超市大區采購管理制度?一、總則1.目的為規范超市大區采購管理工作，確保采購活動的合法性、規范性和高效性，保障商品供應的及時性、穩定性和質量，降低采購成本，提高超市的經濟效益和市場競爭力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于超市大區總部及下屬各門店的采購活動，包括商品采購、供應商管理、采購合同管理等相關工作。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和超市的各項規章制度。公平公正原則：在采購過程中，要公平對待所有供應商，確保采購活動的公正性。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和商品，保障消費者權益。成本效益原則：在保證商品質量和服務水平的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責1.采購部門設置采購部：負責超市大區的商品采購工作，根據市場需求和銷售情況，制定采購計劃，選擇供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購訂單的執行情況。采購專員：協助采購部經理完成具體的采購任務，負責與供應商溝通、詢價、比價、議價等工作，收集市場信息，為采購決策提供參考。2.采購部門職責制定采購計劃：根據超市的銷售目標、庫存狀況和市場動態，制定合理的采購計劃，確保商品供應的及時性和準確性。供應商管理：建立和維護供應商數據庫，對供應商進行評估、選擇、考核和管理，確保供應商的質量、價格和服務符合超市要求。采購執行：按照采購計劃，組織實施采購活動，與供應商簽訂采購合同，跟蹤采購訂單的執行情況，及時處理采購過程中的問題。成本控制：通過市場調研、供應商談判、招標采購等方式，降低采購成本，提高采購效益。質量控制：負責采購商品的質量檢驗和驗收工作，確保所采購商品符合質量標準和超市要求。信息管理：收集、整理和分析采購相關信息，為采購決策提供支持，同時及時向其他部門反饋采購信息。三、采購流程1.需求分析與計劃制定銷售數據分析：采購專員定期收集、分析超市各門店的銷售數據，了解商品的銷售趨勢、暢銷品和滯銷品情況，為采購計劃提供依據。庫存盤點與分析：與倉庫管理部門合作，定期進行庫存盤點，掌握庫存商品的數量、品種、保質期等信息，分析庫存結構，確定補貨需求。市場調研：關注市場動態、行業趨勢和競爭對手情況，收集相關商品的市場價格、質量、供應等信息，為采購決策提供參考。采購計劃制定：根據銷售數據分析、庫存盤點結果和市場調研情況，采購專員制定采購計劃，明確采購商品的品種、數量、規格、采購時間等，并提交采購部經理審核。采購部經理審核通過后，將采購計劃下達給采購專員執行。2.供應商選擇與評估供應商開發：采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、客戶推薦等，并對潛在供應商進行初步了解和篩選。供應商資質審核：對初步篩選出的供應商進行資質審核，要求供應商提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關證件，確保供應商具備合法經營資格。實地考察：對于重要供應商或新合作供應商，采購部組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產能力、質量管理體系、物流配送能力、售后服務等情況，評估供應商的綜合實力。供應商評估：建立供應商評估體系，從供應商的產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、信譽等方面對供應商進行定期評估。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。供應商選擇：根據供應商評估結果，采購專員選擇合適的供應商進行合作，并與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。3.采購談判與合同簽訂采購談判：采購專員與選定的供應商就采購商品的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購專員應充分了解市場行情，掌握供應商的成本和利潤情況，運用談判技巧，確保采購價格合理、質量可靠、交貨期及時。合同起草：談判達成一致后，采購專員根據談判結果起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括商品名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同應符合法律法規的要求，確保合同的合法性和有效性。合同審核與簽訂：采購合同起草完成后，提交采購部經理審核，采購部經理審核通過后，報法務部門進行法律審核。法務部門審核無異議后，由超市法定代表人或授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分發給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應的準備工作。4.采購訂單下達與跟蹤采購訂單下達：采購專員根據采購合同，及時下達采購訂單給供應商，明確采購商品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購專員應將訂單副本分發給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好收貨和付款準備。采購訂單跟蹤：采購專員定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，及時了解訂單的生產進度、發貨情況等信息。如發現訂單執行過程中出現問題，如交貨延遲、質量問題等，采購專員應及時與供應商協商解決，并將問題反饋給采購部經理。交貨通知：供應商發貨前，應提前通知采購專員預計交貨時間和運輸方式等信息。采購專員收到通知后，及時通知倉庫管理部門做好收貨準備。5.商品驗收與入庫驗收準備：倉庫管理部門收到采購專員的收貨通知后，安排驗收人員和驗收場地，準備好驗收工具和相關文件，如采購合同、采購訂單、質量標準等。商品驗收：驗收人員按照采購合同和質量標準對采購商品進行驗收，檢查商品的數量、規格、質量、包裝等是否符合要求。對于驗收合格的商品，驗收人員在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的商品，驗收人員應及時通知采購專員，采購專員與供應商協商解決退貨、換貨或補貨等問題。入庫手續辦理：倉庫管理部門根據驗收結果，辦理商品入庫手續，將商品按照規定的倉位存放，并更新庫存臺賬。同時，倉庫管理部門應及時將入庫信息反饋給采購專員和財務部門。6.付款管理發票審核：財務部門收到供應商開具的發票后，按照采購合同和相關規定對發票進行審核，檢查發票的真實性、合法性、準確性和完整性。審核無誤后，在發票上加蓋"發票已審核"章，并登記發票信息。付款申請：采購專員根據采購合同和發票審核情況，填寫付款申請單，注明采購商品的名稱、數量、金額、付款方式、付款日期等信息，并提交采購部經理審核。采購部經理審核通過后，報財務部門負責人審批。付款審批：財務部門負責人對付款申請進行審批，審批通過后，安排付款。對于金額較大的采購付款，應按照超市的資金審批流程進行審批。付款執行：財務部門按照審批結果，通過銀行轉賬、支票等方式向供應商支付貨款，并做好付款記錄。同時，財務部門應及時將付款信息反饋給采購專員和其他相關部門。四、供應商管理1.供應商準入管理供應商申請：潛在供應商向超市采購部提交供應商申請表，詳細說明公司基本情況、經營范圍、產品信息、生產能力、質量控制體系、售后服務等內容。資質審核：采購部對供應商申請表進行初審，審核供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件，確保供應商具備合法經營資格。實地考察：對于初審合格的供應商，采購部組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產環境、設備狀況、質量管理體系、物流配送能力、售后服務等情況，評估供應商的綜合實力。實地考察結束后，考察人員填寫實地考察報告，提出是否準入的建議。供應商準入審批：采購部根據實地考察報告和初審結果，填寫供應商準入審批表，報采購部經理、分管領導審批。審批通過后，將供應商納入超市供應商數據庫，并通知供應商簽訂合作協議。2.供應商評估與考核評估指標設定：建立供應商評估指標體系，從產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、信譽等方面對供應商進行評估。評估指標應明確、具體、可量化，以便于評估和考核。定期評估：采購部定期（每季度或每半年）對供應商進行評估，評估方式包括供應商自評、采購部評估、門店反饋等。采購部根據評估結果，對供應商進行打分，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。動態管理：根據供應商評估結果，對供應商進行動態管理。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于良好供應商，保持密切合作，督促其不斷改進；對于合格供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，予以淘汰；對于不合格供應商，立即終止合作，并將其列入黑名單，禁止再次合作。考核結果應用：供應商評估與考核結果作為供應商合作、采購價格調整、付款方式變更等決策的重要依據。同時，將考核結果反饋給供應商，要求其針對存在的問題進行整改，不斷提高供應質量和服務水平。3.供應商激勵與約束機制激勵機制：設立供應商激勵獎項，對表現優秀的供應商進行表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、給予采購金額折扣、增加訂單量等。同時，與供應商建立長期穩定的合作關系，共同開展促銷活動、新品研發等，實現互利共贏。約束機制：在采購合同中明確供應商的違約責任，如交貨延遲、質量問題、售后服務不到位等應承擔的賠償責任。對于違反合同約定的供應商，按照合同條款進行處罰，如扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等。同時，建立供應商信用檔案，記錄供應商的違規行為，作為后續合作的參考依據。五、采購風險管理1.風險識別與評估市場風險：關注市場供求關系、價格波動、競爭對手動態等因素，評估市場變化對采購成本和商品供應的影響。供應商風險：評估供應商的經營狀況、財務狀況、信譽狀況等，識別供應商可能出現的違約風險、質量風險、交貨風險等。質量風險：加強采購商品的質量檢驗和驗收工作，識別采購商品可能存在的質量問題，如假冒偽劣產品、質量不合格等，評估質量問題對超市經營和消費者權益的影響。合同風險：審查采購合同條款，識別合同簽訂、履行過程中可能存在的風險，如合同條款不明確、違約責任不清、法律糾紛等。其他風險：關注政策法規變化、自然災害、突發事件等因素對采購活動的影響，識別可能出現的其他風險。2.風險應對措施市場風險應對：加強市場調研和分析，及時掌握市場動態，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本過高或商品供應不足。同時，與供應商簽訂價格調整協議，約定價格調整方式和幅度，降低價格風險。供應商風險應對：建立供應商評估和考核體系，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商進行合作，并定期對供應商進行評估和監控。加強與供應商的溝通與協調，及時了解供應商的經營狀況和動態，如發現供應商存在潛在風險，及時采取措施進行調整或更換供應商。質量風險應對：嚴格執行采購商品的質量檢驗和驗收制度，加強對采購商品的質量把控。要求供應商提供質量合格證明文件，并對采購商品進行抽檢或全檢。對于質量不合格的商品，堅決予以退貨或換貨，確保所采購商品符合質量標準和超市要求。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審查合同條款，確保合同條款明確、合法、有效。在合同簽訂前，征求法務部門的意見，防范合同法律風險。在合同履行過程中，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時處理合同糾紛，確保合同順利履行。其他風險應對：關注政策法規變化，及時調整采購策略和業務流程，確保采購活動符合法律法規要求。制定應急預案，應對自然災害、突發事件等不可抗力因素對采購活動的影響，保障超市商品供應的連續性和穩定性。六、采購監督與審計1.內部監督采購部門自查：采購部定期對采購工作進行自查，檢查采購流程是否規范、采購行為是否合規、采購合同是否履行等情況，及時發現和糾正存在的問題。財務部門監督：財務部門對采購付款進行審核和監督，檢查發票的真實性、合法性、準確性和完整性，以及付款申請是否符合采購合同和相關規定。同時，對采購成本進行核算和分析，監控采購費用的支出情況，確保采購成本控制在合理范圍內。審計部門審計：審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購流程的合規性、采購決策的科學性、采購合同的履行情況、采購成本的合理性等內容，發現問題及時提出整改建議，并監督整改落實情況。2.外部監督供應商監督：鼓勵供應商對超市采購活動進行監督，如發現采購人員存在違規行為或不正當競爭行為，可向超市相關部門舉報。超市對供應商的舉報