1、 上海蔻林半導體照明有限公司文件編號ST-QP-Q01適用條款4.2.3文件控制程序文件版本A.1第 11 頁共 11 頁程序文件文件控制程序文件編號： ST-QP-Q01文件版本： A.1批 準審 核編 制2017年 11月 23 日發布2017年 11 月 23 日實施修改履歷修訂日期修訂版本修訂內容修訂者審核批準1 目的對質量管理體系文件進行控制，確保各使用場所所有文件為有效版本并防止誤用。2 適用范圍適用于公司質量管理體系內所有的文件的控制。3 職責3.1品質管理部負責本公司質量文件和資料的發放、回收、銷毀、原稿的保存及作好相關記錄；負責編制并及時更新文件一覽表、外來文件清單、文件分發

2、回收登記表。3.2工程部負責本公司設計文件、技術工藝文件和資料的編制、修訂、銷毀的審核和控制。3.3管理者代表負責本公司文件和資料發放范圍及程序文件的審核；負責對現有體系文件的定期評審。3.4各部門單位負責本公司相關文件的編制、更改和使用保管，部門主管負責相關文件的審核。3.5總經理/管理者代表負責本公司質量文件和資料的批準。3.6總經理負責本公司質量手冊的批準。3.7人事部負責非紙質文件的定期備份，文件備份服務器的管理。參照職責按以下列表：文件類別編制、修訂、廢止審 核批 準文件管理部門質量手冊相關職能部門管理者代表總經理文控程序文件相關職能部門管理者代表總經理文控管理規范相關職能部門部門負

3、責人管理者代表文控技術文件 （圖紙除外）技術部部門負責人管理者代表文控外來文件相關職能部門蓋“確認”章文控相關記錄（表單）相關職能部門各部門分檔管理4 定義4.1受控文件：其版本修改需要控制其發行新本，回收舊本的文件。4.2非受控文件：其版本修改不必作新本發行和回收舊本的文件。 5 程序內容5.1文件的分類5.1.1受控文件a)一階文件：質量手冊b)二階文件：程序文件c)三階文件：管理規定/作業規范d)四階文件：相關表單記錄5.1.2外來文件a)法規類文件：與公司產品有關的國家、地方、行業的法律法規。b)標準類文件：公司執行和參照的國家標準、地方標準、行業標準。c)其他單位或客戶所提供的其他文

4、件。5.2文件的編號5.2.1質量手冊例如：CL-QM為公司質量手冊5.2.2程序文件例如：CL-QP-Q01為品質管理部第一份程序文件5.2.3管理規定/作業規范a）SIP與SOP編號原則例如：WI-SOP-M03為生產部作業規范第3份b）工程變更通知（ECN）與工程變更報告（ECR）編號原則：例如：ECN-1007-001為2010年7月第一份工程變更通知5.2.4外來文件編號原則：5.3文件的編制質量管理體系文件按需要由各部門按職責要求編制，由品質管理部統一編號，按職責權限進行審核和批準，品質管理部對于質量手冊、程序文件、作業規范登錄于文件一覽表對于表格登錄于質量記錄一覽表。5.4文件的

5、版本、修訂和廢止5.4.1文件的版本a) 文件的頁次修改，版本以A開始，每修訂1次，頁次為A0，A1，A2以此類推A9，以后整個文件全面修訂。b) 整個文件全面修訂，版本以A開始，每修訂1次，版本為B,C以此類推I，以后整個文件升版。c)外來文件的版本參照實施日期、標準版本等。5.4.2文件修改a)當文件需要更改時，對于質量手冊、程序文件、作業規范、表格需由原編制部門填寫文件更改申請單批準后，由原編制部門依規定執行編制、審核、批準。制訂文件的各相關職能部門對文件修訂內容應在“修改履歷”中或在相應的記錄中注明。b) 程序文件如需修改需在文件修訂履歷表中記錄備注 5.5文件的分發和回收5.5.1發

6、文編號規定：總經理管理者代表品質管理部研發部供應鏈管理部0102030405人事部銷售部財務生產部工程部06070809105.5.2文件的分發確定a)經審核、批準后的文件方可發行，原件由文控存檔加蓋紅色“受控”章，復印后根據文件一覽表上的分發單位影印相應的份數，加蓋紅色“文控發行章”分發至相關部門，相關部門在收到文件時，在文件分發回收登記表上簽字。如需分發彩色文件時,經品質管理部經理同意后,在分發文件時需在彩色文件上加蓋紅色 “受控”章以示和原件進行區分。質量手冊和程序文件分發至所有部門主管。b)零件圖在未經客戶確認合格的情況下加蓋紅色“試樣圖”章，圖紙經客戶確認合格后公司內部將零部件“試樣

7、圖”圖紙全部進行回收，確認合格后的圖紙按5.5.1 a)進行文件發行/回收。c)管理/作業規范文件分發范圍由各制訂部門經理確認。d)管理/作業規范文件以及質量記錄的分發見文件分發回收登記表。e)外來文件由質量管理部主管確認分發范圍。5.6文件的回收保存或銷毀5.6.1原稿一律由文控加蓋紅色“作廢”章保存。5.6.2各部門回收的舊版文件由文控統一銷毀，若背面可再利用者，須在正面標識加蓋“作廢”章以做區別，避免誤用。5.6.3公司的質量文件（包括一階、二階、三階文件）的持有者調離工作崗位時，應將質量文件交還文控，辦理核收登記。5.7文件的外發對外發文的質量文件(如：提供顧客、供方以及其他需要發文的

8、相關方)應由收文件的單位 簽收，文件可不回收。5.8文件的使用控制和管理5.8.1質量活動過程中所使用的文件必須是蓋有紅色“受控”章的有效版本文件。5.8.2文件由各使用部門自行保管。5.8.3任何人不得在正式文件上標記或書寫任何文字、圖形或符號。5.8.4文件如發現遺失、缺損、字跡模糊或分發數量不夠，均應填寫文件增補申請單由各 部門負責人批準后向文件分發部門申請補發，各部門不可自行復制； 5.8.5非紙張性文件的控制1）分類a)電子文件：即文件貯存在磁盤或光盤上；b)膠片文件；c)音像文件：即文件貯存在錄音、錄像帶或膠卷上的聲音或圖像信息文件。2）使用時機策劃新項目或對文件有特殊要求時可采用

9、非紙張性文件。3）簽署a)一般應復制成紙張性文件后，進行手簽；b)對不能制成紙張性的文件，在文件審簽完成后，由審簽人員在紙張性的審批結論上簽署，也可在軟盤上簽署。4）貯存a)非紙張性文件保存在公司文件服務器服務器上，備份頻率為每天備份一次由人事部負責，紙質受控文件由文控打印一份紙質檔存檔；b)非紙張性文件應貯存在適宜的環境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防毒和防消磁等；c)膠片文件適時復制成紙張性文件進行控制，并妥善保存原件。 d)非紙張性文件也應建立文件清單和記錄清單，并按5.3相關要求執行。5）更改a)由更改者提出，按5.4.2要求辦理，經簽署同意后，文控方可接收更改。b)審批后的文件按4）執行。5.8.6外來文件的控制1）外來文件的基本類型a) 法規類文件：與公司產品有關的國家、地方、行業的法律法規。b) 標準類文件：公司執行和參照的國家標準、地方標準、行業標準。c) 其他單位或客人所提供的其他文件。2）外來文件的控制a)外來文件應由相關職能部門登錄外來文件清單上，按文件的分發和回收要求進行管理，并負責適時核查公司所執行的外來文件的有效性。b)各部門負責收集相關國際、國家、行業標準的最新版本，交品質管理部編號并統一管理加蓋受控印章。c)工程部應確保顧客工程技術和規范及時審核、分發及執行的過程。工程變更的執行按照工程變更控制程序實施5.9每次管理評審時應對公司的質量