貿易公司釆購管理制度?總則1.目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，滿足公司生產經營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。3.采購原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求進行采購，避免盲目采購和積壓庫存。質量優先原則：確保所采購物資和服務的質量符合公司要求和相關標準，優先選擇優質供應商。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購談判和招標等方式，爭取最優的采購價格，降低采購成本。公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，防止不正當競爭。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責公司采購管理制度的執行和落實，制定采購計劃和采購方案。組織供應商開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案。負責采購合同的起草、簽訂、執行和跟蹤，處理采購合同糾紛。負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作，確保采購工作的順利進行。收集市場采購信息，進行市場調研和分析，為公司采購決策提供參考依據。采購人員職責負責具體采購業務的操作，按照采購計劃和要求選擇合適的供應商進行采購。與供應商進行商務談判，爭取有利的采購條件，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。負責采購物資的到貨驗收工作，確保物資的數量、質量符合要求。協助財務部門辦理采購付款手續，提供相關采購憑證和資料。保守公司采購業務機密，維護公司利益。2.其他相關部門需求部門根據公司生產經營計劃和實際需求，提出物資和服務的采購申請，明確采購規格、數量、質量要求等。參與采購合同的評審，對采購物資和服務的質量、技術要求等方面提出意見和建議。協助采購部門進行采購物資的驗收工作，對驗收結果進行確認。質量部門參與采購物資的質量標準制定和驗收標準的審核，確保采購物資符合公司質量要求。負責對采購物資進行質量檢驗和抽檢，對不合格物資提出處理意見。財務部門負責審核采購合同的付款條款，確保付款方式、付款期限等符合公司財務規定。按照采購合同和公司財務制度辦理采購付款手續，對采購資金進行監控和管理。參與采購成本的核算和分析，提供財務數據支持和決策建議。采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等信息。《采購申請表》經需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯合評審，評審內容包括采購需求、采購預算、采購方式、供應商選擇等。采購申請經采購部門負責人審核簽字后，按照公司審批權限提交至公司領導審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。3.供應商選擇與管理供應商開發采購部門根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步調查，了解其基本情況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的信息。建立潛在供應商檔案，記錄供應商的相關信息，并對其進行分類管理。供應商評估采購部門組織相關部門對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產環境、質量管理體系、技術研發能力、生產設備、人員素質等方面。根據評估結果，對潛在供應商進行打分，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，并納入合格供應商名錄。供應商選擇采購人員根據采購需求和合格供應商名錄，選擇合適的供應商進行采購談判。在采購談判前，采購人員應充分了解市場行情和供應商情況，制定合理的采購談判策略。采購談判過程中，采購人員應與供應商就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商，爭取達成雙方滿意的采購合同。供應商管理采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、采購合同執行情況、質量反饋情況、付款記錄等信息，并定期對供應商進行評估和考核。對于表現優秀的供應商，采購部門可給予一定的獎勵和優惠政策；對于表現不佳的供應商，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改；如供應商整改后仍不符合要求，采購部門應取消其合格供應商資格。4.采購合同簽訂采購人員與供應商達成采購意向后，起草采購合同。采購合同應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同經采購部門負責人審核簽字后，提交至公司法律顧問進行法律審核。法律審核通過后，采購合同按照公司審批權限提交至公司領導審批。采購合同經公司領導審批通過后，由采購人員與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。5.采購訂單下達采購人員根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。6.采購物資驗收采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。采購物資到貨后，采購人員應及時組織需求部門和質量部門進行驗收。驗收內容包括物資的數量、質量、規格、型號等是否符合采購合同要求。質量部門對采購物資進行質量檢驗和抽檢，如發現物資存在質量問題，應及時通知采購部門和供應商，要求供應商限期整改或退換貨。驗收合格的采購物資，由需求部門辦理入庫手續；驗收不合格的采購物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如要求供應商補貨、換貨、降價、退貨等。7.采購付款采購物資驗收合格并辦理入庫手續后，采購人員應及時整理采購憑證和資料，提交至財務部門辦理采購付款手續。財務部門根據采購合同和公司財務制度，對采購付款申請進行審核，審核通過后按照采購合同約定的付款方式和付款期限支付采購款項。采購付款完成后，財務部門應及時登記采購付款臺賬，記錄采購付款的相關信息。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律糾紛等。根據風險識別和評估結果，對采購風險進行分類和分級，確定風險的嚴重程度和影響范圍。2.風險應對措施供應商管理風險應對加強供應商選擇和管理，嚴格審核供應商資質和信譽，選擇優質供應商合作。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方權利義務和違約責任，確保合同的有效執行。定期對供應商進行評估和考核，及時發現和解決供應商存在的問題，降低供應商違約風險。質量風險應對嚴格控制采購物資的質量標準，要求供應商提供質量合格證明文件。加強采購物資的驗收工作，確保物資質量符合要求。建立質量反饋機制，及時處理采購物資質量問題，要求供應商承擔相應責任。價格風險應對加強市場調研和分析，及時了解市場價格動態，掌握價格波動趨勢。與供應商進行合理的價格談判，爭取有利的采購價格。采用套期保值等金融工具，規避價格波動風險。法律風險應對加強采購合同管理，確保采購合同的合法性和有效性。咨詢公司法律顧問，對采購合同進行法律審核，避免法律糾紛。加強采購人員法律意識培訓，提高法律風險防范能力。采購績效評估1.評估指標采購成本：考核采購物資的實際采購價格與預算價格的差異，以及采購成本的降低率。采購質量：考核采購物資的質量合格率，以及因質量問題導致的損失情況。采購交貨期：考核采購物資的實際交貨期與合同約定交貨期的符合率，以及交貨延遲的次數和天數。供應商管理：考核供應商的開發、評估、選擇、管理等工作的質量和效果，以及供應商的滿意度。采購效率：考核采購申請的處理時間、采購合同的簽訂時間、采購訂單的下達時間等，以及采購工作的整體效率。2.評估方法定期評估：采購部門定期（每月或每季度）對采購績效進行評估，收集相關數據和信息，按照評估指標進行打分和分析。對比評估：將采購績效與同行業其他公司或公司歷史數據進行對比，分析采購績效的優劣和改進空間。綜合評估：綜合考慮采購成本、采購質量、采購交貨期、供應商管理、采購效率等多個方面的因素，對采購績效進行全面、客觀的評估。3.評估結果應用績效反饋：采購部門將采購績效評估結果及時反饋給采購人員，肯定成績，指出