行政用品采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政用品的采購管理工作，保障公司日常運營的順利進行，提高行政用品采購效率，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構行政用品的采購活動，包括但不限于辦公文具、辦公設備、辦公家具、清潔用品、勞保用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際工作需要，合理確定行政用品的采購數量和規格，避免盲目采購和浪費。2.質量優先原則：在滿足需求的前提下，優先選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的產品和供應商。3.成本控制原則：通過規范采購流程、優化采購渠道、合理談判議價等方式，有效控制采購成本，提高資金使用效益。4.公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息的透明化，接受公司內部監督。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、財務部門負責人、行政部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購預算、采購政策等事項，對采購工作進行指導和監督。（二）采購執行部門公司行政部門為行政用品的采購執行部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.根據公司實際需求，編制行政用品采購計劃和預算。2.收集、整理、分析供應商信息，建立供應商檔案，選擇合格的供應商。3.組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購合同執行情況。4.負責行政用品的驗收、入庫、發放和庫存管理等工作。5.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議和措施。（三）其他部門職責1.使用部門：負責提出行政用品的需求申請，提供詳細的規格、數量等要求，并對采購物品的質量和適用性進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，監督采購資金的支付，對采購成本進行核算和分析。三、采購計劃與預算管理（一）采購計劃編制1.行政部門應于每年年底前，根據公司下一年度的工作計劃和業務發展需求，編制下一年度行政用品采購計劃初稿。2.采購計劃初稿應包括采購項目名稱、規格型號、數量、預計采購時間、預算金額等內容，并征求各使用部門的意見。3.各使用部門應認真審核采購計劃初稿，結合本部門實際工作需求，提出修改意見和建議。行政部門根據各使用部門的反饋意見，對采購計劃進行修訂和完善，形成正式的年度采購計劃。（二）采購預算編制1.行政部門根據年度采購計劃，編制行政用品采購預算草案，明確各項采購項目的預算金額。2.采購預算草案應提交財務部門進行審核。財務部門根據公司年度財務預算和資金狀況，對采購預算草案進行審核，提出調整意見和建議。3.行政部門根據財務部門的審核意見，對采購預算進行調整和完善，形成正式的年度采購預算。年度采購預算經公司采購決策委員會審議通過后，報公司領導批準執行。（三）采購計劃與預算調整1.在采購計劃執行過程中，如因公司業務發展、工作需求變化等原因，需要對采購計劃和預算進行調整的，使用部門應及時向行政部門提出書面申請。2.行政部門收到申請后，應進行審核和評估，提出調整建議，并報采購決策委員會審議批準。3.采購計劃和預算調整后，行政部門應及時通知財務部門，以便財務部門對資金進行相應的調整和安排。四、供應商管理（一）供應商選擇1.行政部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并對收集到的供應商信息進行整理和分析。2.根據供應商的信譽、產品質量、價格水平、服務能力等因素，對供應商進行綜合評估，選擇合格的供應商建立供應商檔案。3.對于首次合作的供應商，應要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證、業績證明等相關資料，并進行實地考察，確保其具備合法經營資質和良好的信譽。（二）供應商考核與評估1.行政部門應定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行考核與評估，建立供應商考核檔案。2.考核與評估方式可采用定期檢查、不定期抽查、用戶反饋等多種形式。對于考核結果優秀的供應商，可給予適當的獎勵和優先合作機會；對于考核結果不合格的供應商，應及時進行整改或終止合作。3.每年年底，行政部門應根據供應商全年的考核與評估情況，對供應商進行綜合評價，評選出年度優秀供應商，并給予表彰和獎勵。（三）供應商淘汰與更新1.對于出現下列情況之一的供應商，行政部門應及時予以淘汰：提供的產品質量不符合合同要求，經多次整改仍不合格的。交貨期經常延誤，影響公司正常工作的。售后服務不到位，客戶投訴較多的。存在商業賄賂等違法違規行為的。2.行政部門應定期對供應商檔案進行更新，及時淘汰不合格供應商，補充新的合格供應商，確保供應商隊伍的穩定性和競爭力。五、采購流程（一）需求申請1.各使用部門根據實際工作需要，填寫《行政用品需求申請表》，詳細注明采購項目名稱、規格型號、數量、用途、預計使用時間等內容，并經部門負責人簽字確認后提交給行政部門。2.《行政用品需求申請表》應一式兩份，一份由行政部門留存，作為采購依據；一份由使用部門留存，作為跟蹤采購進度和驗收的憑證。（二）采購審批1.行政部門收到各使用部門提交的《行政用品需求申請表》后，應進行審核。對于金額較小的采購項目，由行政部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，應提交采購決策委員會審議批準。2.采購審批通過后，行政部門應及時安排采購人員進行采購。（三）采購實施1.采購人員根據批準的采購計劃和預算，選擇合適的供應商進行采購。對于金額較大的采購項目，應采用招標、競爭性談判、詢價等方式進行采購，確保采購過程的公開、公平、公正。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購項目名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，并確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。3.采購人員應跟蹤采購合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如因供應商原因導致交貨延遲或質量問題，采購人員應及時采取措施，要求供應商限期整改或承擔相應的違約責任。（四）驗收入庫1.行政部門應組織相關人員對采購物品進行驗收。驗收內容包括數量、規格型號、質量標準、外觀等方面。對于重要的辦公設備和辦公家具，還應進行安裝調試和功能測試。2.驗收合格的采購物品，應及時辦理入庫手續，填寫《行政用品入庫單》，注明采購項目名稱、規格型號、數量、供應商名稱等內容，并由驗收人員簽字確認。《行政用品入庫單》應一式三份，一份由倉庫保管留存，作為庫存管理的依據；一份由行政部門留存，作為采購報銷的憑證；一份由財務部門留存，作為記賬的依據。3.驗收不合格的采購物品，應及時與供應商聯系，要求供應商限期更換或處理。如因供應商原因導致驗收不合格，采購人員應按照采購合同的約定，要求供應商承擔相應的違約責任。（五）發放與領用1.倉庫保管應根據行政部門的通知，按照規定的程序和手續發放行政用品。發放時，應填寫《行政用品發放登記表》，注明發放日期、采購項目名稱、規格型號、數量、領用部門、領用人等內容，并由領用人簽字確認。2.各使用部門應指定專人負責行政用品的領用工作。領用人應憑《行政用品發放登記表》到倉庫領取行政用品，并妥善保管和使用。3.對于貴重的行政用品，如辦公設備、辦公家具等，應建立領用臺賬，記錄領用時間、使用部門、使用人等信息，以便進行跟蹤和管理。（六）采購報銷1.采購人員應在采購物品驗收合格并辦理入庫手續后，及時整理采購發票、采購合同、《行政用品入庫單》等相關資料，填寫《費用報銷單》，按照公司財務報銷制度的規定進行報銷。2.財務部門應按照公司財務制度和審批流程，對采購報銷憑證進行審核。審核內容包括發票真實性、合法性、完整性，采購合同條款與報銷金額一致性，報銷手續完備性等方面。審核無誤后，予以報銷付款。六、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫保管應定期對行政用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.盤點前，倉庫保管應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等內容，并通知相關部門和人員做好準備工作。3.盤點過程中，盤點人員應認真核對庫存物品的數量、規格型號、質量狀況等信息，并做好記錄。對于盤盈、盤虧的物品，應查明原因，填寫《庫存盤點盈虧表》，并提出處理意見。4.盤點結束后，倉庫保管應根據盤點結果編制《庫存盤點報告》，上報行政部門負責人。行政部門負責人應根據盤點報告，組織相關人員對盤盈、盤虧的物品進行處理，并對庫存管理工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。（二）庫存預警1.行政部門應根據行政用品的使用頻率、采購周期、庫存限額等因素，設定庫存預警指標。當庫存數量低于預警指標時，倉庫保管應及時通知行政部門采購人員進行補貨。2.庫存預警指標應根據公司實際情況進行動態調整。行政部門應定期對庫存預警指標進行評估和分析，結合公司業務發展變化、市場供應情況等因素，及時調整庫存預警指標，確保庫存管理的合理性和有效性。（三）庫存報廢與處理1.對于因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續使用的行政用品，倉庫保管應填寫《行政用品報廢申請表》，注明報廢物品名稱、規格型號、數量、報廢原因等內容，并提交行政部門負責人審批。2.行政部門負責人應組織相關人員對報廢申請進行審核。審核通過后，行政部門應安排專人對報廢物品進行清理和處理，確保報廢物品得到妥善處置，避免造成環境污染和資源浪費。3.對于有殘值的報廢物品，行政部門應按照公司資產管理規定進行變賣或回收處理，變賣或回收收入應及時上繳公司財務部門。七、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門應定期對行政用品采購管理工作進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購成本的控制情況、庫存管理的有效性等方面。對于審計發現的問題，應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）紀檢監察監督公司紀檢監察部門應加強對行政用品采購管理工作的監督檢查，嚴肅查處采購過程中的違法違規行為，如商業賄賂、弄虛作假、謀取私利等。對于違反黨紀政紀的行為，應依法依規給予相應的紀律處分；對于涉嫌違法犯罪的行為，應移交司法機關依法處理。（三）其他監督1.公司員工有權對行政用品采購管理工作中的違規行為進行舉報和監督。公司應設立舉報信箱和舉報電話，接受員工的舉報和監督。對于員工的舉報，公司應及時進行調查核實，并將處理結果反饋給舉報人。2.行政部門應定期對采購管理工作進行自查自