1、    信息化時(shí)代提升檔案管理的途徑研究    祁明霞摘 要：檔案管理工作對(duì)于各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要性不言而喻，只有提高了檔案管理效率和質(zhì)量，才能給各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供重要的支撐。隨著信息化技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案管理的工作模式也發(fā)生了極大程度的改變。本文重點(diǎn)分析了信息化時(shí)代中，檔案管理工作面臨的種種困境，并且就提高檔案管理的質(zhì)量提出了自己的看法。關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案管理；質(zhì)量隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，這也意味著信息時(shí)代的真正到來(lái)。自古以來(lái)檔案管理都是十分復(fù)雜的工作，工作任務(wù)繁重，工作量大，信息化技術(shù)極大程度地改變

2、了檔案管理現(xiàn)狀，為檔案管理人員減負(fù)。但是我國(guó)的檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)的時(shí)間并不長(zhǎng)，還存在著許多不足需要改進(jìn)。1 信息化時(shí)代檔案管理的概述1.1 檔案管理的概念信息化時(shí)代中的檔案管理指的是在檔案部門統(tǒng)一指導(dǎo)下，各地方檔案管理機(jī)構(gòu)利用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，包括檔案資料的收集、整理、歸類以及開(kāi)發(fā)利用。信息化時(shí)代的檔案管理實(shí)質(zhì)上是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式，這也意味著原先的檔案管理方法和技術(shù)也需要發(fā)生轉(zhuǎn)變，以更好地迎合時(shí)代發(fā)展的需求。1.2 檔案管理的重要性傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)化檔案為主體，工作量很大，管理

3、任務(wù)很復(fù)雜，極大程度降低了管理的質(zhì)量和效率。并且相比于電子檔案，紙質(zhì)化檔案的管理成本比較高，為了使檔案資料得到妥善保管，檔案館需要投入很多的人力、物力。除此以外，紙質(zhì)檔案數(shù)量很多，不方便用戶查詢。采用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，不僅可以簡(jiǎn)化檔案的管理程序，提高檔案的安全性，同時(shí)也為檔案管理機(jī)構(gòu)節(jié)約更多的財(cái)力、人力，更好地為用戶提供服務(wù)。信息化技術(shù)可以將海量的檔案數(shù)據(jù)都存在在數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便用戶查詢，同時(shí)也可以更好地實(shí)現(xiàn)部門之間檔案資源的共享。2 信息化時(shí)代檔案管理面臨的難題2.1 管理軟件通用性差管理軟件通用性較差是阻礙檔案管理質(zhì)量提升的重要原因。信息化技術(shù)在檔案管理事業(yè)中的廣泛應(yīng)用，確實(shí)提高了

4、檔案管理的質(zhì)量。但是隨著管理軟件數(shù)量和種類的增多，不同企業(yè)、政府采用的軟件種類不同，影響了檔案信息的互通。比如不同版本的軟件生成的數(shù)據(jù)模式不同，影響了數(shù)據(jù)的共享，不利于檔案管理。2.2 缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通共享，只有建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能促進(jìn)不同部門檔案資源的互通，同時(shí)保證檔案資源的安全性。但是從目前我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，各部門的檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息系統(tǒng)和信息技術(shù)沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范。除此以外，針對(duì)信息化時(shí)代的檔案管理缺乏統(tǒng)一的編制標(biāo)準(zhǔn)，很多細(xì)節(jié)部分缺少規(guī)范，影響了管理質(zhì)量。2.3 無(wú)法保障檔案安全性電子檔案通常需要使用者登錄自己的用戶名和密碼，這是對(duì)

5、檔案安全性的一種保障。但是如果密碼被泄露，檔案系統(tǒng)很容易遭到不法分子的入侵，篡改系統(tǒng)內(nèi)的檔案資，直接威脅到檔案的安全。很多儲(chǔ)存檔案的電腦都已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)，在使用的時(shí)候可能會(huì)造成網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，造成系統(tǒng)癱瘓，給檔案管理部門帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。2.4 檔案管理人員素質(zhì)偏低信息化時(shí)代的檔案管理要求管理人員既具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也應(yīng)掌握信息化技術(shù)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)。但是從現(xiàn)狀來(lái)看，很少有人能同時(shí)具備以上多種技能，在實(shí)踐中也會(huì)因?yàn)榫C合素質(zhì)偏低引發(fā)各種問(wèn)題。3 提高檔案管理質(zhì)量的途徑3.1 提高軟件的兼容性為了提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)不同部門之間檔案資源的互通共享，管理人員應(yīng)充分利用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作

6、，充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的重要價(jià)值。根據(jù)不同類型的檔案資料，管理人員應(yīng)當(dāng)采用不同的管理軟件，實(shí)現(xiàn)軟件之間的互通性。通過(guò)掃描技術(shù)、erp系統(tǒng)等將紙質(zhì)化的檔案數(shù)據(jù)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)和圖片檔案，將這些信息資料錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存與共享。3.2 建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)可以提高檔案的管理質(zhì)量，對(duì)檔案管理事業(yè)發(fā)生具有重要意義。在信息化時(shí)代中，有必要建立起統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做出細(xì)化規(guī)定，規(guī)范檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)。除此以外，應(yīng)明確每個(gè)管理環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)部門和人員，將管理質(zhì)量與員工的績(jī)效考核掛鉤，督促員工遵守該項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。3.3 提高檔案的安全性信息化時(shí)代中，檔案資源是信息資源的重要組成，對(duì)

7、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到不可替代的作用，因此在提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案共享的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)保證檔案的安全。作為管理人員 應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提升安全管理的意識(shí)，有效采取各種方式避免不法分子入侵檔案系統(tǒng)。其次管理部門做好用戶信息的認(rèn)證，每個(gè)用戶在登錄之前都必須進(jìn)行密碼認(rèn)證，保證使用過(guò)程的安全性。最后在每臺(tái)聯(lián)網(wǎng)電腦中都安裝殺毒軟件，以免網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，造成信息資源的外露。檔案部門應(yīng)當(dāng)安全專門的人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患，最好內(nèi)網(wǎng)電腦與外網(wǎng)電腦的分隔。3.4 加強(qiáng)對(duì)管理人員素質(zhì)培養(yǎng)信息化時(shí)代的檔案管理工作對(duì)管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求，做好人員的培訓(xùn)工作并不容易。對(duì)于管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和信息化技術(shù)的培訓(xùn)，建立起專業(yè)技術(shù)過(guò)硬、綜合素質(zhì)較高的管理隊(duì)伍，為檔案管理工作提供人才支撐。作為管理工作者也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的重要性，樂(lè)于利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)許多新的檔案管理技術(shù)，掌握最新的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高自己的實(shí)踐能力。4 結(jié)束語(yǔ)綜上所述，檔案管理工作對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起到重要的幫助，為政府、企業(yè)的各項(xiàng)決策都提供重要的數(shù)據(jù)參考。檔案管理是檔案部門工作的重中之重，在信息化時(shí)代檔案管理的工作方式出現(xiàn)了很大轉(zhuǎn)變，檔案管理的質(zhì)量也有很大程度的提升，但同樣也面臨著許多的問(wèn)題。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理理念，加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，充分利用信息化技