1、商務接待管理制度（草 案）編制：公關部審核：批準：深圳冠欣礦業集團有限公司二一二年十一月五日一、總則1、為了規范公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。3、本制度規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務接待活動的管理。二、管理職能公關部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由公關部統一安排。三、商務接待工作原則1、對等接待、各負其責、相互配合的原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧

2、一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作；2、規范高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規范服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉；3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由公關部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由管理中心另行審批。四、接待職責分工1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視并且規范行為；

3、2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：公關部：提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹。前臺秘書或總裁秘書：負責來客引入及會議室的環境保持。公關部專員：提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。公關部：負責接待洽談并陪同始終。3、公關部經理對接待工作負有全面責任。五、商務接待標準公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為4個級別：普通接待、中級接待、高級接待、特殊接待。1、普通接待項目名稱說 明適合人群普通商務類考察人員、技術人員、中層管理者以下人員等； 交通標準按對方

4、人員要求協助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；餐飲標準簡餐消費控制在20 元/人以下，宴請消費控制在50 元/人以下；接待陪同人員接口業務人員、部門主管；接待車輛商務車或出租車；其他接待1、公司會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；2、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在50 元/人以下。備注2、中級接待項目名稱說 明適合人員企業領導、縣級地方政府人員、中層管理人員等； 交通標準按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔費用；餐飲標準簡餐消費控制在50 元/人以下，宴請消費控制在100 元/人以下；接待陪同人員接口

5、業務人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務車或出租車；其他接待1、必要時制作來賓接待手冊；2、公司會議室布置公司介紹ppt、 宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；3、可安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；4、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在500 元/人以下。備注3、高級接待項目名稱說 明適合人員合作地區領導、行業相關部門領導、公司特邀人員等；交通標準按對方人員要求訂購，公司不負擔費用；住宿標準住宿標準三星級以上酒店，公司負擔費用；餐飲標準簡餐便消費控制在100 元/人以下，宴請消費控制在200 元/人以下；接待陪同人員接口業務人員、部門主管、

6、主管副總、總裁；必要時安排董事長、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1、制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹ppt、 宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領導與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；6、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在500 元/人以下。備注4、特殊接待項目名稱說 明適合人員主要行業主管領導、地方行政領導、公司特邀領導、其他特殊人員等；交通標準按對方人員要求訂

7、購，公司可負擔費用；住宿標準住宿標準四星級以上酒店，公司負擔費用；餐飲標準不設定具體標準；接待陪同人員接口業務部門主管、公司副總、總裁、董事長（必要時安排董事長、股東）接待車輛公司高級轎車或租用高級專車其他接待1、制作來賓接待手冊，酒店房間內布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹ppt、 宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（根據來賓喜好安排）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領導與來賓合影并制作相框，全程安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、公司安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；6、于來賓臨行時贈送紀念品，不設定具體標準。備注六、商務接待流程

8、1、商務接待的申請與審批 各部門實施商務接待前，應填寫商務接待申請表，經部門主管審核，主管副總裁審批后，報公關部專員申請安排接待；申請部門在商務接待申請表內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議；公司高層領導的商務接待活動，由其助理、秘書填寫商務接待申請，并作為接待負責人；公關部專員接到商務接待申請表后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計并核定接待預算后，填寫接待行程安排表，反饋至接待申請部門確認；經申請部門確認后的接待行程安排表，按接待標準進行審批，審批層級如下：接待標準管理中心主任審核分管副總審 批執行副總裁審 批總裁審批普通接待中級接待高級接

9、待特殊接待如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，接待行程安排表應按照相應接待標準進行審批；公關部專員將獲批后的接待行程安排表報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。2、商務接待的實施公關部專員依據獲批的接待行程安排表，落實各項接待安排的責任人及物品置辦；公關部專員將接待行程安排表副本發至申請部門接待負責人，以及接待活動相關領導，以便合理安排時間；公關部專員依據接待行程安排，協調接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排；公關部專員依據接待行程安排，制作來賓接待手冊，交由接待負責人，送至來賓；接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結算手續；如接

10、待負責人無法陪同，可由公關部專員或司機代為行使接待負責人職責；接待負責人應嚴格執行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；公司領導與來賓合影后，由公關部專員將照片制成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念；來賓送行后，接待負責人應適時致電來賓，在致以問候的同時了解來賓對公司各方面的意見，以及對公司接待安排的滿意度，并及時填寫商務接待總結報告，以便公司進行改進。3、商務接待行程的變更 商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調整，現場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應及時將調整意見通知公關部專員；公關部專員收到行程調整意見后，應立即對接待行程安排表進行調整；如行程調整僅限時間安排調整，

11、公關部專員應將調整后的接待行程安排表報公關部經理審批后執行，并將接待行程安排表副本發至相關人員；如行程調整導致預算增加，公關部專員應將調整后的接待行程安排表按審批流程重新進行審批后方可執行，并替換原接待行程安排表正、副本；公關部專員應根據調整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊，并送至來賓。七、費用報銷 1、商務接待結束后，參與接待人員應在5天內將相關票據全部交至公關部專員，統一辦理報銷手續，無故超過30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部從責任人的工資中扣回預支費用； 2、實際發生費用在已獲批預算額度內的，由公關部專員持發票至財務部報銷；3、實際發生費用超出獲批預算額度的，由責任人填寫費用超

12、額審批表說明超額原因，按照商務接待審批權限進行審批，獲批后方可報銷；八、商務接待過程要求 1、接待人員須嚴格遵守公司相關規定，不準有任何越格行為發生；2、公關部專員于接待進行時，須密切注視接待動態，做好控制指揮工作，保證規范進行。3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。4、接待環境標準物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適，電視調好；備品齊全。5、公司參觀規定安排來賓參觀公司，須報公關部經理批準；參觀介紹以公關部專員為主，接待部門配合；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負責人在來賓后；參觀所到之處，作業人員須集中精力做事，不得東張西望，更不

13、許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。 6、接待禮儀要求 參與商務接待人員應著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前1020分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接到來賓后，接待人員應主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；到達住宿地點后，接待人員應主動協助來賓辦理入住手續，并提行李送至房間；接待人員到車站、機場送行，應根據航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關手續；九、附則 1、本制度為公司商務接待的規范性文件，各部門應嚴格參照執行； 2、各子公司應參照本制度開展商務接待活動； 3、本制度由公關部依據實際情

14、況變化，不定期進行修訂； 4、本制度由公關部附則最終解釋； 5、本制度于 年 月 日起執行。十、備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團各部門，子公司可參照執行。子公司與集團公司發生業務關系時，以尊重集團公司制度為執行原則。附件：商務接待申請表申請部門： 負責人： 1、客人信息：姓 名單 位職 務電 話2、接待時間： 年 月 日 至 年 月 日 共 日3、接待事由： 4、洽談參加人員： 5、陪同人員： 6、招待項目：交通 住宿 宴請 娛樂 游覽 其它： 7、其它要求： 部門主管簽字： 日期： 分管副總裁簽字： 日期： 接待行程安排表接待部門： 接待負責人： 制表人： 日期 / 時間接待事項主講

15、/陪同其它參加部門地點第一天 （ 月 日）第二天 （ 月 日）第三天 （ 月 日）配合內容清單：配合項目時 間配合內容責任人部門招待費用預算：交通： 住宿： 宴請： 娛樂等： 合計： 接待部門確認簽字： 日期： 公關部經理簽字： 日期： 主管副總裁簽字： 日期： 執行副總裁簽字： 日期： 公司總裁簽字： 日期： 商務招待費用超額審批表申請部門： 負責人： 1、招待對象：姓 名單 位職 務2、招待時間： 年 月 日至 年 月 日3、招待事由： 4、獲批招待費用預算：交通： 住宿： 宴請： 娛樂等： 合計： 5、實際招待費用情況：交通： 住宿： 宴請： 娛樂等： 合計： 超額： 超額原因說明： 接待部門簽字： 日期： 公關部經理簽字： 日期： 主管副總裁簽字： 日期： 執行副總裁簽字： 日期： 公司總裁簽字： 日期： 來訪接待總結報告接待項目： 一、來訪目的：選型 參觀 簽合同 合作 順訪 游玩 其它（ ）二、接待總結：1、 接待情況：2、效果總結：3、后續工作：4、費用總結：預算實際超標*備注交通費住宿