1、備件主數據維護管理辦法第一章 總 則第一條 備件主數據是ERP系統中備件管理、備件供應的集成信息，是進行備件物料管理的基本條件，為了保證及時、準確地收集和維護備件主數據，滿足ERP系統正常運行和備件業務運轉對數據的需求，特制定本辦法。第二條 本辦法中主數據是指ERP系統(SAP/R3)中支持系統有效運行的備件靜態數據，主要包括：物料主數據、供應商主數據、貨源清單、采購信息記錄。第三條 備件主數據維護原則：一、唯一性：相同的主數據在系統中要求有唯一編碼，唯一的描述，避免存在數據冗余；二、完整性：主數據信息保持完整，要能夠滿足相關部門的業務運作需求；三、準確性：主數據要符合相應的編碼規則和技術規，

2、能夠清楚準確地表達主數據的含義；四、時效性：主數據申請維護過程中，要充分體現時效性原則，提高工作效率，及時滿足申請部門的需求。第四條 本辦法適用于xxERP項目上線的總公司、xx公司、xx公司有關部門和生產廠。第二章 應用主數據容和信息收集維護職責分工第五條 備件應用主數據容：一、模塊主數據（MMBJ模塊）：貨源清單、采購信息記錄、二、跨模塊主數據（MM；MMBJ；SD模塊）：物料主數據、供應商主數據。第六條 備件模塊和跨模塊主數據由XX總公司設備部備件處負責組織收集相關信息，并進行系統維護。第七條 模塊主數據信息收集維護職責分工：一、貨源清單由設備部備件處計劃科負責組織收集相關信息，并進行系

3、統維護；二、采購信息記錄由設備部備件處價格科負責組織收集相關信息，并進行系統維護。第八條 跨模塊主數據信息收集維護職責分工：一、物料主數據由設備部備件處計劃科負責組織收集基本視圖、分類視圖、銷售視圖、采購視圖、庫存視圖、財務成本視圖中的相關信息。二、供應商主數據由設備部備件處質量管理科負責組織收集采購視圖中供應商的相關信息；第三章 備件物料主數據維護管理第九條 備件物料主數據維護工作流程：一、各單位備件員根據生產現場備件變化情況，做以下主數據維護工作：（一）對新投產設備、更新改造設備增加的新的備件項目；對在用設備發生的備件項目，按標準機械備件、非標準機械備件（其中：天車備件、皮帶機備件、偶合器

4、要與其它非標專用件分開）、小型機械備件、電氣備件、計控備件、機車備件、汽車備件、生產工具專業（以下簡稱各專業）分別提出新增備件物料主數據項目明細；（二）對新投產設備、更新改造設備增加的新的備件項目，在收集物料主數據時，要避免同一物料，多個圖紙編號造成的物料不唯一性；（三）新維護的物料項目，必須保證屬于備件專業管理疇且專業劃分清晰，同時要做初步詢價；（四）新收集的備件物料主數據，物料要嚴格按照專業要求描述，并要通過ERP系統中MM03事物代碼的查詢，保證物料的唯一性，避免重復編碼；（五）物料類別碼是“61”、“80”、“81”的備件，按照各單位非標準機械備件、生產工具編碼規則進行編碼；（六）各單

5、位備件員按照專業組織物料主數據收集工作，并按專業輸入“備件物料主數據收集維護模板”（附表1-1）同時按專業填寫“備件物料主數據維護申請表”（附表2），經設備科長審批蓋設備科章后，報設備廠長審批簽字，加蓋廠公章，于每月10日至18日，報總公司設備部備件處；二、總公司設備部備件處接到“備件物料主數據維護申請”和“備件物料主數據收集維護模板”后，做以下工作：（一）各專業計劃員要對新物料是否屬于備件專業管理疇進行嚴格審核，同時要對新物料的專業分類、描述、物料組、采購組、裝用量、備件屬性、修復屬性、使用壽命；非標準機械備件、生產工具的重量、材質等各字段的填寫容是否完整、準確進行審查；（二）各專業計劃員要

6、通過ERP系統中MM03事物代碼逐項進行查詢，保證新收集的物料的唯一性，避免同一物料多種描述，多個編碼；（三）物料類別碼是“60”、“62”、“63”、“64”、“65”、“66”的備件，專業計劃員按照物料編碼規則進行統一編碼；物料類別碼是“61”、“80”、“81”的備件，專業計劃員依據各單位非標備件編碼規則對新物料的編碼進行審核；（四）數據維護員依據專業計劃員審查后的“備件物料主數據收集維護模板”（附表1-1），在ERP系統中進行檢測，確認物料主數據是否符合要求，如果物料主數據存在問題，數據維護員在“備件物料主數據維護申請表”上填寫意見返給相關專業計劃員，專業計劃員及時與需用單位備件員核實

7、，并將最終確認需要維護的“備件物料主數據收集維護模板”及“備件物料主數據收集維護申請表”轉數據維護員；（五）數據維護員對最終核實確認后的“備件物料主數據收集維護模板”，在ERP系統中重新檢測，直至符合要求；（六）數據維護員將檢測合格的“備件物料主數據收集維護模板”容，進行系統主數據維護；第十條 對ERP系統中已有的物料主數據，當發現物料描述不準確、同一物料多個編碼、專業分類不準確等問題時，各單位備件員要即時與設備部備件處溝通，由備件處計劃員、數據維護員查詢物料在ERP系統中狀態，共同確定處理方案。由各單位備件員及時提出物料主數據修改維護申請，備件處計劃員簽字確認后，數據維護員對系統數據進行修正

8、。第十一條 對于在用的設備，裝用量發生變化時，要及時提出物料主數據修改維護申請，對系統數據進行修正。第十二條 各采購科，在開展備件訂貨工作中，對發現的同一物料，多個編碼、重量、材質與圖紙不符等情況時，要即時提出物料主數據修改維護申請轉計劃科數據維護員，數據維護員轉各相關專業員核實確認后，對ERP系統物料主數據進行修正。第十三條 ERP系統已經存在的備件物料，第一次發生修復計劃時，需方單位備件員要通過ERP系統查詢，確認該物料是否有在途采購申請、在途采購訂單和庫存，只有在其庫存為零和對已收貨物料進行發票校驗后，方可提出“備件物料分割評估”維護申請。第十四條 各單位在提出新增備件物料主數據維護申請

9、時，如果能夠確定該備件可以進行修復，要同時填寫“分割評估備件物料維護模板”（附表1-2）。第十五條 設備部備件處數據維護員查詢ERP系統狀態后，對備件物料進行分割評估系統維護。第四章 貨源清單維護第十六條 在ERP系統中，甲類備件（含生產工具）列入“貨源控制清單”。第十七條 總公司設備部備件處根據新增、設備拆除、設備改造等情況，組織各單位提出新增和需要修改的“貨源控制清單”：一、每年8月份各單位根據新投產設備、更新改造設備、拆除設備、甲類備件使用等情況，按專業提出需要增加和修改的“貨源控制清單”（甲類備件項目）；二、各單位設備科按專業組織“貨源控制清單”收集工作，并按專業輸入“貨源控制清單維護

10、收集模板”（附表3），經設備科長、生產科長審批蓋科章后，報主管廠長審批簽字、加蓋廠公章；三、每年8月25日，各單位備件員將批準后的“貨源控制清單維護收集模板”報總公司設備部備件處。第十八條 總公司設備部備件處接到 “貨源控制清單維護收集模板”（附表3）后，要做以下工作：一、組織技術處、動力處、生產廠共同對貨源清單進行審核確認，同時制定驗收方式和相應的供應商，并報設備部主管部長批準后，編制成正式文件；二、質量管理科將審核通過的貨源控制方案容輸入“貨源控制清單維護收集模板”中的相關字段，于12月31日前轉回計劃科；三、每年3月31日前，數據維護員完成系統貨源控制清單主數據維護工作。四、數據維護員完

11、成系統主數據維護后，將“貨源控制清單”信息反饋給主數據申請維護單位。第十九條 “貨源控制清單”是對新制作的甲類備件的供應商進行控制，當發生修復件時，采購科要填寫甲類備件的舊件修復供應商申請維護表（附表4），經采購科長、質量管理科長、計劃科計劃員審簽蓋部門公章后，轉數據維護員進行ERP系統維護。第五章 備件供應商主數據維護管理第二十條 備件供應商主數據管理職責分工一、xx集團備件供應商主數據由設備部備件處供應商管理員向計財部提供信息資料，由計財部在ERP系統中進行數據維護。二、設備部備件處負責XX集團外備件供應商在ERP系統中的主數據維護。三、備件供應商主數據維護員，負責將需創建的供應商在ERP

12、系統中進行核對，以確保供應商的唯一性。第二十一條 xx集團外備件供應商主數據維護工作程序：一、一般性審查的供應商，由設備部備件處采購科按照準入條件收集相關資料，并由供應商填寫備件供應商主數據收集模板（附表5），交質量管理科供應商管理員審核并報主管處長批準后，填寫備件供應商主數據創建維護申請表（附表6），轉備件供應商主數據維護員進行ERP系統維護，同時向有關科室下發準入通知。二、重點考察的供應商，由設備部備件處采購科提出供應商考察申請，經主管處長審批后，由質量管理科組成考察小組，進行實地考察，收集備件供應商主數據收集模板（附表5）擬寫考察報告，提交備件購銷管理委員會審議，批準后，由質量管理科供應

13、商管理員填寫備件供應商主數據創建維護申請表（附表6），轉備件供應商主數據維護員進行ERP系統維護，同時向有關科室下發準入通知。三、供應商由于改制等原因需要變更名稱或其他容，需按要求出具證明，經采購科長同意報質量管理科供應商管理員進行審核并報主管處長審批，同意后填寫備件供應商主數據變更維護申請表（附表7），轉備件供應商主數據維護員在ERP系統進行數據變更，同時向有關科室下發供應商管理容變更通知書。四、供應商的刪除，由備件處相關科室提出刪除理由。備件供應商的刪除由備件處購銷管理委員會批準后，備件供應商管理員填寫備件供應商主數據刪除維護申請表（附表8），報備件供應商主數據維護員在ERP系統進行刪除；第二十二條 xx集團備件供應商主數據維護工作程序：一、XX集團新增備件供應商，由設備部備件處供應商管理員按計財部要求填寫備件供應商主數據創建維護申請表（附表6），以電子的形式發給計財部供應商數據維護員。二、設備部備件處供應商管理員接到計財部維護完成的通知后，向有關科室下發準入通知。第六章 采購信息記錄維護第二十三條 備件價格信息記錄是對在一定時期、能夠固定價格的備件項目，在ERP系統中維護其階段性的價格。 第二十四條 備件價格信息記錄的維護管理一、每年初對審批通過后的年度價