1、時(shí)間管理與工作效率提升 莫勇波 博士講課提綱 導(dǎo)入：時(shí)間管理概述 一、制定目標(biāo)，確立工作重點(diǎn) 二、四象限時(shí)間管理法則 三、二八時(shí)間管理法則 四、工作計(jì)劃的制定 五、為重要任務(wù)做萬(wàn)成準(zhǔn)備 六、碎片化時(shí)間管理 后記：合理安排工作與休閑時(shí)間的經(jīng)濟(jì)價(jià)值年薪(萬(wàn))每天價(jià)值(元)每小時(shí)價(jià)值(元)每分鐘價(jià)值(元)2510331292.21562077.51.31041351.70.86833041.30.68520625.80.433123.915.50.25每天工作8小時(shí)，每年242個(gè)工作日 時(shí)間是不可移動(dòng)的 沒(méi)有辦法儲(chǔ)存時(shí)間 無(wú)法增加時(shí)間,借不到、買不到、租不到 時(shí)間的本質(zhì)特性沒(méi)有目標(biāo),命中是偶然的，打

2、不中是必然的！ 1、明確你的工作目標(biāo)一、制定目標(biāo)，確立工作重點(diǎn)從單位目標(biāo)與部門目標(biāo)出發(fā)，設(shè)立個(gè)人目標(biāo) 2、目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)制定的Smart原則 3、衡量當(dāng)前的工作重點(diǎn)與目標(biāo)之間的關(guān)系 您現(xiàn)在工作中在哪些方面花費(fèi)時(shí)間最多？這些工作是否服務(wù)于你現(xiàn)階段的中心目標(biāo)? 1、時(shí)間的四象限法則二、四象限時(shí)間管理法則（1）四象限時(shí)間管理法則第1象限: 重要且緊急第2象限: 重要但不緊急第3象限: 不重要但緊急第4象限: 不重要不緊急緊急性I.第一象限緊急問(wèn)題迫切狀況限期完成工作II. 第二象限準(zhǔn)備工作,萬(wàn)全準(zhǔn)備預(yù)防措施,防患于未然制定計(jì)劃,周密安排人際關(guān)系建立能力培養(yǎng)III. 第三象限干擾事件、電話信件、 報(bào)告

3、會(huì)議許多迫在眉睫的瑣事IV.第四象限忙碌瑣碎的事情廣告函件浪費(fèi)時(shí)間事情逃避行為重要緊急馬上就做!制定工作計(jì)劃!交由下屬做!敢說(shuō)不!刪掉2、確立重點(diǎn),確立輕重緩急次序 沒(méi)有工作重點(diǎn)的后果 我們要: 做最重要的事項(xiàng); 做最優(yōu)先的事項(xiàng); 做最緊急的事項(xiàng)3、成功人士的時(shí)間安排(1)要事第一，合理安排緊急與要事的關(guān)系；(2)計(jì)劃周密，而且總能按計(jì)劃執(zhí)行；(3)多投資與目標(biāo)相關(guān)的重要事項(xiàng)；拿出大量的時(shí)間做重要工作的準(zhǔn)備工作；(4)盡量避免緊急事項(xiàng)；防患于未然；(5)不做那些非生產(chǎn)性的工作。三、二八時(shí)間管理法則1、帕累托原理 -避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上 避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?

4、0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效：你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。 2艾維李效率法美國(guó)管理學(xué)家艾維李提出了“10 分鐘6 件事效率法 1、列出明天（下周、下月）要做的6 件重要事情； 2、把這6 件事情按重要程序排序，分成功之路號(hào)、2號(hào)、3號(hào)等； 3、上班開(kāi)始先做1 號(hào)，完成之后做2 號(hào)，再做3 號(hào)，依次類推，直至下班結(jié)束。3、確定重要任務(wù)(解決問(wèn)題)的關(guān)鍵措施要懂得抓重點(diǎn),抓關(guān)鍵,而不是婆婆媽媽啥事都做啥都沒(méi)做好!要找到重要任務(wù)的關(guān)鍵措施關(guān)鍵措施即是能夠發(fā)揮牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用;關(guān)鍵措施之外的其他措施只作為輔助性措

5、施,若有時(shí)間則操作,沒(méi)有時(shí)間就省略! 做事抓不著重點(diǎn)做事抓不著重點(diǎn), ,雞毛蒜皮雞毛蒜皮, ,婆婆媽媽做了一大堆婆婆媽媽做了一大堆, ,最終累最終累人累已人累已, ,浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間, , 木有用木有用! !1、將工作區(qū)分為重要工作與常規(guī)工作-重點(diǎn)工作（最有效益的工作）要采取萬(wàn)全策略，做到完美極致-常規(guī)工作（例行性工作）要流程化，簡(jiǎn)單化，快速做完,壓縮時(shí)間四、為重要任務(wù)做萬(wàn)全準(zhǔn)備 2、提前準(zhǔn)備，磨刀不誤砍柴工 計(jì)劃安排周密合理么？ 物料（工具、資源、資金）準(zhǔn)備準(zhǔn)備充足了么？ 技能（能力）是否具備？準(zhǔn)備好了沒(méi)有？ 人員是否足夠？是否合用？ 心態(tài)是否調(diào)整好？是否準(zhǔn)備好了做事？積極？消極？ . 持續(xù)

6、改進(jìn),持續(xù)進(jìn)步!P PD DC CA AP PD DC CA AP PD DC CA A特點(diǎn)： 周而復(fù)始 大環(huán)帶小環(huán) 階梯式上升進(jìn)步進(jìn)步再進(jìn)步再進(jìn)步正式實(shí)施1、制定計(jì)劃的剝洋蔥法大目標(biāo)小目標(biāo)更小目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)計(jì)劃五、工作計(jì)劃的制定即即 時(shí)時(shí) 目目 標(biāo)標(biāo)大大 目目 標(biāo)標(biāo)中中 期期 目目 標(biāo)標(biāo)長(zhǎng)長(zhǎng) 期期 目目 標(biāo)標(biāo)2、月計(jì)劃制定的方法與步驟1、以年度目標(biāo)為指針，以剝洋蔥的辦法確定本月目標(biāo)；2、以本月目標(biāo)為指針，提出確保本月目標(biāo)落實(shí)的具體任務(wù)；3、從本月任務(wù)中確定工作重點(diǎn)并將之具體落實(shí)到每周的安排中，將之標(biāo)注在每周重點(diǎn)任務(wù)欄上；4、填寫常規(guī)工作（例行性）和其他需處理的事項(xiàng)。今年目標(biāo)：高質(zhì)量

7、完成XX研發(fā)任務(wù)本月目標(biāo)：形成XX研發(fā)的初步思路確保本月目標(biāo)落實(shí)的具體任務(wù)1收集到所有的XX的借鑒資料、圖片，技術(shù)參數(shù)；2集思廣益，收集到所有有關(guān)該項(xiàng)目研發(fā)的意見(jiàn)；3撰寫關(guān)于研發(fā)思路的項(xiàng)目報(bào)告本月各周的具體要求任務(wù)及安排具體周次各周重點(diǎn)任務(wù)各周常規(guī)性工作及其其他需處理工作第一周時(shí)間： 8月12日?qǐng)D書館查找國(guó)內(nèi)外有關(guān)XX研發(fā)的所有資料、圖片及技術(shù)參數(shù)周例會(huì)，整閱讀行業(yè)新聞及資料，接待來(lái)訪客戶，部門技術(shù)研討第二周時(shí)間：8月48日解析并研究同行產(chǎn)品，對(duì)比研究其性能，學(xué)習(xí)其優(yōu)勢(shì)周例會(huì)，部門技術(shù)研討，整閱讀行業(yè)新聞及資料，例行性培訓(xùn)第三周時(shí)間：8月11-15日召開(kāi)頭腦風(fēng)暴會(huì)議，集思廣益，形成初步思路周例

8、會(huì)，部門技術(shù)研討，整閱讀行業(yè)新聞及資料第四周時(shí)間：8月18-22日撰寫有關(guān)項(xiàng)目思路的報(bào)告報(bào)告，分析研發(fā)路徑周例會(huì)，部門技術(shù)研討，整閱讀行業(yè)新聞及資料第五周時(shí)間：8月25-29 日形成XX研發(fā)的初步思路周例會(huì)，部門技術(shù)研討，整閱讀行業(yè)新聞及資料總結(jié)檢討：同行產(chǎn)品的解剖析方面欠缺調(diào)整措施：通過(guò)參觀學(xué)習(xí),進(jìn)一步獲得同行的產(chǎn)品信息3月計(jì)劃制定的范例及練習(xí)1、確定本周的工作目標(biāo)2、列出所有一周要做的事情并按照重要性進(jìn)行排列；3、確定截止時(shí)間（最后完成時(shí)間）；4、具體安排到每天的工作日程中。4、周計(jì)劃的制定5周計(jì)劃制定的范例及練習(xí)時(shí)間安排上要不可安排得太滿,要留有余地1、確定目標(biāo)，寫下任務(wù)2、確定優(yōu)先順序

9、，簡(jiǎn)化及授權(quán)3、列出待辦清單，估計(jì)各項(xiàng)事務(wù)的時(shí)間長(zhǎng)短4、留些緩沖時(shí)間給未預(yù)見(jiàn)的事情；5、排出日程表 6、日計(jì)劃的制定本周目標(biāo)重點(diǎn):完成十萬(wàn)銷售任務(wù) 完成時(shí)間:8月17日今日重點(diǎn)目標(biāo):產(chǎn)品推介具體工作安排:AM 8:00-9:00:準(zhǔn)備工作 9:00-10:00: 客戶王經(jīng)理上午來(lái)訪11:00-12:00: 打15個(gè)陌生電話 PM 13:00-14:00:產(chǎn)品推介會(huì)14:00-15:00: 產(chǎn)品推介會(huì)后活動(dòng)15:00-16:00: 與李生訂合同16:00-17:00: 拜訪拜訪2-3個(gè)個(gè)VIP客戶客戶今 日事項(xiàng)今日重點(diǎn)工作: 1.產(chǎn)品推介會(huì) 2. 拜訪2-3個(gè)VIP客戶今日緊急工作: 1.客戶王

10、經(jīng)理上午來(lái)訪 2.與李生訂合同今日例行性工作： 1(如有)接待來(lái)訪,客戶商談?dòng)唵渭?xì)節(jié) 2打陌生電話今日后備性工作(高質(zhì)量完成今日工作后還有時(shí)間做的工作):1.撰寫營(yíng)銷報(bào)告2.客戶資料匯總 追蹤與檢查:全部高效完成明日工作待今天完成后再制定7、日計(jì)劃制定的范例及練習(xí)時(shí)間安排上要不可安排得太滿,要留有余地華羅庚：“時(shí)間由分秒積成，善于利用零星時(shí)間的人，才會(huì)做出更好的成績(jī)來(lái)!”鉆時(shí)間的空子六、碎片化時(shí)間管理 整理辦公桌 草擬信函 回復(fù)電話/郵件 批復(fù) 閱讀文件 閉目養(yǎng)神 .1、填補(bǔ)法：瑣碎事瑣碎時(shí)間完成工具:瑞士奶酷法（1）工作中、生活中并不是一件事完成了才開(kāi)始另一件事的；某項(xiàng)事需要花30個(gè)小時(shí)，但

11、并不是需要我們找一個(gè)30小時(shí)的完整時(shí)段，而是幾分鐘、幾小時(shí)的積蓄下來(lái)的；（2）因此，需要做一個(gè)事項(xiàng)進(jìn)度表，將這一事項(xiàng)分解成為若干小事，并把其安排在碎片化時(shí)間內(nèi)完成；（3）有些事項(xiàng)，非常棘手，若你一連幾小時(shí)花在上面的話，會(huì)非常折磨人，不如將其分解成若干小事，利用碎片化時(shí)間一點(diǎn)一點(diǎn)點(diǎn)的往前推進(jìn)，最后就可以發(fā)動(dòng)總攻，攻克難關(guān)！1.合并同類事項(xiàng)(同類會(huì)議合并,同類文件相繼性完成,同類事項(xiàng)一次性完成,相似業(yè)務(wù)相繼一起做完)2.創(chuàng)造時(shí)間區(qū)間（早到或晚走）;3.逆勢(shì)操作（避開(kāi)上下班交通堵塞時(shí)，避開(kāi)午餐人多時(shí)）。 2、合并法：化零為整提高效率3、并行法：與碎片化時(shí)間并行回家與運(yùn)動(dòng)并行（走路回家）；回家與學(xué)習(xí)/

12、打電話并行（路上打電話，車上觀察思考/看書）；等待與學(xué)習(xí)并行（把等待的時(shí)間利用起來(lái),等待開(kāi)會(huì)時(shí)看看文章，行業(yè)新聞,看別人的廣告創(chuàng)意，看英文單詞，聽(tīng)英文廣播）；出差與工作并行(出差時(shí)順便收集客戶信息/情報(bào), 計(jì)劃構(gòu)想)開(kāi)會(huì)與工作并行（開(kāi)無(wú)聊會(huì)議時(shí)簽批文件）；閑散時(shí)間打電話（打電話給家人，電話關(guān)心下屬，電話同事維護(hù)同事關(guān)系，電話問(wèn)候領(lǐng)導(dǎo)）閑散時(shí)間聊聊天（找喜歡跟你聊天的人聊聊天，保持感情）閑散時(shí)間參加聚會(huì)（參加一些必要的聚會(huì),維護(hù)關(guān)系圈子）.統(tǒng)籌并行法項(xiàng)目管理統(tǒng)籌法勞逸結(jié)合,和諧管理身身體體健康健康精神精神與家庭與家庭飲食飲食均衡均衡適量運(yùn)動(dòng)適量運(yùn)動(dòng)定時(shí)定時(shí)作息作息休閑娛樂(lè)休閑娛樂(lè)興趣愛(ài)好興趣愛(ài)好積極積極向