1、加強企業內部控制的采購管理水平 采購與付款業務是企業經營管理活動的首要環節，直接影響企業的最終利潤，內部控制管理作為企業自律和自我約束的一種有效管理手段,目前已廣泛應用在企業管理工作中,并發揮著越來越重要的作用。本文在采購業務的控制環節，建立和加強企業制度、程序等內部控制管理工作,提高物資采購工作的管理水平。提出針對采購環節的具體內部控制措施，以便優化會計組織結構，防止違法行為的發生，提高會計工作效率和質量，保證會計信息的真實性和可靠性。一、采購業務的控制管理環節（一）企業內部控制制度管理體系是企業內部為了有效地進行經營管理而制定的一系列相互聯系、相互制約、相互監督的制度、措施和方法的總稱。企

2、業物資計劃系統在企業中的應用，一方面可對企業內部供應鏈上的所有環節如訂單、采購、庫存、計劃、生產制造等有效地進行管理，但另一方面也給企業內部控制體系帶來了新的挑戰。采購業務從整體經營的角度看，最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業生產、銷售最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。也就是說，企業采購流程的“龍頭”作用不可輕視。采購與付款業務是企業經營活動的首要環節，采購成本的高低將直接影響的企業最終的利潤，同時，與采購業務相關的應付賬款或預付賬款的管理對企業來說也是很重要的。因此，本文探討在物資采購情況下如何加強采購系統的管理控制，使企業建立完善的采購業務內部控制制度，確保采購事項的

3、真實性、合理性、合法性，及時準確地提供采購業務的會計信息，從事前、事中、事后各個層面實施手段各異的控制措施。比如事前的預算控制、職務分離，事中的授權控制、集體決策、在線監督，事后的內部審計等。保證采購付款業務循環有效運轉，以確保企業會計信息系統能夠正常、安全地運行。 （二）采購業務的控制點，實際包括采購管理和應付賬款兩方面，而且是企業中比較繁雜的業務。在采購系統中保證物流和資金流兩條線相互聯系，正確形成與供應商的往來賬，同時，根據目前企業經營的要求，事前做好采購計劃和需要資金的預測，同時完成采購活動的事中管理、事后核算。根據不同企業因管理模式不同在業務流程上會有一定區別的，下面談談比較常規的一

4、種業務處理模式。有以下幾個主要的業務環節和控制點：1、審批。采購是企業經營的首要環節，控制材料采購成本對一個企業經營業績至關重要。因企業材料成本占生產成本的比例很大，所以降低材料采購成本可以增加企業的經營利潤。完善的審批程序是企業控制采購成本的重要一環。物資采購的審批有兩個目的：一是根據年度計劃對請購業務審核，二是明確請購和采購業務的相關責任。通過不同部門和人員之間相互審核及制約，避免某個人控制一項采購交易的各個環節，避免出現舞弊行為。不同部門和級別審批的目的不同，例如請購部門負責人審批的目的是審核請購商品的品種、數量滿足經營活動的需要；財務部門負責人審批的目的是控制請購商品采購成本；采購部門

5、負責人審批的目的是防止重復采購和控制采購成本。2、采購員。采購人員必須在授權范圍內簽訂采購合同，其次企業必須按要求設定涉及采購流程的人員每一系統的操作權限，例如，對供應商信息的錄入必須得到對數據庫的操作授權。3、供應商。公司要對供應商建立完善的檔案，及時、準確的掌握各供應商的信譽、資金等情況，選擇供應商的過程要公開、公平、公正，其中在保證質量情況下價格是選擇供應商的重要因素。避免詢價人員直接選擇供應商出現舞弊行為，了解供應商的品質和信譽管理制度及生產能力，確保采購業務及生產銷售環節的順利運行。4、物資驗收入庫環節。采購物資到貨后,物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,

6、質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據檢驗合格的報告辦理入庫手續,編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環節的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。 5、付款結算。付款業務是采購業務不可分割的組成部分，主要是在采購業務基礎上，將企業資金支付給采購商品的供應商。付款涉及資金整體使用，因此是企業財務會計控制的重點。付款業務的控制主要包括應付賬款業務控制和資金支付控制。二、 完善采購內部控制主要方法（一）加強預算管理 預算是對采購執行的制衡保障，所以要加強預算管理工作，明確預算控制部門的權責，最重要的要是加強全面預算的分析工作。（二） 強化職責分離原則

7、（三） 采購業務規則與執行要分離進一步加強公司對采購業務各項制度、流程等的控制和監督管理，通過規則來約束執行者的行為，能夠最大程度保證企業采購利益的最大化。（四）強化采購信息公開化信息公開化就是非常有力的一種約束機制。借助信息收集、分析，以實現內部信息公開，形成監督機制。要實現信息共享，應設立信息統計單位或崗位責任制，并制定信息批露格式、周期、方法等。（五）強化民主決策機制，形成事中制約強化民主決策，即強化了專業決策，避免走彎路。（六）建立采購價格的商情監控機制設立專項的采購價格小組，該小組主要負責市場情況調研與監控，掌握外部市場的價格行情，并定期編制市場價格行情報告、價格對比分析報告等，形成

8、制約的管理程序。（七）通過內部審計監督，強化采購的深度與執行（八）完善關鍵崗位定期輪崗制度（九）完善投標人回訪制度在招投標過程中，為保證采購信息的真實性，企業需要建立完善投標人回訪制度。建立完善的物資采購內部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現代企業制度的需要,同時更是全面提升企業經營管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來規范和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經營風險、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經營管理、全面提升管

9、理水平的客觀要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業的經營活動全過程均處于受控狀態,確保采購業務工作有章可循,有法可依,促進采購工作的規范運轉。 三、采購內部控制管理的具體措施（一）對采購與付款業務要建立嚴格的授權審批制度。采購付款必須明確授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，對經辦人辦理采購與付款業務規定工作職責范圍和相關要求。對不同種類的物資請購，要建立完善的責任授權體系。部門請購物資需求由部門負責人負責；特殊請購物資計劃，由公司綜合計劃部等相關部門綜合研究決定，大型物資的支出還要請示高層領導審批。 （二）采購審批的內部控制管理。企業的各部門都要遵循采購申請業務制度化，要明確不同類

10、型、不同級別的請購業務審批流程，確保采購申請業務按規定的審批程序審批。對于采購申請、采購訂單等，必須按照流程的規定對不同的部門規定不同的審核人。報單必須按規定進行，嚴格執行審核制度，以保障賬務處理及時性、準確性。 （三）采購成本控制1、進貨成本。采購部門首先應對每一份請購單進行審查，其請購數量是否在采購控制限額范圍之內，其次是檢查使用物品或獲得勞務的部門負責人是否已在采購單上簽字確認。對于大型物資采購要做所采購的數量對成本影響的分析。內部會計控制制度必須對這些成本分析做出規定，并規定專人對成本分析進行監督。將各種請購項目進行有效的分類，然后利用經濟批量法測算出成本；對于零星常用的請購，要適當采

11、購批量的成本分析控制允許可參照資金預算的情況下執行。因采購量越多，價格就相對越低，由于資金周轉率、倉庫儲存的成本等都會直接影響采購成本，所以要根據資金周轉率、儲存成本物料需求計劃等綜合計算出最經濟的采購量。因此必須事先確定好采購量。使存貨總成本最低的訂購量被稱為經濟訂購量。 2、到貨成本。企業控制到貨成本不允許超過訂單或合同成本。采購業務對企業盈利能力和財務流動性有很大影響。采購作業和存貨管理有密切的關系，企業采購作業的成本在很大程度上取決于存貨管理的質量。科學的存貨管理在保證正常生產的基礎上，能降低采購作業的成本。3、儲存成本。當企業有大量存貨時就會有場地租金、保險費等與儲存有關的費用，影響

12、資金周轉，為了降低儲存成本，企業要盡量減少庫存量，理想的狀況為零庫存，或者實施及時采購的方法。例如減少供應商數目；選擇信譽好的供應商，可以降低檢驗和質量成本。（四）財務付款控制此項業務屬于應付賬款范疇，但是實際真正的原因在采購系統。財務控制付款應通過幾種辦法來控制：（1）會計人員在辦理付款業務時，應對購貨發票、結算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等相關資料的真實性、準確性、完整性、一致性、合法性進行嚴格審核。對有疑問的款項拒絕支付， 要求相關人員補齊資料后，方可支付款項。（2）會計人員要及時記錄已經完成付款程序的采購業務，并對往來款項賬戶要嚴格管理。（3）企業設立請款控制，由財務人員對部門預算和

13、付款要求核實后給予批準；會計人員依據付款單制單，為了確保業務的準確，可以建立企業與銀行間、企業與供應商間的對賬機制。財務及相關人員要具有實時控制的思想，對各項業務的關鍵控制點的控制方法應事前預防、事中控制、事后檢查，嚴格的內部內控制度會優化會計組織結構及會計分工，有利于防止違法行為的發生，提高會計工作效率和質量，促進會計工作職能的轉變，提高會計人員的工作水平，有利于企業經濟效益的增加，嚴格的內部控制制度是計算機環境下會計信息真實可靠的保證。建立完善的采購業務內部控制制度，可以保證采購付款業務循環有效運行，保證采購作業的合法性、真實性、合理性，確保會計信息系統的正常運行。四、有效執行內部控制管理制度,提高采購管理水平。 企業在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上,是否能夠有效執行就是關鍵。一是可以通過拓寬監督管理渠道,來保證內部控制管理工作的實施,企業內部控制監督管理部門要切實發揮監督的職能作用,對采購業務要由事后監督向事前、事中的監督進行轉變,督促和約束采購部門的工作質量,促進內部控制管理的有效運行。對工作責任心不強、敷衍了事，導致造成損失后果的人員進行責任追究,予以通報、警告處分或給予必要的經濟處罰來加強各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業務水平和對內部控制管理制度的履行意識。 嚴格的內控管理必然會優化會