1、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)解析 全面預(yù)算信息系統(tǒng)分析 李彤 1. 全面預(yù)算管理的閉環(huán)過程 在當(dāng)今的市場(chǎng)環(huán)境給企業(yè)帶來了越來越大的競(jìng)爭(zhēng)壓力 , 企業(yè)必須將建立一個(gè)將 戰(zhàn)略目標(biāo) 迅速轉(zhuǎn)化為執(zhí)行能力的管理體系以應(yīng)對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境。 全面預(yù)算 管理正是這樣一個(gè)連 接戰(zhàn)略與戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具。 下圖所示為全面預(yù)算管理的閉環(huán)過程。 信息 共享 作為全面預(yù)算管理的開始 , 企業(yè)首先要結(jié)合戰(zhàn)略制定各級(jí)組織的年度目標(biāo) , 這些 目標(biāo)往 往既包含財(cái)務(wù)指標(biāo)也包含非財(cái)務(wù)指標(biāo) , 這些目標(biāo)即是制定計(jì)劃、 預(yù)算的基礎(chǔ) , 也是對(duì)各級(jí)單 位及人員進(jìn)行考核的標(biāo)準(zhǔn)。 確定預(yù)算目標(biāo)之后 , 企業(yè)的各業(yè)務(wù)單元就需要結(jié)合預(yù)算目標(biāo)制定相

2、應(yīng)的業(yè)務(wù)計(jì) 劃, 而這 些業(yè)務(wù)計(jì)劃的財(cái)務(wù)結(jié)果最終會(huì)體現(xiàn)在財(cái)務(wù)預(yù)算之中 , 從而形成企業(yè)從業(yè)務(wù) 到財(cái)務(wù)的全面預(yù)算 信息。 在預(yù)算執(zhí)行過程當(dāng)中 , 需要按照預(yù)算對(duì)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用、 支付等業(yè)務(wù)進(jìn)行事前 實(shí)時(shí)的控 制,以體現(xiàn)預(yù)算對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)和控制作用。 同時(shí) ,還需要定期對(duì)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行分析 ,并根據(jù)變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)的預(yù)算 調(diào)整、 滾動(dòng)預(yù)算、預(yù)測(cè)等工作 ,使企業(yè)的業(yè)務(wù)計(jì)劃能夠快速的針對(duì)內(nèi)外環(huán)境的變化 做出調(diào)整。 年度預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果會(huì)體現(xiàn)在對(duì)業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核當(dāng)中 , 激勵(lì)企 業(yè)各級(jí)人 員努力實(shí)現(xiàn)最佳業(yè)績(jī)目標(biāo) ,從而推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 綜上所述 ,全面預(yù)算管理中有如下幾個(gè)關(guān)鍵 :

3、 ? 全面預(yù)算管理是連接企業(yè)戰(zhàn)略和戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具 ? 全面預(yù)算管理是企業(yè)上下全面參與的工作 , 是全面的業(yè)務(wù)計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算的 集 成 ? 預(yù)算的編制過程需要幾上幾下 ,多次溝通、協(xié)調(diào) ? 預(yù)算管理離不開執(zhí)行過程的監(jiān)控、動(dòng)態(tài)分析、調(diào)整及事后的考核 ? 全面預(yù)算的推行需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程 ,需要不斷積累經(jīng)驗(yàn) 2. 全面預(yù)算管理信息化面臨的技術(shù)挑戰(zhàn) 在全面預(yù)算管理的各個(gè)階段 , 需要強(qiáng)調(diào)充分的信息共享 , 缺乏有效的信息共享和 溝通機(jī) 制下 ,預(yù)算管理人員經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生下述困惑 : “每年從 10 月份折騰到第二年的 3月份,其中僅是收齊各部門的預(yù)算就需要兩 個(gè)月的 時(shí)間。 ” “初次匯總的結(jié)果中

4、資本開支往往超過集團(tuán)規(guī)定的合理范圍 , 運(yùn)營(yíng)開支也一般都 會(huì)高于 保證公司預(yù)算指標(biāo)完成的上限。 ” “財(cái)務(wù)部門對(duì)具體業(yè)務(wù)需求應(yīng)該分配多少資源不易判斷 , 預(yù)算調(diào)整經(jīng)常花費(fèi)了大 量時(shí)間 依然不能取得令人滿意的效果。 ” “預(yù)算編制以及差異分析等工作沒有信息系統(tǒng)支持 , 手工操作耗費(fèi)大量人力 , 且 不能及 時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)行中的問題。 ” “各個(gè)業(yè)務(wù)部門都要為自己部門開展工作爭(zhēng)取到足夠的資源 , 財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部 門都是 平級(jí)部門 ,橫向的協(xié)調(diào)耗費(fèi)精力。 ” 市場(chǎng)變化太快 ,十月份要預(yù)測(cè)到下一年的年底真的很困難。 在缺乏全面預(yù)算管理信息化平臺(tái)的環(huán)境下 , 企業(yè)的全面預(yù)算管理普遍面臨以下 的一些技 術(shù)

5、挑戰(zhàn)。 靜態(tài)的預(yù)算流程 在沒有信息化手段支持的全面預(yù)算管理過程中 , 預(yù)算數(shù)據(jù)編制、 匯總的手工工 作量較大 , 預(yù)算管理人員的主要精力都耗費(fèi)在數(shù)據(jù)的收集、檢查、審核、匯總等繁 瑣工作中 , 工作效率 較低。 由于這種大量低效細(xì)節(jié)工作使得很多企業(yè)的全面預(yù)算管 理變成了一個(gè)相對(duì)靜態(tài)的管理 過程 , 每年的年度預(yù)算確定后 , 在預(yù)算執(zhí)行過程當(dāng)中 , 很難有精力和時(shí)間來根據(jù)實(shí)際情況的 變化對(duì)預(yù)算做出調(diào)整 ,滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算等 預(yù)算管理方法也很難派上用場(chǎng)。 協(xié)作困難 手工全面預(yù)算管理環(huán)境下 , 缺乏一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享的工作平臺(tái) , 數(shù)據(jù)缺乏有效 的組織, 散落在各業(yè)務(wù)部門 , 難以有效的加以組織利用

6、 , 數(shù)據(jù)版本容易發(fā)生混淆 , 這些 都會(huì)給企業(yè)的 全面預(yù)算管理帶來較大的工作量和管理難度。 同時(shí), 由于缺乏有效的 溝通協(xié)調(diào)平臺(tái) , 預(yù)算的 申報(bào)、審批、下發(fā)等管理流程中 ,各級(jí)部門的橫向、縱向溝通 效率較低。 控制能力差 由于全面預(yù)算制定過程本質(zhì)上是一個(gè)企業(yè)有限資源優(yōu)化配置的過程 , 在預(yù)算確 定后, 缺 乏有效的手段進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行的事前控制 , 使全面預(yù)算管理的資源優(yōu)化配置 和控制作用難以發(fā) 揮,導(dǎo)致預(yù)算和實(shí)際執(zhí)行成為互不關(guān)聯(lián)的兩張皮。 分析、調(diào)整能力不足 在預(yù)算的執(zhí)行過程當(dāng)中，由于實(shí)際執(zhí)行的發(fā)生數(shù)據(jù)分散在企業(yè)現(xiàn)有的各個(gè)業(yè)務(wù) 系統(tǒng)之中,在沒有專業(yè)信息化工具支持的情況下，手工從這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)中

7、將實(shí)際發(fā) 生數(shù)據(jù)準(zhǔn)確提取、匯總出來的工作是非常繁重的。預(yù)算分析的周期很長(zhǎng)，難以滿足 快速變化的外部市場(chǎng)環(huán)境對(duì)企業(yè)應(yīng)對(duì)速度的要求。由于預(yù)算分析的周期過長(zhǎng)，也使 得滾動(dòng)的預(yù)算調(diào)整成了空談。 3. 時(shí)代對(duì)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的要求 全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)在功能上需要覆蓋完整的預(yù)算管理循環(huán)，如下圖所示, 個(gè)完整的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)從模塊上應(yīng)劃分為：預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算 分析及管理駕駛艙 四個(gè)主要的功能模塊。 在管理流程方面，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)該支持靈活的預(yù)算方案定義，同時(shí)提 供預(yù)算編制、審批、控制、分析、調(diào)整等全過程的流程支持。 I ： .U： fl Z,1 履礎(chǔ)數(shù)抽茂饕 權(quán)阻謖迓 X他設(shè)迓

8、 預(yù)算信息系統(tǒng)要建立在多維數(shù)據(jù)模型之上 全面預(yù)算管理的特點(diǎn)決定了全面預(yù)算信息化系統(tǒng)是一個(gè)面向分析的管理系統(tǒng)， 而不是一個(gè)單純面向交易的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。 在面向分析的管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是由多個(gè)維 度（角度描述的，如下圖所示，銷售收入的數(shù)據(jù)是由產(chǎn)品、時(shí)間、渠道、客戶、區(qū) 域、部門、人員等多個(gè)角度進(jìn)行定義的，在對(duì)銷售收入的預(yù)算或?qū)嶋H發(fā)生數(shù)據(jù)進(jìn)行 分析的時(shí)候，分析人員可能會(huì)關(guān)心按 產(chǎn)品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入， 或者按照不同的維度組合進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，這些都要求面向分析的管理系統(tǒng)建立在一 個(gè)多維度的數(shù)據(jù)模型上。 部門 時(shí)間（月、季、年 產(chǎn)品渠道 銷售收入 客戶 銷售員 從技術(shù)角度來看，只有建立在多維數(shù)據(jù)

9、模型上的面向分析的管理系統(tǒng)才能滿足 用戶靈活多變的分析需求 hl肩 口IjfIJl III那? 銷售成本毛利比率 預(yù)算編制對(duì)信息系統(tǒng)的要求 時(shí)心業(yè)fl址n城 就1普用游M胃fr#詢業(yè)注霆黑， 臥和十，-r ,弋養(yǎng)，貯 r 即序什掃 臨 車計(jì)骨迷盤J44I卜的占方ifc倚 ee亀紅鰹廈轉(zhuǎn)就第的盤訂隹她h農(nóng)街駅 并.時(shí)等 曲哉比帑JE需擰貳金比.XV fi irnitrf *T US4fli 此即 fftWNIVV ntM M 卜 Vi 玄 it購(gòu)酋奔唱峙枷電f陡址 MH,索卻期初仃“址乳鼻電 的盤甘井工心1臨 拎l(xiāng)it卉MM電已社或 口事製玄也ff生鶴賊酣*M1MIL壁腮鹽 跡t裁權(quán)出| T匚帳

10、氓1. UfV ini令 E屮業(yè) 計(jì) 帀由f.irhtm 臨;村打/忑 H*VAUEaU0irrJti,虹匱卡 胡昭附睥耳%,唱4抽劃Z翔畀卅抽” IME 勺用聘略印Hiwir沖tth 的 Lfl M A ieo. vh ?；-Tn；.r ji u宣樸n站曲吐IC牛苗,斤亞.燈;h + t7. f麗財(cái)” 權(quán)粥利傳種阿JMI A應(yīng)枕鼻扶 w jWEFf 甜tduh K-Wtt 1 ft- Xir?:X. 事川丹倔育Mlt.早叩1張 閥畀去式.覽耳 iftju , w.j l1.-1嘆訕zh 札 wucAdfiTMirjika HL打 Wft!j bi專忡州小醴.f, i- 預(yù)算分析對(duì)信息系統(tǒng)的要

11、求 多維數(shù)據(jù)分析對(duì)于預(yù)算分析功能尤為重要，系統(tǒng)要能夠?qū)σ延械念A(yù)算和實(shí)際發(fā) 生數(shù)據(jù)進(jìn) 行靈活、快速的多角度分析、 查詢,而不需要通過定義復(fù)雜的報(bào)表或公 式來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行展現(xiàn)。 切片預(yù)算實(shí)際銷售 成本毛利比率 1月 2月 3月 1季度 預(yù)算實(shí)際銷售成本 毛利比率 1月 2月 3月 1季度單元格預(yù)算 實(shí)際銷售成本毛利比率 1 月 2 月切 塊 3 月 1 季度 預(yù)算管理難點(diǎn) 需要從不同角度了解預(yù)算執(zhí)行情況，洞察差 異產(chǎn)生的 原因 對(duì)信息系統(tǒng)要求 信息系統(tǒng)要支持多維數(shù)據(jù)分析，可以靈活、 快速的完成下 鉆、上鉆、旋轉(zhuǎn)、切片、切塊 等數(shù)據(jù)分析、查詢操作。 系統(tǒng)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)接口工 具，具有整合不同 業(yè)務(wù)系統(tǒng)中

12、數(shù)據(jù)的能力 實(shí)際數(shù)據(jù)分散在財(cái)務(wù)、 等多個(gè)系 統(tǒng) 中，從這些系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)耗費(fèi)大量的工 作時(shí)間 實(shí)際情況發(fā)生變化后， 預(yù)測(cè)調(diào)整 的工作量大， 系統(tǒng)應(yīng)該提供預(yù)測(cè)、模擬的功能，快速做出 效率低 預(yù)算調(diào)整 預(yù)算控 制對(duì)信息系統(tǒng)的要求 預(yù)算控制是企業(yè)開展全面預(yù)算管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)， 也是企 業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理信息化 需要考慮的一個(gè)重要方面。 通過預(yù)算控制系統(tǒng)， 企業(yè) 預(yù)算管理部門可以很方便的對(duì)各預(yù)算單 位的預(yù)算進(jìn)行有效的預(yù)警和控制。 部門業(yè)務(wù) 活動(dòng)發(fā)起人 部門負(fù)責(zé)人 預(yù)算及 財(cái)務(wù)部門 主管副總 總經(jīng)理 預(yù)算系統(tǒng) 提供預(yù)算及其執(zhí)行情況的信息，供業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)起人和審批人參考 業(yè)務(wù)發(fā)生 申請(qǐng)單 超權(quán)限上報(bào) 超權(quán)

13、限上報(bào) 審批 審批 審批 審批 根據(jù)審批情況， 決定是否準(zhǔn)予該 項(xiàng)活 動(dòng)發(fā)生 通過將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合，在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生前，通過相應(yīng)的 審批過程，達(dá) 到事前控制的目標(biāo)。 在審批流程中， 業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)起人和審批人能夠 從系統(tǒng)中實(shí)時(shí)得到該項(xiàng)預(yù) 算信息（預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)發(fā)生數(shù)、預(yù)算余額） ，并據(jù) 其作出業(yè)務(wù)活動(dòng)能否發(fā)生的判斷，審 批流程如下圖所示。例如，某公司生產(chǎn)部門 根據(jù)公司預(yù)算要采購(gòu)固定資產(chǎn)，那么首先由生產(chǎn) 部這項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人首先填寫采 購(gòu)申請(qǐng)單， 然后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核， 對(duì)于一定金額以下的固 定資產(chǎn)采購(gòu)可能由財(cái) 務(wù)審核即可， 而對(duì)于一定金額以上的固定資產(chǎn)采購(gòu)可能還需要主管副總 或公司總

14、經(jīng)理審核， 從業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)起人填寫申請(qǐng)單到部門負(fù)責(zé)人審批、 財(cái)務(wù)審批以及主管 副 總和總經(jīng)理的審批的過程中， 控制系統(tǒng)要能夠自動(dòng)在該項(xiàng)業(yè)務(wù)申請(qǐng)單上顯示該 項(xiàng)活動(dòng)的年度 總預(yù)算數(shù)、本月預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)執(zhí)行數(shù)、本月實(shí)際發(fā)生數(shù)。 預(yù)算 分析系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有同實(shí)際核算、 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及預(yù)算編制系 統(tǒng)的 數(shù)據(jù)整合能力，保證各模塊的信息無縫連接。 決策支持對(duì)信息系統(tǒng)的要求 完善的 全面預(yù)算管理系統(tǒng)除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能之外， 還 要能夠?yàn)楣芾頉Q策層提供直觀的、 儀表盤式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示。 能夠動(dòng)態(tài)顯示 預(yù)算的關(guān)鍵 性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實(shí)際執(zhí)行情況。并能夠針對(duì)特定指標(biāo)鉆取到明

15、細(xì) 的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。 4. 主流全面預(yù)算管理系統(tǒng)介紹目前市場(chǎng)主流的全面預(yù)算管理系統(tǒng)主要可分 為、系統(tǒng)的預(yù)算管理模塊、基于 多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預(yù)算管理軟件三類。這三類 系統(tǒng)的應(yīng)用能力是依次增強(qiáng)的。 電子表格（）系統(tǒng)能力針對(duì)個(gè)人使用設(shè)計(jì)的通 用數(shù)據(jù)表格工具軟件預(yù)算模塊基于多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預(yù)算軟件廠商的預(yù)算模 塊專業(yè)的廠商的預(yù)算產(chǎn)品 產(chǎn)品 優(yōu)勢(shì) 通用的表格工具，使用方便，具 有較高的 靈活性 提供大量的公式、宏等計(jì)算工具系統(tǒng)的購(gòu)置成本低局限性 針對(duì)個(gè) 人使用，很難作為多人協(xié)同 工作的平臺(tái)二維表格體系，數(shù)據(jù)管理散亂缺乏 對(duì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)模型的支持，需要定義大量公式預(yù)算模型調(diào)整工作量大無法 自動(dòng)獲取實(shí)際數(shù)據(jù) 工作效率低預(yù)算模塊 提供多人協(xié)調(diào)工作的平臺(tái)不支持 或有限支持多維數(shù)據(jù)模型提供了一定的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)邏輯，預(yù)算模型受限制于 的基礎(chǔ)數(shù)公式定義較為直觀據(jù)與財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)緊密集成預(yù)算控制能力強(qiáng) 大 與業(yè)務(wù)操作集成緊密，實(shí)施復(fù)雜、 周期過長(zhǎng)更多專注與業(yè)務(wù)操作層面， 宏觀分析能力不足與不同廠商數(shù)