物業管理處管理制度

同馨物業管理有限企業

帶格式的：左俯：2.51彈米，2.51屈米，

目錄頂端：3.3年米.底端：1.9厘米,寬度：21厘

'K.高度：29.69陋米,貞片到過43,點：1.276(

米，頁IW到邊緣距出:1.27顯米，無網格

崗位職責

4物.業經理崗位職責1…■式的：加II符',；和編］

2秘書/文員崗位職責3

各物業主任崗位職責4

工物業助理/接待員崗位職責5

9保安主管崗位職責8

e保安領班崗位職責9

7.清潔主管崗位職貢10

8清.潔領班崗位職責11

工作程序

1.業戶收樓程序12

2.裝修管理程序14

3.巡查程序17

4.投訴處理程序18

5.回訪程序20

行政制度

?2巡查74

?UL-處理緊急狀況75

?11.停車場制度87

?12」保安人員組織編制90

?13.事故記錄92

清潔/綠化制度

?清潔工作程序93?帶格式的：縮進：左蜴：2.54厘米，懸掛縮進：

7.2字符,無項H符號或編號，孤行控制.段前不分

|更

?綠化工作程序95

?特殊環境清潔工作程序97

清潔工作檢查規程99

一、崗位職貢

I.物業經理崗位職責

全面統籌整個物業管理工作，包括：-

⑴協調工作

a.協助住戶組織業主委員會，以便推廣管理事務。

b.加強與住戶及業主委員會聯絡，出席業主委員會會議，并常常征詢住戶的意見，集中

交業主委員會參照。

c.代表物業管理企業與公用事業機構以及政府有關部門進行聯絡，保證國家有關政策法

規向貫徹。

(2)管理工作

a.處理所有住戶/業主的查詢及投訴.

b.切實執行管理公約及業主手冊條款。

c.督促企業員工認真執行管理規章制度。

d.不定期召開業務會議或各班組會議，傳達企業決策及確定方針，并研究處理各項管

理問題。

e.健立健全檔案制度。

「.審批、簽發來往函件。

g.制定各項設備的使用措施、守則。

h.每月向業主委員會及發展商匯報二作叼狀況。如：住戶入伙狀況及空置狀況：重大

遺漏工程：業主委員會/業主會議決定事項：財務管理明細表及其他事項。

i.樓宇驗收和住戶入戶交接工作。

1認真執行政府政策法規和公安部門防盜防火防災計劃.

(3)人事管理

a.對人事部的培訓計劃進行審核，以及對員工體現H勺考核。

b.沮織召開人事晉升會議，對人事升遷作出決定性提議。

c.批簽所有管理員工的假期。

(4)財務管理

a.自查及簽發每月管理費明細表及管理費月報表，研究制定追收欠繳款項的措施和措

施,

b.抽查物業管理費及其他收入的收支狀況及作出改善措施。

c.審批物料采購申請報表。

2.秘書/文員崗位職責

(1)負責處理所有管理處之文書工作；帶格式的：縮進：左側：-0.07匣米，懸拄縮迸:

7.2字符,孤行控劃，段前不分頁，制表位:不在

1.71字符

(2)將小區之資料健全入文獻；帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，慫拄縮進:

7.2字符，孤行控刷，段前不分頁，制我位：不在

1.71字符

(3)負責計算機程序、文字處理及打印工作:

(4)文獻發送及登記：

(5)各類表格、通告及圖表打印工作：

(6)IDD國際宜撥及之登記：

(7)編排各類會議時間及安排有關文獻：帶格式的：縮進：左M：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2字符.孤行控制,段的不分頁,制表位：不在

1.71字符

(8)盡速完畢會議紀錄等文獻：帶格式的：縮進:左向-0.07端米，懸掛縮進:

7.2字符,孤行控刑.段前不分頁,制表位：不在

1.71字符

(9)協助處理征詢及解答有關大廈事宜：帶格式的：縮進：左側：-0.07哩米，忌拄縮進:

7.2字符，孤行控劃，段前不分頁，制表位：不在

1.71字符

(10)協助處理對外公關事宜：帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，懸掛縮迸:

7.2字符.孤行控劃.段前不分頁.制表位：不在

(II)負責企業的印章管理；帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，懸掛縮迸:

7.2字符，孤行控肛段前不分頁，制表制:不在

1.71字符

(12)負貢企業H勺營業執照管理。帶格式的：縮進：左M：-0.07厘米，懸掛縮進:

酷招抵行控M段前不分此制表位：不在

(13)檔案系統分類及存盤工作：帶格式的：縮進：左側：-0.07匣米，懸掛縮迸:

7.2字符，孤行控帆段前不分頁，制衣位：不在

1.71字符

(14)文儀器材保修之聯絡：帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2字符,孤行控制,段前不分頁，制表位：不在

1.71字符

(15)文儀器材配套用品之訂購：?帶格式的：縮進：左例：-0.07厘米,懸掛縮進:

7.2字符，現行控制，段前不分頁,制表位：不在

1.71字符

(16)考勤卡收發及登記：<帶格式的：縮進：左側：-0.07匣米，懸拄縮迸:

7.2字符,孤行控劃，段前不分頁，制表位:不在

1.71字符

(17)文具、文儀及家俱之登記及發放；<帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，慫拄縮進:

7.2字符，孤行控刷，段前不分頁，制我位：不在

1.71字符

(18)協助員工福利品訂購及發放：?

(19)信件郵遞；<

(20)接聽辦公室：<

(21)辦公室其他雜務。?

3.物業主任崗位職貢

(1)協助物業經理貫徹一切物業管理職能。?帶格式的：孤行控制，段前不分頁，制表位：不在

1.71字符

(2)監管公共設備正常運作，定期向物業經理匯報及提出改善措施。<帶格式的：縮進：左側：-0.07哩米，忌拄縮進:

7.2字符，孤行控劃，段前不分頁，制表位：不在

1.71字符

(3)向各管理員工反饋業主的意見和投訴，并協助處理有關問題。一帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米,懸掛縮道

7.2字符.孤行控制.段前不分頁.制表位:不C

1.71字符

(4)監管物業的清潔、綠化、保安及維修，并進行妥善安排。<帶格式的：縮進：左側：-0.07四米，處掛縮誑:

7.2字符，源行控劉,段前不分頁,制表位：不在

1.71字符

(5)熟悉并能自覺地運用政府及企業制定的各項法規、規章，實行有效管理。帶格式的：緡進：左側：-0.07厘米,懸掛縮進:

遍輸孤行控輒段前不分此制表位：不在

(6)物業的地理環境，布局，構造用途，多種管線走向，多種設備狀態，住戶基本資一帶格式的：縮進：左側：-0.07匣米，懸掛縮迸:

7.2字符，孤行控帆段前不分頁，制衣位：不在

1.71字符

料以及收費原則和計算措施。

4.物業助理/接待員崗位職貢

(I)上班后即閱讀上一班管理工作記錄，如有需要，可采用對應措施并作好記錄。?帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2宇符，孤行拄劃，段前不分頁，制衣他.不在

1.71字符

(2)公共地方巡視，如：水、電、空調供應狀況，清潔狀況，保安狀況以及其他事項。

巡視完畢后即填寫巡視匯報呈交每班主管。所有匯報必須交到管理部主任處。

(3)建立及整頓物業內住戶的有關記錄，除日間辦公及負責人姓名外，更須有夜間

的緊急聯絡及聯絡人姓名。有關業主的記錄資料必須保密，并及時送交管理

部主任處理。

(4)認真聽取業主對管理匚作的意見，接受投訴。可處理者，即行處理，不能處理者，，帶格式的：縮進：左側：-0.07懸掛縮進:

7.2字符，段前不分頁，制表位:￡1.71字符

匯報上級，并填寫于管理工作記錄內。

(5)理解各部門員工日勺工作狀況，接受上級時工作安排。?帶格式的：婚進：左側：0.07厘米,懸掛縮進:

7.2字行，孤行控削，段前不分貝,制表位：不在

1.71字符

(6)熟悉《管理公約》和《業戶手冊》H勺有?關規定，掌握發生火警、盜竊或其他災害?帶格式的：縮進：左例：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2字符，孤行控制,段前不分頁,制表位：不在

1.“字符

事故時的應急處理措施。

(7)參與驗收工作，并做好業戶入戶交接的手續。

(8)必須穿著整潔制服當值。<帶格式的：縮進：左側：-0.07匣米，懸掛縮迸:

7.2字符，孤行控制，段前不分頁，制表位:不在

1.71字符

(9)禮貌、耐心回答客人的問詢。<帶格式的：縮進：左M：0.07厘米，懸拄

行第孤行控制.段前不分虬制表位:

(10)監察周圍之環境衛生，督促清潔員工工作。?帶格式的：縮進:左側：-0.07匣米,懸掛縮進:

7.2字符,孤行控劃，段前不分頁，制表位:不在

1.71字符

(11)協助處理及分發每日之報章及刊物。<帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，輪掛縮進:

7.2字符，孤行控劃，段前不分頁，制表位：不在

1.71字符

5.保安主管崗位職責

(1)保安主管對整個小區范圍的安全包括消防、交通措施等負有組織領導時詳細責任：

(2)制定保安部的工作計劃和目的、監督各領班及全體保安員的工作；

(3)主持部門例會，傳達貫徹管理處及有關部門I內指示；

(4)對物業內重大案件、事故親自組織調查，并積極協助公安部門處理.；

(5)負責完畢物業經理交辦的各項事項；

(6)認真做好保安部的考勤工作，詳細汜載工作中所碰到及處理的各項狀況，每天向主

管部門匯報一次；

(7)巡查員工工作體現并作出工作評估；

(8)與公安同、派出所保持聯絡；

(9)與業戶保持聯絡，征求他們對保安向意見及提議；

(10〕制定小區內突發事故的應急措施；

(11；定期檢查保安設備、器材、消防安全設施設備、培訓消防知識及安排定期演習；

(12］完畢其他由物業經理委派的工作。

6.保安領班崗位職貴

保安領班直屬保安主管F,全權負責帶領旗卜保安員處理其班組當值時間所發生于范

圍內的安全保衛工作，亦須協助及配合管理處提供顧客服務及處理投訴；其工作范圍包括

但不限于下列各項：

⑴芍領保安員認真執行企業規定的各項規章制度：

(2)帶領保安員積極完畢各項保安任務，嚴格規定保安員認真地履行職責，遵紀遵法、嚴

防失竊和暴力性的案件發生，以保證安全；

(3)合理地安排勤務工作，及時處理工作中出現的問題：關懷愛惜保安員，協助領導進行

深入細致的工作，搞好班內團結；

(4)加強保安員的管理教育，嚴格維護風紀和生活秩序，管理和愛惜全班的裝備及其他用

品，防止多種事故，嚴守內部機密；

(5)每月組織四次班務會議，內容檢查評比一周的工作、思、想、學習、生活遵守紀律方面

狀況，并做好考勤及成績記錄工作。

7.清潔主管崗位職責

(I)按照管理部門制定的目的有效地組織屬下員工完畢各項詳細工作：帶格式的：縮進：左側：-0.07理米，處掛縮進:

7.2字何，孤行控劃，段前不分頁，制表位：不在

1.71字符

(2)訂定工作計劃及時間表：帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2字符.孤行拄風段前不分頁.制表位：不住

1.71字符

例行檢查屬下員工工作完畢狀況及作出對應行動，以補局限性：帶格式的：縮進：左側：-0.07阻米，懸掛縮迸:

(3)(.2字符，狐仃控帥段聞不分貝，制衣位：不化

1.71字符

(4)定期作出工作檢討，提出改善提議，清潔質量不停改善；帶格式的：縮進：左他：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2字符，孤行控機段前不分由，制表位：不在

1.71字符

帶格式的：縮進：左例：-0.07厘米，懸掛縮進:

(5)隨時以防止性為工作目的，撤除“死角”的存在：7.2字符，孤行控制，段前不分貢，制上位：不在

1.71字符

(6)指導下屬員工損傷清潔器材及作出應有保養：帶格式的：縮進：左例：-0.07厘米,懸掛縮進:

7.2字符，現行控制，段前不分頁,制表位：不在

1.71字符

(7)指導下屬員工對各類清潔劑的理解及有效使用：帶格式的：縮進：左側：-0.07匣米，懸拄縮迸:

7.2字符,孤行控劃，段前不分頁，制表位:不在

1.71字符

(8)防止員工使用不合適的器材或物料損壞公共設施：帶格式的：縮進：左側：-0.07厘米，慫拄縮進:

7.2字符，孤行控刷，段前不分頁，制我位：不在

1.71字符

(9)工具H勺管理及物料H勺合剪發放及庫存的管理：

(10)組織例會，與下屬員工保持良好溝通：

(II)按照管理部門規定定期進行員工工作評估；

(12)執行管理部門獎懲制度；帶格式的：縮進：左側：-0.07匣米，懸掛縮迸:

7.2字符,孤行控M,段前不分頁，制表制:不在

1.71字符

(13)督導屬下員工遵守員工守則及各項工作規章制度。帶格式的：縮進：左M：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2字符，孤行控制,段的不分頁,制表位：不在

1.71字符

8.清潔領班崗位職責

(1)執行上級所指派之工作，及完畢每R之例行工作；帶格式的：縮進：左他：-0.07厘米，懸掛縮進:

7.2字符，孤行控制，段前不分虬制表位：不在

1.71字符

(2)協助制定及安排平常及定期之工作項目表：

(3)對機器及物料之性能深入理解，并能靈活運用，提高清潔水準及效率；

(4)每日巡視小區內各處之工作水準，認真督促員工，及時改善局限性之處，保持良

好工作質素；

(5)提高員工之工作知識及技巧,以達更佳效果：

(6)協助處理突發事件，并執行工作之尤其安排：

(7)遵守工業安全條例及防止工業意外，免傷及員工及他人；

(8)每日召開由清潔承判商參與的部門例會，安排并總結工作：

(9)檢查一天清潔工作并記錄存檔：

(10)協助收發物料，每日清點：

(11)協助處理業戶之有關投訴及管理處所發出之工作單:

(12)協助定期向物業主管匯報清潔狀況及商討改善；

二、工作程序

1.業主收樓程序

（I）管理企業根據發展商提供之業戶資料，安排告知業戶前來收樓，并預約收樓時間，防

止囚太多業戶同步前來而影響服務質素。

（2）工作流程圖

（備齊資料）

（登記、歸檔、派發《住戶手冊》）

（核收應收皆月）

（辦理顧客出入證）辦理裝修手續

（辦理裝修手續或入?。?/p>

(3)在業戶前來辦理入住了續時，物業助理應填寫《入住登記表》，杳驗顧客如下資料，

并留存其印件，同步簽發《住戶手冊》并作講解：-

a.入伙告知書;

b.購房協議書；

c.業主身份證/營業執照：

d.代理入住委托證明以及代理人身份證：

f.發展商注明應具有的其他義獻資料。

(4)財務部人員應核收業主各項費用并辦理、管理費的銀行托罷手續。

(5)在業主交清有關費用后，物業助理應陪伴業戶對樓宇進行驗收，并填寫《樓宇交樓書》,

簽收鑰匙，如有遺漏項目，業主可填寫《遺漏事項登記表》，限期交回，由物業部轉交

有關承建商并跟進其在限期內修復，完畢后再告知業戶驗收。

2.裝修管理程序

(1)物業部應在業戶收樓時，講解申請裝修程序.

(2)業主裝修管理流程圖

業戶提出裝修申請并填寫物業部人員預審裝修內容及有

《裝修申請表》，提供有關裝修施工隊資料，需報請消防

廿升3MeSI“rr?LLnAZe1+^rr.'inH

財務人員核收業戶裝修各工程經理對有關裝修項目進行

項應繳費用。審批，并督促工程人員做好裝修

物業部、保安部人員在平常巡查時

物業工作人員辦理裝修人員

應對裝修施工隊的作業狀況進行監

《出入證》并告知保安部。

督。如發既有違章裝修現象發生，

應立即予以制止并交由物業部統一

顧客裝修完畢后，匚程經理對?

裝修工程進行驗收，確定無違

章現象，一種月后予以辦理退

(3)對裝修承判商H勺管理在裝修人員進場之前，物業部應查驗、復印并存盤如下資料:

a.裝修商之營業執照：

b.裝修人員證件；

c.保險單據(有需要投購保險之工程:，。

(4)在裝修承判商辦妥裝修手續后，可準許施工人員進入物業施工。

(5)裝修過程中，管理人員應監督裝修施工人員在指定現場作業，按規定清運垃圾，同步

防止施工人員破壞公用設備、設施。

(6)在裝修工程驗收完畢后，應督促承判商交回所有的《出入證》，對丟失《出入證》H勺

將作懲罰。

2.巡查程序

⑴日檢

a.物業部助理每日按規定對責任區至少進行一次巡視和檢查，詳細檢查內容包括：-

_公用設施與否保持正常使用功能；

_轄區內各裝修施工隊有無違章作業現象；

_有無私自占用、使用公共場地現象：

_轄區內環境與否保持清潔、口生;

b.物業助理應將每日檢查狀況如實記錄在物業部《日檢登記表》內:

C.對檢杳中發現的不合格項，物業助理應及時向管理處主管領導反應；

(2)局檢

管理處每周對分管部門工作進行一次全面檢查，并在周檢登記表上作出對應的記錄和

評價。

(3)月檢

物業經理每月組織有關人員進行檢評。

(1)在服務過程中由檢查人員按原則規定重?新檢查并做記錄。

(2)記錄的歸檔和保留

3.投訴處理程序

(1)處理投訴之程序

a.當接獲業主或住戶來電或親臨管理處投訴，在任何狀況下，管理處員工必須以禮相待，

并須耐心聆聽及記錄投訴事項之要點。

b.接投訴之員工應精確無誤地記如下事項：-

投訴日期及時間、投訴者姓名、投識者地址及聯絡、投訴內容。

c.如屬較簡樸之投訴事項，而接投訴之員工亦能自行分柝及處理，應即時處理及答復投

訴者；如屬較復雜或須請示之事項，接投訴之員工應禮貌地向投訴者解釋，待與上級跟

進有關之事后盡快與其聯絡交待。

d.如屬緊急而又嚴重之事故，接投訴之員匚應即時向上匯報及請示，尋求處理措施，并

盡量將已采用之環節、進度或成果即時答復投訴者，使之安心及滿意地拜別。

e.所有投訴均應盡快處理及答復投訴者，除應清晰地記錄每項投訴之內容在日志部內，

亦須繕寫《業戶投訴/意見記錄》表格及呈交上級審閱。

(2)處理投訴指導

a.對業主/住戶之投訴應持歡迎態度，并予以熱情接待：冷漠、訓訴祗會引起反感。

b.理解投訴之內容。

c.分析問題之原因及責任狀況。

d.實地視察投訴內容狀況，注意做好記求。

e.提出處理或不處理的理由和意見。

￡碰到不能處理之問題，應盡快向上級匯報，尋求指導。

請牢記，當處理業主或住戶投訴時，必須表達出耐心和禮貌，誠懇與合作：以及運

用機智去處理每一項投訴；耐心及認真地聆聽投訴者所述之一切事項并記錄下來；然后

盡快采用合適的措施去處理問題，并向投訴者解釋處理措施和過程，此乃處埋任何投訴

之準則。

如有投訴事項被隱瞞、虛報、誤導等事情被發現，有關員工將被嚴重紀律處分。

4.回訪程序

(1)客戶部按照《顧客投訴記錄》，對投訴100%進行回訪，回訪時間按投訴內容詳細確

定。

(2)回訪工作可采用與顧客交談,現場查看、檢查等方式綜合進行。

(3)客戶部安排人員對回訪成果進行記錄分析，發現存在的不合格項應及時向管理經理匯

報，安排人員限期處理，并再次進行回訪，直至業主滿意。

(4)回訪的記錄由客戶部兼職文獻管理員進行統一管理。

三、行政制度

1.物業管理處辦公室守則

(I)辦公室人員須嚴守企業H勺機密，各部門的多種內部規定及不公開的決策；帶格式的：縮進：左側：-0.07限米，處掛縮誑:

7.2字符，孤行控制，段前不分頁，制表他：不在

1.71字符

(2)按照企業檔案規定處理及保留檔案，未經容許，不得私自將檔案外借：

(3)須流轉的文獻和分發的通告，務必直接交到有關人士的手中：

(4)辦公室員工須保持儀容整潔穿企業規定的制服，男性員工留心頭發長度、指甲：

女性員工須注意化妝適度及防止過量飾物：

(5)辦公室作為整個企業的J窗口，須注意言談舉止，為企業樹立一種良好的形象：

(6)辦公室員工應自覺提高自身的業務水平，緊密配合，提高工作效率；

(7)辦公室員工如因需外出，需在接待秘書處將其外出原因、外出時間、去向及預計

歸來時間填寫清晰：

(8)辦公室員工在執行公務M，成以維護企業利益為前提，不接受任何形式的賄賂或

向他人行賄：

(9)辦公室員工盡量減少私人，若因要事的狀況下，也需要在三分鐘內結束；

(10)辦公室中所有來電，必須在鈴聲響起三次0勺時間內接聽，接聽時需報：'［同

馨管理處，您好!”在接聽客戶時，請多用：''請、謝謝及麻煩你”等禮貌用

語。

2.往來文書控制及保密制度

(1)文書往來需嚴格，其中包括：-

a.外發文書：必需由總經理辦公室發出。

b.內部文書：必需由部門主管發出或部門蓋公章才算有效公文。

c.保密文獻：必需統一由行政或總經理指派人員拆閱。

(2)保密制度

a.本制度是為處理波及企業機密的文獻及其機要事項而制定。企業職工必須根據自己的

職務遵守處理機耍文獻及機要事項的紀律。

b.本規定的修改與廢止、由辦公室提議，企業總經理決定后實行。

c.本規定中所稱機要是指不得泄露其內容的文獻及事項，凡符合下列條款之?者均屬于

此。

-有關企業的重要政策或計劃；

-有關人事問題；

-有關重要會議日勺討論事項：

-有關業主或租戶的檔案資料；

-契約、協定或根據協商而決定H勺事項：

-規定、命令中尤其指定時事項。

d.機要文獻及其處理，按其程序可分為如下三利I?

-企業內部秘密，不能向企業以外公開。

-絕密，不能向部門經理及主管，以及尤其指名的最小范圍內的有關工作人員以及承接

人員以外者公開。

e.機要文獻、機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的經理負責，但企業總經理

可以命其變更。

f.機要文獻或機要事項由該業務部經理負責印制和傳達。

g.機要文獻由其制發部門制成正本、撤本兩份、一份由制發部門分門別類加以保管，另

一份由辦公室專人保管。機要文獻應加蓋對應【I勺紅色標識，其處理和保管由收件人自行

處理。

h.機要文獻的制發部門應備有發文簿，文獻發送至有關部門時，必須請收件人簽字蓋章。

i.企業內機要文獻啊傳遞，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文獻

方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。

j.機要文獻須經制發部門1向經理同意后方可復制。機要文獻復制時制發部門應將復制件

數量在原件或副本上詳細記錄，并在上述?？钜幎ǖ陌l文簿上記載復制件的去向。

k.秘密文獻或企業外秘密文獻以及秘密事項，由制發部門的經理負責，清專人進行分

發和傳送，但必須履行上述規定的手續。

I.機要文獻及其有關草案、其他無用物品的銷毀，應確定一定H勺時間，由所管經理負

責銷毀。

m.凡違反本規定者，由總經理辦公室討論處理。

n.文獻人體可分為：-

-法律效力文獻：包括公約、手冊、指南等：

-匯報/表格;

-作業指導書/工作手冊:

-程序文獻

3.檔案系統

管理檔案系統是管理工作中?重大系統，所有員工都必須積極關懷，需采用簡樸及

輕易明白設計，各員工應按照卜.列規定處理文獻：-

(1)分管經理工作職責

a.必須把檔案管理工作列入經理任期目的責任制，并分解下達管理目的。

b.要重視檔案管理工作，積極處理檔案管理工作經費及其他問題，每年至少要召開兩

次檔案工作會議。辦公室根據“檔案法”和經理的年度方針、工作目的制定每年工

作計劃。

(2)檔案資料員工作職責

a.負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文獻的催辦工作。

b.按規定程序及時、對的地辦理多種資料H勺動態注記。

c.準時搜集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔。分類要精確，裝訂要

工整，要符合立卷原則。

d.及時制定工作計劃和做好工作總結，每月或每季提供應各級領導對1內、可靠的登記

表。

e.嚴格執行查閱資料的規定措施和資料保密紀律。

匕妥善保管好各類檔案資料。

4.會議系統

為有效率地執行管理及不停完善管理運作，將采用下列安排：-

(I)會議召開之前應作好準備工作，確定議題內容，準備好有關的會議資料、文獻。

(2)多種會議一般應與辦公室聯絡，對出席對象提前一天以上發出告知，以備會議出席者

安排好工作。

(3)會議出席者應準時到會，假如無法參與，應事先向會議組織者請假，未請假或未經容

許請假而缺席、遲到者按有關出勤考核措施承擔責任。缺席者應事后及時積極補閱會議

記錄，理解會議精神。

(4)會議應堅持講效率、開短會原則，發言者做到言簡意賅，不作題外話但又要暢所欲言，

要使多種會議都能起到應有的效果。

(5)固定性會議為：總經理辦公室會議，部門經理例會、部門例會、段組例會。

(6)會議如需增長、延期、合并或擴大出席對象時，由會議主持者約定后及時發出變更

及擴大范圍的告知。

(7)出席會議人員于會議前安排好工作：會議期間其他人如無特殊狀況不得進入會場找

人、談事。如有來訪客人或來訪，安排合適人員作好接待記錄，待會后再告知當事

人處理。如遇急事必須當事人親自接待時，應先得到會議召集者的容許，由其告知有關

人員離開會場，并盡量不影響會議進程與發言，維護會議正常進行。

(8)有關部門和人員應嚴格執行會議紀要、決策、決定的有關內容，于規定完畢日期后

的初次會議上作出完畢狀況的扼要匯報。

(9)會議紀要，及所形成的決策、決定文稿應妥善保管，無關人員未經同意不得借閱。

(10)與會者需遵守會場紀律，尊重他人發言，充足闡明自己口勺觀點，請調至振動檔，

以維護會議正常進行。

5.辦公室設備使用管理

(1)

a.企業設備專為保障企業各項業務工作得以順利進行而配置，必須嚴格按規定使

用，無端損壞應賠償：

b.企業各部門辦公區域，因公事規定申請安裝，須由部門或個人提出申請，辦公

室統一辦理，報總經理審批后，交工程部實行。

c.企業各部門職工辦公用，除忘經理辦公室及機外，其他均不具有國際、

國內長途功能，任何人不得以任何理由申請啟動DDD、IDD功能，確因公需撥打長途

附，應填寫長途申請單，經辦公室審批后指定撥發。

d.不準用企業聊天及處理私人事務。

⑵匏印、電腦、打印機

a.復印、打字是企業文書機要崗位，工作人員應嚴守崗位，非指定人員不得使用：

b.復印機保證每天上午8:15開機,下午5:30關機；

c使用復印機、電腦、打印機應遵守操作規程，注意愛惜。

6.庫存系統及計劃

(1)制定小區下月耗用材料的計劃，并艱據實際庫存狀況決定請購數量，件報審批。

(2)購進材料、工具在進庫前必須驗收數量及質量，合格無誤方可進庫。

(3)材料、工具領用要填寫領料單并簽字領料單應用處，個人專用工具要填寫個人領用

單，如有遺失由個人承擔。

(4)領用工具如自然報廢，要填寫報廢單，由主管以上簽字承認，如屬意外報廢，要寫

明原因，山主管以上簽字承認，否則照價賠償。

(5)每月清庫一次，做到帳物相符，對庫存材料、工具及時申報給上級部門。

(6)倉庫內物品擺放分類，地而保持清潔，易腐、易碎、易燃、易揮發物品應此外放置。

7.倉庫管理制度

(1)凡入庫物料，需根據進倉單進行數量、外觀、技術資料和品質的檢查、清點，對?帶格式的：縮進：左側：-0.07哩米，輪掛縮進:

7.2字符.孤行控削.段前不分頁、制表位：不在

1.71字符

缺損和不合格物料，應及時在送倉單內闡明。

(2)物料入庫后要及時登帳、立卡、建立物料檔案，帳卡物要常常查對，做到帳物相

符。如發現備料局限性或缺損要查明原因提出書面匯報。

(3)入庫物料要盡量合理堆垛，定量寄存，過目成數，做到不歪不倒，搬運以便和安

全不受損壞。

(4)應做好倉庫的門窗和庫存物料的保管和安全防患工作，要常?格?檢直、維