1、杭掛企業會議管理制度2006 年 7 月1 / 15目錄第一章 總則 1.第二章 會議管理部門 1.第三章 會議管理 1.第四章 考核規定 3.第五章 附則 3.第一章 總則第一條 目的為規范杭掛企業會議管理制度，縮減會議規模，提高會議管理效率 , 保證會議質量，更 好地提升集團總 部經營管理水平，特制定本辦法。第二條 適用范圍 本辦法適用于集團總部級會議的管理，子公司級的會議管理規定參照本辦法執行。第三條 會議體系及會議設計： 集團總部會議管理體系設置兩個層次 , 即集團總部級和子公司級。其中集 團總部級會議 設置董事會會議、總裁辦公會、專業工作會議、部門類會議 (集團總部會議管理體系圖見附

2、 件一)； 子公司會議設置管理類會議和執行類會議 ( 子公司會議管理體系圖見附件二 ) 。第二章 會議管理部門第四條 集團辦公室為集團總部會議的歸口管理部門，主要負責 :(1) 集團總部級和子公司級會議管理制度的制定和控制；(2) 集團總部年度 (中) 經濟工作會議的牽頭組織工作；(3) 集團總部管理工作會議的會議通知、 議題及會議資料整理、 會議記錄、 會議紀 要等管理；(4) 子公司級管理類會議紀要的收集與管理；(5) 集團總部級會議紀律、會議效果評價和會議組合調整等工作；(6) 負責有關會議精神的宣傳；(7) 負責集團總部級會議的服務。第五條 會議的組織與管理 各會議組織單位負責各自會議

3、的準備、會議過程管理、會議紀要、會議決議項 調度等， 相關會議議題、會議材料、會議紀要等報集團辦公室備案。第三章 會議管理第六條 集團總部會議管理體系的設計和調整 : 由集團總部集團辦公室負責定期對集團總部當前的會議設置情況及會議管理情況進行評審， 分年度和半年度對集團總部會議管理體系進行優化調整， 各單位應嚴格按照集團總部 設置的 會議方案安排相關會議。會議安排表明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、主持人等 ; 會議時間原則上不作調整，各單位應提前做好準備，若因特殊原因需調整或需臨時 召開的會議，由會 議組織部門提前提出，集團辦公室平衡，集團總裁審批后方可調整。 ( 每 季度更新會議安排

4、表 ， 同時在集團 總部內部網站上發布 )第七條 會前準備（1）會議通知及會議議題征集： 會議組織部門確定會議具體時間、 地點和參會人員 , 根據會議類 別提前 2 4 天下達正式參會通知，并同時向參會人員征集議題。（2）會議議題及資料準備 : 會議組織部門應按會議功能對征集的議題進行把關、 控 制，杜絕非相 關議題入會， 同時會議組織單位還應對會議材料提前調度、 商討， 對資料的可用性初步判斷（3）會務準備 : 為確保會議能順利進行， 由會議組織部門負責協調有關單位或人員 準備好會場。 第八條 會間管理（1）會議紀律：參會人員因故不能按時參會應提前向會議組織單位和主持人請假， 嚴禁無故曠會。

5、 會議組織部門在會議開始前， 應首先檢查和核對與會人員， 并 將到會（未到會 ）人員情況簡要 告知會議主持人。會議期間，參會人員必須關 閉通訊工具。（2）會議記錄： 會議組織部門要安排專人做好會議記錄， 對于重要會議應做好詳細 記錄，必要時 可用錄音設備錄制會議召開過程及重要發言材料。 （ 附件五 ） 第九條 會后管理（1）會議紀要：會議結束后，會議組織部門要在 24 小時內形成會議紀要，會議紀 要要求言簡意賅、 討論主題不漏項， 并提煉出其中會議決議項目 ; 會議紀要經 會議主持人審 核、 簽發后要及時發放有關單位和人員 . 有關會議紀要格式見 （ 附 件六） 。（2）會議資料匯總與歸檔：

6、會議結束后， 會議組織部門要及時把會議文件收集齊全， 并定期送集 團總部綜合檔案室歸檔， 歸檔文件包括會議議程、 會議材料、 會議 記錄、會議紀要等。（3）會議宣貫 : 會議結束時， 組織單位應針對會議特點、 會議類型提出傳達貫徹的 具體布置及要 求。與會者也應準確、及時的做好相關會議的宣貫、學習工作。（4）會議決議項催辦：為落實會議決定，各會議決議項責任人應嚴格按會議要求、 時間進度完成會 議決議， 因特殊原因不能按時完成應提前向會議組織單位及項 目指令人反饋； 會議組織部門 也應及時對會議決議項進行催辦、 調度， 并在項 目到期前將會議決議項目完成情況進行匯總、 報指令人審定。 有關會議決

7、議項 目調度反饋單格式見附件七。第四章 考核規定第十條 會議的考核與獎懲（1） 不按集團總部統一設計的會議管理體系和會議召開計劃安排或組織召開會議，各單位可拒絕參會，同時罰款會議組織部門負責人（）元/ 次。（2） 因會議準備不充分， 影響會議效果， 達不到會議目的時， 每次負激勵會議組織 部門（）元。（3）參會人員特殊原因不能參會時， 應向會議主持人及組織部門請假， 有無故遲到 者罰款（） 元 / 次，曠會者罰款（）元 / 次。（4）會議期間未關閉通訊工具，有擾亂會議秩序者罰款（）元/ 次會議決議項不（5） 能按期完成，又無延期申請時，負激勵責任人（）元 / 次，并責 令限期完成。（ 6） 為便于模塊管理， 各單位應嚴格按本會議管理制度規定的模板、 格式組織相關 會議，包括 會議通知、會議記錄、會議紀要、會議決議項調度單等，有違反者 罰款責任單位領導（）元 / 次。第五章 附則第十一條 本制度由集團辦公室負責解釋與修訂。第十二條 本規定自下發之日起執行，此前集團總部下發的有關會議管理辦法同時廢 止附件附件一、杭掛企業集團級會議管理體系圖 附件二、杭掛企業子公司級會議管理體系圖 附件三、集團總部級會 議設置及議事范圍