部門采購流程管理制度?一、總則（一）目的為規范公司部門采購流程，加強采購管理，提高采購效率，確保采購活動的公開、公平、公正，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、原材料、服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公開性原則：采購信息應公開透明，接受公司內部監督。4.公平性原則：對所有供應商一視同仁，公平競爭，擇優選取。5.誠實信用原則：采購活動中各方應誠實守信，履行各自義務。二、采購計劃與預算管理（一）采購計劃制定1.各部門應根據工作需要和業務發展規劃，提前制定年度采購計劃。年度采購計劃應包括采購項目、數量、規格、預算金額、預計采購時間等內容。2.采購計劃應經部門負責人審核后報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據。3.在采購執行過程中，如因業務變化需要調整采購計劃，應提前填寫《采購計劃變更申請表》，說明變更原因、變更內容等，經部門負責人審核、公司分管領導審批后執行。（二）采購預算編制1.采購預算應根據采購計劃進行編制，明確各項采購項目的預算金額。采購預算應充分考慮市場價格波動、業務發展需求等因素，確保預算的合理性和準確性。2.采購預算編制完成后，應提交公司財務部門進行審核。財務部門應從公司整體財務狀況出發，對采購預算的合理性、資金安排等進行審核，并提出審核意見。3.經財務部門審核通過后的采購預算報公司管理層審批。審批通過后的采購預算作為控制采購成本的依據。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質證明、業績情況、產品質量等資料。2.根據采購項目的要求，從供應商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應商。對于新的采購項目，應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。3.對潛在供應商進行實地考察或資質審核，了解其生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等。實地考察或資質審核可邀請相關部門人員共同參與。4.根據考察或審核結果，選擇確定合格供應商，并與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利義務、采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。（二）供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估與考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。評估周期可根據實際情況設定，一般為每季度或每半年進行一次。2.建立供應商評估與考核指標體系，明確各項指標的權重和評分標準。通過對供應商的各項指標進行評分，計算出綜合得分，對供應商進行排名。3.根據評估與考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對表現不佳的供應商進行警告、限期整改，如仍未改善，可暫停或終止合作。（三）供應商信息維護1.采購部門應及時更新供應商信息庫中的供應商信息，確保信息的準確性和完整性。2.對于供應商的重大變動，如公司名稱變更、經營范圍調整、法定代表人更換等，應及時進行記錄和更新，并通知相關部門。四、采購流程（一）采購申請1.各部門需要采購物品或服務時，應填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、預算金額、采購原因、預計到貨時間等內容。2.《采購申請表》應由部門負責人審核簽字后提交采購部門。如采購項目涉及多個部門，應經相關部門會簽后提交。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，應根據采購預算和相關規定進行初審。初審內容包括采購項目是否在預算范圍內、采購申請的合理性等。2.初審通過后，將《采購申請表》提交公司分管領導審批。對于金額較大或重要的采購項目，還需提交公司管理層審批。3.審批通過后的《采購申請表》返回采購部門作為采購執行的依據。（三）采購實施1.采購部門根據審批通過的《采購申請表》，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等，應根據采購項目的特點和相關規定選擇。2.對于招標采購，采購部門應編制招標文件，明確采購項目的技術要求、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。組織開標、評標、定標等活動，確定中標供應商。3.對于競爭性談判采購、詢價采購等方式，采購部門應向多家供應商發出談判文件或詢價單，邀請其報價。組織談判或詢價活動，比較各供應商的報價和條件，確定成交供應商。4.對于單一來源采購，采購部門應提供充分的理由和相關證明材料，經公司審批后與唯一供應商進行協商談判，確定采購價格和合同條款。5.在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度和質量情況。如發現問題，應及時協商解決。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利義務、采購產品或服務的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應提交公司法律部門進行審核。法律部門應對合同的合法性、合規性、完整性等進行審核，并提出審核意見。3.根據法律部門的審核意見，對采購合同進行修改完善后，由采購部門負責人、供應商法定代表人或授權代表簽字蓋章生效。（五）驗收付款1.采購產品或服務到貨后，采購部門應及時通知相關部門進行驗收。驗收部門應按照采購合同和相關標準對采購產品或服務的數量、質量、規格等進行驗收。2.驗收合格后，驗收部門應填寫《采購驗收單》，并由驗收人員簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商溝通協商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。3.采購部門根據《采購驗收單》和采購合同，辦理付款手續。付款申請應經部門負責人審核、財務部門審核、公司分管領導審批后，按照公司財務制度進行付款。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質量問題、法律風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險因素進行評估，確定風險等級和影響程度。（二）風險應對措施1.針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施。如對于市場價格波動風險，可通過簽訂價格調整條款、套期保值等方式進行應對；對于供應商違約風險，可在合同中明確違約責任、增加擔保措施等。2.建立風險預警機制，及時發現風險變化情況，提前采取措施進行防范和控制。六、監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息。對于審計發現的問題，應及時整改落實。（二）投訴處理1.公司設立采購投訴渠道，接受員工對采購活動的投訴和舉報。投訴渠道包括電話、郵箱、意見箱等。2.收到投訴后，