湖南女子學院外貿函電實訓報告 （ 2014年下學期）院系 經濟與管理系 專業 國際經濟與貿易 班級 國貿三班 姓名 范燕 學號 2011111307 指導教師 周念云 成績 2014年 10 月 一、引言實訓是對自我學習的一個實踐性檢驗過程，是認識自我、評估自我最直觀的方式。通過外貿函電的實訓教育，在我們鞏固理論知識的同時，也了解到了今后步入工作中需要注意的方向，也提高了我們的實踐操作能力和解決問題的能力。國際結算這一模擬軟件，是以實際操作為模型，主要從建立業務關系、詢價、報盤、還盤、訂貨、支付、包裝、裝運、保險、索賠等磋商環節進行實際操作，通過這一實踐操作，學生能更全面、更清晰的了解外貿函電的內容及流程。其中，軟件中不僅包括函電郵件的填寫，也包括一系列外貿函電中所涉及到的專業名詞及句子翻譯的提醒，更有利于學生對知識的把握和專業素養的提升。外貿函電軟件可自行對同學的作業進行實時評分，這不僅加快了效率，減輕了老師的負擔，也讓學生得到了自我鍛煉的目的，初步理解了所學課程在現實中的應用。二、實訓目的通過國際商務環境模擬，業務角色扮演和大量的案例、實例使學生熟練掌握外貿業務中往來信函、郵件的格式與結構、寫作特點、專業術語、常用專業詞匯、相關句型和常見表達方式等，加深學生對進出口業務環節的理解，掌握外貿英文函電的撰寫能力，培養外貿業務能力、組織活動能力、英語應用能力等，起到理論聯系實踐的橋梁作用，使學生在外貿模擬交易過程中初步具備函電談判的能力。三、實訓時間：2014年9月-10月四、實訓地點：湖南女子學院實訓樓504五、實訓內容實訓主要是在理論的基礎上，根據相關的外貿公司的實際業務范圍和需求，要求學生能夠以進出口商的角色，用正確格式撰寫外貿業務環節的各類信函。具體實訓內容是根據教材實用外貿英語函電教程的各章節理論教學內容并結合南京步驚云軟件公司設計的商貿函電實訓軟件讓學生各自上機操作和指導老師隨堂幫助相結合的方式來實施訓練的，包括相關術語練習、相關句型盤練、相關業務環境下的信函練習等。 具體包括：任務一：Establishing the business 建立貿易業務關系任務目的：使學生了解尋找客戶的途徑，重點是在互聯網，（各種交易展覽會對學生來說不現實）。提高學生信息搜索、獲取和整理能力。使學生根據互聯網、報紙、使館、商會、交易會提供的信息，按照潛在客戶的需求，結合本公司的業務范圍和發展需要，寫一些建立業務關系的信函，掌握此類信函的寫作方法。 實訓具體內容： 1.相關語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練 2.建交函的寫信練習 3.練習相關句型：（1）信息來源（2）公司介紹（3）經營范圍（4）產品種類和特色（5）郵寄相關資料（6）希望來函詢盤任務二：詢盤任務目的：學會從報紙、雜志、網址、交易會等不同渠道搜集到客戶的信息，根據公司的實際業務范圍和需求，能用正確格式撰寫買方詢購所需產品的信函和賣方報盤產品的信函，掌握詢盤函中重點詞的用法和常用的句型。實訓具體內容： 1.相關語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練 2.練習詢盤的書信格式3.練習詢盤中inquiry和答復中replies等詞的用法任務三：發盤 任務目的：通過前面雙方的信函交流，要求學生不僅要報與客戶所需貨物的價格，而且要指明一切必要的銷售條款供買方考慮和接受。根據這些要求，能用正確的格式撰寫發盤中的相關內容。實訓具體內容： 1.相關語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤 2.練習報盤的順序offerquantity,commodity,unitprice,tradeterms,shipment等內容 3.介紹本公司的其他產品來吸引客戶增加訂購量 4.練習發盤的書信格式及其常用語句 任務四：還盤任務目的：通過還盤及反還盤，要求學生對報盤及市場進行仔細分析與研究，對報盤中的某些內容，如價格、包裝、裝運等條件作出修改，并向對方陳述自己的條款，希望對方能夠接受自己的理由，為自己爭取利益。這很好的鍛煉了學生收集資料，分析問題和闡述說明的能力。實訓具體內容：1. 練習還盤：（1）表明已經收到對方報價。（2）不接受對方報價，請說明理由；自己報價或由賣家自己決斷。（3）請求對方及早答復。 2.練習具體貿易條件的規范書寫如貨幣符號，介詞的使用，相關語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練3.回顧貿易實務中所學的出口報價核算、還盤核算知識。能夠根據特定商品、數量、運程、險種等計算出該商品的三種最主要價格術語的報價。任務五：接受并簽訂合同任務目的：學會能用正確格式撰寫訂貨信函，其中內容包括一般條款，如：商品名稱、規格、數量、價格等和基本條款，如保險條款、商檢條款、索賠條款等。掌握訂貨信函中重點詞的用法和常用的句型。實訓具體內容：1.練習訂貨書信格式 2.相關語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練3.掌握訂單中所涉及的條款的相關知識4.練習有關訂貨的語言點和常用句型。任務六：有關包裝和裝運任務目的：要求學生學會包裝及裝運的基本條款的書寫，包裝分為內包裝和外包裝，其中外包裝的標記主要包括運輸標志、指示性標志和警告性標志；裝運條款中主要涉及裝運日期、運輸方式及運費支付等問題。掌握包裝和裝運信函中重點詞的用法和常用的句型。實訓具體內容： 1.相關語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練2.包裝條款的書寫：（1）運輸標志 （2）內包裝的要求 （3）外包裝的要求3.裝運條款的書寫：（1）裝運期限的書寫 （2）裝運方式的書寫 （3）裝運通知的書寫4.練習有關包裝及裝運的短語和常用句型。任務七：支付方式任務目的：使學生了解外貿中主要的國際結算方式，重點是信用證。能用正確格式撰寫關于信用證開立、修改等方面的信函。掌握有關信用證信函的重點詞的用法和常用的句型。實訓具體內容： 1.相關語句的翻譯，句型盤練，重點詞語用法盤練2. 關于信用證支付、付款交單、承兌交單的結算方式3. 掌握信用證下支付貨款的條件4. 學會修改信用證的信函。5. 關于信用證結算方面的書寫6.練習有關信用證的語言點和常用句型。任務八：保險和索賠任務目的：使學生熟悉掌握索賠、理賠信件的寫法。實訓具體內容：1.索賠信件要求：a.提出索賠。b.提及訂單號，發貨日期，被索賠的貨物名稱c.講明對貨物不滿的原因并要求給予解釋d.講明此事對自己帶來的不便e.建議此事該如何處理，比如：替換受損物品；要求賠償等2.理賠信件要求：a.確定該索賠是否合理。如合理，表示歉意并承諾解決好此事b.如不能立刻予以解決，講清此事正在調查，將盡快拿出解決方案 c.所有的抱怨及索賠都會詳細調查并鄭重處理3.相關句型練習：a.提出索賠的句子b.描述損失發生原因的句子c.表達歉意的句子d.接受或解決索賠的句子6、 實訓心得體會在這次實訓期間，通過自己的實際操作，讓我學到了很多課堂上許多不能學到的知識，在這期間，也遇到了很多實際操作問題，這為以后真正的工作業務中提供了鍛煉，也積累了財富。此次實訓，給了我很大的收獲，我也總結了以下幾點：1、 要做好這一份工作，我們需要有一定的耐心和細心，還要有謹慎的工作態度。外貿函電是一門實踐操作性很強的課程。也就是說，要達到正確擬寫外貿業務信函的目的，僅有理論是遠遠不夠的，必須學習大量外貿實務中有一定代表信的信函，深入體會何為七個“C”，更重要的是通過學習信例，熟悉大量外貿業務中各個環節中常用語，包括詞匯、短語、句型以及習慣表達方式。而要做到這些，你就必須潛心學習，在學習過程中必須做到細心與耐心，才能很好的掌握和熟練信函的書寫。2、要把握專業知識與實習操作的關系。這是非常重要的一點，這次實習是實踐操作與理論相結合的實習，從中鍛煉的是我們的綜合運用能力。此次的實訓里我們涉及到很多知識，例如知道出口商是最為重要的角色，出口貨物的流程主要包括：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關手續、裝船、運輸保險、提單、結匯。而這個過程是很一個很難掌握的技能其中涉及到了很多環節，其次，出口商所要填寫的單據是最多的，所以無論是操作的熟練程度還是預算能力或是對各個環節中所需單據的熟悉程度等都有些困難。這些都必須涉及到一些對外貿易的專業知識，要想把建立業務關系、詢價、報盤、還盤、訂貨、支付、包裝、裝運、保險、索賠等磋商環節做好，那你必須把握專業知識與實習操作的關系。用專業知識指導實踐，用實踐豐富專業知識。3、學好英語的重要性。當然，外貿函電的書寫都是全英文的，而且是專業性的英語，這就要求我們對英語有一定的基礎，并且需要不斷地累積。外貿函電實訓進行大量填空、填詞、選擇題、句子翻譯和中譯英信件的翻譯等各種類型的練習，其中包含了很多信函中特殊的使用短語和句式，這些都是需要我們在實踐過程中不斷積累的。英語知識把握好了，那你就成功了一半。 綜上所述，通過這次實習，我掌握了很多日后工作所需的基本技能，檢驗了平時所學習的基礎知識，衡量了個人的能力和水平，發覺了自身存在的不足和缺點。這于我來說無疑是受益匪淺的。知道了辛勤的付出是有收獲的，我總結了在進出口貿易業務中的經驗和教訓 , 幫助我在以后的學習過程中不斷充實自己，更加關注國際的經貿環境，加強實例分析能力并加強訓練，增加感性認識 , 努力提高業務責任和商務運作能力 , 真正做到學以致用。 我相信，這次實習讓我獲得的經驗、心得為今后的學習做了引導,點明了方向,，會促進我在以后的學習、工作中尋找到合理的方法和正確的方向。 附：實訓練習記錄一、建立業務關系函(CPT+D/P) 83分請根據下面的題目要求及相關背景資料發送“建立業務關系”郵件。一、題目要求深圳市亞萬貿易有限公司欲求購米老鼠金戒，2014年8月，深圳市亞萬貿易有限公司從中國駐美國大使館得知美國金太陽國際貿易有限公司專門經營珠寶出口。2014年8月1日，向美國金太陽國際貿易有限公司發出建立業務關系函，想進一步了解商品信息。該信函至少應包含以下內容:1、信息的來源2、寫作的目的3、公司經營范圍，規模等4、表達合作的愿望Dear Sirs,We are indebted to the Embassy of the peoples republic of China in the united states,and learn that youare potential suppliers of jewelry forexports.At present,we are very interested in your products and wish to have your quotation for theMickey Mouse Gold Ring.We specialize in the importation of jewelrywhich have enjoyed great popularity in world markets.We are also very well connected with all the major dealers on the Europe.We are now writing you for the establishment of business relations with you and look forward to hearing you soon. 二、詢盤(CPT+D/P) 82分根據操作要求，向對方詢盤，要求用英文書寫，表達清楚、內容完整。一、操作要求2014年8月2日，深圳市亞萬貿易有限公司又向美國金太陽國際貿易有限公司發出一封詢盤函。就信中提到的米老鼠金戒詳細詢價。這封信函至少應包含以下幾點：1、詢問8月1號信函是否收到2、有關產品的報價(CPT Shanghai)，支付條款3、裝運4、樣品等Dear sirs,We confirm whether you have receivedour letter of 1st August 2014 or not.If you received ,we wish you to send us payment and quotations CPT Shanghai coveringtheMickey Mouse Gold Ring and it would also be appreciated if samples could be forwarded for our close study.If you can supply goods of the type and quality required ,we many place regular orders for large quantities, and we hope that shipment will be made on 1st September.We are looking forward to the pleasure of hearing from you again soon.三、發盤(CPT+D/P) 89分請根據下面的題目要求及相關背景資料發送“發盤”郵件。一、題目要求2014年8月3日，向客戶（深圳市亞萬貿易有限公司）發出發盤函。內容：感謝客戶的詢盤，列明各項交易條件，并回答客戶提問：（包括價格:USD 163 per pc；貿易術語：CPT 上海；支付：D/P即期及裝運：立即裝運等）DearSirs,ThankyouforyourletterofAugust2nd.Asrequested,we are airmailing you,under separate cover, catalogsand samplebooks for our Mickey Mouse Gold Ring .Inordertostartaconcretetransactionbetweenus,wetakepleasureinmakingyouaspecialoffer,subjecttoourfinalconfirmation,asfollows:Price:USD163perPCTradeTerms:CPTShanghaiPayment:D/PSightShipment:immediateshipmentsWetrusttheabovewillbeacceptabletoyouandawaitwithkeeninterest yourtrialorder.Yoursfaithfully, 四、還盤(CPT+D/P) 87分根據操作要求，以進口商身份寫封還盤函。一、操作要求2014年8月4日，我方向出口商發出還盤函。以下幾點信函中應該包括：質量和船期可接受，但所報價格與其他供應商的價格相距甚大，不能接受。希望對方報價USD 160/PC殷切地等待你方重新考慮并早日回復Dear Mr.Isaacthank you for your letter of the August 3 offering usMickey Mouse Gold Ring .Although your quality and shipment are acceptable,your price is not keeping with the other suppliers and it is too high to be acceptable.besides,theres keen competition from suppliers in Thailand.You cant very well ignore that.should you be ready to reduce your price to USD 160/PC,we might come to business.Considering the long-standing business relationship between us,we make you such a counter-offer.As the market is declining,we hope you will consider our counter-offer most favorably and send us acceptance at your earliest convenience.We are anticipating your early reply.your faithfully,ShenZhen yawan Trading Co., Ltd.Yang jun五、簽訂合同函(CPT+D/P) 92分請根據下面的題目要求及相關資料發送“簽約函”。一、操作要求2014年8月9日，出口商同意進口商的還盤并收到客戶關于米老鼠金戒的訂單，同日，深圳市亞萬貿易有限公司起草合同并寄出合同。現在你需要給出口商寫一封售貨確認書的信函。信函中包括以下幾點：1、表達很開心對方接受還盤2、購貨確認書已寄出,收到后簽退一份3、希望貴方及時關注我們的訂單Dear Mr. IsaacWe are glad you accept our counter-offer.Although the current market price is a little bit higher,we accept the order on the same terms as before with a view to encouraging business.As requested in your previous letter,we enclose our Sales Confirmation in triplicate.Will you please send back one copy duly signed.We hope your prompt attention to our order.Your close cooperation will be highly appreciated.Yours faithfully六、裝運通知(CPT+D/P) 73分根據所給的資料寫一封關于裝運的通知函。一、操作要求2014年8月20日，美國金太陽國際貿易有限公司向客戶深圳市亞萬貿易有限公司發出裝運通知函，告知對方貨物已裝運，信函中應包含以下內容：1、通知進口商貨物裝運(23 August 2014)。2、相關運輸單據已寄出3、希望貨物準時到達4、感謝客戶的訂單Dear Sirs,We are pleased to advice you that the goods has been shipping out on August 23,2014,and hope that it will arrive at the destination in perfect condition.In compliance with the terns of contract,we are enclosing a full set ofhe duplicate shipping documents consisting of: 1) A Non-negotiable copy of Bill of Lading. 2) A signed Invoice No. IV 0000005. 3) Packing list. 4) Insurance policy.Availing ourselves of this opportunity,we wish to assure you of our close cooperation and thanks for your offer.Yours faithfully,七、改證函(CFR+L/C遠期) 91分請根據業務要求向進口商發送修改信用證的要求函。一、業務要求2014年8月14日南京海格進出口貿易公司收到客戶日本曼尼爾國際集團有限公司的信用證，提出幾點修改意見：1 The currency amount should be 15300 instead of 15200.2 PARTIAL SHIPMENTS should be NOT ALLOWED instead of ALLOWED.3PORT OF LOADINGshould be Shanghai,China not New York,America.Dear Sirs,We have received your L/C for the amount of USD 15300 covering your order No.200/0000061 forthe Fresh Lemon.On perusal,we find that there is an error in some place and wish to have change the L/C.The relative clause reads as follows:1、The currency amount should be 15300 instead of 152002、Partial shipment should be “NOT ALLOWED”instead of