1、精品銀川能源學院教學檔案管理辦法銀科職發 2009204號各系（部），各處（室）、中心：現將銀川能源學院教學檔案管理辦法（試行） 予以印發，望各單位認真組織傳達學習，并遵照文件嚴格執行。銀川能源學院教學檔案管理辦法教學檔案是教學管理的重要組成部分， 為加強教學檔案管理 工作，充分發揮教學檔案在學校教育管理、教學活動、教學研究 等各項工作中的作用， 提高教學檔案的質量和科學管理水平， 逐 步實現教學檔案工作的標準化、 規范化和現代化， 更好地為學校 的發展服務，根據中華人民共和國檔案法和高等學校檔案 管理辦法，結合我校實際情況，特制定本管理辦法。一、基本原則（一）凡在教學管理和教學實踐活動中直接

2、形成的具有保存 價值的文字、圖表、聲像載體等材料均屬教學檔案。（二）教學檔案管理要做到“四同步” ，即：下達教學任務 與提出教學文件材料的歸檔要求同步； 檢查教學工作與檢查教學 材料形成積累情況同步； 評審、 鑒定教學質量、 教材、畢業論文、 實習報告、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；考評教學 管理與考評教學檔案管理工作同步。（三）教學檔案實行學校檔案室、教務處、各系（部） 、教研室分級管理。（四）教務處及各系（部）應明確一名領導分管檔案工作， 配備一名兼職檔案員，統一管理本部門教學檔案。（五）歸檔的教學檔案必須有參考價值和憑證作用， 并應遵 循其自然形成規律，保證完整、系統、準確。二、

3、崗位職責（一）分管教學工作的校領導職責1、貫徹檔案法及有關檔案工作的方針、政策，把教學 檔案工作列入學校工作計劃。2、制定和健全有關管理制度，切實做到把教學檔案納入教 學管理之中。3、定期檢查和研究教學檔案工作中存在的問題。（二）教務處領導的職責1、協助檔案室制定和健全有關教學檔案管理制度，把教學 檔案管理納入教學管理人員的崗位職責，并監督執行。2、協助檔案室做好各教學單位及相關部門教學檔案歸檔的 業務指導和監督檢查工作，保證教學檔案質量。（三）各部門兼職教學檔案管理人員的職責1、做好本部門教學檔案的收集、分類、組卷、登記和存檔 工作。2、按檔案分類存檔要求， 及時向檔案室或教務處移交檔案。3

4、、業務上接受學校檔案室和教務處的指導和檢查。（四）系（部）、教研室主任的職責1、指導和檢查本單位兼職檔案管理人員收集檔案材料，存 檔或向檔案室、教務處、本系（部）移交。2、督促教師向本部門整理、移交各種教學檔案。三、教學檔案管理（一）教學檔案移交、保管與處理1、檔案移交工作（1）移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材 料是否完整、齊全，排列書寫是否符合要求，標題是否確切等。 凡不符合規定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。（2）填寫移交目錄一式兩份。提交人、接收人簽字，注明 移交時間，雙方各執一份。2、各部門應做好教學檔案保護工作，建立檔案管理和檢查 制度，實行專人負責，確保教學

5、檔案安全；及時修補殘破檔案， 對字跡褪色的教學檔案要及時修復或復制； 在定期檢查教學檔案 時，遇有特殊情況，應及時向部門領導匯報，及時處理。各部門 檔案保管人員對保存的檔案，要定期檢查。3、各部門兼職檔案員應定期做好教學檔案的處理工作，對 保管期限己滿的檔案， 可向教務處提出銷毀申請。 凡銷毀的檔案 要有銷毀時間記載。4、各部門兼職檔案員應做好教學檔案統計工作，及時統計 教學檔案的收進、移出、利用、銷毀等各種數據。（二）檔案的利用與開放1、教學檔案管理工作人員應熟悉各類教學檔案，了解學校 各項工作的需求， 加強內外信息的綜合開發利用， 發揮教學檔案 的信息功能， 最大限度地滿足使用者的需要，

6、提高辦學效益和管 理水平。2、使用學校教學檔案，應按規定辦理使用手續(1)學校工作人員因工作需要經檔案管理人員同意， 可到校檔 案室查、借閱非保密教學檔案。(2)借出檔案材料，應辦理簽借手續，限期歸還；查閱、借用 教學檔案不得丟失、污染、折迭、涂改和轉借；對借出的教學檔 案，檔案管理人員要定期催還，并負責清點、檢查教學檔案完好 情況，發現損壞或丟失，應書面報告教務處長處理。四、教學檔案整理要求(見附件 1)五、教學檔案歸檔范圍和保管期限1、凡具有長遠利用價值的教學檔案定為“永久保存”。2、凡在較長一段時期內具有利用價值的教學檔案定為“長 期保存”，“長期保存”的年限為 15 年以上直至不用。3

7、、凡在短時期內具有利用價值的教學檔案定為“短期保 存”，“短期保存”年限為 5 年直至不用。具體歸檔范圍及其保存年限見附件 2。六、不存檔的文件材料1、上級有關教學的不辦文件；2、上級有關教學的未定稿文件；3、無查考利用價值的事務性、臨時性文件；4、非隸屬單位抄送的不需辦理、無參考價值的文件；5、校內其他單位發來的無保存價值的文件；6、與校外單位交流的材料。七、學校檔案室存檔文件1、各級各專業人才培養計劃；2、學生畢業成績單；3、學科(專業)論證、評估、申報、審批材料；4、上級行政部門和教育主管機關頒發的有關教育、教學、招生、就業等方面的條例、規定、辦法等文件和材料；5、上級行政部門和教育主管

8、機關下發的重要通知、工作計 劃等。附件 1：教學檔案整理要求1、歸檔教學檔案應按照檔案工作規范化的要求， 整理組卷， 編排頁號（或件號），填寫卷內目錄，檢查、裝訂、簽字裝入檔 案柜，做到檔案邊形成邊收集。2、教學檔案一般按教學年度或學期立卷。每學年（學期） 初兩個月內完成立卷。3、立卷應按照歸檔范圍歸類，案卷的題名 （標題 ）要確切，要 能簡明地反映卷內文件材料的內容； 卷內文件材料要逐件在目錄 上登記，并逐頁編號；每卷厚薄適中，要做到組卷合理、編目清可修改編輯楚、標題準確、裝訂整齊牢固。已立卷的檔案，要按檢索序目存 放，同時在電腦中進行儲存，使查找存取方便。4、卷內密不可分的文件材料按正件在

9、前，附件在后；印件 在前，定稿在后；批復在前，請示在后的要求排列。5、卷內材料一律拆除金屬物，以右側、底邊為齊，左側裝 訂。對破損的材料應進行修補。6、各種材料大小均為 A4 紙或正規稿紙， 文中密不可分的插 圖、照片應貼入文字材料內。7、按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有文字，均應一 面編寫一個頁號， 頁號位置在非裝訂線一側的下角。 不裝訂的以 件為單位，并在右上角加蓋件號章，按順序填寫件號。8、填寫卷內目錄及備考表。9、填寫案卷封面各欄目，標題要簡短、準確。10、凡屬歸檔的教學材料必須內容準確、紙質優良、格式統 一、書寫規范、字跡工整，一律使用碳素墨水或藍黑墨水書寫， 嚴禁圓珠筆、復寫字

10、跡書寫，簽字蓋章手續要完備。10、注意檔案防潮、防火、防污、防蟲害。11、檔案保存格式 （1）原始材料：手寫稿的紙張采用學院信箋紙，打印稿的 紙張為 A4 紙，第一頁手寫注明文件或材料的名稱、撰寫人、撰 寫人所在系（部）或教研室、撰寫日期等。（2）復印件（包括傳真件）：必須字跡清晰，紙張大小、 內容與原材料一致。（3）電子文檔： 電子文件和相關說明等依據規定的格式做兩套備份存儲 歸檔。一套封存保管，一套供查閱使用。 歸檔光盤應精心保存，不得擦、戈V、觸摸記錄涂層，不得 彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直 接照射。 光盤應放置在防磁的材料柜中，注意防震、防塵、防光、 防潮、

11、防火，遠離熱源和強磁場，并與有害氣體隔離。 電子檔案應分類存放。光盤應按照年度、類別和順序排放。附件2:檔案歸檔范圍和保存期限（一）教務處歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目保存期限上級文件上級行政和教育主管部門頒發的有關教育、教學、招生、就業等方面的條例、 規定、辦法等文件和材料永久保存上級行政和教育主管部門下發的重要通知、工作計劃等長期保存綜合性學校教學工作發展規劃、實施計劃永久保存教學文件和材料學校制定的教學工作條例、規章制度、教學工作規范、規定和辦法等永久保存學校教學工作年度計劃、總結長期保存學校召開的教學工作會議、教學工作例會的記錄、紀要等材料長期保存教務處年度工作計劃、總結長期保存學

12、校教學工作中形成的各種總結匯報材料長期保存網絡為教學服務方案、教務處網絡建設材料長期保存運動會、軍訓材料長期保存各種教學統計報表長期保存系（部）、處（室）報送教務處的各類教學報告、材料等短期保存學科（專業）建設 課程建設學科（專業）論證、評估、申報、審批材料永久保存學校各專業人才培養計劃永久保存教學各主要環節質量標準（教學大綱）永久保存學校學科（專業）、課程建設規劃、建設情況、總結材料等長期保存學校重點學科（專業）、重點課程建設材料長期保存區級骨干示范專業建設材料長期保存區級精品課程建設材料長期保存學校公共選修課材料長期保存教學運行校歷、學期教學進程表、課程表、任課教師名單、臨時調課通知等長期

13、保存學年任務一覽表長期保存教學任務書長期保存教學計劃執行中的修改申請報告、批示、調整結果長期保存教學工作量統計材料長期保存實踐教學實驗（實訓）中心（室）、實習基地一覽表長期保存實習基地論證、評估、申報、審批材料長期保存實驗（實訓）室、校內外實習基地建設發展規劃、方案、管理辦法、總結材料等長期保存實習基地情況介紹、實習基地考評材料等長期保存實驗、實訓、生產實習（頂崗實習）計劃和安排長期保存實驗、實訓、課程設計、生產實習（頂崗實習）畢業設計教學管理文件及相關資料長期保存職業技能培訓和 職業資格證書各專業職業資格（技能）證書統計表（職業資格、技能種類、證書頒發部門）永久保存學生獲取專業職業資格（技能

14、）證書情況統計表長期保存我校考評員統計表長期保存教學監控教學檢查文件、材料、總結長期保存學生評教材料長期保存學生信息員反饋材料短期保存校領導、教務處長聽課記錄短期保存學校教學督導名單、工作制度及督導簡報、聽課記錄等長期保存教代會有關教學工作提案的辦理結果短期保存教材建設各專業使用教材情況一覽表長期保存使用教材樣書、校級優秀教材簡介和樣書（存于系部）長期保存我校教師主編、參編的公開岀版教材、自編教材、指導書（講義）等永久保存教材建設及教材管理材料長期保存教材發放登記短期保存教材征訂單短期保存現代教學技術自制聲像多媒體材料、多媒體課件、網絡教學材料等永久保存多媒體教室一覽表、多媒體課表等長期保存現

15、代教學技術培訓材料長期保存教學研究與改革開展教學改革的方案、措施以及實施情況永久保存區級教學改革項目立項材料長期保存校級教學改革項目立項材料長期保存教學改革項目結題材料長期保存區級教學成果評獎材料長期保存校級教學成果評獎材料長期保存考試在校學生成績冊永久保存考試試題、評分標準及參考答案永久保存學校試題庫建設永久保存學生各類考試安排、考試總結長期保存學生補考名單及補考安排短期保存學生參加計算機等級考試名單、成績統計表長期保存學生參加外語等級考試名單、成績統計表長期保存教學和教學管理隊伍建設教學機構設置永久保存教師隊伍情況統計表（分各系部、教研室教師自然狀況統計表）永久保存教學管理隊伍情況統計表（

16、教務處、系部管理人員情況統計表、名冊）永久保存教務處教學管理人員進修學習、業務培訓材料長期保存教務處人員年度考核材料長期保存各級、各類優秀教學單位、教師評選材料長期保存各級、各類優秀教學管理單位、優秀教學管理工作者評選材料長期保存教學經費教學經費預算長期保存教學經費使用計劃長期保存評估工作專升本評估材料永久保存高職人才培養工作評估材料永久保存技工、技師評估材料永久保存其他應該保存的其它教學資料及文件長期保存一級類目二級類目保存期限（二）系（部）歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目保存期限上級文件上級行政和教育主管部門頒發的有關教育、教學、招生、就業等方面的條例、 規定、辦法等文件和材料永久保存上

17、級行政和教育主管部門下發的重要通知、工作計劃等長期保存綜合性教學文件和材料學校制定的教學工作條例、規章制度、教學工作規范、規定和辦法等永久保存系（部）制定的教學工作制度、教學工作規范、規定和辦法等永久保存系（部）教學工作年度計劃、總結長期保存系（部）召開的教學工作會議記錄、紀要等材料長期保存年度工作計劃、總結長期保存系（部）教學工作中形成的各種總結匯報材料長期保存系（部）報送教務處的各類教學報告、材料等長期保存學科（專業）建設 課程建設學科（專業）論證、評估、申報、審批材料永久保存專業人才培養計劃永久保存教學各主要環節質量標準（教學大綱）永久保存學校學科（專業）、課程建設規劃、建設情況、總結材

18、料等永久保存校級重點學科（專業）、重點課程建設材料長期保存系重點學科（專業）、重點課程建設材料長期保存區級、校級骨干示范專業建設材料長期保存區級、校級精品課程建設材料長期保存校級公共選修課材料長期保存本系（部）開設課程及所選用的教材（含CAI軟件教材）目錄長期保存教學運行校歷、學期教學進程表、課程表、任課教師名單、臨時調課通知等長期保存系（部）教學任務一覽表長期保存教學任務書、教學日歷、課程小結長期保存教學計劃執行中的修改申請報告、批示、調整結果長期保存教學工作量核算統計材料短期保存實踐教學實驗（實訓）中心（室）管理制度永久保存實驗、實訓、實習考核辦法永久保存實驗（實訓）（室）、實習基地一覽表

19、長期保存實習基地論證、評估、申報、審批材料長期保存實驗（實訓）室、校內外實習基地建設發展規劃、方案、建設、總結材料等長期保存實習基地情況介紹、實習基地考評材料等長期保存實驗、實訓、生產實習（頂崗實習）計劃和安排長期保存實驗、實訓、課程設計、生產實習（頂崗實習）畢業設計教學文件及相關資料長期保存學生實驗、實訓、生產實習（頂崗實習）、課程設計、畢業設計（論文）原始成績畢業2年優秀實習報告、課程設計、畢業設計（論文）長期保存職業技能培訓和 職業資格證書各專業職業資格（技能）證書統計表（職業資格、技能種類、證書頒發部門）永久保存學生獲取專業職業資格（技能）證書情況統計表長期保存職業技能培訓相關材料長期

20、保存教材建設使用教材情況一覽表永久保存使用教材樣書、校級優秀教材簡介和樣書長期保存本系教師主編、參編的公開岀版教材、自編教材、指導書（講義）等永久保存教材建設及教材管理材料長期保存教材征訂單短期保存現代教學技術自制聲像多媒體材料、多媒體課件、網絡教學材料等長期保存教學研究與改革系（部）教學改革的方案、措施以及實施情況長期保存教學改革項目立項材料長期保存教學改革項目結題材料長期保存教學成果評獎材料長期保存系（部）教研活動、教研室活動記錄短期保存考試學生成績冊永久保存考試試題、評分標準及參考答案永久保存試題庫建設永久保存學生考試試卷畢業2年教學監控教學檢查文件、材料、總結長期保存系（部）、教研室主

21、任、教師聽課記錄短期保存系（部）、教學督導名單、工作制度及活動情況長期保存系（部）人員、教師隊伍（分教研室）自然狀況統計表長期保存系（部）人員、教師年度考核材料長期保存評優上報材料長期保存教學經費教學經費預算長期保存教學經費使用計劃長期保存評估工作專升本評估材料永久保存咼職人才培養工作評估材料永久保存技工、技師評估材料永久保存其他應該保存的其它教學資料及文件長期保存（三）教研室、實驗室歸檔范圍和保存期限一級類目二級類目保存期限教學管理文件學校、系（部）、教務處下發的相關教學文件永久保存師資隊伍教研室（實驗室）成員基本情況長期保存教師個人業務材料（教學工作總結、獲獎、學術活動、進修學習等材料）永久保存專業人