1、 體系編號：密級：保存期限：年采購過程管理制度文件編號：某某某某X版本號：1編制：審核：標準化：簽發：某某某某某修訂記錄版本號修改容簡述修訂人生效日期一、目的為規物資采購的作業流程，降低物資的采購成本，確保物資優質、及時到貨，快速響應公司生產和項目建設的需要，使采購作業的流程更加明晰、有據可查，明確相關人員的職責和權利，特制定本規定及流程。二、適用圍本規程適用于本公司的項目采購及日常物料采購。三、職責設計部：負責填報項目設備料單、項目綜合料單，采購部對申請采購的物料有疑義，設計部負責解釋和變更。技術部：負責項目的概算、預算的編制及相關技術文件、數據表、技術協議的審核，并負責將上述資料在采購實施

2、前交項目部審核，項目部審核完成后轉交采購部。項目部：負責將審核簽字完成的項目設備料單、項目綜合料單、項目采購概算、預算以及與物資采購相關的技術數據、資料交給采購部。采購部：負責編制采購方案、計劃進度表、供應商的初選、詢價和招標 ，牽頭完成技術協議的簽署，選定最終供應商，審批完成后簽訂合同，并負責實施采購過程的質量和進度跟蹤管理以及到貨后報檢入庫。行政人事部：負責合同文檔管理、付款計劃申報、出入庫管理方面的工作。四、采購作業流程管理流程詳見采購作業流程圖4.1編制采購二級進度計劃采購部在項目啟動后，根據項目的總體一級進度計劃和設計部二級進度計劃，采購部需在1個工作日編制出采購二級進度計劃表，采購

3、計劃應有部門負責人、項目經理簽字以及簽字日期。采購二級進度計劃表中要對整個項目采購流程進行步驟分解，必須明確標出供應商選擇審批、詢價、評標、確定供應商、簽訂合同、長線物資和一般物資以及短線物資的采購周期、跟蹤、驗收入庫等整個流程所用的時間節點，所有項目采購表單中必須準確填寫項目名稱及編號，具體表單詳見采購二級進度計劃表4.2接受料單項目物資由設計部根據設計容填報項目設備料單、項目綜合料單及項目流轉單，交項目部審核后，轉交采購部門，其他物資由需求部門，根據生產或經營實際需要，填寫請購單。項目部和其他需求部門提供給采購部門的項目料單、請購單中，必須明確設備或材料的材質、規格型號、數量、執行標準等詳

4、細數據，長線或關鍵設備需提供技術規格書，同時在技術規格書中，列出需要進行分項報價的項目容、技術要求等詳細數據表，以免不同的供應商報價時，出現標的物數據的偏移，避免在評標時出現不確定項。項目部在接受設計部提供的項目設備料單、項目綜合料單時，需認真審核，符合要求后方可轉交采購部門。設計部移交料單給項目部時，料單上必須標識時間及第X版，如項目設備料單-20170726第一版，具體表單詳見項目設備料單、項目綜合料單。每個項目必須附上項目流轉單,每次資料移交時，雙方填報的項目流轉單中，需明確移交清單、移交時間、移交人、接收人、接收時間等，部門移交的清單中如非第一版必須在流轉單中寫出原因，以便項目經理及時

5、了解各環節需要時間及返工環節，具體表單詳見項目流轉單。項目設備料單、項目綜合料單、請購單必須有制表人、部門主管、項目經理、總經理簽字確認。采購部需要對所有料單進行審核，如采購資料不全、審核簽字不全或不符合規定，可退后項目部進行完善。4.3編制采購計劃進度表依據項目總體一級進度計劃和設計部二級進度計劃的時間節點，采購部門必須在接到項目料單后的第二個工作日，完成采購方案、采購計劃進度表的編制，完成后返項目部備案；同時通過，向協議供應商確認供貨周期，如供應商不能按要求的供貨時間提供所需設備/材料，應及時增補合適的供應商，并完成供應商引入（分包商）申請表的審批，表中必須明確供應商的名稱、供應商品、聯系

6、人及聯系方式，寫清楚申報理由，報總經理審批。供應商的引入，需符合協議供應商管理制度中的相關規定。4.4擬詢價、邀標供應商審批和詢價采購部在完成采購方案、采購計劃進度表后的第二個工作日，需在協議供應商名錄里，每種物資選擇3-5家供應商，完成擬詢價、邀標供應商審批表，報需求部門及總經理審核批準，同日向協議供應商發出詢價書。詢價書中必須明確：供應商應根據詢價書中的要求，提供各種設備/材料尺寸、材質、報價、付款方式、供貨周期以及公司資質、相關業績等，同時長線或關鍵設備詢價書需附帶提供技術規格書，同時在技術規格書中列出需要進行分項報價的項目容、技術要求等詳細數據表格，并需明確指出，不按要求進行報價則視為

7、無效報價。詢價書附帶的技術規格書、數據表等技術文件，需轉制成PDF格式，容不得透露任何項目信息。已簽訂過合同的標準化產品，不再重復進行詢比價流程，直接填寫項目供應商確認表（需附協議供應商框架協議、前期簽訂執行過的合同），報總經理審批后，向主要協議商進行采購合同的簽訂。4.5詢價過程跟蹤管理采購部每天與供應商保持聯系，詢價周期要求：綜合材料3個工作日、國產設備5個工作日、合資品牌設備7個工作日、全進口設備15個工作日；詢價結果形成比價表，比價表需每天更新后發送總經理，詢價截至日到期后，未及時報價的單位視同自動放棄，后續到達的價格，可作為定價參考，但不能再參與本次比價。當詢價周期過去2/3，完成報

8、價的單位數量未達到最低3家的要求時，需在當天完成增加供應商詢價的相關工作，以確保報價單位數量及比價的有效性。每當有新項目進行詢價時，需針對現有供應商在詢價周期、交貨期、質量等方面的不足，適當增加新的單位進行詢價，以不斷完善協議供應商名錄。當增加新品種、新單位進行詢價時，第一次的報價，需要求供應商將報價報總經理，再由總經理轉發采購部門進行匯總統計。 比價表中必須填報詢價發出時間、詢價截止時間、物料的名稱、規格、數量、價格、供貨周期、結算方式、供應商名稱、聯系人、聯系方式、信息等相關容，具體表單詳見比價表。4.6選定供應商供應商的選定需進行評標，評標分為技術標和商務標兩部分，先進行技術標評標，后進

9、行商務標評標。技術標占評標分值40%，商務標占評標分值60%。詢價截止日的第二個工作日上午，采購部需將所有報價供應商的技術方案、流程圖等相關技術資料，發送給項目經理，并由項目經理組織相關技術人員進行審核，最終由項目經理完成技術評標綜合分析表（技術指標：參照技術部提供的技術規格書中的詳細數據及技術要求）當天篩選出最佳技術方案。第三天由項目經理組織進行技術評標，參加技術評標人員：總經理、項目部主管、項目經理、設計部主管、技術部主管。總經理如因特殊情況不能參加，由副總經理出席。技術評標需根據技術方案和技術指標進行詳細分析，排出優先順序。詢價截止日的第二個工作日，采購部需根據比價單中各供應商的報價，參

10、照項目概算表，遵循“適價、適質、適量、適時、適地”原則，填寫商務評標綜合分析表，表中將概算價格、報價交貨期、付款方式、售后服務等容進行詳細對比，發總經理審核，第三個工作日組織有總經理、采購部等相關人員參加的評標會，確定出最終的供應商，并完成項目供應商確認表的報批。選定的供應商價格單價、總價均不得超項目概算表價格，超單價、總價5%，寫情況說明報副總經理審批；超單價、總價10%寫情況說明報總經理審批。項目供應商確認表中必須含有物料名稱、供應商名稱、聯系方式、付款方式、供貨周期等，由制表人發起，部門負責人確認，總經理進行審批，確定最終供應商，具體表單詳見項目供應商確認表4.7簽署技術協議一般物資、標

11、準設備的采購，只需與供應商確認需求部門的技術要求、技術規格書，如有疑問必須聯系物資需求部門與供應商溝通確認。非標、重要物資的采購，必須逐一召集擬詢價、邀標的供應商，與公司項目部、技術部、設計部、制造部以及外聘專家進行技術交流。技術交流有兩個階段可以進行：首先，在項目經理審核擬詢價、邀標供應商審批表時，就可以進行資質和業績的查詢和初步交流，其次在供應商報價后，可在技術方案的審查過程中進行。技術協議和技術協議審批表必須在項目供應商確認表審批完成后7個工作日完成。與供應商簽署的技術協議中必須包含設備/物料的尺寸、材質、重量、使用溫度、使用壓力、執行標準等一系列數據，具體表單詳見技術協議；技術協議審批

12、表中必須有擬采購的物料名稱、關鍵技術指標、我方與供應商雙方的主要對口部門負責人的、聯系方式、意見等，填完整后需有部門負責人及總經理審批，具體表單詳見技術協議審批表技術協議由項目部根據相關技術規格書、技術數據表以及相關設計數據、圖紙進行擬定，交設計部、技術部審核后定稿，項目經理簽字后蓋章，作為商務合同不可或缺的組成部分。4.8簽訂商務合同商務合同的簽訂時間，需根據制造部項目制造計劃確認表中物資需求的時間節點、先后順序以及供應商在報價中的交貨期來進行確定，一般來講，到貨時間必須保證比物資需求時間提前7個工作日，以防止不確定因素影響項目進度。因此，項目實施后，根據不同物資的到貨周期，商務合同的簽訂和

13、付款計劃需要同時有7個工作日的提前量，先簽長周期物資，后簽綜合器材。商務合同分為購銷合同、采購合同兩類。對于價值低于一萬元的物資及設備采購簽訂購銷合同，購銷合同中必須明確產品的名稱、規格、型號、數量、金額，約定好付款方式、運輸方式及費用、供貨時間等，并提供正確的公司名稱、稅號、開戶行。具體表單詳見購銷合同；對于設備價值高于一萬元的設備要簽訂采購合同。采購合同中不僅包括購銷合同中的基本信息，還要包括約定的技術協議，供貨圍，設備生產發運及調試驗收時間表以及培訓及售后服務。同時，采購合同的簽訂，必須等待技術協議簽訂完成后方可進行。具體表單詳見采購合同；若必須進行樣品提供和確認的，須確定送樣周期，由采

14、購人員負責追蹤，收到樣品后，第一時間送交需求部門進行確認。對于需要保存的樣品，做好樣品登記表。供應商經送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。選定的供應商價格單價、總價均不得超項目概算表，超單價、總價5%，寫情況說明報副總經理審批；超單價、總價10%寫情況說明報總經理審批。樣品登記表中必須明確登記送樣單位、送樣品名、接收人，如涉及樣品費用，請會用財務部等相關部門人員予以確認，具體表單詳見樣品登記表。4.9編制采購三級進度計劃表合同簽訂完成后，需結合采購二級進度計劃表，3個工作日編制完成更為詳細的采購三級進度計劃表，采購三級進度計劃表里必須填報物料的規格、名稱、數量、合同總價、結算方式

15、、定金、定金時間、尾款、尾款時間，同時表中需詳列每一種規格型號的具體付款時間、到貨時間，并提供給項目經理、制造部門，作為項目管理、資金管理、采購、制造過程進度控制的依據。4.10采購過程跟蹤管理合同簽訂后，要依據合同容形成采購三級進度計劃表和付款計劃，每周跟蹤物資到貨情況，當在跟蹤過程中發現有交貨延誤跡象時，需要求供應商提供應急方案以及以原交貨期為目標，提供經過調整后的加工進度計劃表，并每日更新發送我方進行確認，最大限度的挽回時間損失。同時需要及時向項目經理進行匯報，及時調整項目進度計劃。發生爭執時，依據合同的相應條款進行處理，同時根據協議供應商管理制度中的相關條款進行處理。如出現設計變更并對

16、采購造成影響，應由設計部出示審核后的設計變更單以及料單變更說明，并對變更后的預算、工程量進行計算，出示審核簽字后的，采購預算進行變更，同時需與供應商及時進行溝通，調整技術協議和商務合同中涉及到的相應條款和物資交付進度。閥門、儀表、泵等長周期設備以及需加工的非標設備，長周期物資要求供應商提交加工進度計劃表，同時要求供應商每周或階段（具體時間和生產供應商確認），提供設備階段性詳細數據、圖紙以及外觀照片和供應商自檢報告，以便及時管理物資交付進度。設備出廠前要求供應商提供設備詳細數據、參數、含設備部位特寫的影像資料及出廠合格檢驗報告并填報物資出廠自檢表，采購部形成加工情況匯報后報項目經理，具體表單詳見

17、加工情況匯報。加工情況匯報項目經理、工程技術部和設計部進行審核，確認合格后方可發貨。如出現供應商加工實際情況與技術協議不符，要及時向項目經理匯報，并聯合涉及到的各部門和供應商在一天落實解決辦法。物資出廠自檢表由我方根據不同種類的物資，提供不同編號的物資出廠自檢表，可與物資入庫檢驗單小編號統一，大號不同。具體表單見物資出廠自檢表，采購部每周五上午需向項目經理上報采購工作匯報表，采購工作匯報表里需將本周的各項目采購情況進行總結、匯報，梳理出需要協調解決的問題，以及可能影響物資交付進度和質量的相關問題，并提出改善措施和建議，交項目經理組織討論，拿出解決方案，形成會議決議后執行。具體表單詳見采購工作匯

18、報表。4.11報檢到貨后，采購人員填寫采購報檢單，申請質檢部對貨物進行質檢。4.12驗收質檢人員憑供應商提供的送貨單、物資出廠自檢表、圖紙及相關質量證明材料，依照相關質檢單，對所到貨物進行抽檢或全檢，合格品入庫，不合格品退至供應商，并及時跟蹤退換貨事宜，并根據具體情況填寫供貨質量異常處理反饋單。不同物料按不同的入庫標準檢驗，鋼材、管件、法蘭類用材料類質檢單；電控柜類用電氣類質檢單；閥門用閥門類質檢單；原料罐、清洗罐、膜殼等非標設備用非標類設備質檢單；泵和電機等用機泵類質檢單；壓力表、流量計、溫度計等都用儀表類質檢單，各類物料按各類質檢表進行檢驗入庫，具體表單詳見質檢部入庫質檢單。4.13入庫倉

19、庫保管員負責清點好數量，憑質檢部入庫質檢單，填寫入庫單，入庫單一式兩聯，第二聯用作采購報銷物料采購款用。行政人事部將物料整理入庫，項目物料按項目入庫、出庫、擺放，對物料管理的有序性、安全性、完整性及有效性負責，對部品物料的實行分區存放管理，同時做好倉庫盤點表。入庫單里必須明細物料的名稱、規格、數量、價格，具體表單詳見入庫單；倉庫盤點表里分項目進行盤點，對照概算表里的物料、規格入庫，具體表單詳見倉庫盤點表4.14變更項目如果有新增采購物資，需要項目經理提出書面申請，并附采購申請單、變更說明，報總經理批準，同時需對采購預算做及時修改。采購部根據總經理的批復文件、采購申請單及項目預算變更表進行采購，

20、如果缺少程序文件，需及時反饋項目經理進行補充，新增采購物資的其余流程，依舊根據采購制度進行。五、低值易耗品零散采購管理低值易耗品是指物資單價低于100元，總價不超過500元，單類品種數量少、不具備進行批量比價采購條件的商品。如因項目建設或生產過程中需要進行低值易耗品及零散材料采購，由需求部門提報請購單，經部門領導審核后，報總經理批準后，可不進行比價流程，直接向萬能供應商采購，如萬能供應商不能解決，可尋找臨時供應商進行采購。采購完成后，根據物資的特性，由項目經理和需求部門進行甄別和申請，及時補充進備品備件名錄。向萬能供應商采購的物資，累計資金到達5000元時，通知供應商開票結算，發票取得后，及時

21、入賬并排入下月的付款計劃。向臨時供應商進行采購的物資，可向人事行政管理部門進行借款，借款金額不超過1000元。可開具發票的必須開具發票，無法開具發票的需向供應商索取加蓋公章的收據，及時入賬，沖抵借款單據。六、緊急采購緊急采購是指在項目建設、裝置調試、生產過程和實驗室進行物料試驗的過程中，由設計漏項、設計變更、設備突發故障等類似由不可預知因素造成的，且無法以正常的采購程序和常規的采購周期，來滿足現場急需的物資供應需求，而采用的特殊采購方法。緊急采購需由申請部門填寫請購單，并在備注中注明緊急采購的需求原因，由申請部門的領導和采購主管審核，報總經理批準后執行。采購部接到請購單后，可在協議供應商名錄中

22、挑選相關單位，當天完成詢比價、定標流程，報總經理審核后簽訂合同，并提報付款申請單，第2個工作日完成付款流程，但必須在付款申請單中詳細說明原因，同時勾選緊急采購、無發票付款等相關選項。如果是新品種的物資，且在公司供應商信息庫里無法找到適合的單位時，可及時擴大供應商的選擇圍，優先在中石化物資供應商名錄里挑選供應商，完成采購流程；采購完成后，需及時補充供應商的資質、業績資料，登記入供應商名錄，作為協議供應商的備選單位，待產品應用結果反饋、考察合格后，及時簽訂協議供應商框架協議，列入協議供應商名錄七、付款管理7.1付款采購部每月25日前，向行政人事部提交下個月的付款計劃；每周一、三，根據付款計劃向行政人事部提交付款申請表，行政人事部接到付款申請表后，當天需對照項目概算表中的每項需采購物資的預算價、合同價進行審核，并審核到貨狀態及付款狀態是否相符，審核通過后，每周二、四定時上報付款計劃。7.2付款進度跟蹤為防止付款不及時，影響物資到貨時間，需及時了解付款進度，在每次上報付款申請表的第2個工作日開始，每天跟蹤人事行政部門，以便及時了解物資的付款進度及完成時間，人事行政部門需每天反饋付款執行情況，并發送相關付款進度跟蹤單給項目經理和采購部門，直至付款作業完成后停止該項報表的發送。八、發票管理各類采購發票應由相關采購經辦人員負責向供應商催收，自所采購物