1、信用社（銀行）金融機構會計檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強我省農村合作金融機構的會計檔案管理工作，促進會計檔案管理制度化、規范化和標準化，根據中華人民共和國會計法、陜西省農村合作金融機構會計基本制度等有關規定，制定本辦法。第二條 本辦法適用于陜西省各級農村合作金融機構，包括農村信用合作聯社、農村合作銀行、農村商業銀行及其分支機構（以下簡稱社縣級聯社）。省聯社及其辦事處也應依據本辦法規定執行。第三條 各縣級聯社應當加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理流程，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。第四條 會計檔案是指會計憑

2、證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映各縣級聯社經濟業務的重要史料和證據。具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，其他會計賬簿。（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。（四）其他類：存款余額調節表，對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，有關財務計劃和會計制度辦法以及財會工作方面的請示、報告、批復、會計檢查資料等文件材料。第五條 會計檔案應當采用紙、磁、光盤、縮微膠片等介質保存。原始憑證

3、、票據、合同等具有法律效力的資料，應當保存紙質檔案。第六條 各縣級聯社每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。第七條 會計檔案應當按照內容和形成時間分類索引，以便查閱。采用非紙質介質存儲的，應當能夠滿足閱讀及打印等要求。第二章 會計檔案的整理、裝訂和立卷第八條 各營業機構應按日、月、季、年打印以下相關賬簿憑證和報表：（一）每日應打印的資料：（1）現金收付日記簿；（2）日計表；（3）他代本入賬憑證；（4）非柜面業務交易憑證；（5）貸款形態調整通知書；（6）本代他業務清單；（7）他代本業務清單；（8）儲蓄本代他業務清單；（9）儲蓄他代本業務清單

4、；（10）機構通兌資金清算表；（11）面向傳票交易清單；（12）抹賬明細清單；（13）儲蓄自動轉存清單；（14）協議轉存清單；（15）收貸收息一覽表；（16）自動還本扣息清單；（17）自動還本扣息憑證；（18）利息稅明細（統計）表；（19）本機構柜員流水賬；（20）通兌匯總憑證；（21）柜員憑證使用登記簿；（22）大小額支付和實時匯兌系統日報表及匯入匯出清單；（23）pos收單業務報表；（24）代繳電信電話明細查詢；（25）跨機構轉賬/收現憑證；（26）富秦家樂卡借據。其中：現金收付日記簿、貸款形態調整通知書、自動還本扣息清單、自動還本扣息憑證、他代本入賬憑證、跨機構轉賬/收現憑證、非柜面業務

5、交易憑證、富秦家樂卡借據、面向傳票交易清單、抹賬明細清單應隨當日傳票裝訂。（二）結息日應打印的資料：（1）結息表；（2）結息匯總憑證；（3）單位存款結息憑證；（4）貸款結息憑證；（5）內部賬結息憑證；（6）單位存款結息清單；（7）活期儲蓄結息清單；（8）對公單位存款結息清單；（9）活期儲蓄存款結息清單；（10）貸款應收未收利息清單；（11）貸款應收未收利息結息清單；（12）貸款利息自動表內轉表外清單。其中：結息匯總憑證、單位存款結息憑證、貸款結息憑證、內部賬結息憑證隨憑證裝訂。（三）每月打印的資料：（1）總賬賬頁；（2）業務狀況表；（3）資產負債表；（4）損益表；（5）開銷戶登記簿；（6）支付

6、系統月報表；（7）假1幣沒收情況月報表；（8）利息稅月報表；（9）余額對賬單（根據不同類型賬戶的對賬要求打印）；（10）卡業務綜合統計報表。（四）按季打印的資料：（1）單位可轉久懸未取戶清單；（2）不動戶轉久懸情況表；（3）對公存款明細賬；（4）內部賬明細賬。其中：對公存款明細賬、內部賬明細賬視系統保存情況也可按年打印。（五）按年打印的資料：（1）業務狀況表；（2）損益表；（3）資產負債表；（4）年終結轉對照表；（5）新科目余額表；（6）各科目余額表。第九條 會計憑證的整理順序為先機構憑證，后柜員憑證。其中：（一）機構憑證的整理順序為：1、機構軋賬單。2、柜員憑證的排列順序為：（1）柜員軋賬單

7、。（2）柜員記賬憑證（先借方后貸方）。（3）柜員流水賬（含自助設備）。柜員憑證按照柜員號由小到大依次排列。3、跨機構轉賬或收現憑證、通存通兌代入賬匯總憑證、他代本入賬憑證、本代他入賬憑證、實時匯入憑證、匯兌清算憑證、掛失、凍結、止付、信息修改、協議、系統周期產生的憑證、其它資料等排列在最后一個柜員憑證之后。（二）柜員憑證的整理順序為：1、柜員軋賬單。2、柜員記賬憑證及附件，按照傳票號由小到大依次排列。3、一筆交易產生多張憑證的，憑證排列的順序為會計分錄的順序，有附件的應當加蓋“附件”章；有傳票號的，記賬憑證在前，其他憑證作為其附件。4、柜員流水單。5、“掛失、凍結、止付”、“增加單位協定”、“

8、客戶信息修改”等無傳票號的其他資料排列在記賬憑證之后。6、作廢的重要空白憑證排列在最后。第十條 各機構主辦會計當日軋平機構賬務，打印機構軋賬單，將各柜員整理好的憑證按柜員順序號排列整理后，交事后監督人員。由事后監督人員按照有關規定進行復核審計，審核完的憑證裝訂成冊后交回主辦會計入檔保管。第十一條 憑證的裝訂要求（一）會計檔案裝訂應當規范、整齊牢固，裝訂時不得壓字和掉頁。（二）應當按照記賬憑證大小折疊整理其他憑證，添加封面和封底后，以憑證上沿和左側為準礅齊，在憑證左上方三分之一處，按照“打兩孔穿三線”或“機器裝訂”方式裝訂，并在裝訂線上加貼封簽。（三）會計憑證應按日裝訂，每冊憑證按照不超過400

9、張（含附件）的標準或厚度不超過5厘米進行裝訂。超過的應分冊裝訂，低于以上標準的可合并裝訂，但應增加匯總封面。憑證裝訂后，應當用碳素墨水完整填寫封面內容，字跡清楚，不得錯填、漏填或不填，更不得涂改封面內容；（四）憑證封面上的總編號為全年總冊數的順序號，一日多冊的分別注明共幾冊第幾冊，并加蓋裝訂人員名章和會計主管名章。已裝訂成冊的會計憑證，應在騎縫處加蓋機構業務公章和會計人員名章，并裝入規范的憑證盒（袋）內，及時登記入庫（柜）保管。（五）為了防止已裝訂成冊的憑證丟失，應以每冊憑證（含附件）為單位，自封面后第一張起至封底前最后一張止，編制一組憑證順序號。（六）會計憑證一經裝訂，不得拆封。如因特殊原因

10、需要拆封時，須經會計主管批準，并在憑證封底注明經辦人、理由及拆封日期。第十二條 每日打印的資料包括：現金收付日記簿、日計表、貸款形態調整通知書、本代他業務清單、他代本業務清單、儲蓄本代他業務清單、儲蓄他代本業務清單、機構通兌資金清算表、面向傳票交易清單、抹賬明細清單、儲蓄自動轉存清單、協議轉存清單、收貸收息一攬表、自動還本扣息清單、自動還本扣息憑證、利息稅明細（統計）表、本機構柜員流水賬。各機構可根據業務量大小，對以上資料分類整理，按月、季或年裝訂成冊。第十三條 月、季、年形成的會計賬簿、報表等資料，均應按規定及時打印，并分類整理裝訂，不同種類之間用封面分開，年終決算報表單獨裝訂。打印的內容包

11、括以下兩類：（一）結息日，各營業機構應按規定打印結息憑證及清單，其他資料可根據需要打印，并分類整理裝訂，登記后入檔保管。（二）年終決算日后，各級機構應按規定打印決算報表及相關資料；下設分支機構的，還應分別打印機構和匯總報表，并分類整理裝訂，登記后入檔保管。第十四條 裝訂報表時應使用統一印制的封面、封底，并在裝訂線處加貼封簽。封面上應注明會計年度、機構名稱、保管期限、檔案號、裝訂人和裝訂日期，并加蓋業務公章和法人代表（負責人）、會計負責人（主管）名章。第十五條 其他會計資料應分類收集整理，按年裝訂，并使用碳素墨水填寫卷首有關內容，字跡應當清晰完整。所有的案卷均應裝訂牢固、存放整齊，隨會計檔案一并

12、登記后歸檔保管。第十六條 年度終了后，會計人員應將裝訂好的會計憑證、賬簿、報表移交給本單位會計檔案管理人員，由會計檔案管理人員按照管理要求對會計憑證、賬簿、報表分別進行立卷編號。（一）經過整理立卷的會計檔案，由會計檔案管理人員分別報表、賬簿、憑證、其他類登記“會計檔案保管銷毀登記簿”。（二）會計檔案案卷外型可根據整齊、美觀、適用的原則，按檔案管理部門的要求確定。（三）會計經辦人員對破損的憑證、賬簿、報表應當進行修補。第十七條當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由基層社（行）保管一年，期滿之后，應當于次年四月底之前由該基層社（行）編制移交清冊，移交縣級聯社檔案室統一保管；未設立檔案室的，應

13、當在會計部門內部指定專人保管。出納人員（含柜員制網點辦理現金收付的柜員）不得兼管會計檔案。移交縣級聯社檔案室保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案室應當會同基層社（行）經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第三章 會計檔案的保管第十八條 會計檔案的管理（一）會計檔案應指定專人管理。管理人員調動應辦理交接手續。 （二）應設置專用會計檔案保管庫（柜），設立“會計檔案保管登記簿”。（三）嚴格執行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切實防止火燒、蟲蛀、鼠咬、霉爛等，保證其完整無缺。（四）基層社（行）的會計檔案應在次年抄列清單（冊）送管轄縣級聯社。（五）集中保

14、管的，使用時向管轄縣級聯社調閱。（六）磁介質檔案每年考錄一次，實行雙備份，并做好防磁、防火、防潮和防塵工作。磁介質檔案應打印出書面檔案，裝訂保管。（七）會計檔案一律不準外借，防止丟失和泄密。第十九條 應定期檢查會計檔案，對非紙質會計檔案至少一年檢查一次，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其他技術處理，并對處理情況進行記載存檔。第二十條 有關會計核算系統開發和修改的文檔資料，應作為會計檔案管理，保管期限為該系統停止使用或有重大修改后5年。第二十一條 各縣級聯社機構分立，原機構存在的，會計檔案由原機構保管；原機構解散的，會計檔案應經分立各方協商后由其中一方代管。縣級聯社機構合并，會計檔案應由

15、合并后的機構保管。機構關閉、撤銷或破產清算，會計檔案由縣級聯社管理。法律、法規另有規定的，從其規定。第二十二條 會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩種，定期保管的會計檔案又分為保管3年、5年和15年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。同一介質有不同保管期限的會計檔案，應按較長的期限保管。同一會計檔案采用不同介質保存的，至少有一種介質的會計檔案滿足保管期限的要求。第二十三條 永久保管的會計檔案包括：（一）決算報表及匯總全轄決算報表（含附表及說明）；（二）資本金、股東分戶賬；（三）客戶掛失申請書，登記簿及補發憑單收據；（四）會計檔案保管登記簿及銷毀清冊；（五）存、貸款開銷戶登

16、記簿；（六）機構變動交接清冊；（七）有權機關查詢、凍結及扣劃書；（八）賬銷案存記錄；（九）需要永久保管的其他會計檔案和有關資料；第二十四條 保管15年的會計檔案（一）會計憑證及附件（含單獨裝訂的憑證附件）；（二）綜合核算和明細核算的各種賬、簿、卡；（三）月（季、半年）報表及匯總全轄月（季、半年）報表；（四）重要單證和印章的領發、交接、銷毀和保管情況登記簿；（五）會計核算系統柜員增加、修改、刪除表；（六）會計人員及會計檔案移交清冊；（七）需要保管15年的其他會計檔案和有關資料。第二十五條 保管5年的會計檔案（一）日計表；（二）社內往來、同業務往來、聯行往來的對賬及查詢、查復書；（三）密押、代號使

17、用和保管登記簿；（四）對賬回單；（五）已處置固定資產卡片；（六）計息科目余額表；（七）轄屬網點上報的月（季、半年）報表;（八）會計核算系統開發和修改的文檔資料（系統停止使用或重大修改后的資料）；（九）需要保管5年的其他會計檔案和有關資料。第二十六條 保管3年的會計檔案(一)計算機應用系統運行日志；(二)機構流水賬；(三)不定期報表；(四)需要保管3年的其他會計檔案和有關資料。 第四章 會計檔案的調閱第二十七條 應建立“會計檔案調（查）閱登記簿”并按規定內容做好詳細記錄，由主管會計和經辦人員共同簽章，以備查考。內部調閱會計檔案，應由調閱人出具申請，并經主管會計批準方可調閱，調閱的檔案不得涂改、圈

18、劃、拆散原卷冊，用后應當及時歸還；有關單位處理案件或特殊需要查閱會計檔案時，應當持有縣以上主管部門正式公函、經縣級聯社主任（行長）批準后方可查閱；查閱時，縣級聯社或基層社（行）應有專人在場陪同，代辦查閱，不準將會計檔案交給查閱人放任不管，查閱人對處理案件時所需要的證據和有關資料，可以抄錄、復制或照相，但不得將原件抽出借走。審計、稅務部門查閱會計檔案時，應編制會計檔案移交清冊，經相關人員當面交接簽字確認后帶走，查閱結束后，經會計部門核對無誤后收回。第二十八條 調（查）閱會計檔案的申請及公函，應由經辦人員和主管會計共同簽章，并專夾保管，以備查考。第五章 會計檔案的移交第二十九條 交接會計檔案應編制

19、移交清冊，辦理交接手續，由交接雙方和監交人共同簽章確認。會計檔案的移交方，應當編制會計檔案移交清冊，載明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。第三十條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。會計檔案移交清冊一式三份，交接雙方和管理部門各一份。第三十一條 原檔案登記簿留在原機構永久保管作為備查資料。第六章 會計檔案的銷毀第三十二條 已滿保管期需要銷毀的會計檔案，應由各縣級聯社會計部門負責監督銷毀。銷毀前各縣級聯社應組織專人進行鑒定,主管會計的領導或會計主管應嚴格審查,符合銷毀條件的,以縣級