銀行檔案寄存管理制度?一、總則（一）目的為規范銀行檔案寄存管理工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各類檔案在外部寄存機構的寄存管理活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保寄存檔案的安全，防止檔案信息泄露。2.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和標準進行檔案寄存相關操作。3.有效利用原則：在保障安全的前提下，便于檔案的查詢、調閱和使用。二、檔案寄存機構選擇（一）資質要求1.具有合法的經營資質，信譽良好，無違法違規記錄。2.具備完善的檔案保管設施和安全防護措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等。3.擁有專業的檔案管理人員，熟悉檔案管理業務和相關法律法規。（二）評估與選擇1.人事部門負責對潛在的檔案寄存機構進行初步調研和篩選，收集其相關資料。2.組織相關部門（如風險管理部門、法律合規部門等）對候選機構進行綜合評估，評估內容包括機構資質、設施條件、管理能力、服務質量等。3.根據評估結果，選擇最合適的檔案寄存機構，并簽訂詳細的寄存服務合同。三、檔案交接（一）檔案整理1.各部門在向寄存機構移交檔案前，應對檔案進行全面整理。按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類、編號、編目，確保檔案資料齊全、完整、有序。2.編制檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數量、起止日期、保管期限等信息。（二）交接流程1.由本行檔案管理部門與寄存機構共同安排交接時間和地點。2.在交接現場，雙方按照檔案移交清單逐一核對檔案，確認無誤后簽字確認。3.交接過程應進行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據，以備后續查詢。四、檔案寄存期間管理（一）日常巡查1.寄存機構應定期對寄存檔案進行巡查，檢查檔案的保管狀況，如發現檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應及時采取措施進行處理，并向本行報告。2.本行檔案管理部門可定期或不定期對寄存檔案進行抽查，監督寄存機構的管理工作。（二）環境維護1.寄存機構應保持檔案寄存場所的環境整潔、衛生，溫度、濕度符合檔案保管要求。2.配備必要的消防、安全設施，并確保其正常運行。（三）信息安全管理1.寄存機構應建立嚴格的信息安全管理制度，對接觸檔案的人員進行權限管理，防止檔案信息泄露。2.加強對檔案寄存場所的網絡安全防護，防止黑客攻擊、病毒感染等事件發生。3.本行與寄存機構應簽訂保密協議，明確雙方在檔案信息安全方面的責任和義務。五、檔案查詢與調閱（一）查詢申請1.本行內部人員因工作需要查詢寄存檔案的，應填寫檔案查詢申請表，注明查詢目的、查詢內容等信息。2.查詢申請表需經所在部門負責人審批同意后，提交至檔案管理部門。（二）調閱流程1.檔案管理部門收到查詢申請表后，對申請進行審核。審核通過后，向寄存機構發出調閱檔案的通知。2.寄存機構按照通知要求，及時將所需檔案提供給本行檔案管理部門。3.本行檔案管理部門在指定地點提供檔案供查詢人員查閱，查閱過程應進行登記，記錄查閱人員姓名、時間、查閱內容等信息。4.查詢人員不得擅自將檔案帶離指定地點，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行操作。（三）歸還要求1.查詢完畢后，查詢人員應及時將檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門核對檔案無誤后，將檔案歸還寄存機構，并辦理相關交接手續。六、檔案的銷毀（一）銷毀審批1.對于已過保管期限或無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀審批表。2.銷毀審批表需經本行相關部門（如風險管理部門、法律合規部門等）審核，并報行領導審批同意。（二）銷毀實施1.經批準后，由本行檔案管理部門與寄存機構共同實施檔案銷毀工作。2.銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息，記錄需由雙方經辦人員簽字確認。3.可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。七、監督與檢查（一）內部監督1.本行內部審計部門定期對檔案寄存管理工作進行審計監督，檢查檔案管理制度的執行情況、檔案保管狀況、查詢調閱記錄等。2.人事部門負責對檔案寄存管理工作進行日常監督，及時發現和解決存在的問題。（二）外部監督1.接受監管部門的監督檢查，按照要求提供相關檔案寄存管理資料。2.定期對寄存機構的服務質量進行評估，如發現寄存機構存在違反合同約定或檔案管理規定的行為，應及時要求其整改，情節嚴重的可終止合作。八、責任追究（一）責任界定1.因本行內部人員違反檔案寄存管理制度，導致檔案丟失、損壞、信息泄露等事故的，追究相關人員的責任。2.因寄存機構原因造成檔案損失的，由寄存機構承擔相應的賠償責任，并按照合同約定追究其違約責任。（二）追究方式1.對責任人員視情節輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.涉及違法犯罪的，依法移送司法機關處理。九、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人事部門制定檔案寄存管理相關培訓計劃，定期組織本行員工參加培訓。2.培訓內容包括檔案寄存管理制度、操作流程、信息安全知識等。（二）宣傳教育1.通過內部刊物、宣傳欄等形式，宣傳檔案寄存管理的重要性和相關知識。2.提高全行員工對檔案寄存管理工作的認識和重視程度，確保各項制度的有效執行。