1、PMT-行政技能時間管理 集團戰略發展中心 鄧建平PMT-行政技能時間管理 天底下每種事物都有其季節性，而每個時刻也都有天底下每種事物都有其季節性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻其存在的目的，生命誕生的時刻, 生命枯萎的時刻生命枯萎的時刻, 播種播種的時刻的時刻, 收成的時刻收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講話以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。的時刻。PMT-行政技能時間管理 我們做時間的主人 或做時間的奴隸！ PMT-行政技能時間管理你要想解決的是 PMT-行政技能時間管理 如果有一間銀行，每天早上都匯入一筆錢到你的帳號，但不允許你的帳號中存有余款和現金，每天 晚上你所沒有

2、花掉的就不再歸你所有，遇到這種情況你會怎么做呢？： 如果有一間銀行，每天早上都匯入一筆錢到你的帳號，但不允許你的帳號中存有余款和現金，每天 晚上你所沒有花掉的就不再歸你所有，遇到這種情況你會怎么做呢？問 題PMT-行政技能時間管理 時間銀行時間銀行 當然是把所有的通通花掉當然是把所有的通通花掉！你確實有一間這樣的銀行，它的名字是- “時間” 每天早上，它都會讓你擁有86400秒; 每天晚上，所有你沒有加以利用的時間都會被刪掉。它不允許你儲蓄結余，也不會允許你透支。每天你都會重新開一個新的帳戶，每天晚上，這個帳戶的余額就會消失。如果你沒用光這天的“存款”，其損失就是你自己造成的。你沒有機會回去追

3、尋，你沒有機會回去追尋，更沒有可能去預支明天更沒有可能去預支明天。你必須把握住現在，付出所有的努力，充分地利用你所擁有的時間，以獲得更多的快樂和更大的成功。時間銀行PMT-行政技能時間管理 在大多數情況下，時間是一分鐘一分鐘浪費掉的，而不是整個鐘頭浪費的。水桶的底部如果有一個小洞，水很快就會漏光，結果跟有意把水到掉一樣。 -保羅J邁耶PMT-行政技能時間管理“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理什么是時間管理時間管理就是管理時間？PMT-行政技能時間管理E EDWARD W CARTER 是

4、BRORDWAY HALE 連鎖店的創始人及現任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經在“FORTUNE”上談到有關時間管理的問題： “對我們大部分人而言，我們必須下達我們必須下達的最重要決策，就是的最重要決策，就是如何去使用自己的如何去使用自己的時間時間。對我來說, 我就不會將自己的時間花在需要很多生產勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做”。 PMT-行政技能時間管理案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報告的當天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話

5、 突發事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞PMT-行政技能時間管理PMT-行政技能時間管理PMT-行政技能時間管理平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時

6、3.3年 3.33.3休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年PMT-行政技能時間管理PMT-行政技能時間管理下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5 即使沒有出現嚴重問題或危機，你也經常感到工作有很多壓力？即使沒有出現嚴重問題或危機，你

7、也經常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7 你經常在做重要工作時被打斷嗎？你經常在做重要工作時被打斷嗎？8 你在辦公室用餐嗎？你在辦公室用餐嗎？9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當你長休了一段時間

8、，你是否有負罪感？當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關的書籍？你常無暇閱讀與工作有關的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ PMT-行政技能時間管理1216 “yes” 救命救命！你在時間管理上需改進812“yes” 48 “yes”04“yes”當心！當心！你需要重新審視你的時間行動指南可以可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅持并保留你的方法PMT-行政技能時間管理人們

9、并不尊重時間，他們不了解其重要性人們并不尊重時間，他們不了解其重要性 人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規律其自然規律人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知道道“重要重要”與與“緊要緊要”之區別之區別有時間觀念的人不善于控制時間，他們不有時間觀念的人不善于控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統知怎樣制定一個時間管理系統PMT-行政技能時間管理 帕金森原則帕金森原則時間象一根彈筋：設立期限時間象一根彈筋：設立期限 帕雷托原則帕雷托原則80%的結果來源的結果來源20%的努力的努力 注意力之謎注意力之謎 注意力需要及時

10、恢復注意力需要及時恢復 內在能量水平內在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘 效能與效率效能與效率 做正確之事，做好它做正確之事，做好它PMT-行政技能時間管理成本成本/效果妥協效果妥協-80：20法則法則效果效果 100 80 60 40 20 00 20 40 60 80 100時間和精力時間和精力考慮因素：最先的數量級估計的結果說明什么？如果出錯，意味著多大的問題？分析的難度有多大？尋求十全十美尋求好的答案PMT-行政技能時間管理報告軍長：報告軍長：天太黑，我無法天太黑，我無法一個一個地去清一個一個地去清點人數點人數PMT-行政技能時間管理 回頭看看，你有多少時間是完全控制在

11、自己手上，然后設法找出處理例行事務最有效率的方法，并集中力應付重要任務。n 確定自己的能量循環，最重要的事放在最有效率的時間。100% 0早上八點 中午 下午五點黃金階段有效利用你的生物鐘PMT-行政技能時間管理 用正確的方法做錯誤之事用正確的方法做錯誤之事 用正確的方法做正確之事用正確的方法做正確之事 用錯誤的方法做正確之事用錯誤的方法做正確之事 用錯誤的方法做錯誤之事用錯誤的方法做錯誤之事PMT-行政技能時間管理 危機危機 急迫的問題急迫的問題 有期限壓力的計劃等有期限壓力的計劃等 不速之客不速之客 某些電話、會議某些電話、會議 某些信件與報告等某些信件與報告等 防患未然防患未然 改進產能

12、改進產能 建立人際關系等建立人際關系等 繁瑣的工作繁瑣的工作 某些信件、電話某些信件、電話 浪費時間之事等浪費時間之事等PMT-行政技能時間管理 全無責任感全無責任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機構維生依賴他人或社會機構維生 壓力壓力 精疲力竭精疲力竭 危機處理危機處理 忙于收拾殘局忙于收拾殘局 短視近利短視近利 危機處理危機處理 缺乏自制力缺乏自制力 人際關系浮泛，甚至破裂人際關系浮泛，甚至破裂 有遠見有遠見 平衡平衡 紀律紀律 少有危機少有危機PMT-行政技能時間管理Diarize（定出做的定出做的時間）時間） 變為變為Do it later（呆會做）呆會做）Do it now?。R

13、上就做）馬上就做）Dont do it。（別去做了）別去做了）Delegate授權別人去做授權別人去做PMT-行政技能時間管理PMT-行政技能時間管理 打擾打擾 （電話或沒有預約）（電話或沒有預約） 重要性次序無所調整重要性次序無所調整 沒有目標、次序和計劃沒有目標、次序和計劃 個人缺乏組織能力個人缺乏組織能力 缺乏自律缺乏自律 會議會議 資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節文書工作和繁文縟節 分不清責任和權力分不清責任和權力PMT-行政技能時間管理 過濾電話、安排專門接電話過濾電話、安排專門接電話 的時間的時間 學習終止談話的技巧學習終止談話的技巧 增加授權。增加授權

14、。 PMT-行政技能時間管理 建立系統，包括：計劃表、每建立系統，包括：計劃表、每日目標、優先次序、完成期限日目標、優先次序、完成期限 計劃一定要寫下來，記憶力有計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強迫自己按期限完時會出錯，強迫自己按期限完成工作成工作PMT-行政技能時間管理時間是串起過去、現在及未來無數事件的連續線時間是串起過去、現在及未來無數事件的連續線時間管理的基本單位是事件時間管理的關鍵在掌握事件事件經由選擇選擇以價值為基礎PMT-行政技能時間管理Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實現的Relevant 與價值相關的Tractable 可跟進

15、的SMARTPMT-行政技能時間管理 目標的設定目標的設定 明確自己的價值觀明確自己的價值觀 設定目標設定目標 制定階段性步驟制定階段性步驟 把握今日：最重要時刻把握今日：最重要時刻 長期長期中期中期 短期短期PMT-行政技能時間管理怎么辦怎么辦？ 清潔的桌面代表你有序的清潔的桌面代表你有序的思維思維 先處理棘手、最為優先的先處理棘手、最為優先的工作，過濾干擾，適當授工作，過濾干擾，適當授權權PMT-行政技能時間管理 設立個人與組織的重要設立個人與組織的重要工作目標，設定完成期工作目標，設定完成期限限 學習專注的技巧，克服學習專注的技巧，克服拖延的壞習慣拖延的壞習慣 認識真正的朋友不會認識真正

16、的朋友不會因為坦率的解釋而被因為坦率的解釋而被觸怒觸怒 出示雙方同意的優先出示雙方同意的優先次序清單來拒絕老板次序清單來拒絕老板 別人會替那些沒有優別人會替那些沒有優先次序的人決定優先先次序的人決定優先次序次序 PMT-行政技能時間管理 寫下會議的目的、議程寫下會議的目的、議程 參加的人才通知參加參加的人才通知參加 務必準時開會與散會務必準時開會與散會 控制會議議題控制會議議題 有效追蹤執行會中完成的所有效追蹤執行會中完成的所 有決議有決議 PMT-行政技能時間管理 確定何種資料確定何種資料 控制資料需要量控制資料需要量 優先次序標準化優先次序標準化 當下就處理文件當下就處理文件 設計簡化文件處理的系統設計簡化文件處理的系統 PMT-行政技能時間管理 準備一份征得主管同意的工準備一份征得主管同意的工 作責任清單作責任清單 堅持獲得與責任對等的職權堅持獲得與責任對等的職權 擬出明確的工作項目說明擬出明確的工作項目說明 PMT-行政技能時間管理PMT-行政技能時間管理 建立目標建立目標 每天做時間計劃每天做時間計劃 編排優先次序，定下期限編排優先次序，定下期限