1、PPT內(nèi)容設(shè)計(jì)原則一、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)原則強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)是幻燈片內(nèi)容設(shè)計(jì)的核心原則。在設(shè)計(jì)幻燈片時(shí)，要謹(jǐn)記：每張幻燈片都要有鮮明的觀點(diǎn)，重點(diǎn)要非常突出。 圖1  強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)原則 PowerPoint是幻燈片的英文寫法，由Point和Power組成。其中Point意為“點(diǎn)”，Power指“有能量、重量”，概括起來(lái)就是“有重量的點(diǎn)”，即“重點(diǎn)”。PowerPoint軟件的特點(diǎn)就是觀點(diǎn)鮮明（Point），突出重點(diǎn)（Power）。也就是說(shuō)，只有把Power和Point都做好，才能稱之為真正的幻燈片。1.一張幻燈片不等同于word的一個(gè)頁(yè)面在Word中，編輯的單位跟頁(yè)碼沒(méi)關(guān)系，其無(wú)需打字，

2、只要使用60個(gè)回車，就能從一個(gè)頁(yè)面跳到另一個(gè)頁(yè)面，因此，與其說(shuō)Word的一頁(yè)紙是編輯的單位，還不如看成是打印單位。相較之，幻燈片不同，一張幻燈片不能等同于word的一個(gè)頁(yè)面。很多人都有過(guò)這樣的經(jīng)歷：字?jǐn)?shù)太多，當(dāng)一張幻燈片寫不下時(shí)，就再建一張接著寫。事實(shí)上，這是典型的“Word搬家”，這樣的幻燈片顯然沒(méi)有達(dá)到強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)的原則，不提倡使用。2.一張幻燈片等同于word的一個(gè)章節(jié)幻燈片大綱的英文版叫“Outline”，相當(dāng)于Word中的標(biāo)題，屬于結(jié)構(gòu)性文字。一般來(lái)說(shuō)，在幻燈片中，只能放入標(biāo)題和結(jié)構(gòu)性的文字，而不能放入過(guò)多的正文。如果實(shí)在需要放入較多正文，可以添加在備注中。也就是說(shuō)，幻燈片中的文字應(yīng)該是

3、綱要性的，因此等于一個(gè)章節(jié)，只有章節(jié)和標(biāo)題才可以體現(xiàn)明確的觀點(diǎn)和重點(diǎn)。圖2是某人做的一張幻燈片，其表示，由于Word文字多，幻燈片編輯區(qū)空間小，只能節(jié)選一部分來(lái)粘，所以把節(jié)選的部分稱作“片斷”。 圖2  某人做的幻燈片 由圖2可知，此類幻燈片有兩個(gè)錯(cuò)誤：一是標(biāo)題沒(méi)有論點(diǎn)，不能叫“片斷”；二是所節(jié)選的文字沒(méi)有重點(diǎn)。事實(shí)上，該幻燈片三段文字中的第一句都是核心，可直接提取核心內(nèi)容，把每段第一句做成一級(jí)標(biāo)題，同時(shí)把標(biāo)題換成“實(shí)施方案”，如圖3所示： 圖3  修改后的幻燈片 通過(guò)對(duì)比不難發(fā)現(xiàn)，圖3的觀點(diǎn)表述更加明確，但這仍然不是幻燈片，只是多了

4、背景顏色，沒(méi)有觀點(diǎn)和重點(diǎn)，因此只能稱為“多級(jí)Word”或者“記事本”。通常，幻燈片中的重點(diǎn)，要先提取出來(lái)，然后做加強(qiáng)。只有把核心明確突出的表現(xiàn)出來(lái)，在幻燈片打開(kāi)時(shí)，觀眾才能夠了解所講的重點(diǎn)，使幻燈片達(dá)到質(zhì)的變化，如果配合動(dòng)畫(huà)，就能夠達(dá)到更好的效果。圖4是二次修改后的效果。 圖4  二次修改后的幻燈片 值得一提的是，圖4中的三段文字不一定都要加在幻燈片中，事實(shí)上，只要把三個(gè)標(biāo)題做好，其余的由內(nèi)容演示者說(shuō)出來(lái)即可。須知很多觀眾不會(huì)看過(guò)多的文字，文字太多會(huì)讓人產(chǎn)生疲倦感，也就起不到吸引觀眾的效果。因此，與其這樣，不如將幻燈片打印出來(lái)讓觀眾自己看，這樣還能節(jié)省時(shí)間。總之，

5、制作幻燈片一定要考慮觀眾的感受，學(xué)會(huì)換位思考，從而達(dá)到重點(diǎn)突出的效果。二、形象生動(dòng)原則形象生動(dòng)原則的特點(diǎn)在于：簡(jiǎn)短、簡(jiǎn)潔，便于觀眾記憶。所謂便于記憶，是指讓人們記住幻燈片的觀點(diǎn)和重點(diǎn)。在設(shè)計(jì)幻燈片時(shí)，如果文字量非常大，是不方便觀眾記憶的，只有把幻燈片做得簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)短，觀點(diǎn)才能更加明確和突出。須知相比冷冰冰的文字，人更愿意看形象生動(dòng)的事物，這也是Excel中把表單信息轉(zhuǎn)化成圖表的原因。1.視覺(jué)朗讀不可取在幻燈片設(shè)計(jì)中，視覺(jué)朗讀的方法是不可取的。 圖5  視覺(jué)朗讀與視覺(jué)展示 如圖5所示，內(nèi)容同樣是“打開(kāi)任務(wù)管理器的方法”，左邊幻燈片的設(shè)計(jì)即為“視覺(jué)朗讀”，這種設(shè)計(jì)方法是不

6、可取的。正確的做法應(yīng)該是，在放映幻燈片的同時(shí)，讓觀眾的思路跟隨演講者而動(dòng)，使觀眾時(shí)刻牢記演示文稿的觀點(diǎn)，而只有形象生動(dòng)才能夠吸引觀眾，讓人記憶猶新，進(jìn)而達(dá)到“視覺(jué)展示”的效果（如右邊的幻燈片）。2.文字多也可以做出優(yōu)秀幻燈片 【操作演示】圖6所示幻燈片出自某企業(yè)的工會(huì)主席之手，其經(jīng)常去地方參加各種會(huì)議，但是每年年終總結(jié)的述職幻燈片，所受到的關(guān)注度都比較低。究其原因，原來(lái)其只是對(duì)著幻燈片讀，觀眾不愛(ài)看也不愛(ài)聽(tīng)。該工會(huì)主席感覺(jué)自己的工作不受重視，想在新述職時(shí)將幻燈片進(jìn)行一番修改。 圖6  年終述職總結(jié)（一） 相較于形式多變的數(shù)據(jù)類型幻燈片，文字列表型幻燈片由

7、于沒(méi)有辦法轉(zhuǎn)化成其他形式，因此是最難修改的。仔細(xì)研究圖6中的幻燈片內(nèi)容，可以找到突破口：每一行的最后都有開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，因此可以通過(guò)網(wǎng)上地圖抓屏找到照片，然后對(duì)照地圖，在幻燈片中直接標(biāo)記出相應(yīng)的地點(diǎn)，配合動(dòng)畫(huà)效果，開(kāi)會(huì)地點(diǎn)就會(huì)清晰地逐次出現(xiàn)，如圖7所示。 圖7  年終述職總結(jié)（二） 在進(jìn)行PPT演示時(shí)，當(dāng)說(shuō)到會(huì)議主題，只要點(diǎn)擊鼠標(biāo)，地圖上所有圖標(biāo)就會(huì)緊急集合，地圖淡淡地隱去，取而代之的是每一行文字，同時(shí)為了體現(xiàn)更好的效果，可在右上角添加黨旗Logo。如圖8所示： 圖8  年終述職總結(jié)（三） 經(jīng)過(guò)修改后的幻燈片，開(kāi)會(huì)時(shí)關(guān)注度明顯增高，達(dá)到了這

8、位工會(huì)主席想要的效果。 修改之后的幻燈片的文字量并沒(méi)有減少，只不過(guò)借助地圖效果做了一個(gè)轉(zhuǎn)化，結(jié)果明顯提高了幻燈片的等級(jí)，達(dá)到了形象生動(dòng)的效果，使PowerPoint的重點(diǎn)更突出。由此可見(jiàn)，想要提高幻燈片的等級(jí)，并不一定要減少文字，也可以借助其他手段實(shí)現(xiàn)。有人曾說(shuō)：“文字是優(yōu)秀幻燈片的天敵。”，認(rèn)為幻燈片中的文字過(guò)多就會(huì)降低幻燈片的優(yōu)秀率。事實(shí)上，有些文字較多的幻燈片，優(yōu)秀程度也并沒(méi)有降低，因此，更精準(zhǔn)的觀點(diǎn)應(yīng)該是“多余文字是優(yōu)秀演示文稿的天敵”。3.多用圖型和圖表說(shuō)話在PPT的設(shè)計(jì)中，為了減少在文稿中多使用文字，需要牢記多用圖型代替文字和多使用圖表兩條錦囊妙計(jì)。 多用圖型說(shuō)

9、話用圖型代替文字。這里的“圖型”是指圖形和模型。圖形和模型的配合本身已經(jīng)表達(dá)了幻燈片的觀點(diǎn)，也就沒(méi)有必要再寫多余的文字，自然而言減少了文字的使用。圖型的優(yōu)勢(shì)包括表達(dá)文字內(nèi)容、減少冗余文字、表現(xiàn)力強(qiáng)、形象生動(dòng)四個(gè)方面。 圖9  滑輪模型效果 圖9所做的是一個(gè)模型效果，其滑輪是固定的，表達(dá)份額的大小。經(jīng)過(guò)對(duì)其大小和顏色的區(qū)分，在數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單更新的基礎(chǔ)上，又增加了動(dòng)畫(huà)效果，使滑輪有一個(gè)滑動(dòng)的過(guò)程，就形成了比較，如圖10所示。在比較的同時(shí)形成了對(duì)比過(guò)程，省略了語(yǔ)言和文字，使觀眾很直觀就能知道份額多少的關(guān)系，既形象，又生動(dòng)。 圖10  修改后的滑輪模型效果&

10、#160;圖10中的組合可以分解為很多幻燈片自帶的圖形，只要進(jìn)行組合、復(fù)制，再配合動(dòng)畫(huà)就可以完成。做這樣的效果看上去很復(fù)雜，事實(shí)上，熟能生巧，只要熟練了就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。在實(shí)際操作中，有些效果也可以做得很簡(jiǎn)潔。 【操作演示】新建一張幻燈片，斜著畫(huà)條直線，直接在流程圖中找到三角形繪制出來(lái)，并稍微調(diào)整其位置，然后再畫(huà)一條直線，接著在下方畫(huà)一個(gè)矩形，再接著畫(huà)個(gè)圈，圈住直線和矩形，在畫(huà)圈時(shí)沒(méi)有包含旁邊的三角形，隨后按Ctrl鍵直接拖，變成“復(fù)制”效果，通過(guò)Ctrl鍵的配合可以直接拖到指定位置。 整張幻燈片只要加上標(biāo)題，即只需在矩形中點(diǎn)右鍵添加文字，即使忽略動(dòng)畫(huà)制作，這張幻燈片的演示

11、效果也會(huì)一目了然。概括來(lái)說(shuō)，在繪制圖形時(shí)，有兩個(gè)小建議：第一，只要選擇Shift鍵，就能畫(huà)成規(guī)則的圖形。按Shift畫(huà)直線，會(huì)形成沒(méi)有任何鋸齒的直線；按Shift鍵畫(huà)矩形，會(huì)變成正方形；按Shift鍵畫(huà)橢圓，會(huì)形成正圓。不僅如此，在Office 所有軟件和PhotoShop等繪圖軟件中，都可以配合Shift鍵完成規(guī)則圖形的繪制。第二，在幻燈片中復(fù)制文字和圖形不建議使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。因?yàn)閺?fù)制后再粘貼時(shí)，粘貼的位置還需要再調(diào)整，不好操作，因此可以直接畫(huà)個(gè)圈，圈選，按住Ctrl鍵直接拖到制定的位置，再做微調(diào)，就可以實(shí)現(xiàn)想要的效果。注意，對(duì)于工作中用到的數(shù)據(jù)對(duì)比，平衡關(guān)系等情況，

12、在幻燈片設(shè)計(jì)時(shí)，同樣也可以利用相應(yīng)的圖形關(guān)系繪制。 【操作演示】按Shift鍵畫(huà)一條直線，再畫(huà)一條向上的直線，可以通過(guò)復(fù)制多畫(huà)幾條，并將線的位置微調(diào)，之后畫(huà)一個(gè)圈圈住這些直線，點(diǎn)右鍵做一個(gè)組合，把多個(gè)圖形變成一個(gè)。按住Ctrl鍵復(fù)制，做三個(gè)相同的圖形。緊接著，畫(huà)一段弧，旋轉(zhuǎn)綠色空點(diǎn)將其轉(zhuǎn)成所需要的角度。此時(shí)弧的兩邊都是線，要做跨欄的感覺(jué)，就要把右側(cè)的線變成箭頭：首先把該線選中，點(diǎn)擊“繪圖工具欄”的“箭頭樣式”的按鈕，選擇樣式五，直接單擊，右側(cè)箭頭就會(huì)出現(xiàn)，按Ctrl鍵拖動(dòng)。然后，在左側(cè)畫(huà)一個(gè)實(shí)心的大圓，右邊畫(huà)一個(gè)實(shí)心的小圓，在下方用文本框填寫每一個(gè)的主題。如圖11所示： 圖

13、11  跨欄效果 比如，某企業(yè)的研討會(huì)的主題為“如何讓消費(fèi)者輕松越過(guò)三關(guān)”，其中，第一關(guān)是品牌關(guān)，第二關(guān)是質(zhì)量關(guān)，第三關(guān)是價(jià)格關(guān)。很多人都是用文字表現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)比的效果，一張幻燈片寫一關(guān)，結(jié)果用了三、四張幻燈片，最后還增加一個(gè)小結(jié)和總結(jié)，這樣的幻燈片做出來(lái)后關(guān)注度非常低；也有人通過(guò)“一越過(guò)三關(guān)”的圖型表達(dá)，路徑動(dòng)畫(huà)，隨著講解讓圓不斷地跳動(dòng)，讓觀眾聯(lián)想到一關(guān)跳過(guò)一關(guān)，能夠讓實(shí)際消費(fèi)人群和有意向人群近似。這種幻燈片的關(guān)注度最高，效果最好。“SmartArt”的運(yùn)用。在Office2007和2010版本中，有一個(gè)非常重要的功能，即“插入”中的“SmartArt”。SmartArt由S

14、mart（聰明）和Art（藝術(shù)）組成，概括起來(lái)就是“聰明的藝術(shù)圖式”。當(dāng)在窗口中點(diǎn)擊“SmartArt”時(shí)，就會(huì)打開(kāi)各種事物關(guān)系，從而省去自己做模型。比如，在“列表”中，有六邊形蜂窩狀多級(jí)列表、上下多級(jí)圖文列表、圖文列表；在“流程”中，有步驟和階段；在“循環(huán)”中，有相互循環(huán)的關(guān)系，有齒輪咬合相互的關(guān)聯(lián)；在“層次結(jié)構(gòu)”中，有常見(jiàn)的制作組織結(jié)構(gòu)圖效果；在“關(guān)系”中，有平衡關(guān)系、有漏斗做篩選、有矛盾和沖突，還有做工作總結(jié)和計(jì)劃時(shí)常用的目標(biāo)圖、同心圓等。通過(guò)這些模型，可以在工作時(shí)很輕易就能把幻燈片的效果做得非常好。以介紹今年的優(yōu)秀員工和銷售冠軍為例。 【操作演示】選擇“圖文列表”，點(diǎn)擊“確定

15、”，可以在頁(yè)面上看到三個(gè)框，上面是圖，下面是文字介紹。由于需要介紹四個(gè)人，所以需要添加一個(gè)框：選中“設(shè)計(jì)”，在左邊“添加形狀”處單擊。在幻燈片中點(diǎn)右鍵編輯文字，直接就可以填寫所有人名，然后點(diǎn)擊圖片框中“插入圖片”的按鈕，單擊圖片即可插入。完成以上操作后，在“設(shè)計(jì)”“顏色更改”中更改顏色，在SmartArt樣式中，將其改成三維的光影效果。 圖12  圖文列表效果 在制作幻燈片時(shí)，很多其他關(guān)系也可以通過(guò)SmartArt來(lái)展示。 【操作演示】點(diǎn)擊“插入”“SmartArt”“關(guān)系”中的向右傾斜，如圖13所示，天平的右上方是三個(gè)，左上方是二個(gè)，光標(biāo)在左側(cè)添加一個(gè)

16、形狀，兩邊都是三個(gè)，就會(huì)自動(dòng)達(dá)到SmartArt平衡關(guān)系。 圖13  平衡關(guān)系效果圖 接著，更改顏色為“彩色”，點(diǎn)擊“樣式”做“三維光影”，不用加文字，就可以得到很好的效果。 圖14  SmartArt的功效 在工作中，經(jīng)常會(huì)制作表示相互關(guān)系的圖表，比如“目標(biāo)圖”，可以在“插入”“關(guān)系”中直接添加。也就是說(shuō)，在PowerPoint中，只要掌握技巧，做出效果很好的幻燈片是不需要花費(fèi)很多時(shí)間的。 多用圖表說(shuō)話在進(jìn)行幻燈片制作時(shí)，要想做到形象生動(dòng)，除了多用圖型，還要多用圖表說(shuō)話。圖表有直觀、表現(xiàn)力強(qiáng)、便于記憶、形象生動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，是其

17、它工具無(wú)法取代的。在幻燈片制作中，把結(jié)果轉(zhuǎn)化成結(jié)論的最好方式就是把文字?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成圖表。圖表的優(yōu)勢(shì)跟圖型很像，而區(qū)別在于圖表本身就很形象生動(dòng)，數(shù)據(jù)不用文字表達(dá)，而是通過(guò)柱圖、餅圖、折線圖直觀地表示。需要注意的是，由于幻燈片中的圖表只是用來(lái)表達(dá)結(jié)論，所以會(huì)有真圖表和假圖表之分。真圖表。如圖15所示，這是一個(gè)真圖表幻燈片，但是效果不是非常理想，觀眾的關(guān)注度很低。 圖15  非專業(yè)真圖表 真正的幻燈片應(yīng)該做到放映時(shí)看不到數(shù)據(jù)，只能看到網(wǎng)格和圖例，如圖16所示，幻燈片中的三個(gè)產(chǎn)品配合動(dòng)畫(huà)放映隨著單擊圖表會(huì)紛紛出現(xiàn)，這樣能夠很明顯地提升觀眾關(guān)注度，從而達(dá)到吸引觀眾的效果。&#

18、160;圖16  專業(yè)真圖表 假圖表。假圖表在工作中也經(jīng)常用到，如圖17所示，這是一個(gè)典型假“模擬條形圖”，從中可以看出數(shù)據(jù)對(duì)比的情況。 圖17  假模擬條形圖 不難看出，假圖表的表現(xiàn)力比真圖表要強(qiáng)很多，不論是光影的感覺(jué)，還是朦朧的標(biāo)題，這種美感真圖都很難達(dá)到。制作假圖表需要掌握一些方法，以圖17所示的幻燈片為例： 【操作演示】畫(huà)一個(gè)矩形，在“設(shè)置顏色”的時(shí)候選擇“綠色”，并將透明度設(shè)置成40%。選“顏色填充”時(shí)，如果透明度默認(rèn)為零，就會(huì)看不到背景信息，如果透明度調(diào)到20%左右，在預(yù)覽中就會(huì)出現(xiàn)若隱若現(xiàn)的效果，而調(diào)到40%左右，就會(huì)有

19、朦朧的感覺(jué)，越調(diào)大就會(huì)越清晰。可見(jiàn)，清晰度是通過(guò)透明度來(lái)調(diào)整的。 假圖表最終所達(dá)到就是若隱若現(xiàn)、半遮半掩的效果。在幻燈片中，有很多表現(xiàn)方式和手法可以取得更好的效果和關(guān)注度，這是真圖表無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，因此，在實(shí)際的運(yùn)用中，假圖表比真圖表使用更廣泛。總的來(lái)說(shuō)，在兩種情況下，必須要用到真圖表：第一，數(shù)據(jù)同步更新。在Excel中做圖表，隨機(jī)寫幾個(gè)數(shù)目，將數(shù)據(jù)信息選中生成柱圖，這就是用Excel數(shù)據(jù)生成的真表。“復(fù)制”Excel中生成的柱圖，粘貼到幻燈片中時(shí)，應(yīng)該點(diǎn)擊“編輯”“選擇性粘貼”“粘貼鏈接”，如果Excel的數(shù)據(jù)源發(fā)生變化，幻燈片中的數(shù)據(jù)源也會(huì)跟著真圖表的變化而自動(dòng)改變。如果直接粘貼到p

20、pt中，數(shù)據(jù)源是獨(dú)立的，即使Excel數(shù)據(jù)發(fā)生改變，幻燈片中的數(shù)據(jù)也不會(huì)發(fā)生改變。這也就要求了在選擇粘貼鏈接工作圖表對(duì)象時(shí)，應(yīng)該注意“鏈接”（Update），要把Office中所有“鏈接”都想象成“自動(dòng)更新”，只要做鏈接，就可以直接把幻燈片和數(shù)據(jù)源中的圖表自動(dòng)做同步變化。因此，經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)變化工作是需要用真圖表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。第二，數(shù)據(jù)要求精確。如果是假圖表，非整數(shù)數(shù)據(jù)的表現(xiàn)就不會(huì)很清晰。比如，當(dāng)前幻燈片數(shù)據(jù)是整數(shù)97%，如果是97.64%帶小數(shù)的數(shù)值，假圖表就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。在電視節(jié)目中，股市行情時(shí)時(shí)變化和更新，而且數(shù)據(jù)要求非常精確，表達(dá)精確的數(shù)據(jù)關(guān)系，是性命攸關(guān)的大事，因此股價(jià)圖表必為真。三、把握細(xì)節(jié)

21、原則細(xì)節(jié)決定成敗，把握細(xì)節(jié)很重要。很多幻燈片無(wú)法達(dá)到優(yōu)秀等級(jí)，實(shí)際上就是因?yàn)闆](méi)有把握好細(xì)節(jié)，比如，文字的位置、形狀、大小以及顏色配合，線的直度，網(wǎng)格的平均分布等。 圖18  幻燈片的細(xì)節(jié)原則 1.文字、圖片巧排列如圖19所示，該幻燈片效果不理想的原因有兩個(gè)：一是細(xì)節(jié)沒(méi)有做到位，表單左側(cè)文字對(duì)齊方式不統(tǒng)一；二是Logo的背景有白色的底色，直接影響了美觀。 圖19  不理想的幻燈片 文字對(duì)齊很簡(jiǎn)單，就不再做贅述，重點(diǎn)講一下取消圖片的白色背景方法。 【操作演示】選中照片，點(diǎn)右鍵出現(xiàn)圖片工具欄，點(diǎn)擊圖片工具欄倒數(shù)第二個(gè)按鈕“設(shè)置透明

22、色”，鼠標(biāo)指針此時(shí)會(huì)變成一支筆，對(duì)準(zhǔn)白色部分單擊，白色變成透明色，幻燈片中的文字和背景就融為一個(gè)整體。如圖20所示： 圖20  理想幻燈片 很多人在幻燈片中復(fù)制Excel圖表時(shí)，通常會(huì)將Excel圖表的白色底也都復(fù)制過(guò)來(lái)，導(dǎo)致和幻燈片格格不入。對(duì)于這一問(wèn)題，只要在Excel中雙擊，借助透明色將背景設(shè)置為“無(wú)色”，再粘貼到幻燈片中，圖片就會(huì)和幻燈片融為整體。如圖21所示，這張幻燈片也犯了同樣的問(wèn)題，每個(gè)Logo都有白底，而且排列不整齊，造成幻燈片整個(gè)畫(huà)面很凌亂。 圖21  帶白底的LOGO圖 【操作演示】選中一張圖片，利用圖片工具欄把白

23、底調(diào)成透明色，選擇“沒(méi)有線條顏色”取消圖片的線條，結(jié)果表現(xiàn)為既沒(méi)白底也沒(méi)有線條，同樣的方法更改剩余圖片，之后對(duì)圖片再進(jìn)行排列。 排列也有方法和操作步驟。 【操作演示】首先，按shift鍵畫(huà)一條直線，然后按ctrl鍵，拖出兩條直線，用選框圈住這兩條直線，按ctrl變成四條，再圈住四條直線，按ctrl變成八條直線（這是呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)的）。將最上方的線離頂邊的位置以及最下方的線離底邊的位置手動(dòng)調(diào)整好，中間的線的位置以及是否對(duì)齊不用管，然后將八條線全選，雙擊“繪圖”工具欄的“對(duì)齊或分布”菜單，就可以達(dá)到對(duì)齊。對(duì)齊分布包括“左對(duì)齊、水平居中、右對(duì)齊”三種形式，選擇“水平居中”，八條直

24、線就會(huì)對(duì)齊。再次打開(kāi)“對(duì)齊或分布”菜單，選擇“縱向分布”調(diào)整中間線的位置，點(diǎn)擊后這些線就各自找到平均點(diǎn)。 圖22  直線的排列 在幻燈片中，有很多類似的工具和命令能協(xié)助實(shí)現(xiàn)分布和對(duì)齊。不僅網(wǎng)格可以手動(dòng)做到分布、對(duì)齊外，圖片和圖形同樣也可以做到平均分布。 【操作演示】建新一張幻燈片，插入幾張大小不一的照片。首先，把照片進(jìn)行縮放，使其大小平均。然后，將三張照片圈選，利用“繪圖”“對(duì)齊或分布”“底端對(duì)齊”，讓三個(gè)圖形或者文本框的底端在一條水平線上，再進(jìn)行“繪圖”“對(duì)齊或分布”“橫向分布”，由于兩邊圖形已經(jīng)做好了定點(diǎn)，中間的照片會(huì)通過(guò)“橫向分布”找到平均的分布點(diǎn)

25、，點(diǎn)擊后，圖片就會(huì)達(dá)到了分布對(duì)齊的效果。接著，在三張圖片下方畫(huà)一條直線，滿不滿一屏都可以，然后“復(fù)制”直線，再圈選兩條直線，點(diǎn)擊“繪圖”“對(duì)齊或分布”“水平居中”調(diào)整直線的位置，把下面的直線選中變粗調(diào)整位置。再將兩條線同時(shí)選中，選擇一種顏色，用文本框在直線下方給對(duì)應(yīng)的圖片標(biāo)注文字。最后，在最上方添加一個(gè)標(biāo)題。 圖23  圖片的排列和對(duì)齊 圖23所演示的效果是將大小、橫縱不一致的照片，通過(guò)對(duì)齊分布方式的調(diào)整，達(dá)到完整的效果。可見(jiàn)，細(xì)節(jié)可以通過(guò)“分布”、“圖片的透明”、“對(duì)齊”等技術(shù)方式得到更好的展示。2.學(xué)會(huì)制作假圖表 【操作演示】接著圖22所示的幻燈片中

26、的上面七條直線選中，做成虛線，第八條線不動(dòng)，在所有線條的左側(cè)從下往上按著shift鍵畫(huà)一個(gè)向上的箭頭。假圖表的數(shù)值軸都是有箭頭的，下方的分類軸沒(méi)有箭頭。點(diǎn)右鍵，選擇“背景”的“下拉列表”中“填充效果”為背景設(shè)置顏色（如果面積大，背景最好是漸變色，純色是單一顏色，做整個(gè)背景效果不好），選擇“漸變”“單色”中的綠色（根據(jù)投影情況來(lái)定），選擇“角部輻射”，單擊“確定”，角部輻射的漸變綠色就變成了幻燈片的背景。綠色作背景，前景網(wǎng)格顏色選擇白色或淺色才會(huì)清晰。圈住所有的線，把顏色統(tǒng)一做成白色，可以把線條加粗使效果明顯。 圖24  假圖表數(shù)值軸制作 同樣的效果，可以做成帶光影

27、光柱的假圖表。 圖25  柱形圖示表 如圖25所示，這張幻燈片中的假圖表，也是用綠色做背景，點(diǎn)擊鼠標(biāo)從下往上就會(huì)升起真正數(shù)據(jù)的圓柱，這種效果的制作步驟如下： 【操作演示】在圖24所示幻燈片的基礎(chǔ)上，進(jìn)行如下操作：首先，點(diǎn)擊“自選圖形”“基本形狀”“圓柱形”，從上至下繪制一個(gè)圓柱，調(diào)整黃色控點(diǎn)，把圓柱的上蓋調(diào)小，視覺(jué)上的三維感覺(jué)會(huì)更好。其次，設(shè)置顏色。進(jìn)入“填充”“填充效果”“漸變”，用“單色”、“雙色”都可以，單色一定選“白色”，雙色選“上白下灰”的模式，就會(huì)出現(xiàn)從白到灰兩種顏色的漸變。在左側(cè)下方“底紋樣式”中選擇“垂直”效果，即左右是白色，中間是灰色，

28、做成100%透明效果。在顏色控制透明度設(shè)置中有兩個(gè)透明度，第一個(gè)透明度是調(diào)整顏色1，第二個(gè)透明度是調(diào)整顏色2，配合兩個(gè)顏色的選擇。白色的透明度也調(diào)到15%以下。線條選擇“無(wú)線條色”，按ctrl鍵復(fù)制兩個(gè)柱體，選擇“橫向分布”把三個(gè)圖形等分間距。再次，在透明柱形的內(nèi)部做一個(gè)小的基本形狀圓柱形，做具體的數(shù)據(jù)顯示，用黃色控點(diǎn)調(diào)整柱形大小。打開(kāi)“填充”“單色”“藍(lán)色”“垂直”，選擇“變形中”右下角的“兩邊深，中間淺”的樣式，透明度要默認(rèn)的0%。“確定”之后將線條取消。復(fù)制兩個(gè)柱體，放入其余兩個(gè)大的柱體中，用鼠標(biāo)拖拽成長(zhǎng)短不一的柱形。選中它們，在“對(duì)齊或分布”中選擇“水平居中”，實(shí)心的柱形就在中心了。最

29、后，畫(huà)一個(gè)基本形狀的平行四邊形，黃色控點(diǎn)調(diào)整大小，點(diǎn)右鍵“疊放次序”“置于低層”，把線條色取消。這個(gè)平行四邊形襯在柱表下面，相當(dāng)于圖表的底座。用文本框在圖表的下方書(shū)寫文字，分別寫出三個(gè)柱表的月份，然后文字改成白色，并放大。也要利用“對(duì)齊或分布”命令，將文字與柱表的位置對(duì)準(zhǔn)，把字體加粗，并將左邊的每一個(gè)刻度0、100、200、300做好。放映效果如圖26所示： 圖26  放映效果圖 整個(gè)假圖表在制作過(guò)程中，每一步操作都有很精細(xì)的調(diào)整，把握好細(xì)節(jié)就體現(xiàn)在操作和命令上。3.制作表現(xiàn)力有方法在幻燈片中，假圖表的效果通過(guò)操作層面的細(xì)節(jié)體現(xiàn)出來(lái)的，掌握細(xì)節(jié)表現(xiàn)力的規(guī)律和方法，

30、再去制作幻燈片，就能為幻燈片中的問(wèn)題找到完美解決方案。人的眼睛常常產(chǎn)生錯(cuò)覺(jué)，利用這種錯(cuò)覺(jué)，往往可以做出很好的演示文稿。 【操作演示】新建一個(gè)幻燈片，選擇空白版式，點(diǎn)擊右鍵選擇“設(shè)置背景格式”“填充顏色”“漸變”“單色”“綠色”“角部輻射”。在前景中畫(huà)兩個(gè)圓形，第一個(gè)按Shift鍵畫(huà)正圓，稍微大些，做填充效果，選擇“單色”“白色”，“底紋樣式”選“斜上”，“變形”效果選左上角第一種（左上角是白，右下角是灰）底紋樣式，點(diǎn)擊“確定”，當(dāng)前的大圓就會(huì)變成左上角白右下角灰的效果。取消線條色。再畫(huà)一個(gè)稍小的圓，同樣選擇“填充效果”，選擇“單色”“白色”，“底紋樣式”選“斜上”，“變形”效果選右上

31、角第二種（左上是灰，右下是白），點(diǎn)擊“確定”，取消線條色。把小圓放在大圓上面，呈現(xiàn)出強(qiáng)烈的凹凸感，簡(jiǎn)稱為“假平凹”。人眼睛的錯(cuò)覺(jué)就是這樣產(chǎn)生的。如果把小圓再變小，做成一個(gè)橢圓，放在大圓上面，就被勺子挖掉一塊一樣。按Shift鍵把小圓做成正圓，對(duì)其進(jìn)行復(fù)制，全部選中放在大球上面，就像高爾夫球的感覺(jué)。 最高境界的演示文稿是做模擬、比喻和講故事類型的，很多人的年終總結(jié)都會(huì)選擇這種方式。比如，下載七劍下天山的電影海報(bào)，用photoshop將七把劍摳出來(lái)，七把利劍表示七個(gè)產(chǎn)品，根據(jù)每把劍的特點(diǎn)顯示產(chǎn)品銷售情況，整個(gè)主題都是由七把劍來(lái)展現(xiàn)，這就是故事類型的演示文稿。再如，在幻燈片中制作一個(gè)穿馬甲

32、卡通人物，馬甲上有三個(gè)扣子，每個(gè)扣子都有目錄文字，只要點(diǎn)擊第一個(gè)扣子，就會(huì)解決第一個(gè)問(wèn)題，跳轉(zhuǎn)到后面的幻燈片，要點(diǎn)講述完畢后就會(huì)再返回卡通人物，接著點(diǎn)擊第二個(gè)扣子解決第二個(gè)問(wèn)題，如此解決三個(gè)問(wèn)題。卡通人物的馬甲好畫(huà)，扣子卻不容易做出來(lái)，對(duì)此，可先畫(huà)一個(gè)大圓，接著畫(huà)一個(gè)橢圓，再?gòu)?fù)制兩個(gè)小圓，做成黑色，把橢圓放到大圓中間，兩個(gè)小黑圓放在橢圓中間，最后把所有的圓圈選，右鍵選擇“組合”，縮小后紐扣就形成了。在幻燈片中這種表現(xiàn)力的方法是有規(guī)律的，可以利用人眼睛的錯(cuò)覺(jué)做成很精美的效果。 【操作演示】首先，按shift鍵畫(huà)一個(gè)大的正圓，選擇“填充效果”“單色”“白色”上白下灰，畫(huà)一個(gè)小圓，選擇“單

33、色”“白色”“上白下灰”，點(diǎn)右鍵將兩個(gè)圓“組合”縮小。接著，按Shift鍵畫(huà)一條直線，把線條變粗，填充白色，點(diǎn)擊右鍵把這條線“置于底層”。再畫(huà)一個(gè)“圓角矩形”，設(shè)置顏色，填充“單色”為“白色”，“底紋樣式”選擇“斜上”，“變形”效果為左上白，右下灰的底紋樣本，取消線條。接著點(diǎn)中小圓，選擇右鍵添加文字。然后把整個(gè)效果復(fù)制三至四個(gè)，修改編號(hào)，點(diǎn)擊右鍵在每一個(gè)圓角矩形里添加文字，最終制作成了目錄摘要，如圖27所示： 圖27  目錄摘要制作效果 圖27是一張典型的工作中經(jīng)常用到目錄摘要幻燈片，主要靠視覺(jué)上的假象在簡(jiǎn)短時(shí)間達(dá)到的效果，很多類似的模版都是采用同樣的方式制作出來(lái)

34、的。 四、移動(dòng)原則幻燈片的制作除了注意細(xì)節(jié)外，還要做到移動(dòng)原則。移動(dòng)原則是在幻燈片規(guī)劃構(gòu)建的基礎(chǔ)上，按照一定的規(guī)律實(shí)行的，由此引出移動(dòng)原則的兩個(gè)顯著特點(diǎn)：一是邏輯縝密，有條有理；二是讓觀眾的視線隨演講人的思路移動(dòng)。 圖28  移動(dòng)原則 觀眾觀看幻燈片時(shí)，能夠根據(jù)幻燈片的設(shè)計(jì)關(guān)注不同的信息，才是移動(dòng)原則的根本所在，而這就需要在制作過(guò)程中掌握一定的方法。地圖展示是很多人做幻燈片時(shí)都會(huì)用到的方法。有的人在幻燈片中將地圖作為銷售額演示圖表，每個(gè)省最少包括銷售額、完成率、目標(biāo)值3個(gè)數(shù)據(jù)，有的省份甚至多達(dá)9個(gè)數(shù)據(jù)，其在幻燈片中畫(huà)了很多引導(dǎo)線，把字都寫在圖片之外，導(dǎo)致

35、幻燈片全是密密麻麻數(shù)據(jù)和引線，看上去很混亂，效果可想而之。以天氣預(yù)報(bào)為參考對(duì)象，每個(gè)省會(huì)的天氣不是在地圖中直接觀看，而是分成東北、華北、華南、西南不同區(qū)域，在演示某一區(qū)域的天氣時(shí)，都是伴隨播音員講述，圖表出現(xiàn)閃爍變色，給人很直觀的感覺(jué)，這是最好的播放方式。因此，相類似的，這張幻燈片可以更改為：把銷售情況分為東北、華北、華南、西南四個(gè)區(qū)域。如把東北各城市的銷售數(shù)據(jù)情況列出來(lái)，當(dāng)觀眾觀看以后，就點(diǎn)擊鼠標(biāo)刪掉，接著進(jìn)入下一個(gè)區(qū)域，也是以同樣的方式，把看過(guò)的數(shù)據(jù)刪掉，隨著這樣點(diǎn)擊播放，觀眾觀看幻燈片就會(huì)感覺(jué)很直觀，演講的效果也就會(huì)很好。總之，修改后的幻燈片就是采用移動(dòng)的播放方式，讓觀眾的視線跟隨幻燈片

36、或者演講者的思路移動(dòng)，這是幻燈片制作的重要方式之一。 五、結(jié)合原則PowerPoint是一種很靈活的軟件，在大原則基礎(chǔ)上，可以實(shí)施多種形式的具體操作，因此在操作中要遵循結(jié)合原則。結(jié)合原則包括兩方面特點(diǎn)：一是設(shè)計(jì)新穎，動(dòng)靜結(jié)合；二是文本、圖像、圖標(biāo)、多媒體等元素有機(jī)結(jié)合。 圖29  結(jié)合原則 通過(guò)結(jié)合原則可以做多種形式的設(shè)計(jì)，除了插入文字圖形圖表、flash動(dòng)畫(huà)或者音樂(lè)、視頻等多媒體對(duì)象外，還能做出陰影、三維等豐富的效果，當(dāng)然，即使做出多種效果，沒(méi)有進(jìn)行有效結(jié)合，也不算真正的幻燈片。沒(méi)有經(jīng)過(guò)結(jié)合的幻燈片通常會(huì)出現(xiàn)如下情況：第一，只有簡(jiǎn)單的靜態(tài)形式而沒(méi)有動(dòng)畫(huà)

37、，或者全部都是動(dòng)畫(huà)沒(méi)有靜態(tài)文本；第二，只有文字沒(méi)有圖片圖形，或者全是照片沒(méi)有文字等。只有照片沒(méi)有文本的是圖片查看器，只有音樂(lè)的是mp3，只有視頻就是media player。事實(shí)上，這些僅是局限在表面形式的多樣化，不是真正的幻燈片。 【案例】視頻演示文稿某培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)員進(jìn)行結(jié)業(yè)考試，要求每人做一張幻燈片進(jìn)行演說(shuō)，且不限定內(nèi)容，結(jié)果做出來(lái)的PPT千姿百態(tài)。有的學(xué)員為了節(jié)省時(shí)間，將自己喜歡的偶像做成演示文稿，在網(wǎng)上直接搜索到相關(guān)的文字介紹，圖片視頻等相關(guān)素材。有些從事保險(xiǎn)行業(yè)的學(xué)員，利用此次機(jī)會(huì)直接把公司的產(chǎn)品展示給大家。也有學(xué)員把自己喜歡的東西做出來(lái)，比如臺(tái)球、籃球等。還有一位學(xué)員買了

38、一張盜版光盤人猿泰山，將電影截成多個(gè)片段，每個(gè)片段3分鐘，在幻燈片中拉出全屏，放映時(shí)才發(fā)現(xiàn)整個(gè)演示文稿只有片頭“人猿泰山”四個(gè)字，也沒(méi)有副標(biāo)題，演示文稿全是電影片段，整個(gè)幻燈片播放花費(fèi)15分鐘。最終，最后一位學(xué)員延期畢業(yè)。原因很簡(jiǎn)單，其沒(méi)有對(duì)幻燈片進(jìn)行快進(jìn)、倒退、重新播放等控制。 在幻燈片中可以播放視頻文件，但是在放映之前要對(duì)其有所控制，包括開(kāi)始和停止的時(shí)間，單擊播放還是自動(dòng)播放等。 【案例】結(jié)合效果之“懷念喬丹”有人為了懷念喬丹退役，制作了一個(gè)非常精美演示文稿。在該演示文稿中，首先是喬丹的文字介紹并配合一些插圖，接著講述“飛人”由來(lái)，包括三次扣籃大賽冠軍，用文字描述比賽時(shí)間，同時(shí)在旁邊配合相應(yīng)的扣籃照片。正在這時(shí)，從右下角飛出一個(gè)很小的視頻框，播放10秒鐘喬丹精彩的扣籃慢動(dòng)作，然后切