.檔案管理,2011,(