1、 采購管理規范采購前采購計劃的制定及供應商的選擇首先，采購計劃的制定目的：1、預估所需物資數量、使用期，使采購數量與物資使用時間完全配合，達到適時供應；2、避免庫存過多、資金積壓、空間浪費，也同時避免因物資短缺而發生的臨時性高價采購；3、配合銷售計劃的順利達成，增進營運效率、控制成本；4、配合公司資金運轉、周轉；5、指導采購工作，為相關部門匯編與核準預算數量作參考。一、采購計劃制定所依據的原則1、適時：在最恰當的時候，購回經營所需物品，避免采購延遲或提前，造成庫存積壓或短缺；2、適質： a、根據申購部門的實際需要，考慮其經濟與使用兩方面的成本與價值； b、在合理的時間內，以合理的價格獲得充足的

2、數量； c、使采購費用繼續維持在最低水平，已達到最大經濟利益；3、適量：以適量庫存為基本要求，仔細計算運營需求、物資損耗、搬運和倉儲費用等，制定周密的采購計劃，最終確定是一次性采購還是分批量采購，同時督導供應商按預定數量交貨；4、適價：在滿足數量、品質、使用期的前提條件下，用最合理的價格采購；5、適地：從溝通的方便性、處理事務的快捷便利性及降低采購成本等方面綜合考慮選擇最佳供應商和最佳供貨地點。二、采購申請的提出 不論是計劃內采購還是計劃外采購，在填寫采購申請時都應詳細注明物品的名稱、數量、需求日期、參考價格、用途、技術要求、供應商（參考）、交貨期及送貨方式等。三、采購計劃的管理1、采購計劃由

3、行支部根據各門店審批后的采購申請表制定，采購計劃需由行政部總監、財務總監簽字，并呈報總經理批示；2、采購計劃應同時報送財務部審核，以利于公司資金的安排；3、采購專員應審查各部門申請采購的物品是否能由現有庫存滿足，或有無可替代的物品，只有現有庫存不能滿足的申購物品才能列入采購計劃；4、申購部門下達給行支部的采購申請表，應分類列表，且必須是經過匯總、計劃后的物資清單；5、對于無法于指定日期內完成的采購申請單，須及時通知申購部門。6、對于已申請的采購物品，申購部門若需要變更規格、數量或撤銷采購申請時，必須立即通知行支部，以便及時根據實際情況更改采購計劃；7、未列入采購計劃的物品不能進行采購。如確屬急

4、需用品，應填寫工作聯系單或固定資產申購單，由部門負責人審核，報公司副總經理核準后才能列入采購范圍。其次，供應商的選擇目的：為保證采購物品滿足需求，對供應商的資質和能力進行評定，以加強對供應商的管理。一、供應商信息收集的途徑1、通過從現有的供應商中甄選，分析并了解其在品質、使用期、價格及服務等方面是否符合要求；2、 通過參加相關行業的產品展示會、展覽會、發布會等收集所需供應商信息；3、 通過工商名錄、黃頁等，了解所需產品的種類、價格、訂購方式、折扣價格等信息，對供應商作進一步的評價和定位；4、 與當地行業協會保持關系，從協會提供的會員供應商名錄中，獲取所需商信息；5、 通過行業期刊、雜志等途徑豐

5、富采購人員的信息量，及時了解市場情況，關注可替代物資及更新；6、 通過業內人士介紹，了解包括：供應商的地址、分支機構數、從屬關系、出售的物料、物資、設備及是否具有良好資信、產品是否滿足我公司所需要求等；7、 供應商主動通過電話、E-mail向企業傳遞信息，采購人員應積極搜集這些信息，為尋找合適供應商提供參考；8、 利用網絡搜索、查詢、比對。二、供應商選擇評定的原則1、選擇規模和層次與己方實力和所需相當的供應商；2、不斷更新評估的標準、標桿對比的對象以及對評估新技術的學習；3、收集約23家同類物資供應商，且要有具體明細及主次分類；4、全面深入的了解供應商的生產狀況、商業信譽及交貨能力等；5、購買

6、常規物資時，所購數量不得超過供應商產能的50%。三、供應商選擇評定的標準1、是否具有合法的經營許可證和必要的資金能力；2、予以按國家（國際）標準建立質量體系并已通過認證的供應商優先權；3、對于關鍵物資，應對供應商的生產能力與質量保證體系進行考察，考查要求包括： a、進料的檢驗是否嚴格； b、生產過程的質量保證體系是否完善； c、產品的出廠檢驗是否符合我公司要求； d、生產的配套設施、生產環境、生產設備是否完好； e、考察供應商的歷史業績及主要客戶，檢視其產品質量是否長期穩定、合格、信譽較高，其主要客戶是否是知名的大中型企業；4、是否具有足夠的生產能力；5、緊急訂單需能緊急處理；6、有具體的售后

7、服務措施；7、同等價格擇其優，同等質量擇其廉，同價同質擇其近；8、樣品通過使用且合格。四、產品詢價是指采購方對三家以上供應商提供的一次不可更改的報價進行比較，以確保其價格具有競爭性的采購方式。1、采購人員通過各種渠道收集供應商價格信息，對所詢價物品的配置咨詢要做到準確、詳細、規范， 嚴把供應商資格審查關，對一些初次參加詢價的供應商應進行考察摸底，審核其經濟實力、履約能力、商業信譽及售后服務等內容，避免出現法律糾紛，通過資格審核，可以篩選掉不合乎詢價要求的供應商，選擇一批符合我公司申購要求的供應商，有利于建立起規范的供應商數據庫，從而提高工作效率，確保詢價采購效果，最大限度地降低采購成

8、本。2、當申購特定物資時，采購人員需向初步選定的供應商詢問價格，包括所申購物資的產品名稱、品牌、材質、規格型號、技術性能及技術圖紙、數量及其他基本要求內容等，對于有特殊要求的設備，必須在配置中詳細說明其特定要求；3、采購人員填制采購詢價記錄表，將詢問得到的價格信息資料進行記錄，整理、分析后，分別與各供應商做進一步商談；4、二次商談后，采購人員需填制詢價結果一覽表呈報相關人員進行審核；5、采購人員根據審核意見或建議，繼續與價格可接受的供應商洽談質量、售后、結算等細節；6、根據洽談結果，選擇價格最優、相關條件最好的供應商；7、行支部經理和總經理對采購人員最終選擇的供應商情況進行審核和審批。五、產品

9、比價產品比價是在詢價的基礎上，結合供應商基本資料表與詢價結果一覽表中所記載信息，對供應商報價進行全面分析和比較，從而確定一個最優的性能價格比。比價時，報價的供應商需超過三家，比價的最低價格須低于采購人的預算，同時比價數額不可過大。1、對于采購重要物資和金額較大的物資，要綜合考慮價格、質量、交貨期及訂貨批量等因素，要要求供應商提供所需物資各分類成本的報價，以便公司分開核價后，進行綜合成本分析； 2、對于必須經常大量購買的物資，成本偏高者、經常發生質量問題者、設計開發比較復雜者，應進行性能價格分析，尋求采購技術的改進，更低價的供應，簡化作業方法，引進新材料或替代品等； 3、對于大型機械設備的采購，

10、要進行生命周期分析，以采購設備的有效使用期間的總擁有成本為準； 4、對于市場壟斷、獨家代理、專利產品等物資的采購，包括總體采購金額在100元以下的采購，可由采購人員與供應商談判，獲得最合理的價格。六、實地查證在采購重要物資時，必須在簽訂采購合同前，明確要求對供應商進行實地查證，并約定實地查證的時間；實地查證的內容包括：、機械設備情況：包括機器設備基本信息、使用年限、生產能力、維護狀況等。、材料供應狀況：包括原材料供應來源、供應渠道是否暢通、品質是否穩定、來源發生困難時，是否具備應變能力。、生產質控能力：包括品管組織是否健全、品管制度是否完善、檢測儀器是否配備、運營維護是否良好、原材料檢驗及成品

11、檢驗的流程和標準是否規范、品質異常處理是否流程化、品質記錄是否系統化及員工熟練程度等。、技術研發能力：包括員工素質、技術人員的研發能力、新產品開發及更新能力等。、管理規范制度：包括工廠組織架構、管理制度是否系統、工作指導規范是否完備、管理人員工作經驗是否豐富等；、財務狀況：包括注冊資本、產值、銷售額、來往客戶、發展前景等。七、打樣封樣1、對符合要求的供應商，如需打樣，需和供應商確定是否能完全按所需材料打樣，如材料不全，報公司確定配件及輔料是否能用替代材質。2、經公司決定后，行支部需向供應商提供采購物資的技術圖紙及質量要求。3、行支部通知供應商打樣或提供建立在報價基礎上的樣品（視產品具體情況而定

12、）如我公司提供樣品，可要求供應商根據樣品復樣。樣品數量要求充足（視具體產品而定），以便挑選可做封樣。4、確定供應商已收到打樣信息，跟蹤打樣時間，如需開模，跟蹤開模時間。5、收到樣品后需做到以下幾點：a、由行支部及申購部門根據報價單要求一一對樣品的材質、性能、尺寸、品質進行檢驗，顏色比對色卡。b、若樣品不符合要求，則應立即與供應商溝通原因，根據具體情況選擇是重新打樣或擇其他供應商打樣。c、樣品應建立樣品管理檔案，對樣品進行拍照留存，并在吊牌或貼簽上注明供應商名稱、日期、對應的項目編號等。注意保留每次樣品修改記錄。d、申購部門負責對樣品進行判定檢驗和測試，并將測試結果反饋給行支部。e、行支部將樣品

13、信息記入供應商檔案。f、樣品確認無誤后，挑選作為封樣，封樣注意以下幾點：、封樣需用MARKER筆或標簽進行標注，以示區分，注意簽字及日期。、封樣需一式三份，一份返還于供應商，一份留存我公司，一份備用。g、確定合格供應商名單，報領導審批。采購中合同簽訂與生產管理一、合同的簽訂 （一）供需雙方經過詢價、報價、議價、比價最后由企業的法律顧問針對合同的合法性和法律保障性提出相應的意見，并配合行支部擬定采購合同。 采購合同中所列及的條款須包括：1、數量與品質條款； a、數量條款：即需在合同中明確標注成交物品的數量及計算單位。當成交物品的數量需以重量計量時，還需明確計量的方法，有時還需規定交貨數量的機動幅

14、度；b、品質條款：即需在合同中注明所需商品的名稱、規格和等級等，或說明樣品的編號和日期，否則采購方有權拒絕收貨，甚至撤銷合同。訂立此項條款還應注意：、根據產品的特性，確定統一的表示方法；、用以闡述條款內容的語句須簡單、具體、明確；、條款內容應符合有關國家或相關國際組織的標準。 2、價格及支付條款； a、價格條款：包括物品的單價和總值兩項內容。 、單價：由計量單位、單位價格金額、計價貨幣和貿易術語四個組成部分； 、總值：指單價與成交物品數量的乘積，即一筆交易的貨款總金額。 b、支付條款：即合同中應規定貨款的交付方式和結算期限。 貨款的交付方式一般包括以下三種： 、現金采購； 、月結或年結； 、預

15、付訂金。 3、包裝與交貨條款； a、包裝條款：即物品包裝的方式、材料、規格、標志和費用等內容； 注：此條款中還需明確包裝由哪一方提供，包括由供應方提供、由供應方提供并收回或由采購方提供等； b、交貨條款：即注明交貨時間、地點和方式； 交貨方式可為現場交貨、工廠交貨或采購方自提商品等。 4、檢驗條款； 檢驗條款包括檢驗的時間、地點、檢驗機構、檢驗證書、檢驗依據、檢驗方法、復檢等內容。 a、明確檢驗的時間和地點，可確保檢驗工作順利進行； b、所選檢驗機構可以是專業性的檢驗部門或檢驗企業，也可由供需雙方自己檢驗； c、檢驗證書是貨品檢驗后的證明文件，是確定供應方所提交貨物符合規定的憑證，也是采購方向

16、供應方或其他關系人提出異議和索賠的法律依據； d、檢驗依據即成交的樣品、標樣合同、信用證等、 e、采購方可自行行駛復檢權，合同中應明確規定復檢的期限、機構及地點等內容。 5、保險條款； 交易貨物的保險由供應方負責，保險條款應明確規定保險的金額和險種。 6、仲裁和不可抗力條款； a、此條款包括仲裁地點的規定、仲裁機構的選擇、仲裁程序法的適用、仲裁裁決的效力、仲裁費用的負擔等內容； b、不可抗力包括戰爭、水災、臺風和地震等因素。 7、違約條款； 在簽訂合同時，應明確規定，以下三種情況下，供應商應付予違約金或賠償金： a、未按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品； b、未按合同規定的商品質量標準交

17、貨； c、逾期發送商品。 另，采購方如逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，也應付違約金或賠償金。（二）合同管理中心審閱起草后的采購合同，核查合同條款，對需要修改的合同應返回相關人員進行修改；（三）法律顧問審核采購合同，核查合同條款，對合同中需要修改的條款應及時通知合同管理中心相關人員進行修改；（四）經總經理審批后，合同管理中心匯總相關人員的意見和建議，對合同中存在問題的條款做更進一步的修改；（五）采購合同編制完畢后，行支部應安排人員對合同主體資格進行審查，并安排與供應商簽訂采購合同的相關事宜； 對合同主體資格的審查包括：1、對對方基本情況的審查 若對方當事人為自然人，審查主要針對當事人是否

18、具有完全民事行為能力； 若對方當事人為法人，則需要審查其是否具有企業法人營業執照。2、對對方履約能力的審查 審查其履約能力狀況時，需注意以下幾方面： a、對其經營狀況的審查。 包括企業的性質、產品所處的市場階段、人員構成、營業額等； b、對其注冊資本及凈資產的審查。 c、對法定地址的審查。 d、對其公司賬號的審查。 此項是保障企業在發生糾紛時確定對方資產的最有效的途徑。3、對簽約人資格的審查 合同經法定代表人簽字加蓋單位公章即生效。因此，必須確定簽約人具有法定代表人的資格或公章具有法律效力。（六）簽訂采購合同時還需注意： 1、合同的起草需由行支部、合同管理中心、財務部、法律顧問等相關人員共同參

19、與； 2、合同的雙方當事人必須均具備法人資格； 3、合同必須合法； 4、合同的簽訂須堅持平等互利、充分協商的原則； 5、當事人應以自己的名義簽訂合同，委托別人代簽的，須出具委托證明； 6、采購合同須采用書面形式； 7、采購合同格式應統一； 8、合同條款用詞應簡潔、明了，條款之間不存在相互矛盾的地方； 9、簽字、蓋章同時進行，只簽字或只蓋章的合同在法律上屬無效合同。（七）企業代表簽訂合同后，將采購合同交予合同管理中心相關人員進行存檔；合同管理中心相關人員將采購合同及與采購合同有關的資料進行建檔、歸檔。二、生產控制 （一）跟單與催貨 目的：保證采購物資的質量，保證供應商按時交貨。 1、事前規劃 a

20、、行支部對申購、采購、供應商準備、運輸、質量檢驗、入庫等各項采購作業環節所需要的時間進行客觀的預測及合理的規劃，避免要求的供應時間過短； b、行支部需準備充足的物資供應來源，確保在單個供應商不能如期交貨時，能及時找到替代的貨源； c、行支部在與供應商簽訂采購合同時，要明確要求供應商編制計劃供應進度表和實際供應進度表，以此監督供應商按時交貨； d、對于按時或提早交貨的供應商給予一定的獎勵，如優厚的付款條件；且在采購合同中，要盡可能的加重對供應商違約或單方面解約的懲罰。 2、生產跟蹤 a、在簽訂采購合同時，須根據物質的需求狀況決定跟單監視的程度； b、對非重要的采購物資進行一般監視； c、在采購重

21、要物資時，必須在采購合同中，明確要求對供應商進行生產前的二次實地查證，并約定實地查證的時間。 二次實地查詢時需注意：、關注生產線和生產能力，觀察作業流程和工序，找到生產瓶頸，計算生產周期。、留意各生產設備是否符合生產需求，是否已報廢。、注意供應商目前已有訂單的排期。、注意供應商的生產線上的質量控制方式。、留意生產線上的產品品質。、直接向生產線一線人員溝通各項環節所費工時，計算真實生產產量。、了解供應商目前在崗人員是否穩定，以及地區勞動力供需情況。勞動力因素對交貨期有一定影響。、工廠外觀、生產工序拍照留存。3、注意事項 a、相關人員在跟單催單的過程中，必須注意自己的言行舉止，自覺維護本企業的良好

22、形象； b、跟單催單人員必須尊重供應商。 （二）采購物資質量檢驗與驗收 一、根據采購合同的相關規定，行支部接到供應商發貨通知單后準備接收貨物，且對生產初期第一批流水出來的成品應做生產初期檢驗。檢驗前準備：1、帶齊所需資料和工具，如產品圖紙、質量要求、驗貨標準、卡尺、相關表格等。2、熟悉產品質量要求，熟悉檢驗標準和檢驗重點。3、對容易出現的疵點問題，做到心中有數。4、準時到達工廠。二、行支部采購專員依據采購合同、請購單等，與供應商的送貨單進行核對，并查點實物數量；三、清點核對中若沒有問題，則采購專員組織質量管理部或申購部門的相關人員進行質量檢驗，看是否符合合同要求及工藝技術要求等，質量檢驗完畢由

23、采購專員出具質量檢驗報告，報送行支部經理；質量檢驗的方法為：1、根據供應商提供封樣，檢查成品，記錄發現的主要問題，及時與供應商溝通。2、按照生產工藝流程，每道工序依次抽檢半成品，尤其關注生產問題的工序。3、檢查內容仍然包括成品和半成品的尺寸、顏色、LOGO、表面處理效果、使用功能等。檢驗時應按照封樣和檢驗標準嚴格執行。金屬類產品如檢查是否存在毛刺。焊接點是否光滑，是否存在流漆、橘皮等。服裝類產品檢查車縫質量、色差，印花產品應檢查是否有脫落爆裂現象，繡花產品應檢查繡花針數是否和封樣一致等等。4、注意配件的品質，木質配件應關注木材是否達到烘干標準。金屬配件注意防銹處理。5、特殊物資應按特殊要求進行

24、檢驗，如產品承重測試、拉力測試、水洗測試等。四、若檢驗報告顯示，貨物存在質量問題，則由采購專員根據合同規定提出具體解決辦法，報行支部經理審核、總經理審批后，與供應商一起追溯發生的各種疵點的源頭，督促供應商立即整改不符合質量要求的產品，并嚴格要求返工，且須要求供應商封存此批產品，避免混進大貨。若供應商提出無法改善，則應立即進行退換貨處理及賠償事宜等；若在貨物數量的清點核對階段，賬實不符，采購專員也應根據合同規定提出解決辦法，及時聯絡供應商；五、在檢查生產線質控情況方面A、檢查并要求工作每次進料都必須抽查批次質量，并做好記錄保存。如面料類產品尤其應關注不同批次，不同缸號的面料是否存在色差，裁剪2&

25、#215;2的布樣留存比對。B、檢查操作人員是否按照操作標準生產。C、 檢查工廠是否每道工序都配備品控人員。D、檢查每道工序是否都有樣品供操作人員比對。E、 檢查操作人員是否依照規定的項目進行自檢、互驗。F、 檢驗工序內產生的疵點是否用貼條標明并注明出現問題，返工處理。G、 檢查是否設立現場檢驗設備，服裝類產品應配備檢針設備和檢針作業工序，避免出現殘線斷針等情況。H、檢查半成品和成品是否有專區進行存放，存放環境是否整潔干凈。L、 檢查每道工序半成品是否按合格區和返工區分開存放。對于各工序質量不合格產品必須要求返工，避免成品返工困難。J、 加強對重點工序或得難度較高的工序的質量檢查。K、 檢查工

26、人工藝的操作技能，關鍵工序或難度較高的工序尤應關注，避免次品率增加。六、檢查包裝情況A、 督促內盒外箱的進度，生產初期如包裝箱未做好，應打包裝術試裝。如內盒外箱做好，應檢查尺寸和印刷內容是否正確，紙板厚度及克重是否符合要求，印刷圖案是否清晰，紙箱是否牢固，對外箱有要求的應試裝并做摔箱測試。B、檢查包裝配件的品質，如膠袋的品質（厚度、透明度、清潔度）、吊牌、瓦楞品質等。C、檢查包裝成品是否折疊或擺放整齊，裝箱搭配是否按照合同要求。同一箱同款同色產品不能出現色差。D、檢查隨箱單據是否完整，檢查產品、尺碼與吊牌、內盒、外箱是否一致。七、其他需留意的地方：A、 關注生產線和生產能力，觀察作業流程和工序

27、，計算生產周期。B、 進接向生產一線人員溝通進度等，了解真實產量。C、 留意供應商是否外發。八、注意關鍵點拍照，如廠房、設備、工藝、在線產品、在線檢驗、包裝、倉庫管理等。 （以上僅為常規檢驗項目，根據生產情況及需求，應適時相應增加不同物品的質量要求）（三）采購結算管理經質量檢驗，若所購物資不存在質量問題，則填寫檢驗報告書，并讓供應商簽字確認，一份留供應商處，一份公司備檔。且由各門店負責入庫，填寫入庫單等，并與財務部協作進行賬務處理。采購后供應商關系管理（SRM）目的：建立企業與供應商之間的伙伴關系現已成為許多企業對資源的獲取、供應鏈上產品與服務傳送的主要模式，供應商關系管理（SRM）能夠幫助企

28、業和供應鏈解決許多以前無法解決的問題。如：1、實現需求、采購和制造部門間的協同運作；2、提供外包業務管理功能，緩解財務壓力；3、實現企業內部及外部協同運作，縮短所需物資補給時間，促進公司各部門計劃、需求和采購等信息的共享；4、提供了用于取得準確、無雜質、有組織和經常需要補充的物資/項目和供應商數據的基準，使這些數據可通過各種搜索標準進行檢索，搜索標準隨各部門的職能變化而變化；5、SRM將需要共享的關鍵數據包含在通用數據模型內，從而可實現跨部門的決策、分析和優化；6、合并不同的信息源，可按組織機構、時間、商品或供應商快速地檢索信息，使企業能夠更好的了解貨源組織和商品利用方面的機會以及供應商的表現和履約情況；7、有助于收集供應商的知識、了解其業務軌跡，加強整個擴展供應鏈的協作關系，也有益于電子商務的運作，并未企業創造在全球范圍內進行采購的新機會。 方法： 1、在確定符合公司戰略特征的供應商時，對所有供應商進行評估，并將所有供應商資料及表格進行分類存檔，以便針對不同類型的供應商，制定不同的管理方法，實現有效管理； 其中需存檔資料包括： a、供應商（現行的、過去的、潛在的）基礎資料，包括組織、人員、聯絡方法、地址、交通等； b、有關供貨品種、價格、品質、周期等方面的信息； c、供貨狀態與歷史數據，實際采購、供貨情況的詳細記錄； d、潛在的供應品種、生產能