1、項目文檔管理項LI文檔管理一、文檔管理概述（）、基本概念1、文檔包括文件、檔案和資料。2、文件是在項訂中形成、接受和保存的所有記錄的信息。3、檔案是在項H中形成的有保存價值的歷史記錄。4、資料是在項LI中通過各種途徑獲得的、對項D工作有參考價值的信息材 料。5文檔管理師對文件、檔案管理的統稱。（二）、文檔管理分類文檔管理包括以下四類：1、文件的收發/傳閱/歸檔管理；2、圖紙管理：圖紙是項的重要文件，鑒于其重要性，單獨立類；3、檔案管理；4、資料管理。（三）文檔管理的基本要求1、隨項目進展及時收集、分發、整理和歸類；2、認證書寫，字跡清晰，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用 統一表格，

2、因特殊要求需增加的表格統一歸類；3、落實專門部門或崗位責任文檔管理并實行分級管理，項LI技術負責人負責 全過程文檔組織管理工作并負責審核，文檔信息管理員負責文檔的收集、分發、整理和歸 類；、對文檔資料不應該涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等。4二、重要的項目文件資料重要的項口資料、文件主要包括：（一）、合同；（二）、項目管理規劃;（三）、設計文件、圖紙及相關資料；（四）、升級的圖紙和規范；（五）、供應商提供的設備圖紙和數據；（六）、設備操作手冊；（七）、經確認的各類文件；（八）、各類檢查報告；（九）、質量保證書；（十）、計劃、進度報告和會議紀要等。三、檔案管理基本內容文檔管理的基本要求包括下述

3、內容：1、文檔管理的負責部門應制定文件收發/傳閱/歸檔管理制度；2、對收文、發文、傳真、郵件的書面資料應及時進行登記；3、收到的文件及時整理并在項LI管理部門進行傳閱，保證項LI管理部門內部 信息暢通；4、對已經處理完畢的文件定期進行標注、編號和整理，并將文件書面和電子 歸檔；5. 文檔資料應分類明確清晰，歸檔應標明文檔內容和編號，并有完整的文件LI錄。為簡明、精確而有條理地辦理與管理文件，有效地保證項LI管理的服務質量和 水平，進一步提高工作效率，特制定四、總則（一）、項LI管理部門及監理部門的所有文件資料，歸口信息綜合部統一管理。信息綜合部門安排專人（項U秘書）負責項LI管理文件資料的收發

4、，以及來往函件管 理工作。（二）、項LI秘書監督、檢查各部門（崗位）之間以及對外文件資料的正常發送， 催促有關部門（崗位）辦理應答復的函件。（三）、項LI文件的收發均應進行編號、登記、定期清理，并建立文件資料的收 發臺賬。（四）、項LI文件處理要做到準確、及時，講究實效并保證有效地運用。對特殊 文件做到急事急辦，一般文件不拖拉、不積壓。（五）、項目秘書必須嚴格保守公司的機密。一切機密文件，不得借給無關人員 閱看，文件不得擅自攜帶外出。（六）、項LI實施工程中，文件資料的管理應符合國家及地方對建設工程檔案管 理的要求，項LI結束時，應將全部項LI文件進行清理，并按要求整理歸檔。（七）、文件的借閱

5、應辦理文件借閱手續，閱后及時歸還。未辦理登記手續的不 予借閱，文件丟失應承擔相應責任。（八）、所有收發文辦理好后放置于臨時文件夾7天后及時歸檔。五、收文（一）、項口管理部門內部文件，進行收文和發文兩個方面的運行處理，來自公 司、業主、設計單位、監理部門、施工單位、材料設備供應單位及外部其它單位的 文件作收文處理。（二）、收文處理程序，包括簽收、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、歸檔等。（三）、項H秘書負責文件的簽收，按不同特征進行分類編號和登記。需要承辦 的文件，曲項LI秘書提出擬辦意見，根據領導提岀的批辦意見，分送到相關部門去 辦理，文件辦理完畢，山相關部門返回到信息綜合部;不需要擬辦的文件，可

6、由項 U秘書直接呈交或通知到有關人員。（四）、重要文件應進行橫向傳閱，為避免文件遺失，有關人員閱后要在閱辦單 的閱簽欄上簽字。一般文件可由項口秘書直接辦理傳閱。重要文件要及時、迅速、 想方設法傳遞給有關人員。（五）、按批辦意見需要回復的文件，有相關部門辦理或項LI秘書送相關部門辦 理。文件返回信息綜合部歸檔時應注明'已回復”字樣，所回復的文件按發文相關 規定處理。（六）、工程設計圖紙及制造商的圖紙資料山工程技術人員按圖紙管理辦法 執行。（七）、項目秘書應建立書面的分類收文臺賬，并建立所有收文臺賬電子文檔。（八）、應建立所有的收文臺賬Excel電子文檔，包括序號、管理號、來文單位 代碼、

7、來文日期、主體內容、份數、備注（注明來文的處理情況或結果）、歸檔情況。所有的收文臺賬Excel電子文檔在項口秘書的電腦 中應處于共享狀態，以便于項訂管理人員及時查閱，保證文件資料的有效運用。六、發文發文處理程序包括擬稿、審稿、簽發、蓋印、登記、發出、歸卷等。（一）、項口管理部的發文由項U經理簽字或經其批準后蓋印發出。（二）、正式文件發出之前，應將正式的電子文件（含附件）交信息綜合部項LI秘 書歸檔。（三）、文件的發出111信息綜合部送達相關收文單位。收文單位必須在收文簿上 簽字。（四）、所發文件要求相關收文單位回復的，項LI秘書應協助督促收文單位及時 回復。（五）、項LI秘書應建立書面的分類發

8、文臺賬，并同時建立所有發文臺賬電子文 檔。項LI管理部的分類發文臺賬及所有收文臺賬電子格式按公司有關規定執行。七、圖紙管理項LI管理機構的技術部門負責制定圖紙管理制度，并具體負責圖紙管理，包括圖紙收發、加曬、整理歸檔、借閱等。圖紙管理的LI標是：（一）、為采購招標提供足夠數量的圖紙；（二-）、為工程施工準備足夠的圖紙；（三）、在項LI施工工程中保證圖紙的最新有效版本，及時將變更圖紙發給相關 部門。八、檔案管理（）、在與項目勘察、設計、監理、施工等單位簽訂協議、合同時，對項目文 件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求；（二）、收集和整理項目準備、實施、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷 歸檔工作；（三）、負責組織、監督施工和監理等單位的工作文件的形成、積累和立卷歸檔;（四）、收集和匯總施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案；（五）、在組織工程竣工驗收前，提請城建檔