1、北京市檔案局信息化處北京市檔案局信息化處 田雷田雷 20142014年年3 3月月2424日日 Page 2 三、基于信息系統環境下的電子文件歸檔流程三、基于信息系統環境下的電子文件歸檔流程 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 五、電子檔案的移交五、電子檔案的移交 Page 3 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） （一）電子文件的概念和管理核心（一）電子文件的概念和管理核心 1. 1.電子文件的定義電子文件的定義 指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程指機關、團體、企事業單

2、位和其他組織在處理公務過程 中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、 圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。 北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 Page 4 檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。 電子檔案：歸檔后的電子文件。電子檔案：歸檔后的電子文件。 檔案數字資源電子檔案檔案數字副本檔案電子目錄其他檔案數字資源電子檔案檔案數字副本檔案電子目錄其他 Page 5

3、（一）電子文件和電子檔案的定義（一）電子文件和電子檔案的定義 電子文件的根本特性：原生性電子文件的根本特性：原生性 電子文件具備的性質：載體唯一，內容原始、真實和電子文件具備的性質：載體唯一，內容原始、真實和 完整，是唯一原件完整，是唯一原件 傳統載體文件的數字化副本不傳統載體文件的數字化副本不 是電子文件；是電子文件； 用于紙質文件起草工作的電子用于紙質文件起草工作的電子 版不是電子文件。版不是電子文件。 這兩這兩 類數類數 據不據不 是電是電 子文子文 件！件！ 2.2.電子文件的管理核心電子文件的管理核心 必須確保：真實、完整、可用和安全。必須確保：真實、完整、可用和安全。 -電子文件管

4、理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號）號） Page 6 真實真實 電子文件的內容經過傳輸、壓縮、格式轉換等處理后依然保持電子文件的內容經過傳輸、壓縮、格式轉換等處理后依然保持 不變，即始終與原始生成狀態保持一致。電子文件的內容包括全文不變，即始終與原始生成狀態保持一致。電子文件的內容包括全文 信息和元數據。信息和元數據。 完整完整 包括兩層含義，即電子文件內容的完整性和電子文件所依賴的計包括兩層含義，即電子文件內容的完整性和電子文件所依賴的計 算機系統的完整性。電子文件內容的完整性指的是電子文件的全文算機系統的完整性。電子文件內容的完整性指的是電子文件的全文

5、信息和元數據無缺失，電子文件所依賴的計算機系統的完整性指的信息和元數據無缺失，電子文件所依賴的計算機系統的完整性指的 是可供電子文件讀取使用的計算機軟件和硬件裝配正確且無缺損。是可供電子文件讀取使用的計算機軟件和硬件裝配正確且無缺損。 可用可用 指電子文件的全文信息和元數據可以正確讀取和展示，包括數指電子文件的全文信息和元數據可以正確讀取和展示，包括數 據的可識別性、存儲環境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。據的可識別性、存儲環境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 安全安全 指電子文件生成、傳輸、存儲和備份的可信賴環境，確保電子指電子文件生成、傳輸、存儲和備份的可信賴環境，確保電子 文件在傳輸

6、、存儲和遷移的過程中不會遭受刪除、篡改和破壞，且文件在傳輸、存儲和遷移的過程中不會遭受刪除、篡改和破壞，且 不會被非授權獲取。不會被非授權獲取。 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） （二）電子文件的產生系統（二）電子文件的產生系統 （1）OA（辦公自動化系統）；（辦公自動化系統）； （2）ERP（企業資源計劃系統）；（企業資源計劃系統）； （3）CAD（計算機輔助設計系統）；（計算機輔助設計系統）；（4）CAM（計算機輔助制造系統）；（計算機輔助制造系統）； （5）CAT（計算機輔助測試系統）；（計算機輔助測試系統）；（6）CAPP（計算機輔助工藝設計系統）；（計算機輔助工藝設計系統

7、）； （7）CAI（計算機輔助教學系統）；（計算機輔助教學系統）； （8）GPS（全球定位系統）；（全球定位系統）； （9）GIS（地理信息系統）；（地理信息系統）； （10）E-MAIL（電子郵件系統）；（電子郵件系統）； （11）EDI（電子數據交換）；（電子數據交換）； （12）EC（電子商務系統）；（電子商務系統）； （13）EG（電子政務系統）；（電子政務系統）； （14）數碼照相與攝像及多媒體系統；）數碼照相與攝像及多媒體系統； （15）A/D（模（模-數轉換系統，如掃描設備和光學字符識別軟件數轉換系統，如掃描設備和光學字符識別軟件OCR）。）。 Page 7 電子文件產生的系統決

8、定著電子文件的特征屬性和元數據，電子文件產生的系統決定著電子文件的特征屬性和元數據， 影響著電子文件管理軟件的開發及其文檔一體化管理流程的設計。影響著電子文件管理軟件的開發及其文檔一體化管理流程的設計。 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） （三）電子文件的構成要素（三）電子文件的構成要素 電子文件由內容、背景與結構所組成，背景信息與結電子文件由內容、背景與結構所組成，背景信息與結 構信息統稱為元數據。構信息統稱為元數據。 Page 8 1. 1.內容內容 內容是表達行為主體的思想、意圖及措棕對象（客體）內容是表達行為主體的思想、意圖及措棕對象（客體） 的過程、結果的信息，通俗的說就是

9、文件內容信息。的過程、結果的信息，通俗的說就是文件內容信息。 內容是電子文件的主體部分。內容是電子文件的主體部分。 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） 2.2.背景背景 背景是證明文件形成與辦理過程和文件之間相互關系的信息。一般包含以下背景是證明文件形成與辦理過程和文件之間相互關系的信息。一般包含以下 內容：內容： （1）文件的形成機構及其他相關責任人；）文件的形成機構及其他相關責任人； （2）與文件有關或曾經有關的其他機構；）與文件有關或曾經有關的其他機構； （3）文件履行機構職責與目的；）文件履行機構職責與目的； （4）文件的形成時間；）文件的形成時間； （5）與文件有關的其他時

10、間；）與文件有關的其他時間； （6）機構職能所體現的文件價值與重要性；）機構職能所體現的文件價值與重要性； （7）曾與文件有過關系的文件產生與保存系統；）曾與文件有過關系的文件產生與保存系統； （8）該文件與其它文件和資料間的關系；）該文件與其它文件和資料間的關系； （9）對該文件有影響的法律、協議、實踐、程序、計劃、條件與默契等。）對該文件有影響的法律、協議、實踐、程序、計劃、條件與默契等。 背景信息直接與電子文件的真實相關，比如收發文批辦單上的內容就是背景背景信息直接與電子文件的真實相關，比如收發文批辦單上的內容就是背景 信息。信息。 Page 9 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（

11、簡） 3.3.結構結構 結構是指電子文件內容信息的組織表達方式，如文字的結構是指電子文件內容信息的組織表達方式，如文字的 段落安排，電子文件使用的代碼、數據結構、格式，以及載段落安排，電子文件使用的代碼、數據結構、格式，以及載 體、附件等方面的信息。體、附件等方面的信息。 結構直接與電子文件的可用相關，是確保電子文件在長期保存過程結構直接與電子文件的可用相關，是確保電子文件在長期保存過程 中始終可以被理解和被利用的重要內容。中始終可以被理解和被利用的重要內容。 Page 10 電子文件的管理不是單純的對內容信息的管理過程，實質上是對電電子文件的管理不是單純的對內容信息的管理過程，實質上是對電

12、子文件內容信息、背景信息及結構信息綜合管理的過程。子文件內容信息、背景信息及結構信息綜合管理的過程。 需要強調的是，電子文件元數據的管理是電子文件管理領域非常重需要強調的是，電子文件元數據的管理是電子文件管理領域非常重 要的一個環節，元數據直接關系到電子文件的真實、完整、可用和安全，要的一個環節，元數據直接關系到電子文件的真實、完整、可用和安全， 不可小視。不可小視。 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） （四）電子文件的類型和格式（四）電子文件的類型和格式 1.1.文本文件文本文件 使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數字或符號表達使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數字或符號表達 的文

13、件。的文件。 常見的文本文件格式有：常見的文本文件格式有：TXTTXT、RTFRTF、DOCDOC、DOCXDOCX、PDFPDF、 HTMLHTML、XMLXML等。等。 適宜歸檔的文本文件格式：適宜歸檔的文本文件格式：XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF。 Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采購目錄收以及北京市政府采購目錄收 錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。 Page 11 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） Pa

14、ge 12 2.2.數據文件數據文件 以數據表格和數據庫形式存在的結構化數據記錄集。以數據表格和數據庫形式存在的結構化數據記錄集。 常見的產生數據文件的系統有：常見的產生數據文件的系統有：ACESSACESS，FOXPROFOXPRO、SQL SQL SERVERSERVER、ORCLEORCLE、DB2DB2等。等。 數據文件應以其產生的數據庫環境為依托進行歸檔，維數據文件應以其產生的數據庫環境為依托進行歸檔，維 持數據原始面貌；或將數據文件轉換為可以脫離數據庫系統持數據原始面貌；或將數據文件轉換為可以脫離數據庫系統 讀取的數據表文件歸檔。讀取的數據表文件歸檔。 脫離數據庫系統歸檔的數據表文

15、件以脫離數據庫系統歸檔的數據表文件以Microsoft OfficeMicrosoft Office、 WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所 生成的表格文件格式歸檔。生成的表格文件格式歸檔。 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） 3.3.圖形文件圖形文件 根據一定的算法規則繪制的圖表、線圖等包括由點陣組成根據一定的算法規則繪制的圖表、線圖等包括由點陣組成 的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。 常見的圖形文件格式有：常見的圖形文件格式有：TIFFTIFF、GIFFGIFF、

16、PNGPNG、VSDVSD、DWGDWG、 EPSEPS等。等。 適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以TIFFTIFF、PNGPNG、GIFGIF格式格式 歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。 Page 13 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） 4.4.圖像文件圖像文件 使用數字成像設備（掃描儀、數碼相機等）采集或制作使用數字成像設備（掃描儀、數碼相機等）采集或制作 的靜態影像記錄（畫面）。的靜態影像記錄（畫面）。 常見的圖像文件格式有：常見的圖像文件格式有：JPEGJPEG、TGATGA、BMPBMP、GIFFGIFF、TIF

17、F TIFF 、 RAWRAW等。等。 適宜歸檔的圖像文件格式有：適宜歸檔的圖像文件格式有：JPEGJPEG、TIFFTIFF。較為重要的。較為重要的 拍攝圖像可以拍攝圖像可以RAWRAW格式歸檔。格式歸檔。 Page 14 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） 5.5.影像文件影像文件 用數字視頻捕獲設備錄入數字影像或用動畫軟件生成的用數字視頻捕獲設備錄入數字影像或用動畫軟件生成的 多維動畫等動態影像記錄（畫面）。多維動畫等動態影像記錄（畫面）。 常見的影像文件格式有：常見的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI、MOVMOV、WMVWMV、RMVBRMVB、 FLVFLV、

18、MKVMKV等。等。 適宜歸檔的影像文件格式有：適宜歸檔的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI。 Page 15 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） 6.6.音頻文件音頻文件 用數字聲音采集、編輯設備錄入或用編曲軟件制作的聲用數字聲音采集、編輯設備錄入或用編曲軟件制作的聲 音記錄。音記錄。 常見的音頻文件有：常見的音頻文件有：MIDI MIDI 、MP3 MP3 、WAV WAV 、WMA WMA 、RA RA 、 RAM RAM 、AIFF AIFF 等。等。 適宜歸檔的音頻文件格式有：適宜歸檔的音頻文件格式有：WAVWAV、MP3MP3。 Page 16 一、電子文件概

19、述（簡）一、電子文件概述（簡） （五）電子文件的歸檔方式（五）電子文件的歸檔方式 2 2種方式：在線歸檔和離線歸檔。種方式：在線歸檔和離線歸檔。 - -北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 Page 17 在線歸檔在線歸檔 指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將 電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。 離線歸檔離線歸檔 指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移 交的過程。交的過程。

20、 一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡） Page 18 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 Page 19 電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法 （廳字（廳字200920093939號）號） 北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 （京檔發（京檔發201420143 3號）號） 北京市電子文件管理暫行辦法北京市電子文件管理暫行辦法 （京辦字（京辦字201320132 2號）號） （一）電子文件管理原則（一）電子文件管理原則 電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規律，電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用

21、的規律， 堅持統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、堅持統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密安全保密等五項基本等五項基本 原則。原則。 - -電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號）號） Page 20 統一管理統一管理 對電子文件管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保對電子文件管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保 存價值的電子文件實行集中管理。存價值的電子文件實行集中管理。 全程管理全程管理 對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過 程管理，確保電子文件始終

22、處于受控狀態。程管理，確保電子文件始終處于受控狀態。 規范標準規范標準 制定統一標準和規范，對電子文件實行規范化管理。制定統一標準和規范，對電子文件實行規范化管理。 便于利用便于利用 發揮電子文件高效、便捷的優勢，對有價值的電子文件提供分發揮電子文件高效、便捷的優勢，對有價值的電子文件提供分 層次、分類別共享應用。層次、分類別共享應用。 安全保密安全保密 按照國家有關法律法規和規范標準的要求，采取有效技術手段按照國家有關法律法規和規范標準的要求，采取有效技術手段 和管理措施，確保電子文件信息安全。和管理措施，確保電子文件信息安全。 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 （二）電

23、子文件的管理職責（二）電子文件的管理職責 電子文件形成單位應當對本單位電子文件管理工作進行電子文件形成單位應當對本單位電子文件管理工作進行 統籌規劃，建立管理制度，明確管理職責，規范工作流程，統籌規劃，建立管理制度，明確管理職責，規范工作流程， 落實保障措施。落實保障措施。 各單位文秘和業務部門負責電子文件日常處理；檔案部各單位文秘和業務部門負責電子文件日常處理；檔案部 門負責歸檔電子文件管理；信息化部門負責為電子文件管理門負責歸檔電子文件管理；信息化部門負責為電子文件管理 提供信息化支持；保密部門負責涉密電子文件的保密監督管提供信息化支持；保密部門負責涉密電子文件的保密監督管 理。理。 這里

24、存在幾個要點需要注意：這里存在幾個要點需要注意： Page 21 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 2.2.電子文件產生部門的職責電子文件產生部門的職責 電子文件的產生部門必須嚴格按照各單位電子文件和電電子文件的產生部門必須嚴格按照各單位電子文件和電 子檔案的相關管理規定，完成電子文件的日常處理工作，在子檔案的相關管理規定，完成電子文件的日常處理工作，在 本單位檔案部門的指導下認真積累本部門形成的電子文件，本單位檔案部門的指導下認真積累本部門形成的電子文件， 完成電子文件的歸檔工作。完成電子文件的歸檔工作。 Page 22 1.1.制度的建立制度的建立 電子文件管理要納入單

25、位文檔管理和信息化建設體系，電子文件管理要納入單位文檔管理和信息化建設體系， 明確主管領導和各職能部門的權責劃分，制訂完善的電子明確主管領導和各職能部門的權責劃分，制訂完善的電子 文件從產生到歸檔保存的各項管理制度，明確電子文件的文件從產生到歸檔保存的各項管理制度，明確電子文件的 歸檔范圍和保管期限。歸檔范圍和保管期限。 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 3.3.電子文件管理部門的職責電子文件管理部門的職責 電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個部電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個部 門間需要加強協調與配合

26、，形成良好的協同工作狀態。門間需要加強協調與配合，形成良好的協同工作狀態。 （1 1）檔案部門要在信息系統建設過程中充分介入，協助信息化部門提出滿足檔案工）檔案部門要在信息系統建設過程中充分介入，協助信息化部門提出滿足檔案工 作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法明確規定：電明確規定：電 子文件形成單位在建立和完善信息系統時，應當組織文秘、業務、檔案、信息化、保子文件形成單位在建立和完善信息系統時，應當組織文秘、業務、檔案、信息化、保 密等部門提出電子文件管理的功能需求）。密等部門提出電子文件管理的功能需求）。 （2

27、 2）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文 件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監督。件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監督。 （3 3）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽取檔案部門的意見和建議，信息化）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽取檔案部門的意見和建議，信息化 部門盡可能的為電子文件管理提供科學的信息技術支撐，確保電子文件和電子檔案的部門盡可能的為電子文件管理提供科學的信息技術支撐，確保電子文件和電子檔案的 真實、完整、可用和安全，保密部門則需要結合保密規定、檔案管理規定

28、和信息技術真實、完整、可用和安全，保密部門則需要結合保密規定、檔案管理規定和信息技術 的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。 （4 4）根據電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應對電子文件的形成、積累、）根據電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應對電子文件的形成、積累、 鑒定、歸檔等實行全過程監控，負責對本單位的電子檔案進行管理和提供利用，保證鑒定、歸檔等實行全過程監控，負責對本單位的電子檔案進行管理和提供利用，保證 管理工作的連續性。管理工作的連續性。 Page 23 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 （三）電

29、子文件的形成與收集（三）電子文件的形成與收集 電子文件在形成、辦理與收集過程中，應當具備國家法電子文件在形成、辦理與收集過程中，應當具備國家法 律法規規定的原件形式，并符合下列要求：律法規規定的原件形式，并符合下列要求： （1 1）能夠有效表現所載內容并可供調取查用；）能夠有效表現所載內容并可供調取查用； （2 2）能夠保證電子文件及其元數據自形成起完整無缺、）能夠保證電子文件及其元數據自形成起完整無缺、 來源可靠，未被非法更改；來源可靠，未被非法更改； （3 3）在信息交換、存儲和顯示過程中發生的形式變化）在信息交換、存儲和顯示過程中發生的形式變化 不影響電子文件內容真實、完整。涉密電子文件

30、的原件形式不影響電子文件內容真實、完整。涉密電子文件的原件形式 應當符合國家有關保密法律法規的規定。應當符合國家有關保密法律法規的規定。 這里存在以下幾個問題需要重點注意：這里存在以下幾個問題需要重點注意： Page 24 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 1.1.電子文件形成部門的收集范圍電子文件形成部門的收集范圍 反映本系統、本單位、本部門工作活動、具有查考利用反映本系統、本單位、本部門工作活動、具有查考利用 價值的電子文件均應被保留，包括文件內容的定稿和元數據。價值的電子文件均應被保留，包括文件內容的定稿和元數據。 同時，應保留文件的歷次修改痕跡，對于重要的法規性文件

31、同時，應保留文件的歷次修改痕跡，對于重要的法規性文件 應保留其歷次修改稿。應保留其歷次修改稿。 Page 25 2.2.電子文件的安全管理措施電子文件的安全管理措施 電子文件的安全管理包含三個層面的含義：電子文件的安全管理包含三個層面的含義： 一是電子文件形成單位應當對電子文件形成的過程稿及其一是電子文件形成單位應當對電子文件形成的過程稿及其 相關信息的留存和安全保密等作出明確規定；相關信息的留存和安全保密等作出明確規定； 二是保證電子文件不會遭受非授權的篡改、損壞和滅失；二是保證電子文件不會遭受非授權的篡改、損壞和滅失； 三是應隨時對電子文件進行備份，定期存儲于能夠脫機保三是應隨時對電子文件

32、進行備份，定期存儲于能夠脫機保 存的載體上。存的載體上。 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 3.3.電子文件的格式要求電子文件的格式要求 各單位所采用的電子文件格式應盡量使用前面介紹過的適各單位所采用的電子文件格式應盡量使用前面介紹過的適 宜歸檔的文件格式，確保其長期可讀。對于使用專業軟件產生宜歸檔的文件格式，確保其長期可讀。對于使用專業軟件產生 的專業格式的電子文件，應當注意連同專業軟件一并收集。的專業格式的電子文件，應當注意連同專業軟件一并收集。 Page 26 4.4.元數據的記錄元數據的記錄 對于各類電子文件，均應在形成之初記錄其產生時的硬件環境、操對于各類電子文件

33、，均應在形成之初記錄其產生時的硬件環境、操 作系統和數據庫系統，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環境和文作系統和數據庫系統，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環境和文 件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產商名稱、軟件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產商名稱、軟 件名稱、文件格式名稱，還應標注它們的版本號。件名稱、文件格式名稱，還應標注它們的版本號。 上面列出的元數據項僅為電子文件比較基本的結構類元數據，我國上面列出的元數據項僅為電子文件比較基本的結構類元數據，我國 目前正在逐漸出臺不同類型電子文件元數據的采集標準，已經發布的有目前正在逐漸出臺不同類型電子文件元

34、數據的采集標準，已經發布的有 DA/T46-2009DA/T46-2009文書類電子文件元數據方案文書類電子文件元數據方案等，各單位在研發信息系等，各單位在研發信息系 統的過程中，應在元數據采集和記錄方面注意參考這些標準。統的過程中，應在元數據采集和記錄方面注意參考這些標準。 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 （四）電子文件的歸檔（四）電子文件的歸檔 1.1.電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限 （1 1）歸檔范圍）歸檔范圍 依據依據電子文件歸檔與管理規范電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002GB/T18894-2002

35、）、）、 公務電子郵件歸檔與管理規則公務電子郵件歸檔與管理規則（DA/T32-2005DA/T32-2005），并參照），并參照 國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規定，將反映本系統、國家檔案局關于紙質文件歸檔范圍的有關規定，將反映本系統、 本單位主要職能，包括行政許可、行政執法、公共服務、城市本單位主要職能，包括行政許可、行政執法、公共服務、城市 管理以及管理以及“三定三定”規定中的其他職能所涉及的、具有保存和利規定中的其他職能所涉及的、具有保存和利 用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文 件、數據文件等各種類型的電子文

36、件納入歸檔范圍。件、數據文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。 Page 27 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 在確定電子文件歸檔范圍時，特別應注意以下類型電子在確定電子文件歸檔范圍時，特別應注意以下類型電子 文件的歸檔工作：文件的歸檔工作： n記錄本單位核心業務和重要工作成果的數碼照片、影像文記錄本單位核心業務和重要工作成果的數碼照片、影像文 件以及紙質文件掃描獲得的圖像文件；件以及紙質文件掃描獲得的圖像文件； n本單位內部管理、政務信息資源共享建設以及綜合統計工本單位內部管理、政務信息資源共享建設以及綜合統計工 作中形成的數據文件；作中形成的數據文件； n本單位公務活

37、動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；本單位公務活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件； n本單位辦公系統、業務系統和各類數據庫系統的管理軟件本單位辦公系統、業務系統和各類數據庫系統的管理軟件 以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件； n與電子文件相對應的元數據和背景信息。與電子文件相對應的元數據和背景信息。 Page 28 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 （2 2）保管期限）保管期限 依據國家檔案局有關檔案保管期限的規定，按照電子檔案依據國家檔案局有關檔案保管期限的規定，按照電子檔案 的保存和利用價值劃分電子檔案的保管期限。的保存

38、和利用價值劃分電子檔案的保管期限。 Page 29 市檔案局將于今明兩年出臺專門的市檔案局將于今明兩年出臺專門的電子文件歸檔范圍和保管期限電子文件歸檔范圍和保管期限 表編制指南表編制指南，各單位應結合實際制作，各單位應結合實際制作電子文件歸檔范圍和保管期限電子文件歸檔范圍和保管期限 表表。 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 2.2.電子文件的歸檔時間電子文件的歸檔時間 電子文件應在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應電子文件應在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應 在第二年在第二年6 6月底前完成。已經實現信息系統全程管理電子文月底前完成。已經實現信息系統全程管理電子文 件

39、的單位應在電子文件辦理完畢后實時歸檔。件的單位應在電子文件辦理完畢后實時歸檔。 Page 30 3.3.電子文件的鑒定和檢測電子文件的鑒定和檢測 電子文件歸檔時的鑒定和檢測工作由文件形成部門、信息電子文件歸檔時的鑒定和檢測工作由文件形成部門、信息 化部門、保密部門和檔案部門共同承擔，依照本單位的相關化部門、保密部門和檔案部門共同承擔，依照本單位的相關 規定，確定電子文件的歸檔范圍、密級及劃定保管期限，對規定，確定電子文件的歸檔范圍、密級及劃定保管期限，對 電子文件進行真實、完整、可用和安全的鑒定、檢測，并由電子文件進行真實、完整、可用和安全的鑒定、檢測，并由 相關責任人確認。相關責任人確認。

40、二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 4.4.電子文件的歸檔格式和存儲介質電子文件的歸檔格式和存儲介質 電子文件應采用符合國家規定的、適合長期保存的文件存儲電子文件應采用符合國家規定的、適合長期保存的文件存儲 格式歸檔（使用前面介紹過的適宜歸檔的電子文件格式），對于格式歸檔（使用前面介紹過的適宜歸檔的電子文件格式），對于 其他文件格式應在確保電子文件真實、完整、可用、安全的前提其他文件格式應在確保電子文件真實、完整、可用、安全的前提 下進行格式轉換后歸檔，對于無法轉換的或采用專業軟件生成的下進行格式轉換后歸檔，對于無法轉換的或采用專業軟件生成的 電子文件，應將其處理和解讀所依賴

41、的計算機軟件一并歸檔。電子文件，應將其處理和解讀所依賴的計算機軟件一并歸檔。 采取物理歸檔方式的單位，存儲電子文件的介質推薦使用移動采取物理歸檔方式的單位，存儲電子文件的介質推薦使用移動 硬盤或一次寫光盤，若使用移動硬盤進行歸檔，需要注意的是必硬盤或一次寫光盤，若使用移動硬盤進行歸檔，需要注意的是必 須由檔案部門提供專用的移動硬盤，該移動硬盤不得用于除歸檔須由檔案部門提供專用的移動硬盤，該移動硬盤不得用于除歸檔 外的任何用途。外的任何用途。 屬于國家秘密的電子文件應當使用專用保密存儲介質存儲，并屬于國家秘密的電子文件應當使用專用保密存儲介質存儲，并 按保密規定辦理歸檔手續。按保密規定辦理歸檔手

42、續。 此外，通過軟件加密的電子文件應解密后歸檔，通過軟件壓縮此外，通過軟件加密的電子文件應解密后歸檔，通過軟件壓縮 的電子文件應解壓縮后歸檔。的電子文件應解壓縮后歸檔。 Page 31 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 5.5.電子文件的異質歸檔電子文件的異質歸檔 具有永久或定期具有永久或定期3030年以上保存價值的電子文件，應異質為年以上保存價值的電子文件，應異質為 紙質文件或縮微膠片同時歸檔。紙質文件或縮微膠片同時歸檔。 Page 32 二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 Page 33 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系統環境下的電子文件

43、 歸檔流程歸檔流程 Page 34 北京市檔案局關于印發北京市檔案局關于印發辦公自動化系統辦公自動化系統 電子文件管理功能需求指南電子文件管理功能需求指南的通知的通知 （京檔發（京檔發200620061111號）號） （一）登記電子文件（一）登記電子文件 為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均 應由文件形成部門在應由文件形成部門在電子文件目錄電子文件目錄中登記。中登記。 Page 35 文文 件件 編編 號號 題名題名 形成形成 部門部門 形成形成 日期日期 文件文件 類別類別 載載 體體 編編 號號 載載 體體 型型 號號 載載 體體

44、 類類 型型 密級密級 保管保管 期限期限 備注備注 電子文件目錄電子文件目錄 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系統環境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 同時，每種格式的待歸檔電子文件均應由文件形成部門同時，每種格式的待歸檔電子文件均應由文件形成部門 在在電子文件登記表電子文件登記表中登記。中登記。 Page 36 硬件環境（主機、網絡服務器型號、制造廠商等）硬件環境（主機、網絡服務器型號、制造廠商等） 操作系統操作系統 數據庫系統數據庫系統 相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式記錄字

45、符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名）填表人（簽名） 年年 月月 日日 審核人（簽名）審核人（簽名） 年年 月月 日日 電子文件登記表電子文件登記表 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系統環境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 電子文件的登記需要注意以下幾個問題：電子文件的登記需要注意以下幾個問題： 1.1.電子文件目錄電子文件目錄和和電子文件登記表電子文件登記表必須隨電子必須隨電子 文件一并向檔案部門移交。文件一并向檔案部門移交。 2. 2.電子文件登記表電子文件登記表和和電子文件目錄電子文件目錄應作為重要應作為重要 的元數據項目與電子文件同時保存。的元數據項目與電子文件同時保存

46、。 3. 3.電子文件異質為其他載體形式的，其電子文件異質為其他載體形式的，其電子文件登記電子文件登記 表表和和電子文件目錄電子文件目錄應制作相應載體形式的版本一并保應制作相應載體形式的版本一并保 存。存。 Page 37 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系統環境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 （二）電子文件歸檔流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定電子文件歸檔的一般程序是：鑒定填寫歸檔處理單填寫歸檔處理單 給予歸檔標識給予歸檔標識預歸檔預歸檔調整歸檔電子文件調整歸檔電子文件檢測歸檔電子檢測歸檔電子 文件文件歸檔。歸檔。 Page 38 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系

47、統環境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 1.1.鑒定鑒定 電子文件形成或辦理部門對本部門辦結庫中的電子文件進電子文件形成或辦理部門對本部門辦結庫中的電子文件進 行鑒定，鑒定的內容包括：審核電子文件的真實、完整、可行鑒定，鑒定的內容包括：審核電子文件的真實、完整、可 用和安全，核對其內容和簽章；鑒別電子文件的價值，確定用和安全，核對其內容和簽章；鑒別電子文件的價值，確定 其存舍；根據電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利其存舍；根據電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利 用的電子文件。用的電子文件。 辦結庫：是信息系統應在各業務部門設置的邏輯存儲位辦結庫：是信息系統應在各業務部門設置的邏輯存儲

48、位 置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業務部門應將辦置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業務部門應將辦 理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結庫積累。集中存貯，理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結庫積累。集中存貯， 統一處理。檔案部門具有瀏覽辦結庫的權限。統一處理。檔案部門具有瀏覽辦結庫的權限。 Page 39 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系統環境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 2.2.填寫歸檔處理單填寫歸檔處理單 經鑒定應當歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負責填經鑒定應當歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負責填 寫寫歸檔處理單歸檔處理單，內容包括：文件標題、發文字號、責任，

49、內容包括：文件標題、發文字號、責任 者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保 管期限、是否限制利用等管期限、是否限制利用等1010項。項。歸檔處理單歸檔處理單中的歸檔號中的歸檔號 和歸檔時間在后續流程中填寫。和歸檔時間在后續流程中填寫。 Page 40 文件標題文件標題 發文字號發文字號 責任者責任者 主題詞主題詞 形成時間形成時間 承辦部門承辦部門 密級密級 保管期限保管期限 限制利用限制利用 歸檔時間歸檔時間 歸檔責任人歸檔責任人 歸檔號歸檔號 歸檔處理單歸檔處理單 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系統環境下的電子

50、文件 歸檔流程歸檔流程 3.3.給予歸檔標識給予歸檔標識 賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由 系統自動排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。系統自動排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。 Page 41 4.4.預歸檔預歸檔 文件形成或辦理部門對電子文件進行預歸檔，預歸檔后的文件形成或辦理部門對電子文件進行預歸檔，預歸檔后的 電子文件從各部門辦結庫進入到預歸檔庫，其管理權限同時電子文件從各部門辦結庫進入到預歸檔庫，其管理權限同時 向檔案部門移交。系統能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時向檔案部門移交。系統能夠自動記錄歸檔處理單中

51、的歸檔時 間項。間項。 預歸檔庫：是信息系統在檔案部門設置的邏輯存儲位置。預歸檔庫：是信息系統在檔案部門設置的邏輯存儲位置。 業務部門可以隨時對本部門辦結庫中的電子文件鑒定并進行業務部門可以隨時對本部門辦結庫中的電子文件鑒定并進行 預歸檔操作后，按類別、機構或問題保存在此庫中。預歸檔操作后，按類別、機構或問題保存在此庫中。 三、基于信息系統環境下的電子文件三、基于信息系統環境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 5.5.調整歸檔的電子文件調整歸檔的電子文件 檔案部門對預歸檔庫中的電子文件進行調整，包括是否屬檔案部門對預歸檔庫中的電子文件進行調整，包括是否屬 于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是

52、否正確等內于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內 容。檔案部門如對某部門預歸檔的文件有修改意見，可以自容。檔案部門如對某部門預歸檔的文件有修改意見，可以自 行修改，或將文件退回，由該部門兼職檔案人員進行修改后行修改，或將文件退回，由該部門兼職檔案人員進行修改后 再重新預歸檔。再重新預歸檔。 Page 42 6.6.檢測歸檔的電子文件檢測歸檔的電子文件 檔案部門負責對電子文件的元數據進行檢測。檔案部門負責對電子文件的元數據進行檢測。 7.7.歸檔歸檔 檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數據庫。檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數據庫。 三、基于信息系統環境下的電子文件三

53、、基于信息系統環境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 Page 43 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 Page 44 北京市北京市“十二五十二五”時期檔案信息化發展規劃時期檔案信息化發展規劃 （京檔發（京檔發201120112020號）號） 辦公自動化系統電子文件管理功能需求指南辦公自動化系統電子文件管理功能需求指南 （京檔發（京檔發200620061111號）號） 電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法 （廳字（廳字200920093939號）號） 北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 （京檔發（京檔發201420143 3號）號） 北京市電子文件管理

54、暫行辦法北京市電子文件管理暫行辦法 （京辦字（京辦字201320132 2號）號） （一）基礎設施建設（一）基礎設施建設 電子文件形成單位應當配備電子文件管理、利用的設施設備。電子文件形成單位應當配備電子文件管理、利用的設施設備。 - -電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號）號） 應當包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計算機設備和載體應當包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計算機設備和載體 存放設施等，以及電子檔案利用所需的空間和設施設備等。存放設施等，以及電子檔案利用所需的空間和設施設備等。 Page 45 （二）電子檔案的著錄（二）電子檔案的著錄 電

55、子檔案的著錄可以參照相應類型的傳統載體檔案的著錄項電子檔案的著錄可以參照相應類型的傳統載體檔案的著錄項 目進行。目進行。 國家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規則，目前已國家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規則，目前已 有有北京市數碼照片歸檔與管理辦法北京市數碼照片歸檔與管理辦法，具體的著錄項目不會，具體的著錄項目不會 與傳統載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據國家和北京與傳統載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據國家和北京 市相關政策文件的出臺隨時調整。市相關政策文件的出臺隨時調整。 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 （三）電子檔案的命名規則與存儲結構（三）電子檔案的命名規則與

56、存儲結構 電子檔案的文件名命名：使用檔號命名。電子檔案的文件名命名：使用檔號命名。 電子檔案的存儲結構：電子檔案的存儲結構：“保管期限形成年度組保管期限形成年度組”3 3級級 文件夾結構存儲。組是指反映同一問題或事由的問題集合，文件夾結構存儲。組是指反映同一問題或事由的問題集合， 如某次會議、項目或活動等。如某次會議、項目或活動等。 Page 46 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 （四）電子檔案的長期保存策略（四）電子檔案的長期保存策略 1.1.制度體系建設制度體系建設 按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護 管理規定建立電子

57、文件管理系統和信息內容安全保密防護體管理規定建立電子文件管理系統和信息內容安全保密防護體 系，執行嚴格的安全保密管理制度。系，執行嚴格的安全保密管理制度。 制訂完善的制訂完善的電子文件（檔案）長期保存計劃電子文件（檔案）長期保存計劃，計計 劃劃至少包括電子檔案的保管環境需求、備份機制、定期抽至少包括電子檔案的保管環境需求、備份機制、定期抽 檢方案、遷移規范、應急響應體系等內容。備份、抽檢和遷檢方案、遷移規范、應急響應體系等內容。備份、抽檢和遷 移等工作必須進行詳盡記錄，并存檔。移等工作必須進行詳盡記錄，并存檔。 Page 47 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 2.2.電子檔案的保管環境需

58、求電子檔案的保管環境需求 電子檔案的保管環境應符合電子檔案的保管環境應符合GB 50174-2008GB 50174-2008電子信息電子信息 系統機房設計規范系統機房設計規范、GB/T 2887-2011GB/T 2887-2011計算機場地通用規計算機場地通用規 范范、GB/T 9361-2011GB/T 9361-2011計算機場地安全要求計算機場地安全要求等國家標準等國家標準 的要求，以上標準始終以最新修訂版本為準。的要求，以上標準始終以最新修訂版本為準。 Page 48 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 3.3.電子檔案的備份機制電子檔案的備份機制 （1 1）多套備份）多套備份

59、電子檔案的備份應至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機本地備份、電子檔案的備份應至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機本地備份、 一套脫機異地備份。對于有需求的單位，應當增加一套在線熱備份。一套脫機異地備份。對于有需求的單位，應當增加一套在線熱備份。 （2 2）異地備份）異地備份 電子文件形成單位的電子檔案，已經移交至同級國家綜合檔案館的，電子文件形成單位的電子檔案，已經移交至同級國家綜合檔案館的， 由檔案館向北京市信息安全容災備份中心備份，未向同級國家綜合檔案由檔案館向北京市信息安全容災備份中心備份，未向同級國家綜合檔案 館移交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災備份中心備份。館移

60、交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災備份中心備份。 （3 3）備份介質）備份介質 電子檔案的脫機備份載體應選用磁帶或硬磁盤。電子檔案的脫機備份載體應選用磁帶或硬磁盤。 Page 49 四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理 4.4.電子檔案的定期抽檢方案電子檔案的定期抽檢方案 檢查方法包括人工抽檢和技術檢測。其中，人工抽檢主檢查方法包括人工抽檢和技術檢測。其中，人工抽檢主 要檢驗存儲在脫機載體中的電子檔案，每滿要檢驗存儲在脫機載體中的電子檔案，每滿2 2年抽檢一次，年抽檢一次， 抽檢工作應在抽檢工作應在3 3個月內完成，抽樣率不低于電子檔案總量的個月內完成，抽樣率不低于電子檔案總量的 1