1、HR怎樣完善公司規章制度抵御勞動糾紛風險 引言 公司規章制度，又稱公司內部勞動規則，在有些國家被稱為雇傭規則或 工作規則，是指公司依法制訂并在本單位實施的組織勞動和進行勞動管理的規 則。1公司規章制度的內容包括勞動合同管理、工資管理、社會保險、福利 待遇、工時休假、職工獎懲以及其他勞動管理等。 公司規章制度對公司具有重要意義，它可以規范管理，使公司經營有序, 增強公司競爭實力，可規范員工的行為，提高管理效率。同時，公司的規章制 度也是公司行使用工自主權，最大限度減少勞動糾紛或在勞動糾紛中占據主動 地位的重要依持。然而，勞動法頒布實施多年來，公司的規章制度制定和實施 并未得到企業應有的重視。很多

2、單位往往隨意或籠統地按照自己的標準制定和 實施本公司規章制度，并據此對其員工進行管理、違紀處罰直至解除勞動合同。 但當勞動爭議發生時，公司所依據的這些規章制度有效性卻又往往得不到仲裁 委員會或法院的認可，敗訴成為各個用人單位最常面臨的結局。那么，如何才 能真正發揮公司規章制度中預防和抵御勞動糾紛風險的作用呢？筆者即從公司 規章制度的制定和實施角度試就此問題進行探討： 一、公司規章制度的制定 勞動法第4條和勞動合同法第4條規定：用人單位應當依法 建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。”最高 人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋第19條規定：用 人單位根據勞動

3、法第4條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反 國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審 理勞動爭議案件的依據。可見，規章制度的建立和完善既是用人單位的權利， 也是用人單位的義務。用人單位的規章制度只有符合法律的規定，才能保證勞 動者在享有某些勞動條件和勞動待遇的同時，約束其在單位內部的勞動行為， 從而起到建立和維護公司正常管理和運作的作用。 公司規章制度具有法律效力，應當具備三個構成要件：一為主體要件， 二為內容要件，三為程序要件。只有同時符合這三個要件，公司規章制度才能 對用人單位和勞動者具有約束力。2 （一）主體要件，即制作主體要合法。 有權制定公司規章制

4、度的，應當是單位行政中處于高級層次，對用人單 位的各個組成部分和全體職工有權實行全面統一管理的機構，而非單位中的任 何一個管理機構，而且規章制度應以用人單位名義予以制定，這樣才能保證所 制定的制度對本單位具有統一性和權威性。當然，具體的制定主體，法律并沒 有強制性規定，用人單位可通過本公司章程或職工民主程序等予以確定，進而 充分發揮其自主經營權。3 （二）內容要件，即公司規章制度的內容應當合法。 首先，公司的規章制度不得違反國家法律、法規及政策的規定。公司規 章制度的內容必須符合法律法規在勞動管理方面的各項強制性規定，如關于懲 戒違紀員工或者解除勞動合同的規定，必須與法定的情形相符；在安排員工

5、工 作時，必須執行國家對勞動者工作時間和休息休假的規定，即每天工作時間不 超過8小時，每周不超過40小時；若有加班加點，應當與工會或員工協商， 每天加班不超過3小時，并依照法律給予勞動者足額的加班費，合理制定公司 勞動紀律和相應獎懲制度等。對于任何超出現行法律法規框架的規章制度，均 被視為無效。對此，勞動合同法第80條規定：用人單位直接涉及勞動者切 身利益的規章制度違反法律、法規的，由勞動行政部門責令改正，給予警告； 給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。勞動合同法第38條規定 用人單位 規章制度違反法律、行政法規的規定，損害勞動者權益的，勞動者可以隨時通 知用人單位解除勞動合同。” 其次，公

6、司規章制度不得違反公序良俗，不得侵犯勞動者作為公民的基 本權利。勞動關系的從屬性決定了勞動者作為用人單位的員工，應當接受用人 單位的管理和領導。在勞動過程中，勞動者的某些基本權利，如會客權、出入 權等，必然會受到某種程度的限制。但是，用人單位不應以此為由無限擴大自 身對勞動者的組織權，從而使公司規章制度侵害勞動者作為公民的基本權利， 如在規章制度中規定勞動者在勞動期間不得結婚生育，上下班要搜身檢查等。 用人單位對勞動者作為公民的基本權利的限制必須界定在為工作性質和實現工 作目標所證明是的必要的和必需的范圍，而且必須是適當的。4 再次，公司規章制度不得與勞動合同和集體合同相沖突。最高人民法 院關

7、于勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（二）第16條明確規定：用人 單位制訂的內部規章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致，勞動者 請求優先適用合同約定的，人民法院應予支持。勞動合同和集體合同都是用人 單位與勞動者就勞動權利義務達成的協議，分別代表著勞動者的個人意志和群 體意志，是一種雙方行為。而公司規章制度是用人單位單方制定的，是一種單 方行為，不論從法律權利性質還是從保護弱勢群體角度，雙方行為的效力都是 高于單方行為。同時，也有用人單位將公司規章制度化為勞動合同的附件以增 強規章的有效性，但這些規章制度實際上仍是用人單位單方制定的格式條款。 根據合同法上格式條款的規定，當格式條款與非格

8、式條款的解釋不一致時，適 用非格式條款。5 （三）程序要件，即有效的公司規章制度必須經過民主程序制定和 完善，并向勞動者公示。 勞動合同法第4條第2款規定 用人單位在制定、修改或者決定有 關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞 動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項 時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職 工代表平等協商確定。可見，公司規章制度的制定過程是一個民主表決和集體 協商的過程。當然，并非所有的公司規章制度都需要經過職工代表大會或全體 職工討論。需經職工等討論通過是涉及勞動者切身利益的規章制度，如

9、薪酬福 利制度、違紀處罰制度等。對于那些非涉及勞動者切身利益的規章制度的制定， 目前法律并未規定具體程序，應當理解為非涉及勞動者切身利益的事項的制定 程序由用人單位自行規定。6同時，還應注意：對于上述民主程序，法律側 重強調了全體職工或職工代表大會的參與和意見征求，而非最終決定權。公司 規章制度的制定最終需通過用人單位與工會或職工代表平等協商確定。 此外，制定后的公司規章制度還應當對勞動者進行公示。公示原則是現 代法律法規生效的一個要件。公司的規章制度，只有經過公示才能具有法律效 力。這是其作為約束公司內部員工行為的規范的性質所決定的，只有將公司規 章制度的內容對其適用的人群予以公開，才能使員

10、工們對他們各自的行為后果 有預見性，從而依規行事。勞動合同法第4條第4款規定直接涉及勞動者 切身利益的規章制度應當公示，或者告知勞動者。最高人民法院關于勞動爭 議適用法律若干問題的解釋第19條也明確規定只有向勞動者公示的規章制度 才能作為審判案件的依據。公示的方式有很多，比如在單位公告欄內張貼、電 話或短信通知閱讀，以電子郵件或者規定的網頁上公布等。目前比較行之有效 的方式是將公司規章制度寫入公司的員工手冊內，并讓員工簽收；或對員工進 行規章制度培訓，并簽收閱讀等。7公司規章制度的公示不僅可以讓勞動者 對其自身的權利義務有所了解，同時也可提高規章的執行力，避免不必要的糾 紛。 當然，規章制度的

11、修改和完善也同樣需要經過平等協商程序進行，且修 改后須及時向勞動者公示或告知勞動者。勞動合同法第4條第3款規定： 在規章制度和重大事項實施過程中，工會或者職工認為不合適的，有權向用人 單位提出，通過協商予以修改完善。這就要求公司規章制度應當隨著社會形勢 和公司的發展，根據勞動法律法規的不斷調整以及工會和職工的意見及時修訂 和完善。 二、公司規章制度的可操作性。 我國現行的法律法規調整和規范的是勞動方面原則性和普遍性的問題， 它不可能面面俱到，這就要求公司在制定本單位的規章制度時應當結合本單位 的實際情況和特點，制定具體、詳細、配套的條款，并具有可操作性。例如， 勞動合同法第39條第（三）項規定

12、 勞動者嚴重違反用人單位的規章制度 和第（四）項規定 嚴重失職、營私舞弊，給用人單位造成重大損失的 ”，用人 單位可以解除勞動合同，且無須支付經濟補償金。但是對什么是違紀行為，違 紀行為達到何種程度才構成 嚴重違紀”，什么是重大損失等，都沒有做出具體 規定。這就需要單位在規章制度中根據不同的崗位要求將其細化和量化，從而 使之具有實際可操作性。 三、公司規章制度的落實 公司的有效管理有賴于完善的公司規章制度，但是僅僅建立了規章制度 還遠遠不夠，更為重要的是有效落實規章制度，特別是對違紀員工的處理，只 有符合法律規定，才能為企業降低勞動糾紛風險。 最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的

13、解釋第 13條規定：因用人單位作出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動 報酬、計算勞動者工作年限等決定而發生的勞動爭議，用人單位負舉證責任。 可見，一旦用人單位與勞動者發生糾紛，用人單位必須為勞動者的違紀和失職 行為提供證據，否則用人單位將承擔不利的后果。因此，保留、固定和收集員 工的違紀證據具有非常重要的作用，它往往直接關系著公司規章制度的合法有 效落實。實踐中，有不少用人單位雖然制定了完善的規章制度，但在具體實施 中，因為沒有將日常的處罰通過法律認可的形式予以確定，導致單位精心設計 的規章制度最終成為一紙空文。因此，公司應盡量取得違紀員工簽字的書面材 料或其他部 門的處理紀錄，妥善保管其他物證和視聽材料；每次違紀，都應做出相 應的書面處理材料，要求員工簽字。這樣，才能為公司日后可能做出的違紀處 罰提供法律認可的有效的依據。8 公司依據規章制度對員工的所有處理決定，不論是錄用通知書還是解除 通知書或者違紀通知書，作為一種意思表示，都必須送達給員工才能生效，沒 有經過送達的處理決定，無論依據多么完備的規章而制定，都只是辦公桌上的 一張稿件，不發生任何法律效力。因此，送達程序，是公司規章制度得以有效 落實的必要