事件策劃與執行培訓 內部培訓資料 說在前面的話 公關策劃321法則 1個目的滿足客戶要求 3個前提 2個關鍵點 產品同質化傳播策劃媒體資源有限化議題策劃傳播手段重復化主題策劃 符合定位支持品牌 產品定位結果導向方案的可行性符合客戶要求 前期準備 目的 前期準備 確立目標的程序 前期準備 預算 先確定預算 再確定計劃是穩妥的方法 確定必須成本來賓交通及接待場地施工和裝飾工作人員費用 納入非必須成本表演和娛樂主持人等 其他 前期準備 構思 摒棄頭腦中所有雜念 全心全意地想象活動的全過程 這個想象應至少重復三次 并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊 以便獲得補充 每個環節可能出現問題的地方每個環節所需用到的物料每個環節是否可以再優化每個環節是否給人驚喜在構思完成后 再次檢查你的目的是否達到 在構思完成后 再次檢查你的預算是否足夠 團隊構成和時間表 團隊 項目負責人參與部門項目所必須的人員配備 供應商列表和對應聯系人 場地搭建租車 禮儀攝影攝像其他 確定你的工作團隊 確定你的供應商 團隊構成和時間表 項目推進表 項目推進表 為可控因素預留必要時間 比正常時間多1 3 項目執行 為每個成員制定每日工作協調內容物料清單 列舉已有物料及需要準備的物料人員分工 列出每個子項目負責人必須首先確定不可控因素 障礙來自哪里 場地 如果不及時確定可能租不到合適的場地重要來賓 他們的時間 行程是不確定的其他不可控因素預定的檢查時間通報 向所有成員報告每日工作的完成情況 分享你的完成快樂 也分享別人的完成快樂使其他成員知道應該沿著你完成的項目去做什么 應付意外情況 贏得補救機會 項目推進表的分解 正確制定并運用子目標 制定子目標的原則 所有子目標的完成將自然導致總目標的完成 制定子目標的程序 與所有成員逐個討論總目標 明確每個成員的工作及在總體任務中的位置 為每個成員限定目標要求及資源 制定子目標時的問題 使每個成員了解子目標 但同時知道總目標 每個個體都應該擁有完成子目標所相應的權利 運用子目標來限定責任和要求 墨菲法則 可能出錯的就一定會出錯 團隊構成和時間表 工作說明書 活動基本要素 時間 地點 參與人 主題 流程等 活動物料匯總部門工作 接待 流程和要求活動現場具體分工 人員位置和要求 文案準備新聞稿主持人臺本領導講話稿重要領導的現場文件夾內容資料通訊錄 工作說明書的主要目的 確定活動基本要素 相互關系及檢查點 明確活動基本要素利于活動掌控參與人員的工作指導 提升工作效率新增人員的活動手冊 利于快速到位 補位 相互關系的確認部門之間的配合和各自負責人 哪些事情可以同時進行 完成項目的方式可能不止一種 通過相互關系的檢查可以使你找到最好的方法 檢查點可為我們提供補救的機會定期的回顧和檢討 在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展 并對意外情況作出補救 場地選擇 列出要求 需要類型 考慮活動類別 主題 品味要求來賓人數 測算最小面積要求活動內容 是否有特殊物品擺放 是否需特殊設施 是否有頂高要求 是否有破壞可能 周邊環境 交通 噪音 光線 用餐及住宿氣候條件 防雨 防寒 防暑 日落時間費用限制 能夠用于場地租賃的最高限額 場地選擇 詢問 是否有檔期 是否有足夠的布展時間 場地需要清空嗎 場地清空需要付費嗎 場地清掃需要特別安排嗎 場地可容納多少人 使用該場地是否需要辦理特別手續 是否有噪音及安全 清潔方面的要求 場地能夠提供什么設施 它們是否收費 現場視覺效果如何 是否有遮擋視線的裝飾 場地有多少衛生間 條件怎樣 需要裝飾嗎 是否有供貴賓和工作人員休息的地方 場地自身工作人員的素質如何 是否有類似活動的服務經驗 場地是否有存放雜物或資料的地方 車輛安排 停車場 停車場在哪里 從停車場到活動場地步行需要多長時間 通過哪些線路 停車場的開放和關閉時間 停車場需要什么憑證 是否可以專辟停車場 是否有VIP專用停車場 是否有 停車已滿 標志牌 停車場是否有保安管理 工作用車停在哪里 是否需付費 車輛安排 活動班車 來賓來自哪里 何時啟程 正常何時抵達 以每半小時為單位 列出航班抵達時間表 并據此確定每班班車的間隔時間 發車輛數班車品牌 新舊程度 司機素質如何 會否迷路 聯系方式 班車途經路線是否有擁堵可能 預留至少一輛機動車輛 車輛安排 特殊來賓接待 特殊來賓有多少人 正確職務 他們啟程和抵達的精確時間表 是否有陪同人員 入住酒店 入住時間和離開時間 特殊來賓的級別是否有差別 他們是否要求乘坐不同檔次的車輛 特殊來賓的行程安排 活動當天 征求本人或隨從的意見 活動前是否觀看場地并參加彩排 由誰接待 期間是否有其他安排 會議 用餐 特殊來賓的活動文件夾準備 簡易流程 講話稿 行程提醒 來賓接待 當來賓準備趕赴機場時 接待工作已經開始 來賓是否拿到了正確的機票 來賓是否方便抵達機場 當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續 來賓是否知道下飛機后應該如何做 突發情況處理 航班延誤個別來賓遲到 來賓接待 當來賓走下飛機后 確保第一時間知道接站人位置在班車等候時間不能超過30分鐘在班車行程中為來賓播放輕松音樂突發情況處理 班車損壞部分來賓延誤班車迷路 來賓接待 當來賓抵達接待區時 確保第一時間看到接待人員和接待指示牌預估每批來賓人數 保障足夠的接待人力如果是入住酒店 最好提前拿到所有來賓入住房間 以節省來賓登記時間 并在登記完成后交酒店總臺在接待區預備休息區如果是直接進入會場 應準備存衣處 行李寄存處 并有專人管理 預備存衣牌突發情況處理 因交通原因突然導致來賓人數劇增 來賓接待 來賓登記時應了解什么 活動的日程安排活動所需佩戴證件及使用要求活動場地平面圖及入口 出口 衛生間位置何時可以離開 離開機票領取的時間和方式來程時的費用報銷時間 地點 方式離開時是否有班車接送 用餐時間 地點 用餐憑證 來賓接待 當來賓進入酒店房間休息 準備小型歡迎卡確保來賓能夠迅速聯絡接待人員是否需要提前清空房間內的收費物品 房間內是否需要準備鮮花及水果 房間內應準備當地旅游手冊及地圖 現場布置 來賓行走線路現場勘察 場地有多少入口 是否可以確保來賓從指定入口進入 來賓人數有多少 是否能夠及時順暢地通過入口 入口是否需要鋪設紅地毯 在抵達會場途中是否要穿越其他場地 是否有明確方向指示 來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置 不同類別的來賓是否需要分別設定入口 是否有來賓需要特別休息室 現場布置 搭建施工保證施工期間的用電及保安保證施工用料的擺放位置檢查施工單位用料擺放是否合理搭建完成時間應保障至少12小時的彩排時間務必進行最大負荷電量測試施工完畢后應清理一切施工痕跡確保用電線路安全隱秘 現場布置 舞臺布置保障上場及下場通道暢通后臺有方便快捷且安全的物品存放處來賓上下舞臺通道地板檢查 是否有松動可能舞臺布置的設備不能遮擋現場攝影攝像視線確保來賓無法進入后臺 現場布置 來賓區域貴賓席如何布置 座位安排圖 是否需要名簽或椅背簽 為外籍人士座位的側后方安排翻譯人員座位來賓的通道是否暢通 是否要準備同傳 規格 現場翻譯 預留攝影攝像位置 是否需要架高 來賓取用飲料位置是否方便 當來賓退場時是否可能發生擁擠 后勤安排 安排專門工作人員負責用餐預訂及送達指定工作人員用車和司機文件打印資料裝袋 運輸和存放物品領取登記視頻 圖片資料 媒體接待基礎文件 媒體接待基礎文件邀請媒體名單新聞夾內容航班時刻表 接 送車輛安排 住房登記表媒介分工 活動現場位置 接待物料專訪安排 名單 Q A 陪同媒介 速錄 其他事