1、會議管理作業指引編號：DY-WI-HY001版號：A/0頁碼：第 8 頁 共8頁會議管理作業指引編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人一、流程概況流程目的規范公司級會議制度的管理流程風險流程范圍1、 集團與地產公司辦公會；2、 總經理辦公會議、公司工作例會、公司全體員工會議、現場辦公會議、部門工作例會以及其他形式的會議等定義無流程客戶內部客戶外部客戶流程參與部門總經辦、各部門上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱流程KPI責任部門/崗位數據來源流程關鍵點關鍵點說明支持文件會議準備會議紀律會議決議執行二、流程圖無三、職責3.1總經辦3.1.1負責公司級會議的管理，承

2、擔會場安排與協調、會務服務等工作。四、工作程序4.1會議分類和內容a)本公司的會議形式包括集團與地產公司辦公會、總經理辦公會議、公司工作例會、公司全體員工會議、現場辦公會議、部門工作例會以及其他形式的會議等。4.1.1集團與地產公司辦公會a)集團每季與地產公司召開辦公會，由集團執行總裁主持。參加人員為集團總裁、集團各部門總監、地產公司高層、地產公司總經辦等。b)集團與地產公司辦公會主要任務是：1)地產公司報告季度經營分析；2)共同討論決策重大事項包括資源、政策的提供；3)明確地產公司下季度工作重點和要求。4.1.2總經理辦公會議a)總經理辦公會議是公司經營管理層決定重大事項的重要會議形式，由總

3、經理或常務副總經理召集和主持。參加人員為公司經營管理班子成員。公司總經辦負責人應當列席總經理辦公會議。會議內容涉及的相關部門負責人和相關人員可以列席會議。b)總經理辦公會議會議的主要任務是：1）討論、研究決定有關公司決策、計劃等方面的重要問題；2）協調各部門工作中存在的問題；3）研究處理臨時性、突發性的重要問題；4）聽取相關部門的專題匯報并決定有關問題；5）其他需要提交總經理辦公會議解決的相關問題。c)總經理辦公會議由總經辦負責人或者由會議主持人指定的人員負責記錄，必要時整理印發會議紀要。會議紀要應當由總經理或常務副總經理簽發后下發，并由總經辦負責督辦。d)在總經理辦公會議召開前，由總經辦負責

4、人收集與會人員提交會議討論的內容，整理后交與會議主持人，以便確定會議議題。議題提交人在提交上會前，應當做好充分準備，擬定出解決問題的方法、方案和建議，供會議討論決定。4.1.3公司工作例會a)公司工作例會是公司定期召開的會議形式，包括公司月工作例會和周工作例會。會議由公司總經理或副總經理主持，參加人員為公司經營管理層和各部門負責人。b)會議時間一般為：月工作例會為每月月末封閉舉行，周工作例會為每周五13時30分舉行，公司工作例會需要時間調整的由總經辦負責另行通知。c)工作例會的主要任務是：1）傳達、貫徹和學習有關法律、法規以及政策文件的有關精神；2）通報和總結本月（本周）的工作計劃落實情況，制

5、訂下月（下周）的工作計劃任務；3）討論處理各部門在工作中需要協調的問題；4）其它應當由工作例會解決的有關問題。d)總經辦在會議前，應當負責向各部門收集會議的議題，并作好有關文件、材料的準備工作。會議由總經辦秘書記錄。需要整理印發會議紀要的，總經辦應當在當日整理完畢。會議紀要由總經理簽發。4.1.4部門工作會議a)部門工作會議由部門負責人召集和主持，應當每周召開一次，時間由本部門自行確定。本部門全體人員參加。必要時可以邀請主管副總經理參加。b)部門工作會議的主要內容是：1)總結階段性工作，制定工作計劃；2)制定本部門資金計劃；3)處理本部門事務；4)其它需要部門工作會議解決的問題。c)會議應當由

6、各部門負責人指定專人記錄。按照公司會議紀要的總體要求，形成部門例會會議紀要。會議紀要應報主管副總經理閱知。4.1.5現場辦公會議公司領導、有關項目負責人及其他相關人員根據工程項目或者工作的實際需要，可以不定期舉行現場辦公會議，以便有針對性地、及時地解決相關問題。會議應當指定專人負責記錄。按照公司會議紀要的總體要求，形成現場辦公會會議紀要，會議紀要應報主管副總經理閱知。4.1.6全體員工會議a)公司根據實際情況的需要，不定期地召開全體員工會議。會議由總經理或副總經理主持。參加人員為公司全體員工。b)全體員工會議的主要內容是：1）傳達政策或文件的有關精神；2）總結年度或者季度工作情況，部署年度或者

7、季度工作任務；3）開展管理層和員工的對話，溝通思想和感情；4）表彰對公司做出突出貢獻的部門或者員工；5）公布對嚴重違反公司規定或者給公司造成重大損失員工的處分決定；6）其它應當通過全體員工會議解決的事項。4.1.6公司或者各部門可以根據工作的實際需要召開其他形式的會議。如專題會、座談會等。4.2會議要求4.2.1公司的各類會議，法律或者公司章程有明確規定的，按照規定辦理。沒有明確規定的，按照本章的規定辦理。4.2.2各部門需要提請總經理辦公會議討論審議的內容，應當事先準備文字簡練的議題材料，經主管副總經理審核簽認后，送總經辦登記。由總經辦提交會議討論。4.2.3總經辦每周五應將公司例會和各種臨

8、時會議，統一平衡編制會議計劃并印發到公司領導和各部門及有關服務人員。4.2.4對于準備不充分、有重復性或無多大作用的會議，總經辦有權拒絕安排。對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，總經辦有權安排合并召開。4.2.5凡涉及多個部門負責人參加的各種會議，均須于會議召開前由召集人及分管領導批準后，報總經辦匯總，并由總經辦統一安排，方可召開。4.2.6各部門會期必須服務從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開（與會人員不發生時間沖突除外），應堅持小會服從大會、局部服務整體的原則。4.2.7凡總經辦已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前2天

9、報請總經辦調整會議計劃。未經總經辦同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。4.2.8工作例會每月、周定期準時召開，不再另作專門通知。如遇特殊情況無法召開的，由總經辦另行通知。4.2.9參加會議的人員應當衣著整潔、統一，準時到達會場，并做好開會的準備，不得遲到。如有急事不能參加會議的，應當在會前與會議主持人請假，并委托代表參加。4.2.10開會期間，與會人員應當注意力集中，認真做好會議記錄。不得有喧嘩、爭吵、私語、抽煙或者無故在會場內隨意走動等擾亂會場秩序的行為。4.2.11參加會議的人員所帶的移動通訊工具應當保持靜音或者振動狀態。由于工作原因必須接聽的電話，應當與會議主持人請假并輕步走出會場后再

10、接聽。4.2.12會議期間，參加會議的人員應當遵守會議紀律，聽從會議主持人的指揮。未經會議主持人許可不得擅自離開會場，不得早退。4.2.13開會時，主持人和發言人應當緊緊圍繞會議議題進行，不能脫離會議議題，不允許開小會。4.2.14會議應當由專人負責記錄。需要制作會議紀要的，在會后應當及時擬制會議紀要。會議紀要經總經辦負責人核稿后報請主管副總經理審核，并報總經理簽發后印發。4.2.15會議作出決定的有關事項，相關部門或員工應當認真全面地遵照執行。總經辦負責督查和督辦。4.3會議室管理4.3.1公司的會議室由總經辦負責統一管理和調配使用。各部門由于工作原因需要使用會議室及會議室用品的，應當提前一

11、日將經部門負責人簽字并報主管副總經理批簽的書面資料送交總經辦，以便總經辦統一安排。4.3.2根據會議的實際情況，需要使用相關部門或者其他會議室的物品時，應當事先征求相關部門和總經辦的意見。使用完畢后，應當立即返還或者通知相關部門進行查驗并取回。4.3.3各部門應當指定專人負責辦理使用會議室的手續，布置會議室，借用、保管和返還會議用品。4.3.4各部門在使用會議室時，應當自覺保持室內清潔。會議結束離開時，應當對會議室進行必要的整理并關閉燈具及空調。同時應當注意保持會議室物品的原狀，會議室內與會議無關的物品，不得隨意挪動。4.3.5由總經辦組織的會議，會議用品應當由總經辦負責統一整理和收回。其他任

12、何部門和參加會議的人員不得將會議用品隨意帶走。其他部門組織的會議，招待等會議用品應當在會后及時交回總經辦并辦理相應的手續。4.4罰則4.4.1總經辦對會議準備不充分和對會議室管理不當的，對總經辦負責人給予罰款50元以上處罰；二次以上（含/二次）的，對總經辦負責人給予罰款100元以上處罰。4.4.2參加會議的人員無故遲到、缺席或早退的，副總經理給予罰款200元以上處罰；部門主管給予罰款100元以上處罰；其他人員給予罰款50元以上處罰，并通報批評。4.4.3參加會議的人員未按規定將移動通訊工具作靜音或者振動處理或因有事不能參加會議未按照公司規定請假的，給予罰款50元以上處罰。4.4.4參加會議的人員有抽煙、吐痰、開小會等違反會議紀律的行為的，每次給予罰款50元以上的處罰。4.