行政臺賬收納管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政臺賬的規范化管理，確保行政信息的完整性、準確性和可追溯性，提高行政工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門行政臺賬的收納、整理、保管、查閱和銷毀等管理活動。（三）管理原則1.集中管理原則：公司行政臺賬實行集中統一管理，由行政部門負責歸口管理，確保臺賬資料的完整性和一致性。2.分類歸檔原則：按照行政事務的類別和性質，對臺賬進行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則：妥善保管行政臺賬資料，確保信息安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.動態更新原則：根據行政工作的變化和實際需要，及時更新臺賬信息，保證臺賬的時效性和準確性。二、臺賬分類及內容（一）文件管理臺賬1.公司紅頭文件：包括以公司名義發布的各類正式文件，如通知、決定、報告等，記錄文件編號、標題、發文日期、發文部門、主送及抄送部門、文件內容摘要等信息。2.外來文件：指上級主管部門、政府部門及其他相關單位發來的文件，記錄文件名稱、文號、發文單位、收文日期、文件內容摘要、處理情況等。3.內部流轉文件：公司內部各部門之間流轉的文件，記錄文件編號、標題、流轉部門、流轉日期、處理結果等信息。（二）會議管理臺賬1.公司級會議：包括公司周會、月會、季度會、年度總結會等，記錄會議名稱、會議日期、會議地點、參會人員、會議主題、會議議程、會議決議及落實情況等。2.部門會議：各部門組織召開的會議，記錄會議名稱、會議日期、會議地點、參會人員、會議主題、會議內容摘要等。3.專項會議：針對特定事項召開的會議，如項目研討會、問題解決會等，記錄會議名稱、會議日期、會議地點、參會人員、會議主題、會議討論要點及形成的結論等。（三）辦公用品管理臺賬1.辦公用品采購臺賬：記錄辦公用品的采購日期、采購單號、供應商名稱、辦公用品名稱、規格型號、數量、單價、總價等信息。2.辦公用品領用臺賬：記錄辦公用品的領用日期、領用部門、領用人、辦公用品名稱、規格型號、數量等信息。3.辦公用品庫存臺賬：定期盤點辦公用品庫存，記錄庫存日期、辦公用品名稱、規格型號、數量、存放位置等信息，確保賬實相符。（四）固定資產管理臺賬1.固定資產購置臺賬：記錄固定資產的購置日期、購置單號、資產名稱、規格型號、數量、單價、總價、供應商名稱、資產使用部門等信息。2.固定資產折舊臺賬：按照固定資產折舊政策，記錄固定資產的折舊日期、折舊金額、累計折舊金額等信息。3.固定資產處置臺賬：記錄固定資產的處置日期、處置方式（報廢、出售、捐贈等）、資產名稱、規格型號、數量、處置收入等信息。4.固定資產盤點臺賬：定期對固定資產進行盤點，記錄盤點日期、資產名稱、規格型號、數量、賬面數、實有數、盤盈盤虧情況及原因等信息。（五）車輛管理臺賬1.車輛檔案臺賬：記錄車輛的基本信息，包括車輛型號、車牌號、購置日期、購置價格、車輛用途、車輛保險信息、車輛維修保養記錄等。2.車輛使用臺賬：記錄車輛的使用日期、使用部門、使用人、出車事由、行駛里程、加油量、費用報銷情況等信息。3.車輛維修保養臺賬：記錄車輛的維修保養日期、維修保養項目、維修保養費用、維修保養單位等信息。（六）印章管理臺賬1.印章啟用臺賬：記錄印章的啟用日期、印章名稱、印章規格、啟用原因等信息。2.印章使用臺賬：詳細記錄印章的使用日期、使用部門、使用人、使用事項、蓋章文件名稱及編號等信息。3.印章保管臺賬：記錄印章的保管人、保管期限、交接情況等信息，確保印章保管安全。（七）證照管理臺賬1.公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等證照臺賬：記錄證照的頒發日期、有效期、年檢情況等信息。2.資質證書、許可證等臺賬：記錄公司擁有的各類資質證書、許可證的名稱、頒發機構、頒發日期、有效期等信息。3.員工個人證照臺賬：如員工的身份證、學歷證書、職業資格證書等，記錄員工姓名、證照名稱、證照號碼、有效期等信息。（八）檔案管理臺賬1.文書檔案臺賬：按照年度和保管期限，記錄文書檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息。2.人事檔案臺賬：記錄員工人事檔案的編號、姓名、性別、出生日期、入職日期、離職日期、檔案存放位置等信息。3.財務檔案臺賬：記錄財務憑證、賬簿、報表等檔案的類別、編號、年度、保管期限等信息。三、臺賬收納流程（一）文件資料收集1.各部門指定專人負責收集本部門產生的各類行政文件資料，并按照規定的時間定期移交至行政部門。2.行政部門在接收外來文件時，應及時進行登記，并按照文件內容和性質進行分類。3.對于公司內部流轉的文件，行政部門應跟蹤文件的流轉過程，確保文件及時、準確地送達相關部門，并在文件處理完畢后進行歸檔。（二）分類整理1.行政部門收到文件資料后，按照臺賬分類標準進行詳細分類。2.對每一份文件資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.編制文件資料目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.將文件資料按照類別和編號順序進行排列，確保整齊有序。（三）裝訂歸檔1.對于紙質文件資料，應進行裝訂，確保文件牢固、整齊。2.裝訂時應注意文件的順序和方向，避免出現倒頁、錯頁等情況。3.在文件資料上加蓋歸檔章，注明文件編號、保管期限、歸檔日期等信息。4.將裝訂好的文件資料放入檔案盒或文件夾中，并在盒面或文件夾上標明類別、年度、保管期限等信息。（四）電子臺賬錄入1.除紙質臺賬外，還應建立電子臺賬，將文件資料的相關信息錄入電子表格或專門的檔案管理系統中。2.電子臺賬應與紙質臺賬保持一致，定期進行核對和更新。3.對電子臺賬進行備份，確保數據安全。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。四、臺賬保管（一）保管期限1.文件管理臺賬：公司紅頭文件、外來文件等重要文件應長期保管；內部流轉文件根據其重要性和時效性確定保管期限，一般為15年。2.會議管理臺賬：公司級會議、專項會議等重要會議記錄應長期保管；部門會議記錄保管期限為13年。3.辦公用品管理臺賬：采購臺賬、領用臺賬應長期保管；庫存臺賬應實時更新，確保賬實相符。4.固定資產管理臺賬：購置臺賬、折舊臺賬、處置臺賬、盤點臺賬等應長期保管。5.車輛管理臺賬：車輛檔案臺賬、使用臺賬、維修保養臺賬應長期保管。6.印章管理臺賬：啟用臺賬、使用臺賬、保管臺賬應長期保管。7.證照管理臺賬：公司證照臺賬、資質證書臺賬應長期保管；員工個人證照臺賬在員工離職后保存一定期限，一般為13年。8.檔案管理臺賬：文書檔案、人事檔案、財務檔案等應按照國家相關檔案管理規定確定保管期限，一般為1030年不等。（二）保管地點1.行政臺賬應存放在專門的檔案庫房或文件柜中，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子臺賬數據應存儲在服務器或其他安全的存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存放在不同的物理位置，以防止數據丟失。（三）保管要求1.建立臺賬保管制度，明確保管人員的職責和權限，確保臺賬資料的安全保管。2.定期對臺賬資料進行檢查和清理，發現問題及時處理，確保臺賬資料的完整性和準確性。3.對于超過保管期限的臺賬資料，應按照規定的程序進行銷毀處理，不得擅自丟棄或留存。五、臺賬查閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱行政臺賬時，應填寫《行政臺賬查閱申請表》，注明查閱內容、查閱目的、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，方可到行政部門查閱。2.涉及公司機密信息的臺賬資料，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，未經授權不得擅自復印、傳播或泄露。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司行政臺賬時，必須持有單位介紹信或相關證明文件，并經公司主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，行政部門應安排專人陪同，確保查閱活動的合規性和安全性。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《行政臺賬查閱申請表》，提交至所在部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，簽字批準申請表，并將申請表交至行政部門。3.行政部門根據申請表內容，安排專人協助查閱人員進行查閱。查閱人員應在指定地點查閱臺賬資料，不得擅自將資料帶出查閱地點。4.查閱完畢后，查閱人員應在《行政臺賬查閱登記表》上簽字確認，注明查閱時間、查閱內容等信息。（三）查閱記錄1.行政部門應對每次臺賬查閱情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、查閱目的等信息。2.查閱記錄應妥善保存，以備日后查詢和審計。六、臺賬銷毀（一）銷毀條件1.臺賬資料已超過保管期限，且無繼續保存價值的。2.因公司機構調整、業務變更等原因，導致相關臺賬資料不再適用的。3.臺賬資料因自然災害、意外事故等原因損壞，無法修復且無參考價值的。（二）銷毀流程1.行政部門定期對超過保管期限的臺賬資料進行清理和核對，確定需要銷毀的臺賬清單。2.填寫《行政臺賬銷毀申請表》，注明銷毀臺賬的名稱、類別、數量、銷毀原因等信息，經行政部門負責人審核后，報公司主管領導批準。3.經批準后，行政部門安排專人負責臺賬資料的銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監銷人員等信息。4.臺賬資料的銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數據擦除等方式，確保資料信息無法恢復。5.銷毀工作完成后，監銷人員應在《行政臺賬銷毀申請表》上簽字確認，并將申請表存檔保存。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對各部門行政臺賬的收納、整理、保管等情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.公司內部審計部門不定期對行政臺賬管理情況進行審計，重點檢查臺賬資料的完整性、準確性、合規性以及保管和查閱制度的執行情況。（二）考核機制1.將行政臺賬管理工作納入各部門績效考核體系，對臺賬管理工作規范、資料完整準確的部門給予適