?營房檔案管理制度規定一、總則（一）目的為加強營房檔案管理，確保營房檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮營房檔案在部隊建設、管理和保障中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位所有營房檔案的管理，包括營房建設、使用、維護等方面形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）基本原則1.集中統一管理原則營房檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映營房建設、使用和維護的實際情況。3.完整性原則全面收集和整理營房建設、管理過程中產生的各類檔案，確保無遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家和軍隊有關保密規定，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家和軍隊有關檔案管理的法律法規和規章制度。2.制定和完善本單位營房檔案管理制度。3.負責營房檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。4.對各部門的營房檔案管理工作進行指導和監督。5.定期對營房檔案進行清理和歸檔，確保檔案的質量和安全。（二）各部門職責1.負責本部門形成的營房檔案的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好營房檔案的鑒定、統計和利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業務，具備一定的專業知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。4.按照規定的程序和方法，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務。5.參與檔案的鑒定、統計等工作，及時向檔案管理部門負責人匯報檔案管理情況。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.營房建設項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告等。2.設計文件，如初步設計、施工圖設計等。3.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。4.施工合同、監理合同等。5.工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、質量檢驗報告等。6.營房使用過程中的維修記錄、改造方案、圖紙等。7.營房設施設備的采購合同、安裝調試記錄、維護保養記錄等。8.營房土地相關文件，如土地使用證、規劃許可證等。9.其他與營房建設、使用、維護有關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.對收集到的檔案材料，應進行認真核對，確保材料的真實性和準確性。3.對于重要的檔案材料，應進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類按照營房建設、使用、維護等不同階段和類別，將檔案分為工程建設檔案、使用管理檔案、維護保養檔案等。2.編號對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則。3.裝訂對紙張大小不一致、破損的檔案材料進行整理和裝訂，確保檔案的整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檢索和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的安全保衛工作，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家和軍隊有關檔案保管期限的規定為依據。2.從維護檔案的完整性和歷史真實性出發，全面分析檔案的價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，確定其保管期限。2.分析檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映部隊建設重大歷史事件、具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映部隊建設重要階段、具有重要參考價值的檔案。3.短期保管保管期限為5年至15年的檔案，主要是一般性的業務文件和資料。（五）銷毀程序1.經過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報單位領導批準。2.編制銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案統計（一）統計內容1.檔案的數量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的利用情況，包括查閱、借閱的人次、卷次等。（二）統計方法1.建立檔案統計臺賬，定期對檔案的相關數據進行記錄和匯總。2.利用計算機軟件對檔案數據進行統計分析，提高統計工作的效率和準確性。（三）統計報表1.每月、每季度、每年定期編制檔案統計報表，向上級主管部門和本單位領導匯報檔案管理情況。2.統計報表應內容完整、數據準確、格式規范，并有制表人、審核人簽字。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家和軍隊有關檔案利用的規定，確保檔案信息安全。2.本著服務部隊建設、管理和保障的宗旨，為利用者提供優質、高效的服務。3.堅持保密原則，對涉及軍事秘密、商業秘密等敏感信息的檔案，應嚴格限制利用范圍。（二）利用范圍1.本單位內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門因工作需要查閱、調閱檔案。3.其他有關單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經本單位領導批準。（三）利用程序1.查閱檔案利用者應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門。檔案管理部門根據申請內容，在規定的時間和地點為利用者提供檔案查閱服務。利用者查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上登記，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案借閱檔案須經單位領導批準，并填寫檔案借閱申請表。檔案管理部門根據批準意見，辦理檔案借閱手續，借閱期限一般不得超過[x]個工作日。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，按時歸還檔案。如遇特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）利用反饋1.檔案管理部門應定期收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷改進服務質量。2.對利用檔案過程中發現的問題，如檔案內容不完整、不準確等，應及時進行核實和處理，并將處理結果反饋給利用者。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的營房檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設內容1.檔案數字化對現有營房檔案進行全面數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.信息化管理系統開發開發適合本單位實際情況的營房檔案信息化管理系統，實現檔案的在線錄入、分類編目、檢索查詢、借閱管理、統計分析等功能。3.網絡建設建立檔案管理部門內部局域網，實現檔案信息的共享和傳輸。