1、四、歸檔文件的分類 分類：是指全宗內歸檔文件的實體分類，就是將歸檔文 件按其來源，時間、內容和不形式等方面的異同，分成若干 層次和類別， 構成有機體系的過程。 分類包括選擇分類方法， 制定分類方案、文件歸類等具體內容。對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸 檔文件之間的內在聯系，使全宗成為一個有機整體，便于系 統地提供利用，而且對排列、編目等后續工作的開展，以后 將來館室的系統化管理都有重要的意義。一基本分類方法（通用的）分類方法也稱為“分類標準”、“分類特征。”合理選擇分類方 法，很大程度上決定了分類的質量。 歸檔文件整理規則 選擇年度、組織機構（問題）和保管期限作為通用的分類方

2、法，是因為這 3 種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高， 并且反映了基本規律和要求。1、年度分類法。年度分類法，就是根據形成和處理文 件的年度對歸檔文件進行分類。年度分類法是運用最廣泛的 分類方法。歸檔文件按年度將特征分類，可以反映上一個機 關單位每年工作的特點和近年發展變化的情況，并且，同現 行機關以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。不同年 度的文件不能混全歸類。運用年度分類靈法時，要正確斷定文件的日期并歸入相 應年度。需要注意以下幾個問題：<1> 文件有多個時間特征的判定 一行文件往往有多個時間特征，包括成文日期，簽發日 期、批準日期、會議通用日期、發布日期、發文日期和收

3、文 日期等等。分年度時，一般為說應以文件簽發日期（即落款 日期）為準，以此來判定文件的所屬年度。 對于計劃、 規則、 總結等內容涉及不同年度的文件，規則取消了原有的按 針對年度歸檔的做法，統一規定按文件落款日期（即簽發日 期）判定文件的所屬年度，以進一步簡化分類中的要領和操 作。例如： 2000 年形成的從 2001 2005 年的工作規劃 應歸入 2000 年度； 2003 年形成的 2002 年工作總結， 應歸入 2003 年； 2002 年制定、 2003 年生效的法律法規， 應歸入 2002 年。<2>跨年度形成文件的判定 機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件

4、等等，可能會跨年度形成文件。這樣的文件往往統一在辦結 年度歸檔，分類時也都歸入辦結年度。如 2002 年 12 月 30 日召開的全市經濟工作會議， 2003 年元月 2 日結束，兩個 年度形成的會議材料，統一在閉幕年歸檔，即 2003 年整理 歸檔（過去是按召開會議的年度進行歸檔的，與現在的歸檔 年度有區別， 請大家注意），分類時這些文件材料都歸入 2003 年度；跨 2002 年、2003 年兩個年度處理的案件形成的文件 材料，統一在閉幕年歸檔，即 2003 年整理歸檔，分類時這 些文件材料也都歸入 2003 年度；下級單位 2002 年 12 月寫 的請示，上級單位 2003 年元月收到

5、，該請示應連同辦理過 程中形成的其他文件一起歸入 2003 年。<3> 、幾行文件作為一件時“件”的日期的制定 正本與定稿，原件與復制件，來文與復文等也可作為一 件時，這時制定“件”的日期，應以裝訂時排在前面的文件的 日期為準。 具體地說， 正本與定段為一件， 以正本為準確性； 正文與附件為一件， 以正文為準， 轉發文與被轉發文為一件， 以轉發文為誰；來文與復文為一件，以復文為準。<4> 、沒有標注日期的文件的判定 在歸檔案時，往往遇到有些單位的內部文件（白頭文 件），沒有標注日期，這時，需要分析文件內容，制成材料、 格式、字體以收各種標識，來考證和推斷文件的準確日期或

6、 近似臨時日期，以便按年度合理歸類。<5> 、有專門年度的分類方法。 如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的， 如教學年度等，采用年度分類法時，對這部分工作形成的文 件，就應按專門年度進行分類。例如，學校以學年為單位進 行工作，即 2001 年 9 月至 2002 年 8 月為一個教學年度， 形成的文件按教學年度分類，其他文件仍按一般年度分類。2機構（問題）分類法。機構（問題）分類法是現行機關常見的一種分類法。按3層機構或問題分類時，不以過多設置分類層次，一般2即可。制定分類方案時，機構分類與問題分類法不能同時采 用，而應根據機關歸檔文件的實際情況選擇其中一種。<1&

7、gt; 機構分類法。機構分類法，就是按本單位內部機構 所形成和處理的文件進行歸類。按內部機構分類，在一定程 度上集中反映了某一方面工作內容的文件，便于按照一定的 專題查找和利用檔案。如：檔案局，黨支部、辦公室、業務 指導科、檔案管理科。農發行：黨組、紀委、黨辦、辦公室、 從事科、計劃信貸科、財務會計科，稽核科、工會等等。采用機構分類法時，一般來說，一個機構就沒一個類， 內部機構名稱就是類名各類的次序按照本機關機構序列表 的規定或習慣上的順序來排列。一般是領導機構、綜合機構 排在最前面，再依次排列各業務部門。例如：酒泉市檔案局 內部機構可排列為黨支部、辦公室、業務指導科，管理科。 類名及排列順序

8、依次進行排列（再如地區農發行）。采用機構分類法，區別上以哪個機構名義發文的文件就 歸入哪個機構的類中。有些文件是由幾個機構共同處理的， 可根據具體情況而定：有主辦者的一般歸入主辦機構；以機 關名義發出的文件，視為職能劃歸入有關機構類中。業務部 門起草、以機關或辦公室名義發出的，如果內容屬該部門職 責或業務，則應歸入負責起草文件的機構類中，文件內容不 明顯的確實看不出是哪個科室業務的可歸入負責發文的綜 合機構（收文：原則是那個科室辦理的歸入那個科室；不能 形成是辦公室收的文，都歸入辦公室這個機構內）。機關單位內設置的臨時機構，應和其他機構一樣設類， 形成的歸檔文件歸入該類保存。有的臨時機構是與該

9、立檔單 位某一內部機構合署辦公，那么形成的文件應歸入該內容機 構類中。<2>問題分類法。問題分類法就是按照文件內容所反映 的問題歸檔文件分類。此方法適用于不設內容機構或內部機 構較少、分工較粗、文件數量少的單位。在實際工作中，使 用問題分類法的單位，大多數參照本單位內部組織機構的職 能性質來設置類別。例如：將黨支部、工會、共青團、婦聯 等機構形成的歸檔文件劃為“黨群類”，行政后勤等部門形成 的歸檔文件為“綜合類”或“行政管理類”業，務部門形成的歸檔 文件劃為“業務類”等等。如果立檔單位小，也沒設內部機構。 產生的文件數量少，可將黨、團、婦、工會職能活動中形成 的文件劃為黨群工作類，

10、行政和其他業務活動中形成的文件 劃為行政管理類。問題分類法主觀性較強，應慎重采用，特別是不要輕易 打亂組織機構而先按問題分類。同時，要注意按照機關單位 的基職能來設置類別，類目體系力求簡明，合乎邏輯。3、保管期限分類法。保管期限分類法就是根據劃定的不同保管期限對照 檔 文件進行分類。也就是，將文書檔案劃分為永久、長期、短 期三種不同保管期限，將不同期限文件歸入相應的類別中， 將同一期限的歸檔文件集中排列在一起。采用此方法，能夠 將不同價值的歸檔文件從實體上區分開來，使檔案部門能夠 有針對性地采取整理和保護措施，同時為檔案的系統管理， 檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作了方便。二 、復式分類法

11、與分類方案 在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少 見的，較多的是將幾種分類方法結合使用，稱之為復式分類 法。通常所說的年度、保管期限、機構（問題） 3 種分類方 法，可以組合成多種復式分類法。根據市縣區的實際情況，采取以下兩種復式分類方法較 多適宜。但一個單位歸檔文件的分類，可視具體情況，只能采取 其中一種。1、“管期限年度機構”分類法。 此方法適用和內 部機構較細、 文件數量多的單位。 具體操作方法是： 第一步， 把歸檔文件按保管期限分開；第二步，把同一保管期限內的 文件按年度分開，其中跨年的會議，事件、臨時性工作等類 似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時情況工作等 類似情

12、況結束的年度，前面已年詳細介紹，不再重復。第三步，把同一保管期限內各年度的文件按單位的內部機構分 開。（板書、示范下一頁和本局的分類）酒市檔案局文書檔案分類方案（略）2、“保管期限年度問題”分類法。 此方法適用內部機構較少、分工較粗、文件數量少的單 位。其具體操作方法是： 每一步把歸檔文件按保管期限分開； 第二步，把同一保管期限內的歸檔文件按年度分開，其中跨 年度的會議、事件、臨時性工作類似情況結束的年度；第三 步，把同一保管期限內各年度的文件按問題分開。（板書、 示范、一頁減二）。各縣市財險公司文書檔案分類方案：“保管期限年度 問題”分類法示意圖永久200年黨群類123.30行政人事類 30

13、.31.32.33.55計財類 56.57.58.59 .60業務類 61.62.63 802003 年黨群類 81.82.83 90行政人事類 91.92 95計財類 96.97.98 110業務類 111.112.113 1202002年黨群類12320行政人事類21.22.2328長期計財類 29.30.31 40 業務類 41.42.43 502003 年黨群類 51.52 58行政人事類 59.60.61 66計財類 67.68.69 .75 業務類 76.77.78 902002 年黨群類 123 15 行政人事類 16.17.18 30 計財類 31.32.33 .40 業務類

14、41.42.43 552003 年黨群類 56.57.58 60 行政人事類 61.62.63 75 計財類 76.77.78 90 業務類 91.92.93 1153、分類方案。在選定分類方案的基礎上，應結合本單位的實際情況編制出分類方案。分類方案就是在確定的分類 方法的基礎上，標列各級類目名稱，固定全宗內分類體系的 分類綱要。一個單位歸檔文件整理時，必須先制定出分類方案。分 類方案是機關檔案室工作的基礎。是檔案室規范化管理的起 點（是給每一份文件指定一個歸宿地點，如同單位辦公室的 劃定，小張在 1 樓 1 號，小李在 1 樓 2 號，小王在 2 樓 1 號， 小趙在 2 樓 2 號，小張上

15、班來就到 1 樓 1 號去辦公， 不要跑 到 2 樓 1 號去了，你去了小王到哪兒去）。因此任何一個單 位的檔案室都必須具備切合實際的分類方案。方案確定之 后，要保持相對穩定。不宜大動。即使機關職能了生了大的 變化，確需調整分類方案時，最好從一個新的階段開始，對 已整理好的歸檔文件不再重整。并對分類方案的調整情況， 應在全宗介紹說明。以便檔案管理前后工作的銜接。分類方案的制定，一定要注意科學，實用、符合單位的 檔案工作實際，不要太繁鎖，層次、類目太多，也不要太簡 化，層次太多，類目太多了，每個類目內，歸檔的文件材料 太少，很難形成一盒或幾盒， 很可能是一盒裝著 2-3 份文件； 在簡化了，使有

16、的文件不知道往那個類目內歸檔。不管怎樣 制定的，分類方案，必須使本單位的全部文件材料都有指定 的歸宿地。 分類方案制定的是否科學、 合理， 檢驗的標準是： （1 ）本單位每份歸檔文件都有歸宿點；（ 2）需歸檔的文件 只有一個歸宿點。五、歸檔文件的排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，根 據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。這樣，可以進 一步體現出最低一級類目內歸檔文件之間的有機聯系，便于 檢索利用（因為市縣機關內部機構少，機構內再沒有分支機 構，所以市縣區機關歸檔文件排列時只在機構這一類目內進 行排列）。（一）、歸檔文件排列的原則歸檔文件排列的原則：即“事由原則”，就是同一事由

17、的 相關文件應當排列在一丐。這里的事由是一個比較原則性的 概念，可以是指一件具體的事，或者一個具體的問題，或一 須較緊密的工作過程等等。通過界定“事由”，使密切相關， 參照性強的文件從實體上相對集中，最大限度地保持文件之 間的有機聯系。事由的界定可以有較大的靈活性。例如：一項工程、一 次活動或一次會議，可視為一個事由。按事由排列歸檔文件， 是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”，這一 整理原則的體現。按工文辦理過程的先后順序，將同一事由 形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發 生，發展、結束的全過程，反映上文件之間的客觀聯系。（二）歸檔文件的排列方法歸檔文件的排列方法，

18、規則中規定為：“在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間，重要程度等排列。會 議文件、統計報表等成套發生文件可集中排列”。1、同一事由、同一事件或同一問題的文件按形成的時 間順序或重要程度排列。日期在前的文件排列在前，日期在 后的文件排列在后；或者相對重要的文件放在前面，其他的 文件入在后面。2、不同事由，不同事件或不同問題文件材料，按事由、 事件或問題結束的時間順序、共同屬性或重要程度進行排 列。例如：幾個問題，一個責任者形成的文件，先按問題分 開，在每個問題中再按時間順序排列；一個問題，幾個責任 都形成的文件，按本級、下級、上級分開，在每個責任者中 在按時間順序排列；幾個問題，幾個責任者

19、形成的文件，先 按問題分開，在每個問題中再按本級、下級、上級分開（即 責任者分開），在每個責任者形成文件的時間順序排列（例 如：全市落實兩辦紀要的文件材料和全區執法檢查情況的文 件材料，先把問題分開，再把市檔案局，各縣市區檔案局， 省檔案局分開，再按之間的時間順序排列）。3、會議文件、統計報表等成套性文件材料應分別分期限集中排列在一起4、因故在整理時來能及時歸檔的文件材料，歸檔后可將其排列在相應類別的最后，并在備考表中加以說明。在整理歸檔文件時，文檔人員要高度負責，盡可能地保 證文件材料收集齊全完整，杜絕零散文件歸檔的現象。在難 以避免的情況下，針對零散件可以采取以下補救措施：（1）將零散文件

20、排列在相應類別文件的最后，并在備 注欄中注明。（2）將零散文件與所屬事由中的相關文件裝訂在一起， 關在目錄備注欄中注明“此件為兩件”。六、歸檔文件的編號歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中位置標識為符 號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。所有歸檔文件按要求裝訂、分類、排列完之后，即應進 行編號以固定分類、排列次序。一編件號。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔 文件全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要 標識。件號分為室編件號和館編件號兩種。歸檔文件在分類、 排列后，其位置得到確定后，此時編別的排列順序號稱為室 編件號；移交進館時，由于再鑒定、整理、歸檔文件在全宗 中的位置發生變化，此

21、時按照新的排列順序重新編制的件 號，稱為館編件號。1、室編件號：按照歸檔文件的分類體系和排列順序定件編寫在歸檔章的相應欄目內。室編件號應在分類方案的最 低一級類目內， 按照分類體系分別人“ 1 ”開始編寫永久、長期、 短期三個流水號。順序號可根據本單位歸檔文件數量的多 少，每五年或十年一斷號， 即每 5 年或十年編一個流水件號。2、館編件號：各級檔案室的永久、長期、短期移交進 館后，由于各種原因往往需要進行鑒定、整理等局部調整， 如將部分檔案抽上，補入等等，使目錄中的件號出現斷號或 跳號等現象，這時就需要重新編制件號。因此，規則中 預先設置了館編件號項，并在歸檔章和檔案盒盒脊等處預留 位置，供

22、需要時直接填寫，而不必重新蓋章或更換檔案盒。 這一措施充分了規則的兼容性，也使規則更具有可 操作性。館編件號以后由檔案館編，如何編不講。二編頁號：頁號是對每行文件的每一頁所編的順序 號。正面編者按在右上角，背面有文字圖表的編在左上角， 每行文件均從“1”開始編寫頁號。一般情況之下用鉛筆編號。如果文件頁號已編， 不再重新編頁號； 如果有的文件 （紅 頭文件）第一頁沒頁號，其它所有頁都有頁號，可以第一頁 的相應位置用碳筆補填頁號“ 1”即可；如果正本與定稿為一件 時，定稿頁號可接正本頁號編寫，例如：（正本最后一頁頁 號是 8 ，定稿從 9 開始編寫頁號）。也可以將正本與定稿作 為一件， “1 ”開

23、始重新編寫頁號； 如果正本與定稿都編寫了準 確的頁號，也可不編頁號，交正本與定稿的頁號相加填寫在 頁數欄內。（三）加蓋并填寫歸檔章。在每份文件首頁上編靠右的 空白處加蓋歸檔填寫各項目 （確有特殊情況者可酌情處理） （示范圖如下）附件三：歸檔章規格、項目設置及項目填寫示意圏屛”年AT項:用四位阿拉伯數字填寫文件形成的公元， 不能不省略*性宗號”項埴寫檔案館給 本單位檔案全親熊制的代 號，未漏制的晉不埴寫4“室編件號5*項：由檔案室丸員 萌宥該文件所在類別里的萍列順 序編號門F編W頂:如 檔案移交襠案館 >則 由檔案館根曙自己的 要求和需要自行埴 寫，如未進館則不 埴寫心'啦構或冋題

24、”項：按機 構分類的埴寫機構名稱j 如辦會室、人爭科等；按 問題分類的埴寫問題的類 別名稱 > 如黨群工作類、 行政管理類等.心"保管期限”頊：埴寫 該份文件惺管期限的簡 稱,即“永久”埴寫“永J”長期”草寫*長”短 期”埴寫“短叫*填寫歸檔圖章內容時要求：（1）幾手工填寫各項目內容的， 一律用碳素筆填寫；（2 ）凡項目內容用圖章蓋的，一律用 紅公印泥；（3）有單位沒黨群工作類和行政管理類，也可 將有關項目內容直接刻到歸檔圖章上，一律用紅色印泥加 蓋，所缺項目內容手工填寫。如圖所示：七、歸檔文件目錄的編制編制歸檔文件目錄是以系統化工作為前提，以反映全宗 內歸檔文件的體系結構為目

25、的，因此，必然受到分類、排列 方法的制約。規則規定，“歸檔文件應依據分類方案和室 編件號順序編制歸檔文件目錄”，也就是說，應按照分類、排 列的結果、函類、函件編制目錄，以系統、全面地提示歸檔 文件的全貌（拿目錄現場講解）。編制目錄歸檔文件目錄（一）凡歸檔文件在裝訂、分類、排列編號完畢后，即 應根據相應的分類體系和排列編號順序逐件歸檔文件目錄。（二）按照采用的分類方法，根據其機構或問題類別的 排列順序，按永久、長期、短期各一個流水號，分別編制歸 檔文件目錄（參照附件一、二、板書示范）（三）無論采用哪一種分類方法， 編制歸檔文件目錄時， 遇到不同的機構、問題類別或年度時，均新起一頁再連續編寫。新起

26、頁時，應在“題名”欄第一行正中顯著地標出機構名 稱、問題類名“如辦公室、黨群工作類”（舉例示范）。（四）凡不進館檔案編制歸檔文件目錄一式兩套，一套 裝訂到短期案卷中，一套作為日常查檔使用。凡進館檔案編制歸檔文件目錄一式四套，兩套備以后向檔案館移交時使用。（五）歸檔文件目錄為豎式，凡有微機的單位歸檔文件 目錄要求打印化，抄寫全部用碳素筆。（六）歸檔文件目錄，各項目錄的填寫。方法如下：1、件號：填寫歸檔章內的“室編件號”；正文與附件合為 一件時，只對正文進行編目，在備注欄內注明附件轉發文與 被轉發文合為一件時，只對轉發文進行編目，在備注欄內注 明附件被轉發文；批復與請示合為一件時，只對批復進行編

27、目，備注欄內注明附請示。2、責任者：填寫制發文件的機關或個人的姓名，一般 以文件的蓋章或署名為準，機關應填寫全稱或通用簡稱；3、文號：填寫文件的發文字號，包括代字、年度和文 件發出的順序編號，一般不得省略其中的某一部分；示范： 酒市檔發 20006 號4、題名照錄文件標題，不利省略或變更。無標題或標 題不能提示文件內容的文件， 要自擬標題填寫， 外加“ ”以示 自擬；5、日期：填寫文件的形成時間，一般以落款為準，以 8 位阿拉伯數字標注年月日，如 2002 年 5 月 2 日， 2002 年 10 月 15 日，分別標注為 20020502 或 20021015 ；示范 2001015 。6、

28、頁數：填寫每份文件的總頁數，總頁數以每份文件的最后一個頁號為準；7、備注：必要時簡要注釋文件需要說明的某一特殊情 況，需要說明的內容較多時填寫在備考表內。（七）、歸檔文件目錄編制好后，分期限按套分別裝訂 成冊。1、每本目錄均應自“ 1”開始統一編寫頁碼，編在目錄右 上角，以便于檢索。2、一般一個斷號為一本目錄。 每本目錄的厚度不超過 2 厘米。3、每本目錄裝訂時，均要使用統一歸檔文件目錄夾。封面各項目填寫的方法要求如下：（1）、全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或通用簡稱；（2）、年度：填寫每本目錄所登錄文件的形成年度。如“2002 ”、2“002 2003 ”年；（3）、保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限， 直接填寫永久、長期或短期；（4）、“機構問題”：采用本細則分類編號方法整理 歸檔文件，此欄目不填寫。（八）、 1、采用第一、二種分類方法排列、編號、編目的單位，按照機構或問題分永久、長期、短期三個編號順 序分別裝盒，裝滿盒后，永久裝硬盒，長期裝軟盒，短期也 可用案卷皮裝訂。2、一個機構或問題的歸檔文件比較多，