1、 KS-ERPKS-ERP組織結構指導書組織結構指導書 KS-ERPKS-ERP 組織結構指導書組織結構指導書.3 3第一章組織結構概述.3組織結構.4第二章部門職能.5一、采購部門職能.5二、貨品管理部門職能.5三、質量管理部門職能.6四、銷售部門職能.6五、財務部門職能.6六、行政人事部門職能.7第三章關鍵崗位工作說明書.7一、采購部門主管.7二、采購員.8三、貨品管理主管.9四、貨品管理員.10五、倉庫主管.11六、倉庫管理員.12七、質量主管.13八、質量檢驗員.14九、銷售部門經理.15十、財務部門經理.16十一、會計.17十二、出納.18十三、行政主管.19十四、人事管理員.20K

2、S-ERPKS-ERP 組織結構指導書組織結構指導書一個企業導入科思 KS-ERP 后，將實行新的業務流程，業務流程的正確執行，主要就靠科學、合理的組織結構。看起來組織結構是企業的行政問題，實際上，導入了 ERP 系統后，組織結構必然要考慮 ERP 業務流程，重新調整、優化企業的組織結構。本指導書幫助企業在導入 ERP 系統后，如何根據 ERP 業務流程，迅速合理的調整企業組織結構，以適應 ERP系統的運行，從組織上保證 ERP 的成功實施。本指導書結合科思 KS-ERP 軟件 KS-ERP 的業務流程，建議企業如何設置部門，各部們應設置的職位與人員，各職位人員的職責與任務等。因此，本指導書也

3、是務實的。 3 / 20第一章第一章 組織結構概述組織結構概述管理信息系統集合規管理和先進的運作模式,給企業帶來的雙重效益早已為大家所認同,這也是眾多企業如此關注企業信息化建設的原因.中小企業要實現其做大做強的目標.沒有規的管理和高效的運作模式是不可以想象的.在中國,中小企業信息化建設的道路并不是很平坦的.很多企業為此浪費了不少的人力、物力、財力,且收效甚小,從而導致對信息化建設失去信心,對管理軟件產生畏懼心理.追究其原因主要在于一方面企業著眼眼前,強調現狀,而軟件供應商強調軟件的先進性而忽視實用性,很難將管理軟件的設計思想與企業的現實很好結合;另一方面,有些軟件供應商出于商業目的,一味的服從

4、于客戶的非原則性要求,背離軟件本身設計的出發點進行程序設計,使軟件缺科學性和對環境變化的適應能力,同樣沒能很好的實現預期的效果.我們應該明白，僅僅購買一套先進適用的管理軟件尚不足以使一個企業建立規科學的管理體系，反過來,企業缺乏一定的管理體系也不能更好的發揮管理軟件所具有的功能。.企業在上馬管理信息系統之前,需要構建自身的管理平臺以配合軟件實施.如同飛機需要有平坦的跑道才能起飛一樣。許多大型企業 ERP 軟件的實施失敗.就在于盲目的夸大管理軟件對企業管理優化的作用,沒能充分認識實施管理軟件系統與改善企業管理之間的關系.管理軟件是以業務流程為導向,企業本身卻很難在電腦上開展實際業務動作，軟件設計

5、是建立在一定的管理規之上,為企業提供了業務如何進行(HOW),但實際業務活動還需求知道何人(WHO),何時(WHEN),何地(WHERE)等諸多相關要素,這些在軟件產品中無法提供,需要在實施環節結合軟件平臺加以明確。.組織結構的規劃和設計，就是以客戶為線索.以業務為核心,以流程為依據，重新整合業務、流程、組織的關系，搭建一個通暢的管理平臺，實現了中小型企業業務、財務一體化的管理目標.本指導書為中小企業在實施科思 KS-ERP 時，提供一套切實可行,易于實施的管理解決方案,設計一套管理平臺以構建企業組織,規管理從而支撐 ERP 的運行。.本指導書總體設計思想,旨在構建支撐運行的管理平臺,以配合軟

6、件的實際應用,針對中小型企業的管理特點,給了組織結構基本模型,業務流程和相關管理規與制度.其中組織結構部分根據業務分工的不同,明確了各部門崗位的職責,以期在組織結構上為軟件的實施提供保障.業務流程給出了業務具體的流程描述.通過聯單的運用結合軟件平臺上的操作有效的組織實施業務活動中從計劃到財務處理的整個過程.除包括軟件所涉與核心業務流程以外本方案同時提供了與開展業務活動相關的管理規與制度.這里需要說明的是本指導書旨在給出一個中小型企業指導性的管理解決方案.故所涉與到的組織結構中的部門只是為了方便業務流程的說明和管理規的描述而給出.在實際運用中,企業尚需要針對自身的具體情況進行適當的職能組合和流程

7、調整.組織組織結構結構作為一般的商業企業,其主要的職能是貨品采購，銷售和財務管理,因此,企業主要的管理對象和管理過程也是圍繞這三項容展開,在對貨品采購，銷售和財務進行管理的基礎上,配合相應的職能管理部門。一般而言,對于中小型商業企業而言,物品的采購管理和質量控制是相當重要的,市場方面的關鍵管理職能有營銷管理和銷售管理.除財務管理外,企業還應 具備人力資源管理和行政管理等管理職能.為實現組織目標,保證企業資源的有效利用與業務活動的開展,企業應設立相應的部門,并設立相應的職位對各環節和職能進行協調和管理.但是,部門并等于職能,中小型企業根據新的業務流程,可以將相關的職能加以整合,使之符合一個緊湊的

8、組織框架.隨著企業的發展狀大,一些職能可以分離出來,成立專門的部門.在職能合并的過程中,很多本應部門承擔的職能就可能集中在個人尤其是管理者身上,特別是在企業規模不是很大,不需要成立專門的銷售管理部門和市場管理部門對銷售和市場進行管理的時候,銷售管理職能就集中在銷售部經理的身上,而營銷規劃和市場策略制定則集中在總經理和銷售經理的身上,但基本的職能并未減少,承擔者可以是部門,也可以是個人,企業應該按照自已的實際情況靈活調整，不同的企業,隨自身戰略與外部環境等因素的不同,組織結構各不一樣。方案不可能給出完全適合某一特定企業的組織結構,下面的組織結構圖更多的是起指導示作用.說明:1. 嚴格來說,上面的

9、組織結構圖是”職能結構圖”.它給出了企業正常運行所必須的職能分布.2. 虛線方框 表示末在科思 KS-ERP 企業引擎中出現的部門與職能.3. 當企業規模較小時,某些職能不一定由部門承擔,而可能由部門經理等高層管理人員暫時承擔,發展到一定階段時,才可能獨立出來,成立相應管理部門.。企業崗位編制隨企業發展階段,企業規模和企業關鍵職能的不同而有很大的區別.如在創業階段,企業生存至上,人力資源管理和行政管理職能相對較弱,崗位編制較少;企業規模較大時,人力資源管理和行政管理職能相對較弱,崗位編制較少;企業規模較大時,人力資源管理職能就可能逐漸加強，需要有專人分別進行人事管理、薪酬管理、績效考核管理和培

10、訓管理等；在以市場營銷為關鍵職能的企業中，就需要有獨立的市場管理部和銷售管理部，相應的崗位大增加。影響企業崗位編制的主要因素有：（1）企業發展階段（2）企業規模（3）企業關鍵職能的功能等。企業應該根據自身實際情況進行崗位設置，最先進的末必是最好的，最適合自已的才總經理成品倉半成品倉庫原材料倉財務部生產部采購部銷售部副總經理信息中心行政部總經理成品倉半成品倉庫原材料倉財務部生產部采購部銷售部副總經理信息中心行政部 5 / 20是最好的。第二章第二章 部門職能部門職能一、采購部門職能一、采購部門職能1、 尋找貨品供應來源，對每種貨品的供貨渠道加以調查和掌握2、 建立供應商的檔案，負責對供應商的考核

11、3、 對供應商的價格、品質、交貨期、交貨量等作出評估4、 掌握公司主要貨品的市場價格起伏狀況，了解市場走勢5、 采購訂單的擬訂與供應商的選擇（*）6、 依采購合約或協議控制協調交貨期，負責采購具體業務7、 進料品質、數量異常的處理8、 督辦退貨業務，負責外部門之間的聯系與協調（*）9、 過期與報廢物品的預防與處理。二、貨品管理部門職能二、貨品管理部門職能1、 貨品請購計劃的制定與督辦：（*）2、 過期與報廢物品的預防、控制與處理3、 受理退貨申請（*）4、 貨品盤點工作的開展5、 貨品的運輸調度6、 倉庫管理7、 庫房存量控制。一、倉庫職能1、 依據訂購單點收貨品，并按倉庫管理制度檢查數量2、

12、 將驗收好的貨品按指定位置預以存放3、 存放場所應整理、整頓、清潔，符合 5S 要求，防止品質發生變異4、 依據領料單或備料單配備和發放貨品：（*）5、 貨品出入庫記錄與定期盤存：（*）6、 進倉、退貨的執行（*）7、 不良貨品的定期處理。三、質量管理部門職能三、質量管理部門職能1、 編制質量管理規2、 嚴格控制貨品的采購質量3、 嚴格控制貨品入庫的質量4、 原料、半貨品、貨品的質量檢驗 5、 客戶質量反饋的調查處理四、銷售部門職能四、銷售部門職能1、 組織銷售預測和分析2、 擬訂各項銷售計劃3、 分解銷售計劃，并下達執行4、 訂單處理，銷售發貨、退貨處理（*）5、 組織有關計劃調整工作6、

13、跟蹤銷售計劃執行過程7、 分析控制銷售進度8、 協調銷售計劃和生產計劃的關系9、 協調銷售計劃執行和預算之間的關系10、進行基本銷售分析并提交相關職能部門11、辦理銷售對帳、單據往來以與交易記錄等工作12、管理商業渠道的，更新交易記錄13、檢查并處罰銷售人員的違紀行為。五、財務部門職能五、財務部門職能1、 根據本公司的核算與管理需要制定并與時修訂會計科目體系2、 制定本公司的部財務控制制度3、 制定本公司的會計核算的操作規程4、 匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證5、 電腦錄入記帳憑證，并自動生成明細帳、總帳、各相關報表6、 核算成本7、 現金、銀行的日常收支業務8、 日常工資結算，個人所得稅扣

14、除9、 銷售人員業務提成核算與發放10、稅務申報、年度審計等11、進行成本控制、費用控制12、制定信用政策，記錄往來備查帳簿，定期進行帳齡分析13、制定本公司的財務評價與考核制度并進行管理，協同業務員催收應收帳款14、編制預算（銷售、費用、財務等） ，下達預算至各部門15、協同業務員催收應收帳款16、分析預算編制的合理性，監督預算的執行17、根據分析結果，調節整預算、信用政策等事項18、定期統計、計算各相關、重要經濟指標19、提供高層管理者的決策支持（如進行可行性分析等）20、負責完成本公司的會計檔案管理。 7 / 20六、行政人事部門職能六、行政人事部門職能1、 規行政事務管理體系的圍和容2

15、、 明確行政事務管理在企業管理中的溝通協調職能，通過對公司部文件上傳下達和公司部的會議管理工作，加強各部門之間的信息溝通和交流，協調各部門的工作關系3、 完善公司行政事務管理規章制度4、 完善企業行政事務管理制度，嚴格要求按制度辦事，提高行政事務部門的工作效率5、 根據企業經營戰略制定公司人力資源戰略規劃，并由此制訂公司人力資源管理工作計劃，進行崗位管理、人事管理、培訓管理和薪酬與獎勵管理。第三章第三章 關鍵崗位工作說明書關鍵崗位工作說明書一、采購部門主管一、采購部門主管工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱采購部門主管所屬部門采購部門直接上級工資等級下屬崗位采購業務員關聯部門工作摘要負責采購人

16、員與采購業務的管理工作容參照規1 采購訂單的擬訂（*）2 貨品供應商的尋找、資料的收集與開發工作3 與供應商的比價、議價談判工作4 對舊供應商的價格、產能、品質、交期的審核工作，以確定原供應商的穩定供貨能力5 與時跟蹤掌握價格行情變化與品質情況，以期提升產品品質與降低采購成本6 采購計劃編排，貨品之訂購與交期控制7 部門員工的管理培訓工作8 與供應商以與其他部門的溝通協調等。訂單采購流程一訂單采購流程二采購退貨流程貨品采購辦法盤點管理辦法供應商管理辦法任職資格學歷大專以上學歷 技能一定的溝通、談判能力經驗兩年以上工作經驗，熟悉貨品行情使用設備電腦補充說明二、采購員二、采購員工作說明書資料編號

17、編制日期崗位名稱采購員所屬部門采購部門直接上級工資等級下屬崗位關聯部門工作摘要具體采購業務工作容參照規1、 訂購單的下達（*）2、 采購訂單的錄入與打印輸出3、 貨品交期的控制4、 貨品市場行情的調查5、 查證采購貨品的品質和數量6、 采購貨品品質和數量異常的處理7、 與供應商有關交期、交量等方面的溝通協調訂單采購流程一訂單采購流程二采購退貨流程貨品采購辦法供應商管理辦法學歷大專以上學歷技能一定的溝通、談判能力任職資格經驗一年以上工作經驗 9 / 20使用設備電腦三、貨品管理主管三、貨品管理主管工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱貨品管理主管所屬部門貨品部門直接上級工資等級下屬崗位貨品管理員關

18、聯部門工作摘要全面負責企業貨品的管理工作工作容參照規1、 貨品采購計劃的審批（*）2、 貨品的請購審批（*）3、 貨品單據的審核（*）4、 貨品管理工作的監管5、 過期與報廢貨品預防、控制與處理工作的監管6、 貨品盤點的監管7、 貨品運輸調度工作的監管8、 倉庫管理工作的監管訂單采購流程一訂單采購流程二采購退貨流程貨品調撥作業流程組裝作業之貨品收發流程貨品采購辦法盤點管理辦法過期與報廢貨品管理辦法學歷大專以上學歷技能良好的組織協調能力任職資格經驗兩年以上工作經驗使用設備電腦補充說明 四、貨品管理員四、貨品管理員工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱貨品管理員所屬部門貨品管理部門直接上級工資等級下

19、屬崗位關聯部門工作摘要公司貨品具體管理工作工作容參照規1、 貨品的請購（*）2、 貨品采購進度的跟催3、 存量控制4、 有關部門之間事務的溝通協調訂單采購流程一訂單采購流程二采購退貨流程貨品調撥作業流程組裝作業之貨品收發流程貨品采購辦法盤點管理辦法過期與報廢貨品管理辦法學歷中專以上技能良好的組織能力任職資格經驗兩年以上貨品管理經驗使用設備電腦補充說明五、倉庫主管五、倉庫主管工作說明書 11 / 20資料編號 編制日期崗位名稱倉庫主管所屬部門貨品管理部門直接上級貨品管理主管工資等級直接下級倉庫管理員關聯部門工作摘要倉庫整體管理工作工作容參照規1、 倉庫的工作籌劃與控制2、 審定和修改倉庫管理的規

20、程和制度3、 檢查和審核倉庫各級員工的工作績效4、 簽發倉庫各級文件和單據5、 倉庫各級員工的培訓6、 與公司其他部門的溝通與協調7、 負責倉庫日常管理事務8、 按規定收民貨品9、 倉庫的安全工作與貨品保管工作10、盤點工作的具體安排執行與監督訂單采購流程一訂單采購流程二銷售訂單處理流程一銷售訂單處理流程二銷售退貨處理流程貨品入庫流程貨品調撥作業流程盤點管理辦法過期與報廢貨品管理辦法學歷高中或中專以上技能良好的事務處理能力與溝通協調能力任職資格經驗兩年以上倉庫管理經驗，其中一年以上主管經驗使用設備電腦補充說明六、倉庫管理員六、倉庫管理員工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱倉庫管理員所屬部門倉庫

21、直接上級倉庫主管工資等級 直接下級關聯部門工作摘要倉庫整體管理工作工作容參照規1、 負責倉庫日常管理事務2、 按規定民發貨品3、 貨品的驗收（*）4、 進倉單的輸入與進倉單的打印輸出（*）5、 每日貨品明細帳目的登記6、 貨品進倉儲位的籌劃與排放7、 倉庫的安全工作與貨品保管工作8、 填寫倉庫相關報表（*）訂單采購流程一訂單采購流程二銷售訂單處理流程一銷售訂單處理流程二銷售退貨處理流程貨品入庫流程貨品調撥作業流程盤點管理辦法過期與報廢貨品管理辦法學歷高中或中專以上技能任職資格經驗兩年以上倉庫管理經驗，其中一年以上主管經驗使用設備電腦補充說明七、質量主管七、質量主管工作說明書資料編號 編制日期崗

22、位名稱質量主管所屬部門質量部門直接上級工資等級直接下級質量檢驗員關聯部門工作摘要公司貨品的質量管理工作容參照規 13 / 201、 編制質量管理制度2、 協助負責有關質量方面的對對外的協調工作3、 具體負責全廠員工質量培訓工作的計劃制定與落實4、 負責生產質量事故的調查處理與數據統計分析訂單采購流程一訂單采購流程二貨品入庫流程盤點管理辦法供應商管理辦法學歷大專以上技能良好的溝通協調和控制能力任職資格經驗三年以上質量管理經驗使用設備電腦八、質量檢驗員八、質量檢驗員工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱質量檢驗員所屬部門質量管理部門直接上級工資等級直接下級關聯部門工作摘要貨品的質量檢驗工作容參照規

23、1、 具體負責貨品的關樣檢驗工作2、 對進入待檢區的貨品按相關規定進行質量檢驗3、 嚴格按照檢驗規程進行檢驗工作。4、 出具送樣質量檢驗報告，同時對檢驗結果負責。訂單采購流程一訂單采購流程二貨品入庫流程供應商管理辦法學歷大專以上技能任職資格經驗一年以上質量檢驗工作經驗使用設備電腦九、銷售部門經理九、銷售部門經理工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱銷售部門經理所屬部門銷售部門直接上級工資等級直接下級關聯部門工作摘要全面負責企業市場銷售方面的工作工作容參照規 15 / 201、 市場規劃與企業營銷策略制定2、 銷售計劃制定、分解、調整等工作3、 組織銷售統計和分析工作4、 協調同生產計劃、財務計劃

24、的關系5、 制定本部門工作計劃并領導執行6、 制定并完善各項銷售管理制度和辦法等7、 負責銷售人員與銷售業務的管理8、 指導和培訓下屬9、 考核下屬員工10、協同與其他部門之間的工作關系。銷售訂單處理流程一銷售訂單處理流程二銷售退貨處理流程盤點管理辦法客戶關系管理辦法學歷大專以上技能良好的市場洞察力、決策能力、人際溝通、組織協調能力任職資格經驗三年以上市場管理工作經驗使用設備電腦補充說明十、財務部門經理十、財務部門經理工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱財務主管所屬部門財務部門直接上級總經理工資等級直接下級出納會計關聯部門工作摘要負責建立公司財務體系，進行日常會計核算、費用控制，提供決策支持工

25、作容參照規 1、 根據公司核算與管理需要制定并與時修訂會計科目體系2、 制定本公司的部財務控制制度3、 制定本公司的財務評價與考核制度并進行管理4、 制定本公司的會計核算操作規程（*）5、 進行成本控制，費用控制6、 制定信用政策配合擬定產品價格（*）7、 編制預算（銷售、費用、財務） ，下達預算至各部門8、 分析預算編制的合理性，監督預算的執行，根據分析結果，調整預算、信用政策等事項（*）9、 定期統計、計算各相關、重要經濟指標（*）10、提供高層管理者的決策支持（如進行可行性分析等）11、負責完成本公司的會計檔案管理12、完成領導指定的其他任務。銷售訂單處理流程一銷售訂單處理流程二銷售退貨

26、處理流程盤點管理辦法學歷具有財經專業本科或本科以上學歷技能會計師以上職稱任職資格經驗三年以上會計工作經歷，有良好的溝能協調能力使用設備電腦補充說明有商品流通企業經驗者可優先考慮十一、會計十一、會計工作說明書資料編號 編制日期崗位名稱會計所屬部門財務部門直接上級財務主管工資等級直接下級關聯部門工作摘要日常會計核算工作容參照規 17 / 201、 匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證（*）2、 核算成本（*）3、 記錄往來備查帳簿，定期進行帳齡分析（*）4、 管理固定資產，登記固定資產明細帳（*）5、 協助有關部門對庫存商品進行清查盤點（*）6、 稅款的計算、申報、繳納、扣繳、退稅等事項（*）7、 完成領導指定的其他任務銷售訂單處理流程一銷售訂單處理流程二學歷會計專業大專以上學歷技能會計上崗證任職資格經驗一年以上會計工作經歷，熟悉我國會計法使用設備電腦補充說明能熟練的運用計算機，熟悉科思財務軟件十二、出納十二、出納工作說明書資料編