1、天泰集團(tuán)行政管理流程天泰集團(tuán)行政管理流程主講人：白楊天泰天泰集團(tuán)集團(tuán)行政行政管理管理流程流程公文管理流程印章管理流程檔案管理流程物資盤(pán)點(diǎn)管理流程物資處置與報(bào)廢管理流程車(chē)輛管理流程接待管理流程合同管理流程會(huì)議管理流程公文公文管理管理流程流程公文分類(lèi)公文級(jí)別公文格式公文編制的基本要求公文的簽發(fā)收文管理公文歸檔公文管理公文保密公文公文：是指在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件，但不包括管理文書(shū)與合同文件。 公文的分類(lèi)：公文的分類(lèi)：分為命令、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、指示、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等17種類(lèi)別。公文

2、級(jí)別公文級(jí)別：一：一般分為董事會(huì)級(jí)別、集團(tuán)級(jí)別、集團(tuán)各部門(mén)級(jí)別以及下屬公司級(jí)別。 公文的格式：公文的格式：1.1.行文分為上行文、平行文、下行文三種。上行文致集團(tuán)或上屬公司應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。 2.2.抄報(bào)是把文件在主要報(bào)送主管部門(mén)的同時(shí)，向其他相關(guān)上級(jí)部門(mén)報(bào)知此事，以便于今后的工作。 3.3.抄送是指把文件送與相關(guān)平級(jí)、下級(jí)單位，知會(huì)此事，便于信息共享。抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。 公文編制的基本要求公文編制的基本要求：1.公文的編號(hào)方法：（1）公文編號(hào)的組成，完整的公文代號(hào)如下：天泰集字2011 號(hào)，公文流水號(hào)（不能留

3、空位，如1號(hào)公文不能寫(xiě)成001）。 c) c) 以天泰集團(tuán)工會(huì)委員會(huì)名義發(fā)文：天泰集工字2011號(hào)d) d) 文件順序編號(hào)規(guī)則：不分文件類(lèi)型，以年劃分，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從1號(hào)開(kāi)始按順序遞增。e) e) 公司紅頭文件及對(duì)外文件的編號(hào)由各綜合部統(tǒng)一編制和管理，；部門(mén)之間發(fā)文不需加紅頭。舉例：如集團(tuán)頒發(fā)某種命令性文件，文件編號(hào)統(tǒng)一用：天泰集字20113號(hào)；如人力資源部發(fā)出工作聯(lián)絡(luò)單或通知，文件統(tǒng)一編號(hào)用： 人力字20111號(hào)。3.3.公文編號(hào)的基本要求公文編號(hào)的基本要求1 1）編號(hào)管理權(quán)限劃分：各部門(mén)對(duì)內(nèi)發(fā)文，由各部門(mén)按本文規(guī)范自行編號(hào)管理，其它發(fā)文由人力資源部/綜合部統(tǒng)一編號(hào)管理；2 2）文件編

4、號(hào)的登記由各部門(mén)文員或指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，每份文件均應(yīng)有獨(dú)立的代號(hào)，不得重復(fù)和間斷； 公文的簽發(fā)：簽發(fā)權(quán)具體參見(jiàn)權(quán)責(zé)手冊(cè)執(zhí)行公文的簽發(fā)：簽發(fā)權(quán)具體參見(jiàn)權(quán)責(zé)手冊(cè)執(zhí)行收文管理收文管理： 1.收文管理主要指對(duì)內(nèi)、外部公文的接收和傳閱環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。 2.外部收文類(lèi)型包括：（1）政府部門(mén)（黨、政、工、團(tuán)）文件 （2）行業(yè)主管部門(mén)文件（3）外單位或個(gè)人因公重要函件（4）重要接待信息（5）其它外部重要信息等。 3.3.外部收文處理流程包括：外部收文處理流程包括： 簽收及登記、審核、擬辦、批辦、承辦等；簽收及登記、審核、擬辦、批辦、承辦等；（1）所有外部來(lái)文、信函、資料等，原則上均由綜合部統(tǒng)一先簽收、登記，再轉(zhuǎn)交，

5、特別是以下外來(lái)文。（2）涉及經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任與糾紛的。（3）政府、合作單位等外來(lái)文件原則上由綜合部統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記并處理。（4）上級(jí)發(fā)來(lái)的文件或注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件除注有密級(jí)親啟外，均由綜合部統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記后處理。 公文的歸檔：公文的歸檔：公文辦理完畢應(yīng)及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。 公文管理：公文管理：1.公文由綜合部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀。2.上級(jí)單位的公文，除機(jī)密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)單位經(jīng)負(fù)責(zé)人或者綜合部負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 3.經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，復(fù)印件同

6、發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。 4.所有公文未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自翻印，不得私自帶出辦公區(qū)域。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位的證明章。 5.公文被撤銷(xiāo)（廢止），視作自撤銷(xiāo)（廢止）之日起不再產(chǎn)生效力。 6.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀。2.2.說(shuō)明：說(shuō)明：印章印章管理管理流程流程印章刻制印章的啟用和登記印章的保管和交接印章使用范圍蓋章規(guī)定印章的使用印章的遺失、注銷(xiāo) 印章使用范圍印章使用范圍 ：1.公司對(duì)外文件、介紹信、證明材料、報(bào)送材料、投資收購(gòu)協(xié)議，以及各部門(mén)對(duì)外發(fā)文（文件）、重大事項(xiàng)通知等，蓋公司印章； 2.業(yè)務(wù)類(lèi)合同、協(xié)議蓋合同專(zhuān)用章；

7、 3.財(cái)務(wù)事項(xiàng)，蓋財(cái)務(wù)印章。 印章的使用：印章的使用：1. .印章的使用與審批印章的使用與審批（1）印章使用部門(mén)提出申請(qǐng)，并填寫(xiě)印章使用審批單，完成相應(yīng)審批程序。各類(lèi)合同用印按合同管理流程進(jìn)行報(bào)批。（2）對(duì)外函件在加蓋印章后，原則上需留存原件1份，由合同預(yù)算部/預(yù)算部歸檔；不能留存原件的需留復(fù)印件。經(jīng)辦人須注明此復(fù)印件與原件相同的字樣，并簽字。（3）公司各類(lèi)證照、政府部門(mén)出具的報(bào)告資料的復(fù)印件加蓋公章，原則上在復(fù)印件中寫(xiě)明用途后蓋章，并在印章使用登記表中登記。 2.2.用印的審批權(quán)限：用印的審批權(quán)限：（1）公文用印審批按公文簽發(fā)權(quán)限執(zhí)行，不需要重復(fù)審批。（2）業(yè)務(wù)類(lèi)需要大批量用印事項(xiàng)，采取一事

8、一議、專(zhuān)項(xiàng)審批。（3）工作和業(yè)務(wù)需要公司印章的，必須按管理權(quán)限分級(jí)審批。所有需要用印的文書(shū)材料，除經(jīng)總裁或董事長(zhǎng)簽發(fā)的可以直接用印外，其他均須填寫(xiě)印章使用審批單，按權(quán)限規(guī)定審批。檔案管檔案管理流程理流程檔案收集和歸檔檔案管理檔案鑒定和銷(xiāo)毀檔案保密檔案的借閱審批程序 檔案的管理：檔案的管理：行政部對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行集中管理，對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)按照檔案管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行審核、鑒定、分類(lèi)、整理、編目。 檔案的借閱審批程序：檔案的借閱審批程序：1.1.項(xiàng)目類(lèi)文件、部門(mén)文件（未涉及公司機(jī)密）項(xiàng)目類(lèi)文件、部門(mén)文件（未涉及公司機(jī)密）：使用者可根據(jù)工作需要，填寫(xiě)檔案使用登記簿經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后到行政部辦理

9、相關(guān)查閱手續(xù)后即可查閱；2.2.公司證照類(lèi)：公司證照類(lèi)：查閱者需填寫(xiě)檔案使用登記簿經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)/分管副總裁審批后方可查閱；3.3.公司各類(lèi)合同：公司各類(lèi)合同：查閱者需填寫(xiě)檔案使用登記簿經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)/分管副總裁、總裁/董事長(zhǎng)審批后方可借閱、借用。4.4.企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。5.5.行政部應(yīng)積極、多渠道、多形式地做好檔案開(kāi)發(fā)利用。6.6.行政部檔案管理人員需嚴(yán)格審核檔案使用登記簿，對(duì)審核/審批程序不完善的，不予以辦理檔案借閱和借用。7.7.在檔案使用者歸還檔案時(shí)，行政部檔案管理人員需組織歸還

10、人填寫(xiě)檔案使用登記簿，對(duì)歸還的檔案做詳細(xì)記錄。物資物資盤(pán)點(diǎn)盤(pán)點(diǎn)流程流程組織盤(pán)點(diǎn)分析盤(pán)點(diǎn)差異審核盤(pán)點(diǎn)結(jié)果盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理物資物資處理處理與報(bào)與報(bào)廢管廢管理流理流程程提出處置申請(qǐng)審核處置申請(qǐng)，提出處置方案審批處置申請(qǐng)及方案執(zhí)行資產(chǎn)處置或報(bào)廢審核處置申請(qǐng)及方案審批處置申請(qǐng)及方案 盤(pán)點(diǎn)：盤(pán)點(diǎn)：是指定期或臨時(shí)對(duì)集團(tuán)固定資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行清查、清點(diǎn)的作業(yè)，即為了掌握固定資產(chǎn)的管理情況（入庫(kù)、在庫(kù)、出庫(kù)的流動(dòng)狀況），對(duì)集團(tuán)現(xiàn)有物品的實(shí)際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對(duì)，以便準(zhǔn)確地掌握庫(kù)存數(shù)量，核實(shí)差異原因，落實(shí)相關(guān)解決措施。 組織盤(pán)點(diǎn)：組織盤(pán)點(diǎn)： 1.行政部組織、財(cái)務(wù)部、監(jiān)察審計(jì)部一并盤(pán)點(diǎn)固定資產(chǎn)。 2.其中行政

11、部負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)實(shí)物資產(chǎn)及點(diǎn)數(shù)，主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)確認(rèn)數(shù)量及實(shí)物并計(jì)數(shù)。 3.盤(pán)點(diǎn)完成后，盤(pán)點(diǎn)雙方簽字確認(rèn)車(chē)輛車(chē)輛管理管理流程流程安排出車(chē)出車(chē)前檢查出車(chē)收車(chē)維保交通違規(guī) 流程原則流程原則 1.保證公司決策層用車(chē)。 2.銷(xiāo)售、經(jīng)營(yíng)用車(chē)優(yōu)先。 3.合并使用，各部門(mén)用車(chē)是應(yīng)服從行政部安排，部分合并使用。 4.客貨車(chē)分開(kāi)，嚴(yán)禁超載超員。 5.嚴(yán)禁私車(chē)公用。 安排出車(chē)安排出車(chē) 1.行政部接受用車(chē)申請(qǐng)，審核后簽發(fā)派車(chē)單。 2.司機(jī)接收到派車(chē)單。 3.安排出車(chē)路線：司機(jī)根據(jù)出車(chē)時(shí)間目的地，合理安排行車(chē)路線，繞開(kāi)易堵點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間，造成損失。 收車(chē)收車(chē) 1.出車(chē)任務(wù)完成后，司機(jī)應(yīng)及時(shí)收車(chē)入庫(kù)，并填寫(xiě)行車(chē)記錄。 2.通行

12、費(fèi)、過(guò)路過(guò)橋費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等，用車(chē)人在票據(jù)背面簽字并注明時(shí)間。 3.收車(chē)后要將車(chē)輛外表等全面沖洗干凈，清潔車(chē)輛內(nèi)壁、沙發(fā)、腳墊，清倒煙灰盅，使車(chē)整潔、美觀、舒適。 注：注：收車(chē)后要填寫(xiě)車(chē)輛日志表、保養(yǎng)記錄表、加油記錄表、違章記錄表接待管接待管理流程理流程接待分類(lèi)接待標(biāo)準(zhǔn)接待程序接待細(xì)則費(fèi)用控制及報(bào)銷(xiāo) 接待的分類(lèi)接待的分類(lèi)：1.1.特級(jí)接待：市縣書(shū)記、市縣長(zhǎng)、處長(zhǎng)、局長(zhǎng)等所屬單位對(duì)公司有重要影響的人，接待負(fù)責(zé)人為董事長(zhǎng)，陪同人員由董事長(zhǎng)指定。 2.2.一級(jí)接待：科長(zhǎng)、股長(zhǎng)、總監(jiān)、經(jīng)理、部長(zhǎng)等所屬單位對(duì)公司有影響，接待負(fù)責(zé)人為相應(yīng)版塊分管領(lǐng)導(dǎo)，陪同人員一般不超過(guò)3人。 3.3.一般科員、辦事員等，接待

13、負(fù)責(zé)人為相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人，陪同人員一般不超過(guò)2人。 接待的標(biāo)準(zhǔn)：接待的標(biāo)準(zhǔn)：1.1.根據(jù)客戶(hù)類(lèi)型，安排接送，餐飲食宿等。2.2.對(duì)于特級(jí)接待，且陪同人員較少的情況下給予高規(guī)格的接待。當(dāng)陪同人員較多，且無(wú)特殊級(jí)別的，相應(yīng)降低部分接待標(biāo)準(zhǔn)。 3.3.對(duì)于一級(jí)、二級(jí)接待盡量部門(mén)安排接待，遇吃飯時(shí)間，給予安排接待工作并由部門(mén)負(fù)責(zé)人接待。 4.4.其他具體情況，由行政部經(jīng)理審核或建議。 接待的程序：接待的程序：1.1.賓客的接待由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，事前做好吃、住、行、費(fèi)用及陪同人員的預(yù)算及方案，提前2天填寫(xiě)接待申請(qǐng)單。 2.2.特級(jí)接待及一級(jí)接待的預(yù)算及方案申請(qǐng)按權(quán)責(zé)手冊(cè)報(bào)批。突發(fā)急需的接待，應(yīng)事前電話(huà)

14、請(qǐng)示相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，次日補(bǔ)填接待申請(qǐng)單。 3.3.行政部負(fù)責(zé)落實(shí)預(yù)算及方案的執(zhí)行情況，知相關(guān)接待人員，同時(shí)預(yù)留接待任務(wù)所需的酒店、餐廳、會(huì)議室等，以確保方案制定后順利實(shí)施，賓客有會(huì)見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)意愿的，須溝通、安排好雙方約談的時(shí)間、地點(diǎn)。 4.4.接待方案確定后，相關(guān)部門(mén)或個(gè)人不得擅自更改，否則產(chǎn)生的費(fèi)用由業(yè)務(wù)員及部門(mén)負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)。 5.5.接待工作結(jié)束后，行政部對(duì)接待成果做最終評(píng)價(jià)同時(shí)匯報(bào)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議管會(huì)議管理流程理流程會(huì)議的發(fā)起申請(qǐng)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議的過(guò)程管理會(huì)議的后續(xù)管理會(huì)議的后續(xù)跟進(jìn) 會(huì)議的發(fā)起、申請(qǐng)：會(huì)議的發(fā)起、申請(qǐng)：1.各類(lèi)會(huì)議的組織部門(mén)根據(jù)工作計(jì)劃和工作進(jìn)展情況，適時(shí)發(fā)起會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)，明確會(huì)

15、議擬召開(kāi)日期，并提交計(jì)劃運(yùn)營(yíng)專(zhuān)業(yè)進(jìn)行審核和備案。審核備案后，會(huì)議組織部門(mén)下發(fā)會(huì)議通知至參會(huì)人員。2.審核部門(mén)從會(huì)議召開(kāi)的必要性、時(shí)效性、充分性等方面進(jìn)行會(huì)議申請(qǐng)規(guī)范性審核。3.會(huì)議規(guī)范性審查應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成，對(duì)未通過(guò)審核的會(huì)議申請(qǐng)，計(jì)劃運(yùn)營(yíng)專(zhuān)業(yè)應(yīng)將意見(jiàn)及時(shí)返回會(huì)議組織部門(mén)，并協(xié)助分析和協(xié)調(diào)相關(guān)問(wèn)題；審核中發(fā)現(xiàn)會(huì)議召開(kāi)時(shí)間上有所滯后的申請(qǐng)，會(huì)議管理部門(mén)應(yīng)調(diào)整并及時(shí)召開(kāi)。若會(huì)議組織部門(mén)非因計(jì)劃調(diào)整等原因（如臨時(shí)的工作變動(dòng)、人員出差、不可抗因素等），不能及時(shí)召開(kāi)關(guān)會(huì)議；或在會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)雖已審查通過(guò)，但因突發(fā)原因不能按時(shí)召開(kāi)時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)起會(huì)議延期或調(diào)整申請(qǐng)，并提交計(jì)劃運(yùn)營(yíng)專(zhuān)審核，進(jìn)而提交會(huì)議決策人審批確定。對(duì)同意延期或調(diào)整的會(huì)議，組織部門(mén)應(yīng)按相關(guān)批復(fù)意見(jiàn)處理，并在阻礙因素消除時(shí)適時(shí)發(fā)起或重新發(fā)起會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)，重復(fù)。合同合同管理管理流程流程合同組成合同訂立合同審核合同的簽署合同履約及履約監(jiān)督合同變更及索賠違約事項(xiàng)、爭(zhēng)議報(bào)告、合同解除合同歸檔、合同保管 1.1.合同歸檔合