1、項目檔案項目檔案項目檔案的定義是指在整個公路建設過程中形成的全部有保存價值的公路建設信息（包括文字、圖表、聲像等）總稱項目檔案的特點、數量大、形成時間長、形成的單位多、專業(yè)性強、載體多樣性項目檔案的重要性項目檔案的重要性1、項目檔案的重要性、憑證作用、依據作用、參考作用2、項目檔案的重要性任何一個標段的項目檔案不合格會導致整個項目檔案驗收的不合格，項目檔案專項驗收不通過，無法進行下一步檔案驗收。項目檔案工作檔案員項目檔案工作檔案員1、檔案員就是收資料作檔案的嗎？a、指導（熟悉工程劃分）b、整理、檔案員應具備的知識有那些？a、公路建設的基本知識b、公路項目建設程序c、基本的文秘知識1成立檔案管理

2、小組、（協(xié)助各參建單位編制相應的規(guī)章制度）2做好項目檔案的登記工作（開工一個月內完成）3 進一步完善合同中的關于檔案的條款4 聯(lián)合監(jiān)理做好項目檔案的前期管理工作業(yè)主檔案管理小組業(yè)主檔案管理小組1、檔案員管理制度2、檔案員名字、聯(lián)系方式3、更換檔案員的條件總工程師或是分管技術的副總業(yè)主各職能部門的檔案員監(jiān)理單位檔案員施工單位檔案員施工單位檔案員項目檔案負責人合同管理一、在參建各單位的合同里明確規(guī)定檔案要求。（一）施工單位交出（按業(yè)主要求的）檔案的時間、套數。（二）參建單位的專職檔案員更換的條件。（三）設計合同中要明確設計單位在提供紙質圖紙的同時還要提供電子文件（可用什么軟件編輯的）二、工程實施過

3、程中檔案完成情況的獎罰制度檔案管理的前期準備工作一、單位、分部、分項表格的審批二、各種文件格式規(guī)范化動作（一）公文格式、文頭等（二）施工文件的排序（三）.三、各種文件形成的優(yōu)化（一）分項開工報告的簡化（二）各類文件審批格式不同造成后期文件的收集整理難度增大。文件形成的過程管理工作一、四納入（文件的形成、積累、整理、歸檔工作）（一）納入工程計劃管理工作（二）納入施工管理及考核范圍（三）納入有關領導和工程員的崗位職責中（四）納入經濟責任制。二、三參加（一）參加工作例會中（二）參加設備開箱驗收（三）參加工程合同段驗收和項目交工和竣工驗收。聯(lián)合監(jiān)理內業(yè)管理工作1、每月項目質量大檢查（內業(yè)資料檢查）、獎

4、懲制度（工程款支付）1、每季度項目質量大檢查（內業(yè)資料檢查）、獎懲制度（工程款支付）1、內業(yè)檢查的內容：檔案裝具、案卷題名、分項表格排列、字跡2、形成文件。3、業(yè)主支付是否經過檔案部門的簽字認可檔案管理制度檔案管理制度業(yè)主檔案業(yè)主檔案_ _第一步工作第一步工作1、統(tǒng)一全線的檔案裝具2、確定各部門移交程序（時間、內容）3、幫助各部門兼職檔案員整理資料的方式開工后六個月內完成： 1、可行性研究 2、設計基礎材料 3、設計文件業(yè)主檔案業(yè)主檔案_ _第二步工作第二步工作預立卷工作： 、按文件要求設置檔案盒，做好預立卷工作 、提前撰寫案卷題名（粗略）聯(lián)合監(jiān)理實施內業(yè)檢查： 、是否有預先設置檔案盒 、合同

5、部確定已完工程列表 、粗略檢查工序排序、表格填寫、簽名規(guī)范 、做好記錄、備忘（質量監(jiān)督站關于內業(yè)資料的檢查、檔案人員內業(yè)資料的檢查） 、報備總工組卷立項審批文件一、主文件是項目的批準（核準）文件。二、項目批準或核準文件的支持性文件（各級相關政府部門的審批文件）壓覆礦床方面的（國地資源部門）文物考古方面（文化部門）。文件排列主文件在前，支持生文件在后支持性文件按部門進行組卷，可多卷。有些文件可能和第四大類文件重復，但必要的重復是允許的，但要知道所以然。（資料列表來源于項目立項申請報告中的附件）組卷-設計類文件組卷原則設計各階段依次排列設計后服務函的組卷設計單位發(fā)出的，（應建議設計單位按各標段進行

6、編號）初步設計階段初步設計階段施工圖設計階段施工圖設計階段工程實施階段初測相關文件材料（包括各種會議，成果）初步設計審批文件及圖紙定測相關文件材料（包括各種會議，成果）施工科審批文件及圖紙設計后服務函或設計變更通知書組卷-管理文件-來往文件（圖示）來往文件-樣式來往文件-組卷原則-定義定義：單位與單位之間的往來文件都稱為往來文件，項目檔案的往來文件一般是指紅頭文件一份文件的組成一份完整的文件正文附件（一般是復印件）發(fā)文稿紙（領導簽發(fā)及蓋紅章）草稿來往文件-組卷原則-分類按問題分類首先，應將組專卷的內容全部鑒定出來，另行組卷（質量監(jiān)督站的文件）比較簡單的方式是按業(yè)主（建設單位）的部門分類按部門職

7、能分類（起草文件的部門）部門職能中能明確細分的應再次分類，如合約、計劃、支付按年度加文件號進行排列即可來往文件-組卷原則-題名案卷題名一個案卷中的文件只有一種文體的（如請示及批復），需將文體名稱（請示及批復）列在題名中一個案卷中的文件涉及多種文體的（如請示及批復、函、通知），只需將文件名稱后跟”文件”二字即可。不需要列出所有文體名字。卷內題名一個完整的文件（主附文）一條卷內題名。簡單雷同的文件應由檔案人員自行概括出文件的主要內容回復在前，請示在后。征地拆遷-組卷原則一、綜合部分用地手續(xù)、征拆共用文件、征拆統(tǒng)計資料二、征地拆遷合同（協(xié)議書）以主線前進方向的行政區(qū)域進行組卷三、征拆往來文件按問題、

8、類別、時間組卷。招投標文件-組卷原則 招投標成立 機構的有關文件 標底編制文件 工程合同段劃分有關文件前期準備階段 招標公千 資格預審 招標文件 招標文件招、投標實施階段 評標文件 開標文件 定標文件 中標通知書評標、開標、定標階段一、招投標各階段示意圖一、組卷原則（一）可按合同段為單位（二）可按階段名稱為單（三）均要求原件（正本）合同類文件-組卷原則-分類合同分類（一般分七大類）A類 路基、路面等土建合同 主合同及附加合同B類 設備及工具、器具采購合同 主合同及附加合同C類 工程材料采購合同主合同及附加合同D類 征地搬遷合同 主合同及附加合同E類 工程勘察、設計合同 主合同及附加合同F類 工

9、程監(jiān)理合同 主合同及附加合同G類 其它合同主合同及附加合同合同類文件-組卷原則-編號一、項目合同應做編號設置，以便歸檔合同編號一般由以下三部分組成樣式：ZH-A-1 表示肇花A類合同的第一個合同做好臺賬工作項目編號合同分類號順序號廣東省交通運輸檔案信息管理中心目前施工檔案管理狀況一、實體先行，文件材料是否及時形成無所謂。二、檔案員的情況施工單位文件的分類（預設臨時檔號）一、分類全線統(tǒng)一設置臨時分類號進行全線預立卷工作施工綜合文件施工原始記錄實驗室文件聲像文件綜合類文件來往文件交工驗收資料施工組織設計評定專卷技術方案技術方案可按單位、分部和分項進行組卷也可以跟隨分項施工文件組卷施工原始記錄整理依

10、據文件監(jiān)理單位、質量監(jiān)督站審批的單位、分部、分項一覽表監(jiān)理單位、質量監(jiān)督站審批的單位、分部、分項一覽表監(jiān)理實施細則涉及的表格施工組織設計涉及的表格質量評定標準涉及的表格排列以分項為單位進行排列按工序（檢驗批）依次進行排列如灌注樁一條樁從放樣-驗收全過程，按工序進行排列每個分項按分 項開工申請、分項評定-中間交工-測、施、檢、驗進行排列（原材料-鋼管樁預制）鉆孔灌注樁施工工藝流程場地平整測量放出樁位樁機就位鉆孔下鋼筋籠清孔灌注成樁檢測移機下一樁位工地試驗室文件一、管理性文件（臨時資質、試驗臺賬等文件）二、儀器標定資料三、日常試驗文件（配合比等文件）材料檢查程序制定材料進場計劃承包人審查有關資料監(jiān)

11、理工程師提供樣品和技術資料承包人不合格材料采購承包人抽樣測試、提交材料承包人審查測試、核驗材料承包人批準材料使用監(jiān)理工程師不合格材料檢查程序實驗室文件-組卷原則-原材料首先分類（鋼筋、水泥）所有的（共性）原材料按批進行組卷；每批次原材料文件組成（一般情況）進場材料審批單合格證廠家試驗記錄現場試驗記錄半成品（商品混凝土等）每車次提供相應的證明文件，按單位、分部、分項進行組卷實驗室文件-組卷原則-儀器儀器標定的組卷試驗和測量按種類-年度依次進行排列施工日志按個人-年度次進行排列如果現場一天一張表的，一般一個月一條題名如果按個人來收集的，每個人（每本）一條題名變更文件的組卷安全文件按相關制度，如業(yè)主

12、（建設單位）的安全管理文件上要求的內容廣東省交通運輸檔案信息管理中心監(jiān)理文件的分類一、分類綜合文件抽檢資料中心實驗室文件聲像文件照片檔案照片檔案照片檔案照片檔案 隨著信息技術的普及，項目建設中的參建各方隨著信息技術的普及，項目建設中的參建各方（建設、監(jiān)理、施工單位）積累了大量的照片，它們（建設、監(jiān)理、施工單位）積累了大量的照片，它們涉及的內容相當廣泛，由于載體的特殊性，在立卷中涉及的內容相當廣泛，由于載體的特殊性，在立卷中應單獨整理。應單獨整理。 照片收集范圍照片收集范圍 項目照片檔案的范圍1、在籌建、施工、竣工過程中產生的具有憑證和參考價值的照片。2、項目領導活動的照片，上級領導視察本項目的

13、照片。(業(yè)主)3、本項目向有關單位提出內容和要求、組織拍攝或征集的照片。4、本項目在工作中選用的外單位的照片。照片收集范圍照片收集范圍單張照片的組成。 1、底片 2、照片、 3、文字說明照片檔案的組卷照片檔案的組卷照片檔案分類（分組） 我們通常將內容相關、相近的照片編為一組，按組為單位編文字說明（即“分組說明”） 例：一些初步設計審查會的照片，我們可以把這些照片歸為一組，寫一個分組說明。說明這一組照片的內容，開會的時間、地點的人員情況（主要部門）、會議議題、結論及拍攝人等。照片只需注明該照片的背景或人物即可。這些照片只撰寫一條題名，將分說明放在該組照片之前（空出一張照片的位置）的位置上即可。照片檔案的組卷照片檔案的組卷 如果某一活動只收集了單張照片，則要以單張照片為單位撰寫文字說明和填寫有關各項內容，文字說明：不超過200字，包括事由：照片所反映的事件、事物的情由；時間：事件發(fā)生或事物產生變化的時間和照片拍攝時間；地點：被拍攝物所在具體地點；人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份；背景：對揭示照片主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的攝拍者姓名；照片號、底片號和參見號。照片檔案的組卷照片檔案的組卷 在參建各方向建設單位移交照片檔案時應根據分說明寫出照片檔案