1、內蒙古蒙東資源投資開發有限責任公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司檔案管理工作,規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準確性、系統性,有效的保護和利用檔案,更好的發揮檔案的憑證與價值作用,根據中華人民共和國檔案法及其他有關法律、法規的要求,結合公司實際,制定本制度。第二條本制度中的檔案是指公司及其工作人員在工作、社會活動中形成的反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件、圖件、影音資料。第三條檔案是公司的寶貴財富,任何部門和個人不得將歸檔的文件材料據為己有。第四條各類檔案要按照集中統一的原則進行管理,各部門要按要求對檔案進行系統地整理

2、及歸檔。第五條本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。第二章檔案的范圍第五條凡是反映公司工作活動,具有考查利用價值的文件材料均屬歸檔范圍,包括綜合檔案資料、業務檔案資料、人事檔案資料、財務檔案資料等。(一上級單位的資料1.上級單位召開的需要貫徹執行的會議的主要文件資料。2.上級單位頒發的有關公司主管業務的文件,以及需要貫徹執行的文件。3.上級單位領導關于公司工作的重要指示、講話、題詞、照片和具有特殊保存價值的影音資料等材料。(二公司的資料1.公司內部職能活動形成的重要文件資料。包括但不限于正式文件的簽發稿、印發稿,會談紀要,合同文本等。2.公司制定的工作條例、章程、制度等材

3、料。3.公司財產、物資等交換的憑證、清冊。4.公司的大事記、年鑒,反映公司重要活動時間的簡報、影音資料,榮譽證書,有紀念意義或憑證價值的實物等資料。5.公司及出資企業日常生產、經營、管理活動中形成的專業技術等方面的資料。6.公司員工的履歷、鑒定(考核、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等人事資料。7.公司及出資企業的財務報表、賬簿、憑證等財務資料。(三下級單位的資料1.下級單位報送的重要文件資料。2.具有特殊保存價值的影音資料、實物資料等。第三章各部門職責第六條行政事務部門職責:(一負責公司級收發文、會議紀要、工作條例、章程、制度等材料以及行政事務本部門檔案的集中管理。(二建立健全公司

4、檔案管理制度,指導執行情況。(三收集、整理、分類、鑒定、統計、保管部門的檔案和其他資料。(四提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞和溝通。第七條其他各部門職責:(一各部門需指派專人負責整理歸檔本部門的檔案,并負責在工作變動時,做好或協助移交工作。(二負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔。(三財務部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料。第八條各部門負責人:(一批準對自己部門資料或合同復印件的處置。(二負責對檔案管理監督檢查和審批。第四章工作程序第九條檔案資料的收集:(一各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集,并編制部門文件(合同

5、管理記錄目錄。(二各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進行整理。1.歸檔范圍:電子類合同或其他需要保管的電子文件,應當及時存放于指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。文件、合同資料要登記詳細信息,并編制文件(合同管理記錄目錄,以便檢索利用。文件資料、合同要科學排列,按編號順序存放于文件盒內,并加以標識,整齊排放在文件/檔案柜中。2.檔案借閱:(1借閱檔案要履行借閱手續,填寫檔案借閱登記表。借閱檔案原件只限在公司內,不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權限由相關領導批準。(2檔案外借一般只借復印件,需借原件者須經負責人批準,借閱的檔案交還時,必須當面點交清楚,如發現遺失或損壞

6、,應立即報告直接上級。(3借閱檔案用完后,應及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續。(4借檔人必須愛護檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影,不得轉借或損壞。3.檔案銷毀:(1對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫銷毀申請,編制銷毀目錄,報部門負責人,經批準后方可銷毀。(2執行銷毀任務時,監銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門負責人的批準手續文件,一并存檔永久保存。第五章檔案歸檔細則第十條檔案歸檔內容:(一公司對外發出的公文,如給政府的請示報告類公文。(二公司收到的公文,如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、

7、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件。(三本公司與其他單位來往的文書及權益文書等。(四公司領導的批示、指示。(五重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。(六反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等。(七公司的各種工作計劃、計劃考核、總結、報告、統計報表及簡報。(八本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料。(九本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。(十本公司發布的各類廣告、宣傳材料。(十一本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報

8、、照片、錄音、錄像等。(十二外出公務活動(如學習、考察、調查研究、參加會議等所獲得或形成的檔案資料。(十三財務檔案資料。(十四各種實物檔案。(十五其他具有利用和保存價值的文件資料。第十一條檔案資料的歸檔要求:(一歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,如請示和批復,復印本和正式稿和附件等必須齊全。(二一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據需要,按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管。(三聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。(四子文件應有

9、相應的紙質文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。(五各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等必須原件歸檔,并保持其完好無損。(六下列文件(含電子、聲像資料等應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔:1.公司規定的密級文件。2.重要文件,如政府批文、核準文件、證照等。3.合同、協議書等正本及過程資料。4.公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料。5.其他認為需要即時歸檔的資料。第十二條檔案的保管(一檔案按類別應賦予統一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內容性質為原則,并且要有一定范疇,不能籠統含糊。(二檔案分類各級名稱經確定后,應參照檔

10、案分類編號表,將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。(三檔案分類編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增多時,隨時增補之用。(四建立檔案目錄存于案卷盒內,便于查閱。附件:文件(合同管理記錄目錄文件檔案移交目錄部門內部檔案移交清單表檔案借閱登記表檔案分類編號表受控文件清單表檔案目錄檔 案 交 接 登 記 表 移交時間 序號 題目 文號 移交單位/部門 形成日期 頁數 保管期限 編制單位 備 注 移 交 目 錄 記錄編號: 日期： 序號 文件（合同）編號 標題名稱 頁數 原/復 備注 移交部門 收件部門 移交人 日期 日期 注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。 部門內部檔案移交清單表 記錄編號: 日期： 移交 性質 檔案 類別 離職 調崗 歸檔 檔案所屬 年 度 數量 短期 保管期限 永久 長期 合 計 移交說明 移交人： 接收