1、電子文件是計算機技術的伴生物O我國檔案行業標準檔案工作基本術語中明確，電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，在計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。電子文件作為科技發展的產物， 具有以下幾個特點 1、 使用簡單，便于檢索。傳統檔案的檢索是在各種文件歸檔后經過整理、編目、造冊、編制檢索工作，查找人員根據目錄一卷一卷地進行有形的查找。而應用計算機可實現智能化檢索， 完成人丁短時間無法完成的作。它還可以根據使用者不同的需要， 從多種角度、 按照不同條件全方位檢索、查找，直到檢索者滿意為止。另外，通過運用電子文件掃描技術，不僅可以檢索各種目錄，而且還可以檢索到檔案的全文內容。特別是近些

2、年來， 隨著多媒體技術的廣泛應用， 各種圖像、 音頻、視頻資料的加入，使檢索檔案變得更加生動、直觀，不再像過去查檔案那樣枯燥無味。2、存儲容量大，占用空間小。電子文件是在現代信息技術基礎的數字形式進行信息整合的技術。它的存儲介質是磁盤、磁帶、光盤等新型材質，這些材質的優點是存儲容量大，占用空間小。一張普通的光盤所容納的信息量可以大到驚人的數字。這些數字信息壓縮存儲于高科技的介質材料上， 可以最大程度的減少存儲空間的使用。3、 有利于資源共享、 互聯網是 20 世紀網絡技術和計算機結合的產物，通過互聯網技術可以擴大信息交換，實現資源共享。在目前條件下， 檔案館室網站是電子文件及其檔案信息網絡傳播

3、和利用的一個重要的信息交流平臺。當前， 中央和地方政府的上網行動很大程度上推動和吸引了企業、事業單位和個人在網上交流和獲取信息。檔案部門也應以此為契機， 在互聯網上建立自己的網站， 廣泛地開展檔案信息咨詢服務。4、存儲條件要求較高。電子文件存儲載體是磁盤、磁帶、光盤等載體。因為新型載體檔案的制成材料與紙質文件不同， 所以在存放這些新型載體檔案時，原有的保管條件發生了變化。存放電子文件的庫房除了應具備防高溫、防光、防塵、防盜等設備外，還必須具備防磁、放電的要求，否則磁盤、磁帶上的信息就會遭到破壞。因此說，電子文件對設備的依賴性較高。5、檔案的原始性和真實性受到質疑。在當代的科學技術條件下， 電子

4、文件的憑證作用正經受著考驗專 家指出，電子文件的出現， 打破了檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以得到確認。特別是從法律角度出發，對電子文件法律地位的確立受到爭論， 這樣在現實利用中對電子文件的憑證作用無疑是一個很大的沖擊， 值得我們去深思和探討。6、電子文件的易逝和易變性。電子文件的易逝和易變性也稱不穩定性。電子文件的易逝性，主要體現為電子文件的被損壞和丟失。由于電子文件是在計算機等設備中生成、 依賴計算機等設備閱讀和處理、在網絡設備中儲存和運行的，因此，人們在制作、閱讀、處理和傳輸過程中， 任何一個工作環節的操作失誤或軟硬件設備出了問題、或被病毒破壞等，都有可能出現電子文件被損壞或丟失的情況。常見的主要有以下 4 種情況一是由于工作人員操作失誤而導致的文件丟失； 二是由于計算機操作系統、 電子文件生成系統或管理系統的性能不穩定， 而導致文件的損壞或丟失； 是計算機網絡硬件設備和電子文件存儲載體的性能不穩定或損壞， 造成文件不能讀； 四是聯網的計算機或服務器中的電子文件被黑客刪除或被病毒破壞等。電子文件的易變性，主要體現在電子文件容易被人為的更改。