1、酒店采購實施細則采購部是酒店的一個重要的支出部門，為了保證各部門所需物品的品質和價格的合理性，結合集團總部招標管理辦法制訂采購方式及程序。本實施細則適用于非招標類物品。總 則第一條 為了搞好酒店采購工作，保證采購到優質廉價的物品，確保經濟指標的完成，防止一些不正常事情發生，特制定此細則。第二條 采購部是酒店采購工作的專業部門，酒店所需物品原則上均由其統一購買，其他部門有參與監督、支持、配合權，但一般不得自行采購。第三條 所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。第四條 相關人員在采購、收貨過程中，必須遵循職業道德；努力提高業務水平，適應市場經濟發展要求；講究文明禮貌；遵守法律、法規；以酒店

2、利益為重，相互監督，相互配合，共同把好“糧草”關。第一節 采購申請第五條 倉庫保管員要根據酒店的經營情況，掌握定額指標和日常使用情況，編制年（季、月）的采購計劃交酒店財務負責人和總經理審批后報酒店管理班子討論，通過后列入年（季、月）度計劃，由酒店財務部具體安排執行。第六條 凡是倉庫儲備的項目均由其提出采購申請。申請之前須認真檢查庫存量、消耗量及編制的采購計劃，嚴格按照預算執行。第七條 倉庫儲備以外的項目由各使用部門提出采購申請。申請之前須查詢倉庫是否有該項物資，或在倉庫多余物資中是否有代用品。第八條 經確認實屬必需購買項目，必須由倉庫或使用部門按照不同情況提前填寫不同類型的申購單，經部門授權主

3、管審批簽字后報送采購部。1. 廚房直接正常消耗食品填寫“廚房每日市場訂單”，一式四聯報送采購部。2. 廚房直接正常消耗食品以外的采購項目填寫“采購申請單”，一式五聯報采購部。第九條 所有申購單必須用中文（或中英文）填寫，并寫清楚其規格、型號等條件（或特殊要求）等，以便采購員購買。第十條 所有采購項目的申請要加強計劃性，減少盲目性，提前填寫，留有余地。1. 國外進口項目需提前二至三個月提出申請。2. 國內加工或訂做的項目需視生產周期提前提出申請。3. 國內常用批量項目需在當年度底提出下年度全年或半年申請計劃，分批到貨。4. 國內市場一般項目需提前兩周提出申請。5. 廚房直接正常消耗食品每天下午提

4、出申請，次日上午進貨。6. 特殊項目或緊急項目按有關規定處理。第二節 采購項目的擇商、確認和報價第十一條 所有“廚房每日市場訂單”以外的采購申請單報送到采購部審批后，由采購部經理統一登記后分發給相應采購員，由其具體負責申請單上采購項目的擇商、確認和報價。第十二條 “廚房每日市場訂單”直接報送采購部經理，由其具體負責落實采購人員報價后，留存第一聯，其余三聯返送廚房及收貨部。第十三條 采購人員收到自己分管的申請單后要歸納、分類整理，對其中有疑問的內容要與主管和申報部門授權人及時溝通；在確認無誤后，按照要求時限尋找至少三家以上供應廠商，進行業務洽談；經過酒店擇優確定報價填入申請單，并填好總金額、供應

5、廠商名稱后上報上級審閱。第十四條 “國外采購申請單”由采購部經理負責。通常以發電傳、傳真的方式向香港或國外供應廠商詢價；屬國家控制進口的項目在詢價的同時，向酒店集團采購配送部匯報。第十五條 供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有，并在報價中注明。第十六條 對于特殊要求的或需要加工訂做的項目，申請部門要作詳細說明或提供樣品；供方按要求提供樣品，并經管理班子授權人確認簽字后方可進一步洽談。第十七條 采購部對內要主動與使用部門保持密切聯系，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準和使用情況；對外經常作好市場調查研究，掌握市場行情，積極主動向使用部門推薦新產品及質優價廉的代用品；積極主動向管理班子提

6、供市場情況所購物品的策略。第十八條 所有采購項目的擇商、報價必須由采購部在充分了解并掌握市場行情的條件下擇優確定；使用部門有權了解所需物品的價格并提出質疑，采購部在擇商報價中必須認真研究對待，使用部門主動與采購部辦理協調配合，對于所掌握的供應廠商情況及購貨意向通報采購部，以便由其選定質好價廉服務優的供應廠商。第十九條 確屬疑難采購項目，采購部和使用部門雙方必須及時聯系溝通或上報酒店集團采購配送部，研究對策。無力解決的必須及時上報領導，不得拖延誤事。第三節 基準單價第二十條 基準單價的確定按集團總部招標管理辦法進行。第二十一條 基準單價的適用范圍：蔬菜、肉類、水果、酒水及其它餐飲材料等。第二十二

7、條 基準單價確定后須報酒店集團采購配送部、審核崗及招標中心備案。第二十三條 基準單價的上浮及下降，均按集團總部招標管理辦法執行。第四節 審批程序第二十四條 審批程序按集團總部招標管理辦法執行。第五節 購 買第二十五條 所有采購項目依據有效訂單，原則上由采購部統一購買，其他部門一般不得自行購買。第二十六條 經審批簽字的采購單返回采購部后，由采購部經理統一注冊登記后分到采購部有關主管等人。1. 國外進口訂單由采購部經理直接負責訂購，通常以郵寄訂單、發電傳、傳真方式訂購。同時注明相關單證。2. 國內采購訂單由各主管落實到采購員實施購買。所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限、供應廠

8、、商及其他要求進行。第二十七條 在購買過程中要認真檢查所購物的品質、商標、期限、衛生標準等內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。第二十八條 對于期貨或供需雙方認為必須簽約的經濟活動，首先要與供應廠、商認真洽談有關業務的細節，向財務總監請示匯報；在達成協議后，按財務管理規定簽訂供需合同，經雙方法人代表簽字并取得合法公證后方能生效。第二十九條 采購人員在購買中要將采購訂單號碼、所需部門明確告訴送貨到店的供應廠商。第三十條 由于當地市場變化或其他原因造成購買時價格高于有效訂單報價或數量多于有效訂單數量時，必須按集團總部招標管理辦法審批后方能購買。第六節 進口貨物報關與報驗進口項目入關到貨后均需

9、由專職報關、報驗員按照有關規定進行報關、報驗。第三十一條 進口用品到貨后，首先填寫關稅征免表向海關辦理征免審批。然后完整、準確地填制有關單證，附交合法、齊全、有效的報關單證向海關辦理報關手續。交稅過關后方能提貨。第三十二條 準確地填制報關手續。交稅過關后方能提貨，檢疫合格后方能使用。第三十三條 報關、報驗員必須認真學習并切實遵守國家有關進出口政策、法令、海關和檢疫的法律、法規、規章，依法履行報關員義務，行使報關員權力。第三十四條 與相關部門的人員搞好關系，做好報關、報驗工作。第七節 貨物運輸第三十五條 所有購買項目必須首先爭取供應廠、商送貨到店。采購部的車輛僅對不具備送貨條件的采購項目進行運輸

10、。第三十六條 采購運輸要做到及時、安全、完好、節約且有效率；禁止食品與其它貨物混裝，保證食品衛生。第三十七條 凡是需要酒店提供運輸的采購項目、采購人員外出聯系業務或其他業務用車， 首先由主辦人向各自主管提出用車申請，并詳細說明所運項目的名稱、數量、重量、地點、路線、期限及特殊要求。然后由采購部經理根據情況安排運輸、用車計劃，并填寫派車單。第三十八條 司機必須遵守車輛維護保養的各項制度；必須遵守各項交通法規。司機必須持有采購部經理簽字的派車單駕駛車輛外出，并在收車后如實地填寫好派車單的逐項內容，上報采購部經理。第三十九條 非酒店業務用車必須經過財務總監批準。第八節 貨物驗收第四十條 無論是采購人

11、員自提項目還是供應廠、商送貨項目，貨到酒店后，必須首先與收貨部聯系，說明酒店采購訂單號碼及部門，由收貨部依據采購訂單或合同過數檢驗，合格后分送所需部門。不允許采購人員或供應廠、商直接交與所需部門。不符合采購訂單內容的項目一律拒收。第四十一條 驗收合格并已付款的采購項目由采購人員將發貨票、支票存根登記后交與收貨部簽收。第四十二條 驗收合格但未付款的采購項目由收貨部開具收貨單經交貨人簽字后，將第五聯給交貨人作為結算憑證，第一聯隨同收貨日報上交財務部，第二聯收貨部留存備用，第三聯交使用部門。第四十三條 收貨部在對購入項目的質量、規格、樣式等難以確認的情況下，要主動請示所需部門的授權人協助，有關部門和

12、人員積極幫助解決。第四十四條 在驗收中，收貨部或所需部門均有權提出退貨要求。經確認，實屬不符合要求的項目，由采購部負責退貨事宜。第四十五條 購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作，共同做好工作。對爭議不決的有關事宜，其雙方進行協調解決。如仍存分歧，由酒店管理班子授權人裁決。第九節 結算工作所有采購項目的結算均由采購人員憑該采購訂單到財務部取得付款憑證后進行。第四十六條 國外進口采購項目憑采購訂單、發貨票、收貨單證由財務部辦理付款事宜。第四十七條 國內本市采購項目金額在五百元以上的，由采購部人員憑采購申請單、相應的收貨記錄及發票到財務應付款處辦理付款手續。五百元以下的，按第一章

13、第十五條1.4款處理。第四十八條 供需雙方認可的帶有預付款的采購項目必須由采購人員填寫“支票申請單”附該項采購訂單、預付款協議書報采購部經理、財務總監、總經理及酒店集團審批簽字后，由采購人員憑采購訂單領取轉帳支票后付款。付款后采購人員要及時將發貨票收貨記錄、支票存根一并登記后交與遞交財務部。第十節 特殊采購項目第四十九條 一些技術性較強，或有特殊要求的采購項目，采購部可以邀請有關部門相關人員共同購買或授權有關部門相關人員購買，并與之共同承擔責任。有關部門對此要予以協助。第五十條 所有緊急采購項目均由所需部門依照有關規程自行辦理手續。采購部要急人所急，以最快速度擇商報價，一經收到所需部門已經形成

14、的有效訂單取得結算手續后，必須千方百計采取緊急購買措施，保證供應。采購部人力不足的情況下，可以授權有關人員代購，并與之共同承擔責任。第五十一條 對采購部、收貨部正常工作時間以外的需求項目，盡可能提前申購。若確有個別緊急需求，須經有關授權人批準后，由所需部門自行購買，在有關授權人監督下收貨，于次日及時補辦申請、審批、收貨手續。第五十二條 酒店集團當局決定的特殊專項專人采購項目不受此規程限制。第十一節 采購業務管理第五十三條 為了搞好酒店的采購工作，保證優質廉價適時的供應，采購部全體人員必須認真履行各自的職責規范。搞好店內店外的業務合作關系，樹立良好的企業及個人形象，廉潔自律。第五十四條 采購人員在招標采購過程中必須依法辦事，提高業務技能，不斷降低采購成本，按時完成本職工作，講求實效。第五十五條 采購部經理主要負責收集、分析、研究市場信息；按財務規定制定采購原則。第五十六條 采購計劃；控制采購成本及采購費用；認真審定各類采購申請單的報價及推薦的供應商，提出主導意見上報，督促