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文檔簡介

1、程序文件文產編一JJ柘力反小：人事檔案管理程序生效H,朗次碼：1/31、目的為規范人力資源檔案管理，提高檔案管理水平和檔案利用效果，特制定本程序2、范圍適用于集團總部、各事業部人力資源檔案管理。3、職責劃分3.1 人力資源部負責此程序的制定、修改、實施和解釋；3.2 人力資源部經理負責人力資源檔案體系的建立和維護，負責人力資源檔案案銷毀的審批。3.3 人事文員具體負責人力資源檔案的建立、保管、借閱登記；4、內容4.1 歸檔范圍4.1.1 入職登記表4.1.2 個人履歷表4.1.3 身份證、畢業證以及相關證件的復印件4.1.4 獎懲材料4.1.5 職務變動材料4.1.6 薪資調整材料4.1.7

2、考核材料4.1.8 勞動關系材料4.2 保管期限4.2.1 永久在職人員的人力資源檔案，屬永久期限，只要員工在職，就須建檔保管；當員工離職時，視不同情況轉為長期或短期檔案；4.2.2 長期1）自動離職者，指辦理了入職手續，但未辦理離職手續而離職者；2）因失蹤而導致離職者；3）被公司開除、辭退、解雇；以上人員檔案保管期限為3年；4.2.3 短期正常辦理離職手續員工的人力資源檔案，保管期限為1年;程序文件人事檔案管理程序4.3 歸檔時間431新入職員工，在入職3天內，須建立人事檔案；4.3.2員工離職后，須在一周內對人事檔案進行更新，并納入長期檔案或短期檔案管理。4.4 檔案分類按部門進行分類，即

3、按集團總部各職能部門、各事業部進行一級分類，再按照各職能部門和事業部下屬各部門進行二級分類。4.5 檔案檢索4.5.1 檔案編號，集團總部按集團總部一職能部門一人員序號規則進行檔案編號,各事業部按事業部一各部門一人員序號規則進行編號；4.5.2 檔案檢索目錄，按檔案編號規則進行排序后，須形成檔案目錄，并打印裝訂成冊；4.5.3 電腦檢索，檔案目錄除以紙介質打印裝訂外，須在電腦中進行保存，以便查詢檢索。4.6 檔案保管檔案保管須防潮、防蟲、防高溫、防火、防霉、防塵。4.7 檔案借閱4.7.1 凡檔案借閱，須向人力資源部申請，并做好登記；4.7.2 檔案借閱，只允許在辦公場所借閱，不得擅自帶離辦公場所；4.7.3 檔案借閱，須當天借當天還，次日還需借閱者，須再次申請；4.7.4 檔案借閱，僅限借閱者閱讀，絕不能向任何人傳閱，違者一經發現，必將對借閱者與傳閱者進行嚴肅處理。4.8 檔案鑒定與銷毀4.8.1 保管期限已滿的檔案，可集中進行鑒定銷毀4.8.2 銷毀前，負責檔案管理人員，須對準備銷毀的檔案進行造冊登記；4.8.3 經審批同意銷毀的檔案，須由人力資源部監督，由負責檔案保管的人員進行銷毀，絕不允許審批同意銷毀而未銷毀檔案存在。4.9 人力資源管理表單4.9.1 檔案目錄表4.9.2 檔案借閱登記表4.9.3 檔案銷毀

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