行政物資管理制度流程?總則目的為加強(qiáng)公司行政物資管理，規(guī)范物資采購(gòu)、使用、保管等流程，提高物資使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)行政物資的管理。基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司行政物資實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理安排物資采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量和滿足工作需要的前提下，努力降低采購(gòu)成本和庫(kù)存成本。4.責(zé)任追究原則：對(duì)物資管理過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。物資采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作任務(wù)和物資使用情況，填寫《行政物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求日期等信息，并提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行審核，制定月度行政物資采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，可隨時(shí)提交申請(qǐng)，行政部門應(yīng)及時(shí)處理。供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，行政部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購(gòu)要求。2.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如遇交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題等異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施解決。采購(gòu)驗(yàn)收1.物資到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。2.對(duì)于重要物資或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可邀請(qǐng)專業(yè)人員或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《行政物資驗(yàn)收單》，辦理入庫(kù)手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換、補(bǔ)貨或退款等。物資庫(kù)存管理倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃與布局1.根據(jù)公司物資存儲(chǔ)需求，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、耗材區(qū)等。2.對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，明確各區(qū)域存放物資的類別，便于物資的查找和管理。物資入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定的存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行存放，并填寫《行政物資入庫(kù)登記表》，記錄物資的入庫(kù)日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，及時(shí)更新物資的出入庫(kù)情況，確保賬物相符。物資保管1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查物資的存儲(chǔ)狀況，確保物資無(wú)損壞、無(wú)丟失。2.對(duì)易受潮、易變質(zhì)、易燃易爆等特殊物資，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保物資安全。3.保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境整潔，通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。物資出庫(kù)1.各部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，填寫《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)物資庫(kù)存情況，按照"先進(jìn)先出"原則發(fā)放物資，并填寫《行政物資出庫(kù)登記表》，記錄物資的出庫(kù)日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。3.對(duì)于貴重物資或限量發(fā)放的物資，實(shí)行專人審批制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。庫(kù)存盤點(diǎn)1.公司定期組織庫(kù)存盤點(diǎn)工作，原則上每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作由行政部門牽頭，財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參與。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《行政物資盤點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析。如發(fā)現(xiàn)賬物不符情況，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，并追究相關(guān)人員責(zé)任。物資使用管理使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育員工正確使用行政物資，愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，避免浪費(fèi)和損壞。2.對(duì)于辦公設(shè)備等物資，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。維修與報(bào)廢1.物資出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《行政物資維修申請(qǐng)表》，提交至行政部門。行政部門根據(jù)情況安排維修或聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修。2.對(duì)于無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的物資，使用部門填寫《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因，并提交相關(guān)證明材料。行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢物資應(yīng)統(tǒng)一存放，定期進(jìn)行清理處置，處置收入按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行入賬。物資核算與報(bào)銷管理核算管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)行政物資的賬務(wù)核算，按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，準(zhǔn)確記錄物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存等情況。2.定期與行政部門核對(duì)物資賬目，確保賬賬相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。報(bào)銷管理1.員工因工作需要購(gòu)買行政物資，應(yīng)取得合法有效的發(fā)票，并按照公司報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單、領(lǐng)用申請(qǐng)表等相關(guān)憑證。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)、完整。審核通過(guò)后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)行政物資管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物資采購(gòu)、庫(kù)存、使用等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。日常監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對(duì)物資管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正物資管理過(guò)程中的違規(guī)