33 / 37湖南家輝基因技術有限公司行政管理制度新華信管理咨詢家輝公司人力資源行政部2001年12月31日目 錄一 辦公室管理制度1二 員工禮儀規范2三 保密制度4四 內部印章使用管理制度8五 辦公物品管理制度11六 文書管理制度15七 檔案管理制度20八 公司例會管理制度24九 出差管理制度25十 圖書管理規定25十一 電話管理制度27十二 公司用車管理制度28十三 衛生管理制度32一 辦公室管理制度 為樹立和保持公司的良好形象，給全體員工提供一個良好的辦公環境，特對辦公室管理作如下規定： 1早上8：30以后公司內嚴禁吃早餐。2管理、營銷類員工在工作時間內一律外著正裝，不得著運動衣、毛衣、T恤等。正裝包括西裝、職業裝、襯衫；正裝不做色彩要求。 技術類員工著裝不做嚴格要求。3每一個員工要維持好自己的桌面衛生及地面衛生，下班后個人桌面須保持整潔，不許擺放任何雜物。4不得在辦公區域內就餐或吃零食。5公司內不許大聲喧嘩，不得影響他人工作,上班時間不得放音樂。6員工間交談提倡使用普通話。 7愛護公司配置的電腦、打印機、復印機、辦公桌椅。8為了維護整體環境的整潔，公司內的墻面不可亂寫、亂貼。9辦公區域內禁止吸煙，在辦公區域吸煙一支罰款50元。吸煙區為陽臺有顯著標志處。維持良好的辦公環境是每位員工的責任，望全體員工共同遵守以上制度。二 員工禮儀規范 一、員工儀表儀容： 1. 為樹立和保持公司良好的社會形象,實現規范化管理,公司員工應按規定著裝。2. 商務活動以及重要會議，男士穿深色西服套裝系領帶，夏季應穿襯衫系領帶；女士宜根據不同場合，著職業套裝、套裙、時裝，盡量避免穿休閑裝。 2. 言行舉止大方，著裝整齊干凈，儀容潔凈。 3. 男士不得留長發、怪發，保持頭發整潔。女士不得留怪異發型，不畫濃妝。首飾佩戴得當。 4. 員工須注意個人清潔衛生，不留長指甲或涂染指甲。 二、員工行為規范： 1. 遵守國家法律法令，不做有損于國家民族利益尊嚴的事。 2. 忠于職守，不做有損公司的事，時刻維護公司的利益，樹立公司的良好形象。3. 與人交往，要信守承諾，遵約守時，樹立良好的企業和個人形象。4. 工作場所講普通話，不得大聲喧嘩，影響他人辦公。工作場所稱呼領導為姓職務，不得直呼其名。5. 早晨上班，與同事第一次相見應主動招呼“早上好”或“早”，下班互道 “再見”、“明天見”等用語。6. 每個員工都要樹立服務意識，尊重他人的工作、生活。進他人辦公室要先敲門，未經人許可，任何人不得隨意翻閱或取走他人文件、資料。 7. 注意握手禮節，兩人以上場合中，應由年長者或上級先伸手，等對方伸手后再握，并應稍欠身表示尊敬。男士應先等女士伸手后方可與女士握手。握手時應微笑注視對方，不可左顧右盼。 8. 商務活動中時刻注意自己的言談、舉止，保持良好的坐姿站勢。在公共場所不應雙臂交叉、翹腿抖腳等不雅之舉與人交談，應做到語調溫和，用詞準確禮貌，不可粗聲大噪、手舞足蹈。 9. 外出乘車，下級應坐在司機右側，后上先下。行走時應落后領導半步至一步，遇領導迎面而來時應主動讓路。 10. 在允許吸煙場合而有女士時，應先征求女士意見，同意后方可吸煙。 11. 不得酗酒，特殊情況應先征得領導同意后方可喝酒。 12. 隨時保持本崗位所轄范圍的清潔衛生。 13. 妥善保管辦公用品，桌面物品擺放整齊有序，下班前必須將所有文稿放置妥當防止遺失、泄密。14. 注意防火、防盜，發現事故隱患或異常情況立即報行政部處理，消除隱患。 15. 不得隨便動用消防器材，主動學習使用消防器材，了解一般滅火知識。 16. 不得將親友或無關人員帶入工作場所。 17. 發現形跡可疑或不明身份的人及時報行政部。18. 保持辦公室內整潔。每天清理一次辦公桌面，每周五下午4：30至5：00徹底清掃一次衛生。三 保密制度一 總 則第一條 為保守公司秘密，維護公司權益，使公司能夠長期、穩定、高效地發展，特制定本制度。 第二條 公司秘密是指一切關系公司安全和利益，在一定時間內只限一定范圍內的人員知悉的事項。 第三條 公司所有員工都有保守公司秘密的義務和責任。 第四條 公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。 第五條 對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或員工實行獎勵。 二 保密范圍和密級確定 第六條 公司秘密的范圍包括： （一） 公司經營、發展戰略中的秘密事項。 （二） 公司就經營發展作出的重大決策中的秘密義務的事項。 （三） 公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、主要會議記錄 （四） 公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。 （五） 公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。 （六） 公司員工人事檔案、工資收入及資料。 （七） 公司其他應當保密的事項。 第七條 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。 1 絕密是公司最重要的秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害；2 機密是公司重要的秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；3 秘密是公司一般的秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。 第八條 公司秘密的內容： 1 絕密：與本公司生存、發展、經營、人事有重大利益關系的事項，包括：（1） 公司股份構成、策劃方案、成本、利潤率、投資情況等直接影響公司權益的重要文件資料。（2） 總體發展戰略、營銷策略、商務談判的相關材料、正式商務合同和協議書。（3） 公司其他重大決策等。2 機密：與本公司生存、發展、經營、人事有重要利益關系的事項，包括：（1） 公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。（2） 公司重要會議記錄。（3） 尚未確定的公司重要人事調整及安排情況。（4） 公司的經營情況等。3 秘密：與本公司生存、發展、經營、人事有較大利益關系的事項，包括： （1） 公司人事檔案、合同、協議。（2） 員工工資收入。（3） 尚未進入市場或尚未公開的各類信息等。 第九條 各密級內容知曉范圍1 絕密級 董事會成員、監事會成員及與絕密內容有直接關系的工作人員。2 機密級 公司主管（經理）以上管理人員，與機密內容有直接關系的工作人員。3 秘密級 公司部門負責人以上管理人員，與秘密內容有直接關系的工作人員。第十條 屬于公司秘密的文件、資料，應當依據本制度第七條、第八條的規定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。 三 保密措施第十一條 保密工作在董事會直接領導下，由總裁實施，制定相應制度、規定、對保密工作進行檢查、督導、具體核實。第十二條 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總裁辦公室或主管總監委托專人執行。 第十三條 對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： （一） 未經總裁或主管總監批準，不得復制和摘抄； （二） 收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施； （三） 在設備完善的保險裝置中保存。 第十四條 屬于公司秘密的設備或者產品的研制、生產、運輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負責執行，并采用相應的保密措施。 第十五條 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總裁批準。 第十六條 具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施： （一） 選擇具備保密條件的會議場所； （二） 根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定； （三） 依照保密規定使用會議設備和管理會議文件； （四） 確定會議內容是否傳達及傳達范圍。 第十七條 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。 第十八條 公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總裁；總裁接到報告，應立即作出處理。 四 責任與處罰 第十九條 公司所有員工有權對違反保密制度的行為予以抵制舉報。第二十條 出現下列情況之一者，給予警告，并扣發工資（ ）元以上（ ） 元以下；（一） 違反本制度第十二條、第十四條、第十五條、第十六條、第十七條規定的秘密內容的； （二） 已泄露公司秘密但采取補救措施的。 第二十一條 出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經濟損失： （一） 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的； （二） 違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的； （三） 利用職權強制他人違反保密規定的。 四 內部印章使用管理制度第一章 總 則 第一條 目的為加強對公司印章的制發、改正與廢止、使用及管理，特制訂本制度。第二條 公司印章的定義本制度中的印章是指在公司或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務相關的文件上，因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。在蓋公司印章時使用含公司名稱、部門名稱及簽名人的橡皮圖章，不得在本制度所指印章之內。第二章 刻制、改制與廢止第三條 提起議案者公司印章的刻制、改制與廢止議案由行政部負責人提出。第四條 手續行政部負責人必須在提出的議案中將新舊公司的印章種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限加以說明。第五條 刻印與改刻公司印章的刻制由行政部負責人負責，同時，需要更換或廢止的印章應由第八條的各管理人迅速將舊印章交還行政部。第六條 廢止印章的保管年限除特別需要，由行政部將廢止印章保存三年，然后在征求原使用者的意見后再行處理。 第七條 失散、損毀、被盜公司印章在遇到失散、損毀、被盜的情況時，各管理者應迅速向行政部負責人遞交說明情況的報告書，行政部負責人根據情況依照本章各條規定的手續處理。第三章 用印手續第八條 蓋章審批公章的使用依據以下手續進行：（一） 公司及高級職員名章使用公司或高級職員名章時應填寫“公司印章申請單”，寫明申請事項，征得部門經理后連同需蓋章文件一并交印章管理人。（二） 部門印章使用部門印章時應填寫“公司印章申請單”，填寫用印理由，然后送交部門經理獲認可后，連同用印文件一并交印章管理人。第九條 公司印章使用人公司印章原則上由印章管理人（行政部經理）或文件處理人掌握，印章使用人必須嚴格控制用印范圍，仔細檢查用印申請單上是否有批準人的印章。第十條 用印手續的簡化 常規用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯系后，有文字證明者可省去填寫申請單的手續。 最后，印章主管人應將文件名稱及制發文件人姓名記入一覽表，以備查考。第四章 用印要領第十一條 用印原則公司印章的用印按照以下原則進行。（一） 公司、部門名章，分別用于以各自名義行文時。（二） 職務名稱印章在分別以職務名義行文時使用。第十二條 用印方法公司印章的用印方法有以下幾條：（一） 公司印章應蓋在文件下面。 （二） 蓋印文件必要時應蓋騎縫印。（三） 公司印章的蓋章處除有另行規定或文件形式無固定要求之外，一般參照以下規定進行。 1 公司名稱章名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側，但公司名章與職務名章并用時應蓋在名稱中間或豎寫名稱的下方。 2 職務名章蓋在職務名稱的右下方。如豎式書寫應蓋于下方。 （四） 蓋公司名章除特殊規定外，一律用朱紅印泥。 （五） 張數較多，須蓋章的材料，在得到總裁的批準后，可采取印刷方式。五 辦公物品管理制度 第一條 為使公司辦公物品管理工作規范化，結合公司實際情況，特制訂本制度。第二條 辦公物資的采購及發放原則： 保證供應、方便工作、節省開支。第三條 采購需從實際需要出發，嚴格按照預算執行。員工使用辦公用品和設備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。第四條 本制度所指辦公物資包括：1 文具、紙張等文案用品；2 辦公桌椅、檔案柜等家俱器具；3 話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設備；4 電扇、空調等家電設備等。第五條 各部門所需的辦公物資要統籌計劃，納入年度預算計劃當中，經批準后，按月制訂具體計劃。第六條 辦公物資的采購及發放實行集中管理，由行政部負責，具體細則如下：（一） 辦公物資的月度采購。各部門負責人根據批準的月度費用預算，結合本部門的實際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月28日前報至行政部，行政部審查是否在預算之內。如在預算外，行政部要求各部門重新填單，如在預算內，行政部簽署意見后，報公司總監批準。（二） 辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預算外需要而申請采購時，應填寫“采購申請單”，經本部門負責人簽準，報行政部預審，然后報公司總監審批。第七條 行政部預留1000元作為采購備用金，用于行政采購。備用金由行政部負責人保管，行政購物由公司行政總監審批。第七條 物資管理員（可兼職）負責辦理采購物資的驗收入庫手續，并搞好庫房管理。（一） 采購員在辦理入庫手續時，物資管理員應根據“采購申請單”進行認真核對，仔細檢查品名、規格、數量和質量是否符合要求，如不符合要求，有權拒絕入庫并督辦辦理退貨。如果符合要求，應填寫“入庫單”（本單一式三聯，一聯物資管理員留存，一聯交財務部，一聯留存于行政部），辦理入庫手續，并登記庫存數量帳。（二） 物資管理員應確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：1 八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2 四檢：上班必須檢查門鎖有無異常，物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（一） 物資管理員應合理有效地使用儲藏室（柜），分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（二） 物資管理員應嚴格遵守物資保管工作紀律。物資保管工作紀律內容如下：1 嚴禁在儲藏室內（或儲藏柜附近）吸煙、動用明火。2 嚴禁無關人員進入儲藏室。3 嚴禁在儲藏室堆放雜物。4 嚴禁在儲藏室內存放私人物品。5 嚴禁私領、私分儲藏室物品。6 嚴禁隨意挪動儲藏室的消防器材。7 嚴禁在儲藏室內私拉亂接電源電線。（三） 物資管理員對庫存物資要經常盤點，做到日清月結。發現盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報行政部。第八條 各部門要指定專人負責辦公物資的領用、內部發放及統計工作，需要時負責同行政部核對。領用時由指定專人填寫“物品領用單”（本單一式三聯，一聯領用部門存根，一聯物資管理員留存，一聯報行政部）。物資管理員要認真核對“物品領用單”所列項目和審批手續，準確無誤辦理發放，并登記庫存數量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式兩份，一份自存，一份報行政部），同時按部門別匯總統計各部門本月辦公物資的領用情況，編制“月度辦公物資領用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報行政部）。行政部根據物資管理員上報的“月度辦公物資領用匯總表”審核各部門的辦公物資領用是否超出了預算，視情況采取相應的措施。第九條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的70%-100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如責任人不清，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔另50%。對有意破壞者，除全額賠償外，并依據情況予以處罰。第十條 本規定由行政部制訂、解釋和監督執行，報公司總監批準后自公布之日起施行。六 文書管理制度第一章 總 則第一條 為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。第二條 文書包括：業務工作上往來公文、報告會議決議、規定、合同書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業務用書與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏、任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴格保守文書的秘密。第五條 文書按下列要點處置或辦理：1 凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以準確與迅速為原則，必須明確責任。2 即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條 文書的收發、領取與寄送，原則上由行政部負責。第二章 文書的發放第七條 到達文書全部由行政部接收，并按下列要點處置：1 一般文書予以啟封，分送各部門。2 私人文書不必開啟，直接送收信人。3 分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回行政部。第三章 文書的處理第八條 文書按機密程度可分為以下幾類： 1 絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的文書。 2 機密。指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的文書。3秘密。指不宜向公司以外人員透露內容的文書。4普通。指非秘密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。5傳閱。指在本公司內部傳閱或傳達的文書。第九條 普通文書的處理原則： 1 由部門經理以上級別的主管，負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。2 如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯系，按上級指使辦理。3 各種有關聯的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條 帶密級文書的處理原則：1 帶密級文書原則上由責任者或當事者自行處理。2 指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人未竟授權，不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不接受本條規定的約束。第十一條 文書的閱覽原則：1 某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。如果有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉給或交還文書的主管。2. 有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規定欄目填寫，并最終交還行政部相關負責人。第十二條 與各部門有關的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進行協商，如果不能協商一致，上報或請示上級領導，由上級裁決。第四章 請示審批第十三條 請示審批是公司經營的一項重要程序，凡公司經營重要事項，都必須經請示，獲得總裁審查、裁決和公文批復之后，方能執行。特殊情況下需董事長審批通過后方可執行。第十四條 須請示審批事項如下：1 職務及重要人事安排；2 各種制度性規定的變更；3 重要契約的締結、解除與變更；4 訴訟行為；5 與政府機構有關的各種重要的請求回執、申請等等；6 土地、建筑物以及事務所權利的購買與轉讓；7 大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支；8 分支機構的增減與升降；9 預算與決算事宜；10. 借款與貸款，以及借貸銀行的開設和變更；11重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉讓或廉價出售；12定期或不定期刊物發刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂；13有關公司經營的重要計劃與企劃；14其他上述未涉及的重要事項。第十五條 對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。第十六條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快書寫請示提案文書上報。第十七條 請示提案文書的內容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應一式多份，分送有關部門如業務部門、總務部門和財務部門等。第十八條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構及部門，并簽名蓋章。第十九條 請示審批內容一旦被上級認可并作出決定，則以請示提案書（副本）替代批復返回，并請示部門予以執行。第二十條 請示提案原本由行政部保管。第五章 文書的整理與保存第二十一條 文書按內容進行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結的文書，一類是可以歸檔的文書。第二十二條 全部完結的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第二十三條 制度規定、不動產權利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由行政部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第二十四條 文書的保存年限如下：1永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊文書；股票關系書類；重要的訴訟關系文本；重要的政府許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 2保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關文書，財務會計帳簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文書。 3保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。 4 保存一年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。第二十五條 所有重要的帶密級文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。第二十六條 保存期滿以及沒必要繼續保存的，經主管決定，填寫廢除理由和日期后，予以銷毀。機要文書以焚燒或碎紙機銷毀。第二十七條 如果職務或部門劃分發生變更，或者作出調整，則必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由，以及變更調整后的結果。第二十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。第二十九條 本制度難以執行時，須與行政部聯系，由行政部相關負責人作出裁定。第三十條 本制度自頒布之日起實施。七 檔案管理制度為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定：（一） 立卷歸檔1 立卷歸檔的職責（1） 公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負責公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴格執行立卷歸檔制度，應歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。（2） 行政部經理和各部門應指定專人負責辦理立卷歸檔工作。2 立卷歸檔的范圍（1） 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等；（2） 公司的各種規章制度、實施細則；（3） 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料； （4） 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；（5） 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（6） 公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結；（7） 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報；（8） 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料；（9） 公司管理人員任免的文件資料；（10） 關于員工獎勵、處分的文件資料；（11） 本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料；（12） 公司重要設備檔案、財會檔案及基建檔案材料；（13） 反映公司各項生產、技術、科研活動的有保存價值的技術文件、圖紙、信息、市場營銷資料等。3 平時歸卷（1） 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統一保管。（2） 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。（3） 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。（4） 專(兼)職檔案員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。4 立卷歸檔的基本要求（1） 各立卷單位應使用本單位統一格式的檔案袋裝訂檔案。（2） 文件應按不同年份進行立卷。（3） 立卷時應根據文件形式的客觀規律和經營活動特點，依照同類合并的原則進行歸檔，將一組具有有關聯系的文件材料組成一個卷。（4） 有密切關聯的文件不可分散。（二） 檔案的調用1 公司員工應嚴格執行借閱管理制度，履行借閱手續。2 員工調用本部門的檔案，應征得本部門經理同意。3 調用公司檔案，應提出申請，并經得公司行政部經理同意，方可調用。4 調用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內歸還，如需繼續借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續借閱。5 凡屬絕密、機密技術資料與本人工作無關不得查、借閱，因工作需要必須經主管領導批準方可查閱。6 嚴禁私自復印、摘錄絕秘技術資料。7 丟失資料者，應及時書面通知行政部負責人，以便采取相應的補救措施。8 銷毀過期檔案，應由部門經理審批后方可銷毀。9 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10 凡調離本公司職工，必須歸還全部技術資料，方可辦理調動手續。（三） 檔案管理1 凡需永久和長期保存的檔案，應使用專柜集中存放，妥善保管。2 存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。3 各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫內，應辦理檔案移交手續，并由經辦人員在移交單上簽名。4 檔案管理人員對集中保管的檔案要進行登記編號和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級檔案需經有關領導批準。八 公司例會管理制度第一條 公司管理人員例會每周舉行一次，由總裁主持，總監及各部門經理級人員參加。第二條 會議主要內容為：1總裁傳達董事會、總裁辦公室精神。2各部門經理匯報一周工作情況，以及需提請總裁或其他部門協調解決的問題。3由總裁對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排。4其他需要解決的問題。第三條 與會者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行。第四條 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。第五條 各部門經理主持召開本部門例會。每月不得少于2次。第六條 部門例會主要內容為：1聽取部門內部各崗位工作情況匯報，協調解決工作中出現的問題。2研究制定本部門工作計劃及考核措施。3傳達公司整體工作計劃、各級會議精神及工作要求，反應員工工作建議。4其他需要在部門例會上解決的問題。九 出差管理制度(詳見公司財務制度)十 圖書管理規定公司購置圖書的目的，是為了使公司逐漸形成一種圍繞管理、經營業務等方面開展學習和研究的風氣，進而提高員工的業務素質，同時為員工查閱資料提供方便。為了使圖書管理有序化，特制定此規定。1公司圖書由行政部指定專人負責保管、整理。2各部門如需要購買圖書或雜志，須填寫圖書訂購單，注明申請所購圖書的書名，冊數，金額，經總裁批準后方可進行購買，行政部負責人對購買圖書的各個環節進行控制和檢查。3公司采購的圖書，統一由圖書管理員按圖書管理卡要求進行登記，注明購入時間、購書部門、圖書名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月、價格等必要的項目。4每冊圖書都必須附上借閱卡及裝卡紙袋，并將裝卡紙袋貼在封底的內側。5公司采購的圖書，應在封面、目錄和第一頁上，以及在圖書中間的兩、三處，加蓋公司印章，然后入庫保存。6行政部必須每半年整理出一份圖書總目錄，提供給各部門，并且按月把新進圖書情況通知各部門。7公司圖書原則上只借給本公司員工。部門或員工借閱圖書，需到圖書保管員處登記。8各部門與員工對所借閱的書籍，應給予珍惜愛護。借出的書刊若有損壞或丟失，應按原價的雙倍進行賠償，市場上已買不到的書刊應按原價的三倍進行賠償。十一 電話管理制度為使本公司電話管理有序化，特制訂本制度：一電話管理原則：使電話發揮最大效力并節省話費。二電話由行政部統一管理，各部門主管負責監督與控制使用。三電話使用規范：1 非業務電話每次通話時間以三分鐘為限。通話時應簡明扼要，以免耗時占線、費資金。2 使用前應對通話內容稍加構思或擬出提綱。3 通話時使用禮貌用語，體現公司員工良好的文化素質和精神風貌。四長途電話使用規范：1長途電話限部門主管以上人員使用。2其他人員使用長途電話需先經部門主管批準。3禁止因私撥打長途電話。五違反電話管理制度，將視情況輕重給予批評或處分。十二 公司用車管理制度一、車輛管理制度第一條 為加強本公司車輛的保管及有效運用，特制定本規定。第二條 本制度所指車輛系指公司的行政辦公用車。第三條 本公司的辦公用車由行政部管理。 第四條 車輛由專職司機駕駛，專職司機應每周實行定期車輛檢查及保養，確保行車安全。第五條 車輛的有關證件及保險資料統一由行政部保管，按車建立資料、費用檔案。第六條 車輛發生故障，應立即停止使用，并立即進行修理。第七條 用車部門在用車前須填寫“派車單”，經部門經理簽字后交行政部負責人審批調派。行政部負責人依重要性順序派車，不按規定辦理申請者，不得派車。第八條 車輛行前須進行安全檢查，車輛行車途中應安全行駛并嚴格遵守交通規則，若有違規罰款，由駕駛員負擔。第九條 公司用車應設置車輛行駛記錄表，并在使用前應核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符，使用后應記載行駛里程、時間、地點、用途等。第十條 公司用車應設置車輛使用表，由公司會計于每次加油及修養時記錄，以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛記錄表一并轉行政部稽核。 第十一條 節假日或業余時間車輛的使用應呈請行政部負責人核準后方可調派。第十二條 車輛日作任務結束后和節假日應停放在公司指定場所，并將車門鎖妥。二、司機管理規定 第一條 公司司機必須遵守中華人民共和國道路交通管理條例及有關交通安全管理的規章規則，安全駕車。并應遵守本公司其他相關的規章制度。第二條 司機應愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養，經常檢查車輛的主要機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。第三條 司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛，經常保持車輛的清潔(包括車內和車外的清潔)。第四條 出車前，要例行檢查車輛的水、電、機油及其他機件性能是否正常，發現不正常時，要立即加補或調整。出車回來，要檢查存油量，發現存油不足一格時，應立即加油，不得出車時才臨時去加油。第五條 司機發現所駕車輛有故障時要立即檢修。不會檢修的，應立即報告行政部負責人，并提出具體的維修意見(包括維修項目和大致需要的經費等)。未經批準，不許私自將車輛送廠維修。第六條 出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。第七條 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保證證件齊全。第八條 晚間司機要注意休息，不準開疲勞車，不準酒后駕車。第九條 司機駕車一定要遵守交通規則，文明開車，不準危險駕車(包括高速、緊跟、爭道、賽車等)。第十條 司機因故意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。違章造成后果由當事人負責。第十一條 公司員工乘車時在車內不準吸煙。公司外的客人在車內吸煙時，可婉轉告知本公司陪同人，但不能直接制止。第十二條 司機對